Hausverwaltung: Definition, Aufgaben & Kosten (Einfach erklärt!)

Hausverwaltung: Definition, Aufgaben & Kosten (Einfach erklärt!)

Hausverwaltung: Definition, Aufgaben & Kosten (Einfach erklärt!)

Hausverwaltung: Definition, Aufgaben & Kosten (Einfach erklärt!)

Sind Sie Wohnungseigentümer? Dann ist Ihnen sicherlich bewusst, dass die Verwaltung einer Immobilie eine tragende Rolle spielt, damit alles problemlos läuft. Erfahren Sie deshalb in unserem Beitrag, was für Aufgaben die Hausverwaltung übernimmt, mit welchen Kosten Sie rechnen müssen und worin sich Hausmeister und Hausverwalter unterscheiden


Inhaltsverzeichnis

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1. Was versteht man unter einer Hausverwaltung?

Eine Hausverwaltung ist eine Dienstleistung, die all diejenigen Verwaltungstätigkeiten betrifft, die mit einer Immobilie einhergehen. Allerdings ist Hausverwaltung nicht gleich Hausverwaltung: Die Bezeichnung umfasst verschiedene Bereiche und kann sich auf WEG-Verwaltung, Mietverwaltung oder die Verwaltung von Gewerbeimmobilien beziehen.

Als Eigentümer sollten Sie diese 4 Arten der Hausverwaltung kennen: 

In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass Sie den Unterschied zwischen Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum verstehen. Gemeinschaftseigentum umfasst alle Teile des Gebäudes, die allen Eigentümern gemeinsam gehören. Dazu zählen bspw. das Treppenhaus, der Fahrstuhl, das Dach oder der gemeinschaftliche Garten. Für die Verwaltung ist der WEG-Verwalter zuständig. 

Im Gegensatz dazu versteht man unter Sondereigentum eine abgeschlossene Einheit mit Wohnzweck, wie z.B. eine Wohnung.Sondereigentum ist vom Eigentümer selbst zu verwalten bzw. kann er die Verwaltung an Drittanbieter als Dienstleistung übergeben.

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Gut zu wissen :
Sie möchten herausfinden, was genau in Ihrer Wohnanlage zum Sondereigentum und was zum Gemeinschaftseigentum gehört? Lesen Sie in der Teilungserklärung nach. Diese Informationen sind dort detailliert aufgeführt.

2. Was sind die Aufgaben einer Hausverwaltung? 

Das Aufgabenspektrum von einer Hausverwaltung ist breit gefächert und lässt sich in drei verschieden Kategorien unterteilen: 

Kaufmännische Aufgaben: Auf kaufmännischer Ebene ist der Hausverwalter für die wirtschaftliche Betreuung des Wohngebäudes bzw. der Wohnanlage im Auftrag der Eigentümer verantwortlich und kümmert sich u.a. um folgende Themen: 

Technische Aufgaben: Selbstverständlich sind in einem Wohngebäude immer wieder Renovierungsarbeiten notwendig, bei denen die Expertise eines Hausverwalters benötigt wird! So übernimmt die Hausverwaltung vor Beginn der Bauarbeiten die Beurteilung des Bauzustandes und kümmert sich um die Planung des Projekts. Sobald die Baumaßnahmen in vollem Gange sind, tritt der Hausverwalter in der Rolle eines Koordinators auf. Die Beobachtung und Kontrolle der Baufortschritte gehören dann zu den wichtigsten Aufgaben! Neben der Instandhaltungs-Thematik gibt es aber auch eine Reihe von kleineren technischen Aufgaben, die tagtäglich erledigt werden müssen. So sind Hausverwalter auch für die Kontrolle und den Betrieb von technischen Einrichtungen verantwortlich. Dazu zählen u.a. Fahrstühle oder elektrische Tore, die regelmäßig geprüft werden müssen.

Rechtliche Aufgaben: Ein Hausverwalter braucht gute juristische Kenntnisse, um ein Wohngebäude ordnungsgemäß verwalten zu können. Insbesondere bei der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft gibt es viele rechtliche Fallstricke zu beachten! Gute Kenntnisse über das WEG-Gesetz spielen bei dieser Thematik eine wichtige Rolle. Zu den rechtlichen Aufgaben zählen u.a. die Vertretung der Eigentümergemeinschaft gegenüber Dritten, die Beachtung der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben, die Verhandlung, der Abschluss und die Prüfung von Verträgen.

Die verschiedenen Aufgaben werden selbstverständlich nicht alle persönlich vom Hausverwalter getätigt. Vielmehr organisiert und koordiniert er die verschiedenen Tätigkeiten, damit alles ordnungsgemäß erledigt wird. Des Weiteren besteht die Möglichkeit per Beschluss erforderliche Aufgaben an andere externe Experten zu übertragen, wie z.B. einem Architekten oder einer Wartungsfirma.

Zudem sind die Aufgaben abhängig von der Art der Hausverwaltung! 

WEG-Verwalter übernehmen selbstverständlich andere Aufgaben als Mietverwaltungen. So kümmert sich die WEG-Verwaltung bspw. nicht um die Einbeziehung des Mietzins! Dafür ist die Mietverwaltung zuständig. 

Außerdem hat der Gesetzgeber nur bei der WEG-Verwaltung das Tätigkeitsfeld klar definiert. So regeln die § 27 und § 28 im WEG-Gesetz die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters sowie den Wirtschaftsplan und die Rechnungslegung. 

