Changement de syndic de copropriété : notre modèle de lettre type

Dans quel cas peut-on procéder à un changement de syndic de copropriété ?

Le changement de syndic peut intervenir à chaque fin de mandat, lorsque les copropriétaires doivent se prononcer sur le renouvellement du syndic en place. Il peut aussi s'opérer par une volonté de changer de type de syndic ou de faire appel à un administrateur de biens...

Bon à savoir :

Un mandat de syndic dure entre un et trois ans. Cependant, nous vous conseillons de privilégier les mandats d’un an pour pouvoir changer de syndic plus facilement en cas d’insatisfaction.

Changer de syndic est également possible en cours de mandat lorsque ce dernier commet une faute de gestion. C’est le cas, par exemple, si le syndic ne fait pas respecter le règlement de copropriété ou surfacture des honoraires non prévus dans son contrat. Dans ce cas, le syndicat des copropriétaires peut procéder à la révocation du syndic.

Attention !

En cas de révocation, vous devez choisir un nouveau syndic lors de la même assemblée générale car, légalement, une copropriété (même petite) ne peut pas être dépourvue de syndic. En effet, l'absence de syndic au sein d'une copropriété peut se traduire par des sanctions judiciaires...

Bon à savoir :

Pour révoquer son syndic, il faut lui envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception en demandant de mettre la résolution associée à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Le jour de l’assemblée, la révocation se vote à la majorité absolue de l’article 25. Cette majorité prend en compte les tantièmes des copropriétaires absents, non-représentés ou abstentionnistes.

Pourquoi effectuer un changement de syndic de copropriété ?

Souvent, un changement de syndic survient lorsque les copropriétaires sont insatisfaits de la gestion de leur copropriété. C’est le cas par exemple, si le syndic :

• Tarde à recouvrir les charges impayées ;
• Choisit de mauvais prestataires, ce qui conduit à une hausse des charges de copropriété ;
• Met du temps à faire réaliser les petits travaux ;
• Etc.

Lors d’un changement de syndic, une copropriété n’est pas obligée d’élire un syndic professionnel. La loi du 10 juillet 1965 prévoit également le syndic non-professionnel, qui regroupe le syndic bénévole et le syndic coopératif.

En syndic bénévole, c’est un copropriétaire seul qui gère la copropriété. Il peut être accompagné par le conseil syndical mais la nomination de cet organe n’est pas obligatoire. En syndic coopératif, en revanche, c’est le conseil syndical qui gère la copropriété. Ce modèle présente divers avantages, comme des économies de charges et de la transparence dans la gestion. Légalement, la qualité de syndic est détenue par le président du conseil syndical.

Bon à savoir :

Matera propose un logiciel de gestion pour vous aider dans la gestion de votre syndic coopératif ou bénvole...

Comment changer de syndic de copropriété ?

Voici les trois étapes à suivre pour changer de syndic en douceur.

Étape 1 : Mettre en concurrence le syndic

Le conseil syndical procède tout d’abord à une mise en concurrence du syndic (après avoir comparé les différentes offres) en obtenant au moins deux contrats qui devront être mis à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Si une copropriété ne possède pas de conseil syndical, le syndic est chargé de se mettre en concurrence mais ce n’est pas obligatoire. Dans les deux cas de figure, tout copropriétaire peut proposer des contrats de syndic, en envoyant une lettre de mise en concurrence par recommandé avec accusé de réception au syndic en place. À noter que les contrats proposés peuvent concerner des syndics professionnels et/ou des copropriétaires candidats pour devenir syndic non-professionnel.

Bon à savoir :

La mise en concurrence n’est pas non plus obligatoire si le syndicat des copropriétaires a voté à la majorité absolue de ne pas procéder à la mise en concurrence du syndic lors de l’assemblée générale précédente.

La mise en concurrence du syndic actuel doit être effectuée en fin de mandat depuis la réforme du droit de la copropriété en juin 2020. Ainsi, si le mandat du syndic est d’un an, alors la mise en concurrence est obligatoire chaque année. Cette mesure permet aux copropriétaires de changer de syndic plus facilement.

Étape 2 : Préparer l’assemblée générale de transition

Pour faciliter le changement de syndic, vous devez demander à votre syndic de mettre la désignation d’un nouveau syndic à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Pour cela, il faut envoyer une lettre de changement de syndic par recommandé avec accusé de réception en joignant les différents contrats. Pour rappel, un modèle type de lettre de changement de syndic est disponible à la fin de cet article.

