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1. Was ist eine Beschluss-Sammlung?  

Durch die Beschluss-Sammlung werden alle Beschlüsse dokumentiert, die eine WEG, bspw. bei einer Eigentümerversammlung oder einem Umlaufverfahren, gefasst hat. Dadurch nimmt dieses Dokument eine tragende Rolle für die Eigentümergemeinschaft ein.

Gemäß § 24 Abs. 7 WEG ist das Führen einer Beschluss-Sammlung verpflichtend. Der Paragraf sagt wortwörtlich: „Es ist eine Beschluss-Sammlung zu führen“. Demnach müssen alle Beschlüsse und rechtskräftigen Urteile zwingend in einer Beschluss-Sammlung gesammelt werden. 

Beschlüsse, welche aufgehoben wurden oder für die WEG keine Relevanz mehr besitzen, können entweder mit einem entsprechenden Vermerk versehen oder ganz gelöscht werden. Die Löschung ist zu dokumentieren. Gleiches gilt für die angefochtenen Urteile. 

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2. Wozu gibt es eine Beschluss-Sammlung in der WEG? 

In erster Linie dient die Beschluss-Sammlung als Informationsquelle für alle Eigentümer der WEG, um sich über Beschlüsse jederzeit zu erkundigen. Außerdem stellt die fortwährende Dokumentation sicher, dass alle Entscheidungen aus allen Eigentümerversammlungen und Umlaufbeschlussverfahren in einem Schreiben zentral festgehalten werden.

Dadurch können sich alle Wohnungseigentümer jederzeit auch über sehr alte Beschlüsse informieren. Sie müssen sich nur Einsicht um zuständigen Hausverwalter gewähren lassen. 

Auch beim Wechsel der Eigentumsverhältnisse, bspw. durch einen Verkauf oder einem Erbe, kommt die Beschluss-Sammlung zum Tragen. So können sich die neuen Eigentümer einen umfassenden Einblick in die bestehende Rechtslage der Eigentümergemeinschaft verschaffen.

Die Möglichkeit der Einsichtnahme ist von hoher Bedeutung, da Beschlüsse in keinem Fall und Gerichtsurteile nur teilweise in das Grundbuch eingetragen werden. Trotz der Nichteintragung von Urteilen in das Grundbuch ist in § 10 Abs. 4 WEG geregelt, dass diese auch gegen den Rechtsnachfolger gelten können. 

Gut zu wissen :

Die Niederschriften der Beschluss-Sammlung sind nicht unterschriftspflichtig. Es ist daher möglich, dass Daten fehlen, weil sie nie eingepflegt oder gelöscht wurden. Folglich sollten sich Rechtsnachfolger, Eigentümer und Hausverwalter bei ihren Entscheidungen niemals ausschließlich auf die Beschluss-Sammlung verlassen. 

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3. Was muss die Beschluss-Sammlung beinhalten? 

Die notwendigen Inhalte der Beschluss-Sammlung sind in § 24 Abs. 7 WEG abschließend aufgezählt:

• Gefasste Beschlüsse im Wortlaut: Alle in einer Eigentümerversammlung vereinbarten Beschlüsse sind in der Sammlung im Wortlaut wiederzugeben. Eine bloße Eintragung wie „Annahme TOP 2“ oder die Nutzung von Stichwörtern ist unzulässig. Jedoch ist die Niederschrift des Beschluss-Wortlautes ausreichend, sodass keine konkreten Rechnungen oder Ähnliches beigefügt werden müssen. (§ 24 Abs. 7 S. 2 WEG)

• Stimmverteilung, Stimmrechtsregelung sowie Ort und Datum der Versammlung: Dies betrifft sowohl alle positiven (angenommenen) als auch alle negativen (abgelehnten) Beschlüsse. Die Niederschrift muss neben dem Wortlaut des Beschlusses auch die Stimmverteilung bei der Abstimmung inklusive Enthaltungen beinhalten. Ebenfalls festzuhalten ist die Stimmrechtsregelung der WEG sowie das Datum und der Ort der Versammlung (§ 24 Abs. 7 Nr. 1 WEG).

• Eintragung von Umlaufbeschlüssen: Schriftliche Beschlüsse sind all jene Beschlüsse, welche gemäß dem in § 23 Abs. 3 WEG normierten Umlaufverfahren beschlossen wurden. Die Aufnahme eines solchen Beschlusses in die Sammlung erfordert die vorherige Verkündung des Beschlusses an alle Eigentümer. In der Beschluss-Sammlung ist zu dokumentieren, dass der Beschluss schriftlich gefasst wurde, die Einstimmigkeit der Eigentümer vorlag sowie das Datum, an dem der Beschluss verkündet wurde (§24 Abs. 7 Nr. 2 WEG).