Um Ihnen einen besseren Überblick zu verschaffen, haben wir für Sie die wichtigsten Aufgaben des WEG-Verwalters zusammengestellt: 

3. Wie viel kostet eine Hausverwaltung? 

Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es leider nicht, da die Kosten für eine Hausverwaltung von verschiedenen Faktoren bestimmt werden. 

Zu den Einflussfaktoren zählen u.a.: 

Insbesondere die regionalen Unterschiede sind massiv! So können Sie in einer teuren Großstadt wie München mit deutlich höheren Verwaltungskosten als in kleineren Städten wie Erfurt oder Darmstadt rechnen. Und auch die Größe der Wohnimmobilie beeinflusst die Höhe der Kosten sehr stark. Als Faustregel gilt: je größer die Eigentumsgemeinschaft, desto geringer die Verwaltungskosten pro Wohnung.

Bei einer WEG-Verwaltung werden die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen über die Regelkosten oder eine pauschale Grundvergütung abgedeckt. Laut einer Umfrage des VDIV, schwanken die Verwaltergebühren zwischen 12,50 Euro und 46 Euro netto pro Monat, und aktuell planen 8 von 10 WEG-Hausverwaltern die Vergütungssätze, um bis zu 15 % anzuheben.

Zu den monatlichen Regelkosten können noch Sonderhonorare hinzukommen. Dies kann der Fall sein, wenn die Leistungen des Verwalters über den gesetzlich vorgeschriebenen Rahmen hinausgehen. Sonderhonorare können z.B. für außerordentliche Eigentümerversammlungen, Mahnungen und Mahnverfahren oder die Betreuung von Sanierungsmaßnahmen vereinbart werden.

Fazit für Sie als Eigentümer: Eine professionelle externe Hausverwaltung kann in der heutigen Zeit sehr schnell kostspielig werden.

Doch es gibt deutlich günstigere Alternativen! Bei der WEG-Selbstverwaltung übernehmen die Miteigentümer die Koordination der verschiedenen Verwaltungsaufgaben. Die Honorare für einen professionellen Verwalter fallen daher weg. Die Kosten, die durch die Selbstverwaltung entstehen (z.B. Portokosten, Kosten für Software oder digitale Selbstverwaltung…) werden unter allen Miteigentümern laut Verteilerschlüssel aufgeteilt.

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Gut zu wissen :
Die Vergütung eines internen Verwalters ist in jedem Fall viel niedriger als die eines professionellen externen Verwalters. Sich für einen WEG-Selbstverwaltung zu entscheiden, bedeutet erhebliche und dauerhafte Kosteneinsparungen zu erzielen.

4. Unterschied zwischen Hausverwalter und Hausmeister

Manchmal werden die Begriffe Hausverwalter und Hausmeister bzw. Hauswart verwechselt. Beide haben mit Eigentümergemeinschaften zu tun, haben aber unterschiedliche Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten. Dementsprechend kann ein Hausverwalter nicht mit einem Hausmeister gleichgesetzt werden! 

Ein Hausverwalter übernimmt alle Verwaltungstätigkeiten bspw. einer WEG und vertritt diese als juristische Person, während sich ein Hausmeister überwiegend um handwerkliche Tätigkeiten kümmert (Reinigung des Treppenhauses, Winterdienst, Auswechseln von Glühbirnen). Der Hausmeister kann vom Hausverwalter angestellt werden.

5. Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Hausverwaltung 

Wer kann der Tätigkeit als Hausverwalter nachgehen?

Prinzipiell kann jede Person in Deutschland Hausverwalter werden und eine (externe, gewerbliche) Hausverwaltung gründen. Der Gesetzgeber schreibt keine besonderen Qualifikationen für (WEG-)Hausverwalter vor.

Seit 2018 sind externe Hausverwaltungen allerdings erlaubnispflichtig und müssen als Gewerbe angemeldet werden. Dazu genügt es nachzuweisen, eine Berufshaftpflichtversicherung abgeschlossen zu haben, sich um regelmäßige Weiterbildung zu kümmern (20 Stunden in drei Jahren) und einen Nachweis über die eigene Zuverlässigkeit und geordnete Vermögensverhältnisse zu erbringen.

Die WEG-Reform hat im Jahr 2020 den zertifizierten Hausverwalter eingeführt! Doch was bedeutet das? Durch die Änderungen sind ab Dezember 2022 bzw. Juni 2024 eine Zertifizierung der WEG-Verwaltung notwendig . 

Kann ein Wohnungseigentümer Hausverwalter sein? 

Ja! Die sogenannte WEG-Selbstverwaltung macht es möglich! Bei diesem Modell kann sich ein Wohnungseigentümer als interner Verwalter in einer Eigentümerversammlung oder durch einen Umlaufbeschluss bestellen lassen. Dieses Modell eignet sich für sehr viele Eigentümergemeinschaften, da es flexibler und kostengünstiger als eine traditionelle Hausverwaltung ist. 

6. ‍BONUS: Matera - WEG-Hausverwaltung neu gedacht

Die WEG-Hausverwaltung scheint auf den ersten Blick ein schwieriges und kompliziertes Thema zu sein. Dennoch gibt es Abhilfe! Dank Matera ist die Selbstverwaltung für viele WEGs eine machbare und kostensparende Alternative geworden. Durch eine hochmoderne Online-Plattform und ein Team aus WEG-Experten wird die Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft mit Matera schneller, besser und einfacher als jemals zuvor. 

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Autor
Alice von Fürstenberg
Rechtsanwalt
Delimitor
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