Generelles zur Übergabe der Verwaltungsunterlagen

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Ein ordnungsgemäßes Arbeiten eines Hausverwalters ist ohne vollständige Verwaltungsunterlagen undenkbar. Aus diesem Grund besteht für die WEG ein entsprechender Herausgabeanspruch gegenüber dem alten Hausverwalter. Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem alten Verwalter dabei nicht zu: Er kann die Rückgabe der Verwaltungsunterlagen also nicht etwa mit dem Argument verweigern, dass ihm noch Zahlungsansprüche aus seiner Verwaltertätigkeit gegen die Wohnungseigentümergemeinschaft zustehen. 

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In der Praxis erfolgt die Übergabe der Verwaltungsunterlagen regelmäßig nicht zwischen WEG und dem alten Verwalter, sondern zwischen dem alten und neuen Hausverwalter. 

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Welche Unterlagen müssen an die neue Verwaltung übergeben werden? 

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Um ein vorschriftsmäßiges Arbeiten des neuen Verwalters gewährleisten zu können, ist dieser insbesondere auf folgende Verwaltungsunterlagen angewiesen, die ihm unbedingt und so früh wie möglich vom ausscheidenden Verwalter übergeben werden sollte: 

• Gemeinschaftsordnung bzw. Teilungserklärung mit Aufteilungsplänen 

• Sofern existent: Hausordnung 

• Forderungs- bzw. Verbindlichkeitenübersicht der WEG 

• Auflistung aller Eigentümer mit vollständigen Namen und – im Vermietungsfall – Anschrift 

• Vollständige Buchführungsunterlagen, insbesondere Debitoren- und Kreditorenkonten für das laufende, aber auch vergangene Wirtschaftsjahre betreffend 

• Bankauszüge 

• Buchungsbelege sowie Rechnungen und Mahnungen 

• Jahresabrechnungen einschließlich Einzelabrechnungen 

• Aktueller und alte Wirtschaftsplan/Wirtschaftspläne

• Unterlagen zu Betriebskostenabrechnungen, insbesondere Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung 

• Verwaltervollmacht des bisherigen Hausverwalters

• Gesamtheit aller ergangenen WEG-Beschlüsse, etwa in Beschlussverzeichnissen oder Beschlussbüchern  

• Verwalterkorrespondenz mit Wohnungseigentümern und Dritten, etwa externen Dienstleistern 

• Wartungsverträge 

• Betriebs- und Bedienungsanleitungen  

• Generalschlüssel, sonstige Schlüssel, Schließplan 

• Bauunterlagen, insbesondere Bauverträge, Statikpläne, Grundrisspläne, ggf. Abnahmeprotokolle, Baumängellisten

• Lohnsteuerkarten, Sozialversicherungsunterlagen etwa des Hausmeisters oder sonstiger Beschäftigter 

• Versicherungsunterlagen, insbesondere Versicherungspolicen der gemeinschaftlichen Versicherungen

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Wie, wo und wann muss die Übergabe der Dokumente erfolgen? 

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Ein weiterer Punkt, der für die Übergabe von erheblicher Bedeutung ist, ist die Frage nach dem Leistungsort. Vereinfacht gesagt: An welchem Ort muss die Übergabe der Dokumente erfolgen? Hierfür ist zunächst ein Blick in den Verwaltervertrag zu werfen. Dieser kann im Einzelfall Bestimmungen zu genau dieser Frage beinhalten, die dann maßgeblich sind, § 269 Abs. 1 BGB. 

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Enthält der Verwaltervertrag hierzu jedoch keine Regelung, ist für den Leistungsort auf die charakteristische Leistung anzustellen: Diese liegt in der Verwaltung des Wohnungseigentums, die der Verwalter regelmäßig in seiner Niederlassung bzw. an seinem Firmensitz erbringt. Aus diesem Grund hat die Übergabe der Dokumente regelmäßig am Büro des Verwalters zu erfolgen. Es handelt sich im Ergebnis also um eine klassische Holschuld. 

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Der neue Verwalter kann also nicht vom alten Verwalter verlangen, dass dieser ihm die Unterlagen „vorbeibringt“. Gleichzeitig kann vom alten Verwalter auch nicht verlangt werden, dass dieser die Unterlagen – selbst wenn der neue Verwalter oder die WEG entsprechende Portokosten übernimmt – auf dem Postweg übersendet. Er ist lediglich verpflichtet, die vollständigen Unterlagen zur Abholung bereit zu halten. 

Dies kann insbesondere dann, wenn der Sitz der alten und der neuen Hausverwaltung weit voneinander entfernt liegen, zu Problemen in der Praxis führen. Hier empfiehlt es sich, eine einvernehmliche Lösung zu suchen; denkbar ist etwa eine Übergabe der Dokumente am Ort der Wohnanlage oder an einem Ort, der von beiden Verwaltern etwa gleich weit entfernt liegt. 

