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1. Die Hausverwaltung in der Nähe – was ist das?
Eine Hausverwaltung ist eine Dienstleistung, die all diejenigen Verwaltungstätigkeiten betrifft, die mit einer Immobilie einhergehen. Allerdings ist Hausverwaltung nicht gleich Hausverwaltung: Die Bezeichnung umfasst verschiedene Bereiche und kann sich auf WEG-Verwaltung, Mietverwaltung oder die Verwaltung von Gewerbeimmobilien beziehen.
Als Eigentümer sollten Sie diese 4 Arten der Hausverwaltung kennen:
- WEG-Verwaltung: Zuständig für das Gemeinschaftseigentum innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft
- Mietverwaltung: Beauftragt von Eigentümerinnen und Eigentümern zur Betreuung vermieteter Objekte
- Sondereigentumsverwaltung: Verwaltung einzelner vermieteter Eigentumswohnungen im Bereich des Sondereigentums
- Gewerbeverwaltung: Verwaltung von Immobilien, die überwiegend gewerblich genutzt werden
In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass Sie den Unterschied zwischen Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum zu wissen: Während Gemeinschaftseigentum alle gemeinsam genutzten Gebäudeteile wie Treppenhaus, Dach oder Außenanlagen umfasst, bezieht sich das Sondereigentum auf abgeschlossene Einheiten wie einzelne Wohnungen. Letztere können entweder eigenständig oder über externe Dienstleister verwaltet werden.
2. Aufgaben der Hausverwaltung: Struktur, Zuständigkeiten und Unterschiede
Die Aufgaben einer Hausverwaltung sind vielfältig und reichen von kaufmännischer Organisation über technische Instandhaltung bis hin zu rechtlichen Pflichten. Je nach Verwaltungsart – etwa WEG-, Miet- oder Sondereigentumsverwaltung – unterscheiden sich die konkreten Zuständigkeiten.
Kaufmännische Verwaltung der Immobilie
Auf kaufmännischer Ebene ist der Hausverwalter für die wirtschaftliche Betreuung des Wohngebäudes bzw. der Wohnanlage im Auftrag der Eigentümer verantwortlich und kümmert sich u. a. um folgende Themen:
- Laufende Buchführung
- Einbeziehung des Hausgeldes von den Wohnungseigentümern
- Erstellung der Nebenkostenabrechnung
- Begleichung von Rechnungen (bspw. von Dienstleistern)
- Aufstellung der Wirtschaftsplanung
- Mietzins von Mietern einbeziehen und verwalten
Technische Betreuung und Instandhaltung
Zu den Pflichten der Hausverwaltung zählen auch die technische Zustandsbewertung und -sicherung der Immobilie. Das betrifft sowohl regelmäßige Wartungen als auch umfangreiche Renovierungsarbeiten der WEG Organisation von Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen als auch:
- Koordination von Dienstleistern und Handwerksbetrieben
- Kontrolle von Baufortschritten
- Überwachung technischer Anlagen (z. B. Fahrstühle, Heizsysteme, elektrische Tore)
- Umsetzung energetischer Maßnahmen im Sinne der Eigentümer
Die Hausverwaltung in der Nähe ist hier besonders effizient, da sie kurze Wege, schnelle Reaktionszeiten und direkte Ansprechpartner bieten kann.
Rechtliche Aufgaben und gesetzliche Vorgaben
Ein weiterer wichtiger Bereich betrifft die juristische Vertretung der Eigentümergemeinschaft. Die Pflichten des Hausverwalters sind hierbei genau geregelt, vor allem im Wohnungseigentumsrecht bzw. Wohnungseigentumsgesetz (WEG).
Zu den rechtlichen Aufgaben zählen u. a.
- die Vertretung der Eigentümergemeinschaft gegenüber Dritten,
- die Kontrolle der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben,
- die Verhandlung, der Abschluss und die Prüfung von Verträgen (z.B. mit Versicherungen).