• Sonstiges: Neben Beschlüssen werden auch Urteile in die Sammlung eingetragen. Es werden nur die abschließenden Urteile aufgenommen, die Eintragung der Entscheidungsgründe ist obsolet. Es sind beide am Verfahren beteiligte Parteien zu dokumentieren, auch wenn eine davon kein Mitglied der WEG ist. Ebenfalls zu vermerken sind die entstandenen Kosten. Auch Vollstreckungsbescheide werden in die Beschluss-Sammlung aufgenommen. Eingetragen werden außerdem auch vorläufig vollstreckbare Urteile aufgrund eines Versäumnisurteils. (§24 Abs. 7 Nr. 3 WEG)

Allerdings nimmt § 24 Abs. 7 WEG eine Einschränkung der Dokumentationspflicht vor, festgehalten werden müssen ausschließlich Beschlüsse und Urteile nach dem 1. Juni 2007. 

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4. Wer erstellt und führt die Beschluss-Sammlung?  

Die Führung und Erstellung der Beschluss-Sammlung fällt in den Aufgabenbereich des Hausverwalters. Verwaltet sich die WEG selbst, dann wird die Aufgabe durch den Vorsitzenden der Wohnungseigentümergemeinschaft oder von einem per Mehrheitsbeschluss dafür bestimmten Eigentümers übernommen. 

Führt der Hausverwalter die Beschluss-Sammlung nicht ordnungsgemäß, dann ist dies ein Grund, ihn gemäß § 26 Abs. 1 WEG aus wichtigen Gründen abzurufen. Eine nicht ordnungsgemäße Führung liegt vor, wenn der Hausverwalter bspw. gar keine Beschluss-Sammlung führt.

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5. Welche Formalitäten und Fristen müssen beachtet werden?  

Für die Beschluss-Sammlung liegt keine Formvorschrift vor. Sie kann sowohl analog in einem Aktenordner als auch digital als elektronische Datei geführt werden. Ebenso ist es möglich, beide Formate zeitgleich zu nutzen. Wichtig ist, dass die gewählte Form gewährleistet, dass bevollmächtigte Dritte sowie die Wohnungseigentümer jederzeit Zugriff auf die Beschluss-Sammlung haben. 

Getroffene Beschlüsse, rechtskräftige Urteile sowie Löschungen sind in Übereinstimmung mit § 24 Abs. 7 Satz 7 WEG „unverzüglich zu erledigen“. Dementsprechend muss die Eintragung so zeitnah wie möglich erfolgen. 

Die Eintragungen sind nach Maßgabe des § 24 Abs. 7 Satz 3 WEG „fortlaufend einzutragen und zu nummerieren“, außerdem sind sie in Übereinstimmung mit § 24 Abs. 7 Satz 7 „mit Datum zu versehen“. 

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6. Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Beschluss-Sammlung 

Wer darf die Beschluss-Sammlung einsehen?

Wer Einsicht in die Beschluss-Sammlung erhält, ist ebenfalls in § 24 Abs. 7 WEG geregelt. In § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG heißt es diesbezüglich: „Einem Wohnungseigentümer oder einem Dritten, den ein Wohnungseigentümer ermächtigt hat, ist auf sein Verlangen Einsicht in die Beschluss-Sammlung zu geben.“

‍Aus diesem Gesetzestext ergibt sich, dass die Sammlung nicht öffentlich ist und entsprechend nur befugte Personen Zugriff darauf erhalten dürfen. Aus dem Anspruch auf Einsichtnahme erwächst allerdings kein Anspruch darauf, die Beschluss-Sammlung, insofern sie nicht über eine Online-Plattform zur Verfügung gestellt wird, mit nach Hause zu nehmen.

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Werden Beschlüsse erst durch die Eintragung in die Beschluss-Sammlung wirksam?

Die Eintragung in die Beschluss-Sammlung hat keinen Einfluss auf die Wirksamkeit des jeweiligen Beschlusses. 

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Wie lange muss die Beschluss-Sammlung aufbewahrt werden?

Die Beschluss-Sammlung ist so lange zu führen und aufzubewahren, wie die WEG besteht. 

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7. FAZIT: Beschluss-Sammlung in einer WEG 

Die Beschluss-Sammlung ist eines der wichtigsten Dokumente in einer WEG und stellt die Basis für ein geordnetes Miteinander dar, indem sie Eigentümern und befugten Dritten einen umfassenden Blick in die Beschluss- und Rechtslage der WEG gibt. Dank der genauen rechtlichen Regelung ist die Führung einer Beschluss-Sammlung auch für unerfahrene Personen leicht zu erlernen und durchzuführen. 

Wir hoffen, dass wir mit unserem Artikel Ihre Fragen rund um die Beschluss-Sammlung beantworten konnten. 

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