Appel de fonds : définition, types et paiement

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Qu’est-ce qu’un appel de fonds en copropriété ?

Les appels de fonds sont toutes les sommes appelées par le syndic de copropriété auprès des copropriétaires, pour subvenir aux dépenses relatives à l’immeuble. Tous les copropriétaires, sans exception, doivent s’acquitter de ces charges de copropriété, qui correspondent aux frais liés à la gestion de la copropriété et à l’entretien de l’immeuble. Le montant des charges est calculé selon la quote-part des parties communes d’un copropriétaire, exprimée en tantièmes. Pour rappel, les tantièmes sont établis dans l’état descriptif de division (EDD), document qui détermine, localise et identifie tous les lots. Les appels de fonds se matérialisent par un avis envoyé par lettre simple avant la date d’exigibilité, ou, sous réserve de l’accord écrit des copropriétaires, par courrier électronique. L’avis doit mentionner la somme à payer, l’objet et la date d’exigibilité.

Bon à savoir :

La loi du 10 juillet 1965 ne prévoit pas de délai légal entre la date d’envoi des appels de fonds et la date d’exigibilité du paiement. Généralement, les syndics envoient les appels de fonds environ une à deux semaines avant l’échéance de paiement. Cependant, il est possible de voter un délai obligatoire en assemblée générale à la majorité absolue et de l’inscrire dans le règlement de copropriété. Pour rappel, la majorité absolue comptabilise les voix des copropriétaires présents, représentés et absents.

Les différents appels de fonds

Il existe différents types de charges et donc différents appels de fonds associés. En effet, en copropriété, l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 distingue les dépenses courantes des dépenses exceptionnelles. On vous explique tout ci-dessous.

L'appel de fonds du syndic pour les charges courantes

Les charges courantes correspondent aux dépenses prévues dans le budget prévisionnel de la copropriété. Pour rappel, le budget prévisionnel est préparé par le syndic de copropriété en concertation avec le conseil syndical. Il doit être voté tous les ans en assemblée générale à la majorité simple, c’est-à-dire en comptabilisant les voix des copropriétaires présents ou représentés. 

L’appel de fonds du syndic pour les charges courantes comprend deux types de charges : les charges générales et les charges spéciales. Leur distinction est importante car elles n’obéissent pas aux mêmes règles de répartition.

Les charges générales

Les charges générales concernent toutes les charges liées à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes de l’immeuble. Elles servent notamment à : 

• La conservation de l’immeuble : les petits travaux de rénovation, la réfection d’une toiture, un rafraîchissement de la peinture des escaliers, etc. ;
• L’entretien de l’immeuble : la rémunération du personnel chargé du nettoyage, les frais d’enlèvement des ordures ménagères, les frais d’entretien des espaces verts, etc. ;
• L’administration de l’immeuble : la rémunération du syndic professionnel, les primes d’assurance, le salaire du gardien de l’immeuble, etc.

Bon à savoir :

La rémunération d’un syndic professionnel comprend un forfait pour la gestion courante de l’immeuble et des honoraires spécifiques réglementés pouvant être facturés en dehors du forfait. Elle représente souvent une part importante des charges de copropriété. Passer en syndic coopératif est la meilleure solution pour réduire considérablement ses charges : grâce à Matera, les copropriétaires réalisent en moyenne 30% d’économies sur leurs charges !

La répartition des charges générales figure sur l'appel de fonds et son montant est calculé en fonction de la quote-part des parties communes d’un copropriétaire. La quote-part indique donc la participation de chaque copropriétaire aux charges de copropriété.

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Les charges spéciales

Les charges communes spéciales sont celles entraînées par les services collectifs et les éléments d'équipements communs. Il peut s’agir notamment des frais de maintenance de l’ascenseur, du chauffage collectif ou encore de l’eau froide collective. À l’inverse des charges générales, les charges spéciales concernent uniquement les copropriétaires qui peuvent en avoir l’utilité. 