Bon à savoir :

Pour que votre demande soit prise en compte, nous vous conseillons d’envoyer votre demande de mise à l’ordre du jour au moins deux mois avant l’assemblée générale. À noter que si votre demande de mise à l’ordre du jour a été faite en bonne et due forme, votre syndic est obligé d’y donner suite.

Étape 3 : Voter le changement de syndic

Le jour de l’assemblée générale, les copropriétaires votent la désignation du syndic à la majorité absolue.

Conformément à l’article 25-1 de la loi de 1965, si la résolution n’a pas atteint la majorité absolue mais au moins un tiers des tantièmes, un second vote à la majorité simple de l’article 24 est organisé au cours de la même assemblée générale. À noter que la majorité simple est plus facile à obtenir car elle ne prend en compte que les tantièmes des copropriétaires présents ou représentés.

Étape 4 : La transition avec le nouveau syndic

Conformément à l’article 18-2 de la loi de 1965, lorsque le nouveau syndic est élu, le syndic sortant bénéficie d’un délai :

• De 15 jours pour transmettre la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat des copropriétaires et les coordonnées de la banque ;
• D’un mois pour adresser tous les documents et contrats fournisseurs relatifs à la copropriété ainsi que les archives de la copropriété ;
• De trois mois pour remettre la totalité des fonds immédiatement disponibles, ainsi que l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat des copropriétaires, après apurement et clôture.

Bon à savoir :

Si les documents ne sont pas transmis dans les délais légaux, le nouveau syndic doit mettre en demeure l’ancien syndic de respecter cette obligation. Si l’ancien syndic ne répond pas dans un délai de 8 jours à compter de la réception de la mise en demeure, le syndic fraîchement élu peut alors saisir le tribunal judiciaire du lieu de l’immeuble et assigner le syndic sortant en justice.

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Modèle gratuit de lettre de changement de syndic générique

Prénom NOM

Copropriété située : adresse

                                                                                            Nom du syndic

                                                                                            Adresse

Par LRAR

Le, date

Objet : demande d’inscription à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale

Madame, Monsieur

Je vous demande de bien vouloir inscrire le changement de syndic et la désignation d’un nouveau syndic à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, conformément aux dispositions de la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis et de son décret d’application daté du 17 mars 1967.

Je vous joins également le(s) contrat(s) du/des syndic(s) candidat(s) à la prochaine désignation du syndic qui aura lieu lors de cette assemblée. Veuillez, s’il vous plaît, transmettre une copie à tous les copropriétaires concernés.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

                                                                                              Prénom NOM

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Modèle gratuit de lettre de changement de syndic avec Matera

Prénom NOM

Copropriété située : adresse

                                                                                            Nom du syndic

                                                                                            Adresse

Par LRAR

Le, date

Objet : Résolutions à inscrire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale

Madame, Monsieur,

Conformément à l’article 10 du décret du 17 mars 1967, je vous prie de bien vouloir mettre à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale de l’immeuble situé adresse, les résolutions suivantes :

● SOUSCRIPTION DE L'OFFRE MATERA ET ADOPTION DU MODE DU SYNDICAT COOPÉRATIF (MAJORITÉ DE L’ARTICLE 25-1)

L’assemblée générale, après en avoir discuté, décide d’adopter le mode du syndicat coopératif pour la gestion de la copropriété. Afin d'assurer une gestion optimale de l’immeuble, le conseil syndical bénéficiera de l'offre de Matera conformément au contrat joint.

Sont notamment inclus dans cette offre :

- Une plateforme en ligne permettant la gestion administrative et comptable de la copropriété

- Une assistance juridique et comptable illimitée

- Un accès pour tous les copropriétaires à la plateforme (consultation des documents et des comptes ainsi qu'un espace de discussion)

● DÉSIGNATION DES MEMBRES DU CONSEIL SYNDICAL (MAJORITÉ DE L’ARTICLE 25-1)

L’assemblée générale, après en avoir délibéré, désigne, en qualité de membre du conseil syndical, les personnes suivantes :

- …………..

- …………..

- …………..

En vous remerciant de faire le nécessaire, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

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