Besonders bei der WEG-Verwaltung gelten klare gesetzliche Regelungen (§ 27 und § 28 WEG), die Umfang und Grenzen der Tätigkeit definieren. Zudem sind die Aufgaben abhängig von der Art der Hausverwaltung!
Unterschiede je nach Verwaltungsform
WEG-Verwalter übernehmen andere Aufgaben als Mietverwaltungen. So kümmert sich die WEG-Verwaltung bspw. nicht um die Einbeziehung des Mietzinses! Dafür ist die Mietverwaltung zuständig. Sollten Sie eine Lösung zur Verwaltung Ihrer Eigentumswohnung suchen, müssen Sie als Vermieter zusätzlich zahlen, da Ihre Eigentumswohnung zum Sondereigentum zählt.
Außerdem hat der Gesetzgeber nur bei der WEG-Verwaltung das Tätigkeitsfeld klar definiert. So regeln die § 27 und § 28 im WEG-Gesetz die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters sowie den Wirtschaftsplan und die Rechnungslegung.
Zusammenfassung der Aufgaben des WEG-Verwalters
Um Ihnen einen besseren Überblick zu verschaffen, haben wir für Sie die wichtigsten Aufgaben des WEG-Verwalters zusammengestellt:
- Einhaltung der Hausordnung sorgen
- Maßnahmen für eine ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums treffen
- Aufstellung des jährlichen Wirtschaftsplans
- die Betriebskostenabrechnung Jahresabrechnung der Hausgelder vornehmen, inklusive der Einzelabrechnungen
- anfallende Buchführung erledigen
- Erhaltungsrücklagen verwalten
- die jährliche Eigentümerversammlung einberufen und organisieren
- die Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchführen
- Angebote einholen und Aufträge vergeben
3. Hausverwaltung in der Nähe – Kosten und Einflussfaktoren im Überblick
Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es leider nicht, da die Kosten für eine Hausverwaltung von verschiedenen Faktoren bestimmt werden.
Zu den Einflussfaktoren zählen u.a.:
- die räumliche Lage des Wohnobjekts
- der Zustand der Immobilie
- die Anzahl und Größe der Wohneinheiten
- die Art der Verwaltung (z.B. Miet- oder WEG-Verwaltung?)
Insbesondere die regionalen Unterschiede sind massiv! Es verhält sich ähnlich wie bei Immobilienpreisen. So können Sie in einer teuren Großstadt wie München und Hamburg mit deutlich höheren Verwaltungskosten als in kleineren Städten wie Nürnberg oder Potsdam rechnen. Und auch die Größe der Wohnimmobilie beeinflusst die Höhe der Kosten sehr stark. Als Faustregel gilt: je größer die Eigentumsgemeinschaft, desto geringer die Verwaltungskosten pro Wohnung.
Was kostet eine professionelle Hausverwaltung?
Bei einer WEG-Verwaltung werden die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen über die Regelkosten oder eine pauschale Grundvergütung abgedeckt. Laut einer Umfrage des VDIV, schwanken die Verwaltergebühren zwischen 12,50 Euro und 46 Euro netto pro Monat, und aktuell planen 8 von 10 WEG-Hausverwaltern, die Vergütungssätze um bis zu 15 % anzuheben.
Zusätzliche Sonderhonorare können anfallen – etwa für:
- außerordentliche Eigentümerversammlungen
- Mahnverfahren
- die Betreuung größerer Sanierungsprojekte
Trotz dieser Kosten gilt eine externe Hausverwaltung in der Nähe als sinnvolle Investition: Sie sorgt für professionelle Organisation und nachhaltigen Werterhalt der Immobilie.
Selbstverwaltung als kostengünstige Alternative
Gerade für kleine WEG gibt es jedoch deutlich günstigere Alternativen! Bei der WEG-Selbstverwaltung übernehmen die Miteigentümer die Koordination der verschiedenen Verwaltungsaufgaben. Die Honorare für einen externen Verwalter fallen daher weg. Die Kosten, die durch die Selbstverwaltung entstehen (z. B. Portokosten, Kosten für Software oderdigitale Selbstverwaltung …) werden unter allen Miteigentümern laut Verteilerschlüssel aufgeteilt. So läuft die WEG ohne Verwalter!