Le critère de l’utilité est défini au préalable par un géomètre. Par exemple, lorsque la copropriété est équipée d’un ascenseur, l’étage est le paramètre qui détermine la répartition des frais. Les copropriétaires qui vivent au rez-de-chaussé ne participeront pas aux frais de maintenance de l’ascenseur. En revanche, les copropriétaires habitant aux étages supérieurs seront redevables de frais calculés selon des coefficients graduels appliqués aux étages.

Attention !

Le critère d’utilité suppose une potentielle utilisation et n’équivaut pas à un usage effectif. Par exemple, un copropriétaire habitant au 6ème étage avec ascenseur qui souhaite uniquement emprunter l’escalier sera tout de même redevable des charges d’ascenseur incombant à son lot.

L'appel de fonds du syndic pour les charges exceptionnelles

Les charges exceptionnelles correspondent à toutes les dépenses ponctuelles qui ne seraient pas prévues dans le budget prévisionnel. Il s’agit notamment de gros travaux, hormis les travaux prévus dans le cadre de contrats de maintenance, comme par exemple :

• Les travaux de conservation et d’entretien de la copropriété (ravalement de façade, réfection de la toiture, etc.) ;
• Les travaux de remplacement ou de réparation des équipements communs comme le remplacement d’une chaudière collective ;
• Les travaux d’amélioration de la copropriété comme la mise en place d’un ascenseur ;
• Les études techniques comme la réalisation du Diagnostic Technique Global (DTG) ou des consultations d’experts.

Chaque dépense exceptionnelle doit obligatoirement être votée en assemblée générale. En fonction de la nature des travaux, le vote se fera à l’unanimité, à la majorité absolue, simple ou double. Une fois la dépense approuvée, elle est répartie en fonction des quotes-parts des parties communes détenues par chaque copropriétaire et, le cas échéant, le degré d’utilité qu’elle représente. 

L'appel de fonds du syndic pour travaux urgents

La copropriété peut parfois faire face à des situations urgentes où la sécurité des habitants et/ou la sauvegarde de l’immeuble est menacée. Le syndic peut alors engager des travaux urgents. L’appréciation du caractère “urgent” est laissée au syndic et au tribunal en cas de litige, mais généralement il peut s’agir des cas suivants :

• Une panne de chaudière en plein hiver ;
• Une toiture qui n’assure plus l’étanchéité de la copropriété suite à une intempérie ;
• Une rupture de canalisation qui cause des dégâts des eaux majeurs ;
• Un mur qui menace de s’écrouler ;
• Etc.

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 indique qu’en cas d’urgence, le syndic peut agir sans l’autorisation préalable de l’assemblée générale. Cependant, il doit tout de même respecter certaines formalités. Dans un premier temps, le syndic est tenu d’informer les copropriétaires de la situation par tous les moyens possibles (courrier, note d’information dans les parties communes, e-mail, etc.). Ensuite, le syndic doit immédiatement convoquer une assemblée générale extraordinaire pour définir les modalités de paiement de ces travaux. Pour financer ces travaux, il a la possibilité de réaliser un appel de fonds exceptionnel, avant même la tenue de l’assemblée générale, en demandant l’accord préalable au conseil syndical, si la copropriété en a nommé un. La provision sur travaux ne doit cependant pas dépasser un tiers du montant estimatif des travaux.

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Bon à savoir :

Depuis la loi ALUR de 2014, la constitution d’un fonds de travaux est obligatoire pour la majorité des copropriétés afin d’anticiper et de financer les gros travaux de rénovation (urgents ou non). Ce fonds est alimenté par une cotisation annuelle versée par chaque copropriétaire et doit être supérieur ou égal à 5% du budget prévisionnel de la copropriété. Toutefois, il existe quatre exceptions où le fonds de travaux ALUR n’est pas obligatoire : Dans le cas des copropriétés neuves livrées il y a moins de 5 ans ; Dans le cas des copropriétés de moins de 10 lots et lorsque l’assemblée générale vote à l’unanimité de ne pas constituer de fonds de travaux ; Si le diagnostic technique global de la copropriété définit qu’il n’est pas nécessaire de réaliser des travaux pour les 10 prochaines années ; Dans le cas des copropriétés ayant déjà constitué un budget travaux équivalent au budget prévisionnel en cours.

