Convocation de l'assemblée générale de copropriété, mode d'emploi

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Quand convoquer l'AG de copropriété ?

• La convocation doit être adressée aux copropriétaires dans un délai minimum de 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale. A noter : le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long, et l’urgence peut justifier un délai plus court.
• L’assemblée générale annuelle doit se tenir au plus tard 6 mois après la clôture de l’exercice comptable de l’année écoulée. Vous clôturez votre exercice comptable au 1er janvier ? Vous devez tenir une AG, le dernier jour pour effectuer celle-ci sera le 1er Juillet.
• Les dispositions réglementaires exigent que chaque copropriétaire reçoive un avis bien avant la date prévue de l'assemblée.
• La convocation pour cette séance doit être adressée au plus tard le 10 juin.

Bon à savoir :

En dehors de l’AG annuelle obligatoire, libre aux copropriétaires de se réunir aussi souvent que nécessaire.

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Qui s'occupe de convoquer l'assemblée générale de copropriété ?

C’est le syndic qui a pour rôle de s'occuper de la convocation de l’assemblée générale de copropriété.

Votre syndic omet de convoquer l’AG ?

• Le syndic doit être mis en demeure de respecter ses obligations, par voie de lettre recommandée AR.
• À défaut de convocation malgré la mise en demeure, c’est au conseil syndical de procéder.
• Lorsque ni le syndic ni le conseil syndical ne convoque l’AG dans les délais, tout copropriétaire peut s’en charger. Il convient à cet effet d’introduire une requête en référé devant le TGI.

Il est important de noter que toute décision importante requiert une majorité spécifique pour être adoptée lors de l'assemblée.

Bon à savoir :

Si la convocation doit être mise en œuvre par le syndic, l’initiative de l’AG – hors AG annuelle obligatoire – peut être prise par le conseil syndical ou les copropriétaires réunissant au moins ¼ des voix.

La convocation de l’assemblée générale de copropriété est-elle régulière ?

Chaque copropriétaire doit être convoqué individuellement. Vérifiez que votre convocation comporte les informations suivantes :

• Le lieu, la date et l’heure de la réunion ;
• L’ordre du jour : le contenu de la convocation doit préciser toutes les questions qui seront débattues et votées au cours de l’AG ;

À noter :

Les questions qui ne sont pas inscrites à l’ordre du jour ne peuvent faire l’objet d’un vote le jour de la réunion. Les copropriétaires doivent en effet être avertis suffisamment en amont, pour réfléchir à leur décision. Les décisions sont validées si seulement elles obtiennent la majorité des votes.

• Les modalités pour consulter les justificatifs des charges de copropriété avant la tenue de l’AG – lieu et horaires de disponibilité des pièces justificatives. Votre convocation doit en outre être accompagnée des documents utiles pour vous permettre de voter.
• Pour les membres ne pouvant être présent le jour de l'assemblée générale, un formulaire leur est distribué pour recueillir les votes par procuration
• La responsabilité juridique du syndic inclut la bonne conduite des convocations et la tenue des assemblées générales.

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Exemple - si des travaux dans les parties communes ou un projet de rénovation sont inscrits à l’ordre du jour, vous devez avoir en main, avant l’AG, les différentes offres de contrat des artisans.

L'immatriculation de la copropriété est une démarche qui peut également être discutée durant l'assemblée générale.

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"Avant, on ne se rencontrait qu’au moment de l’assemblée générale. L’espace électronique de Matera devient maintenant un outil d’échange, des débats commencent à naître et on remonte des anomalies."

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Geoffrey

230 copropriétaires

Bussy-Saint-Georges

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Bon à savoir :

Dans une petite copropriété, ou en syndic coopératif les procédures de convocation peuvent parfois être plus souples, mais doivent toujours respecter le cadre légal.

Comment convoquer les copropriétaires à l'assemblée générale de copropriété ?

Pour constituer une preuve du respect des délais, la convocation peut être adressée au choix :

• En mains propres, contre signature.
• Par courrier recommandé avec avis de réception. Vous souhaitez faire des économies sur les frais d’envoi ? L’envoi de la convocation d’Assemblée Générale par mail est possible sous certaines conditions.
  

Il est essentiel que tous les copropriétaires soient représentés de manière équitable pour garantir la transparence des votes.

Un comparateur de syndic peut vous aider à choisir un gestionnaire efficace pour vos convocations d'AG