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Für die Frage nach dem “wann” der Übergabe gilt: Nur wenn der neue Verwalter im Besitz der Unterlagen ist, kann er die ordnungsgemäße Verwaltung der WEG garantieren. Daher sollte die Übergabe so früh wie nur möglich erfolgen, idealerweise direkt nach Bestellung des neuen Hausverwalters. 

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Was ist eine eidesstattliche Versicherung? 

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Bei einem Verwalterwechsel stehen der neue Verwalter und die WEG vor dem Problem, dass diese nicht genau wissen können, ob der alte Verwalter sämtliche notwendigen Unterlagen herausgegeben hat. Jedenfalls sollte der neue Verwalter dies umgehend nach der Übergabe prüfen. Doch auch eine Prüfung kann nicht immer 100 prozentigen Aufschluss darüber geben, schließlich hat der neue Verwalter keine Kenntnis davon, welche alten Unterlagen der alte Verwalter überhaupt konkret in seinem Besitz hatte. 

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Abhilfe kann mit einer sog. eidesstattlichen Versicherung geschafft werden. Diese in § 260 BGB normierte Möglichkeit bestimmt eine Verpflichtung zur Erteilung eines Bestandsverzeichnisses über die herauszugebenden Gegenstände. 

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Sofern Grund zur Annahme besteht, dass dieses Verzeichnis nicht mit der erforderlichen Sorgfalt aufgestellt worden ist, ist folgendes möglich: Der Hausverwalter hat auf Verlangen der WEG “zu Protokoll an Eides statt zu versichern, dass er nach bestem Wissen den Bestand so vollständig angegeben habe, als er dazu imstande sei”, § 260 Abs. 2 BGB. 

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Doch warum sollte das für ein “Plus an Gewissheit” für die WEG bzw. den neuen Hausverwalter sorgen? Ganz einfach: Die Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung verdeutlicht dem alten Hausverwalter die Bedeutsamkeit dessen, dass er das Verzeichnis tatsächlich nach bestem Wissen und vollständig abgibt. Damit ist die Hemmschwelle, bewusst oder fahrlässig falsche oder unvollständige Angaben zu machen, größer. 

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Was kann gemacht werden, wenn der alte Hausverwalter die Herausgabe der Dokumente der WEG verweigert? 

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Ärgerlich, in der Praxis aber nicht unüblich: Der alte Hausverwalter verweigert die Herausgabe der Dokumente. Hiergegen stehen der WEG jedoch mehrere Handlungsalternativen zur Verfügung. 

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Zunächst sollte der Hausverwalter auf seine Pflicht zur Herausgabe aufmerksam gemacht werden. Zweckmäßig ist eine persönliche Ansprache oder ein Schreiben, in dem ihm eine angemessene Frist zur Herausgabe gesetzt wird. 

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Ist dies nicht erfolgreich, kann die Beauftragung eines Anwalts mit der Erstellung eines entsprechenden Schreibens Wunder bewirken – dies ist zu empfehlen, da bei der Geltendmachung des Herausgabeanspruchs einige Fallstricke auf die WEG warten. Sollte der alte Hausverwalter die Herausgabe dennoch verweigern, kann die WEG auf Herausgabe der Dokumente klagen. Sofern es der WEG besonders eilig ist, ist auch die Durchführung eines einstweiligen Verfügungsverfahrens denkbar. 

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Sofern sich die WEG für eine Klageerhebung entscheidend, ist regelmäßig die sog. Stufenklage gem. § 254 ZPO zielführend. Denn die Erhebung einer Herausgabeklage erfordert, dass die herauszugebenden Dokumente hinreichend konkret benannt werden; dies wird der WEG im Zweifel nicht gelingen, wenn sie nicht genau weiß, welche Dokumente alle im Besitz des alten Hausverwalters sind. 

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Mit der Stufenklage kann auf erster Stufe Auskunft über den Bestand der Verwaltungsunterlagen eingeklagt werden. Sobald diese Auskunft erteilt wurde, geht es “an’s Eingemachte”: Die WEG weiß nun, welche Dokumente sie konkret vom alten Verwalter herausverlangt und kann entsprechend auf Herausgabe klagen. 

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FAZIT: Unterlagen an neue Hausverwaltung übergeben

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Ein Verwalterwechsel ist mit einigem organisatorischen Aufwand verbunden. Der WEG steht gegen den alten Hausverwalter ein Anspruch auf Herausgabe sämtlicher Verwaltungsunterlagen zu – allerdings nur als Holschuld. 

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Sollte sich der alte Hausverwalter weigern, die Unterlagen herauszugeben, sollte ein Rechtsanwalt mit der rechtlichen Durchsetzung dieses Anspruchs beauftragt werden. Zweckmäßig kann auch sein, die Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung durch den alten Hausverwalter einzufordern. 

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