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Les paiement des appels de fonds

Qui est redevable des appels de fonds ?

Tous les copropriétaires sont redevables des appels de fonds. Deux cas particuliers sont à noter :

• Le propriétaire bailleur : dans le cas d’un logement loué, le propriétaire est tenu de régler l’appel de fonds mais peut ensuite récupérer les charges dites récupérables auprès du locataire. La liste des charges récupérables a été fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987 ;
• La vente : dans le cas d’un logement vendu, le copropriétaire vendeur est tenu de régler les appels de fonds jusqu’à la signature de l’acte authentique de vente. Ainsi, le copropriétaire acquéreur règle les fonds appelés à compter du transfert de propriété.

Quand payer ses appels de fonds ?

Les modalités de paiement diffèrent selon les types de charges :

• Les charges prévues dans le budget prévisionnel (les charges courantes) : en général, le syndic effectue quatre appels de fonds par an pour les provisions du budget prévisionnel, soit un par trimestre. Concrètement, cela signifie que les copropriétaires doivent procéder à quatre versements de montants égaux au cours de l’année. Par défaut, les appels de charges sont exigibles le premier jour de chaque trimestre. Le syndic peut cependant prévoir une autre forme d’échéancier et appeler les charges semestriellement, voire annuellement pour les petites copropriétés au budget minime, sur décision de l’assemblée. La périodicité est généralement précisée dans le procès-verbal de l'assemblée générale au sein de la résolution de vote du budget prévisionnel ;
• Les charges non prévues dans le budget prévisionnel : les dates d’exigibilité des appels de fonds pour charges exceptionnelles ou travaux urgents sont décidées en assemblée générale et toujours précisées dans le procès-verbal.

Bon à savoir :

Les montants prévisionnels appelés doivent être régularisés en fin d’exercice comptable selon les dépenses réellement engagées. En effet, il existe toujours une différence, même minime, entre le budget appelé et les charges réelles. Après approbation des comptes en assemblée générale, deux cas de figures sont possibles. Si le solde est déficitaire, ce qui signifie que le budget prévisionnel a été dépassé, le syndic appelle un complément aux copropriétaires. Si le solde est excédentaire, le syndic doit rembourser les copropriétaires (en pratique, il soustrait ce montant au premier versement de l’année suivante).

Comment payer ses appels de fonds ?

Les copropriétaires disposent de plusieurs façons de régler les sommes appelées par le syndic de copropriété :

• Par prélèvement automatique : les copropriétaires peuvent fournir leurs coordonnées bancaires (RIB). Le syndic peut alors procéder à un prélèvement par virement SEPA avant la date d’échéance de chaque appel de fonds ;
• Par virement bancaire ou par chèque : dans ce cas, les copropriétaires doivent être particulièrement vigilants à la date d’exigibilité pour payer en temps et en heure leurs charges de copropriété.

Non-paiement des appels de fonds : que se passe-t-il ?

Les copropriétaires sont tenus de régler les appels de fonds en respectant le délai imposé. Si un copropriétaire ne paie pas ses charges, il est alors en situation d’impayés. Le syndic dispose alors de plusieurs recours pour percevoir les sommes dues :

• Tout d’abord, le syndic essaie généralement de trouver une solution à l’amiable : il peut proposer un échelonnement des paiements ou un report de paiements en cas de difficultés financières provisoires ;
• Si cette solution est restée infructueuse, le syndic peut envoyer une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception ;
• Enfin, s’il n’obtient pas de réponse dans les 30 jours suivant la réception de la mise en demeure, il peut alors saisir le tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble.

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Le syndic n’est pas le seul à pouvoir intenter une action en justice. Depuis l’arrêt du 7 septembre 2017, les autres copropriétaires de l’immeuble peuvent, eux aussi, engager une action en justice dans la mesure où le défaut de paiement d’un copropriétaire est susceptible de leur porter préjudice. Un copropriétaire défaillant peut par exemple être responsable de la non-réalisation de travaux permettant la conservation de l’immeuble. Dans une telle situation, tous les résidents subissent le préjudice du copropriétaire débiteur.

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