4. Der Unterschied zwischen Hausverwalter und Hausmeister bei Ihrer Hausverwaltung in der Nähe
Manchmal werden die Begriffe Hausverwalter und Hausmeister bzw. Hauswart verwechselt. Beide haben mit Eigentümergemeinschaften zu tun, haben aber unterschiedliche Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten. Dementsprechend kann ein Hausverwalter nicht mit einem Hausmeister gleichgesetzt werden!
Ein Hausverwalter übernimmt alle Verwaltungstätigkeiten bspw. einer WEG und vertritt diese als juristische Person, während sich ein Hausmeister überwiegend um handwerkliche Tätigkeiten kümmert (Reinigung des Treppenhauses, Winterdienst, Auswechseln von Glühbirnen). Die Eigentümergemeinschaft kann allerdings den Hausverwalter beauftragen einen neuen Hausmeisterdienst anzustellen.
5. Pflichten des Hausverwalters und gesetzliche Anforderungen
Die Tätigkeit als Hausverwalter unterliegt in Deutschland klaren rechtlichen Rahmenbedingungen. Grundsätzlich kann jede volljährige Person eine gewerbliche Hausverwaltung gründen. Doch seit 2018 gelten bestimmte Voraussetzungen für externe Verwalter, die professionell und im Auftrag Dritter tätig werden.
Um eine gewerbliche Hausverwaltung in der Nähe oder bundesweit anzubieten, sind folgende Anforderungen gesetzlich vorgeschrieben:
- Anmeldung als Gewerbe
- Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung
- regelmäßige Weiterbildung (mindestens 20 Stunden innerhalb von drei Jahren)
- Zuverlässigkeit sowie geordnete wirtschaftliche Verhältnisse
Mit der WEG-Reform 2020 wurde darüber hinaus der Begriff des zertifizierten Hausverwalters eingeführt. Seit Dezember 2022 (und verbindlich ab Juni 2024) müssen Verwalter auf Wunsch der Eigentümergemeinschaft eine offizielle Zertifizierung vorlegen, um rechtlich als qualifiziert zu gelten.
Neben spezialisierten Hausverwaltungsunternehmen übernehmen auch Immobilienagenturen entsprechende Verwaltungsleistungen – besonders in Regionen, wo die Hausverwaltung in der Nähe flexibel aufgestellt ist und verschiedene Eigentümergemeinschaften betreut.
6. Hausverwaltung Rechte und Pflichten in der Selbstverwaltung
Nicht jede Eigentümergemeinschaft ist auf eine externe Verwaltung angewiesen – denn auch interne Lösungen sind gesetzlich vorgesehen. Die sogenannte WEG-Selbstverwaltung ermöglicht es Wohnungseigentümern, die Verwaltungsaufgaben selbst zu übernehmen – inklusive aller damit verbundenen Rechte und Pflichten.
Selbstverwaltung als rechtssichere Alternative
Bei der internen Verwaltung wird eine Person aus dem Kreis der Wohnungseigentümer offiziell zum Verwalter bestimmt – per Beschluss in der Eigentümerversammlung oder durch einen Umlaufbeschluss. Diese Form ist besonders für kleine oder sehr engagierte Gemeinschaften attraktiv, da sie flexibler und meist kostengünstiger als eine externe Vollverwaltung ist.
Pflichten trotz interner Lösung
Auch wenn keine gewerbliche Verwaltung beauftragt wird, gelten die gleichen Pflichten der Hausverwaltung – insbesondere in Bezug auf die ordnungsgemäße Instandhaltung, die Einberufung von Versammlungen, die Erstellung von Abrechnungen und die Umsetzung von Beschlüssen.
Die Entscheidung für eine Selbstverwaltung bedeutet also nicht weniger Verantwortung, sondern lediglich eine andere Aufgabenverteilung innerhalb der Gemeinschaft.
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