Falls Sie in der Situation sein sollten, dass Sie vermuten, dass Ihr Hausverwalter Gelder der WEG veruntreut haben könnte, dann finden Sie in diesem Artikel alle wichtigen Informationen, wie Sie bei dem Verdacht vorgehen können. 

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1. Grundsätzliches zur Veruntreuung von WEG-Geldern

Die Veruntreuung von WEG-Geldern ist leider kein Ausnahmefall, sondern ein immer wiederkehrendes Problem. Dies zeigt auch die Vielzahl von Nachrichten, welche regelmäßig zu dem Thema erscheinen:  

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• So berichtete die Süddeutsche Zeitung im Juli 2018, dass ein Hausverwalter in der Zeit von 2009 bis 2016 fast 600.000 Euro veruntreut hat. Dafür wurde er in der ersten Instanz mit einer Freiheitsstrafe von zweieinhalb Jahren verurteilt. 
• 2021 erschien im Merkur ein Artikel über eine Hausverwaltung, die allein bei einem ihrer Kunden rund eine Viertelmillion Euro veruntreut hatte. 
• Im Januar 2022 berichtete der Bayrische Rundfunk über eine Hausverwaltung, welche insgesamt rund 3,5 Millionen Euro von den von ihr betreuten WEGs veruntreut haben soll. Dass dies über Jahre nicht aufgefallen war, liegt vermutlich daran, dass die Hausverwaltung unter anderem bei Bedarf das Geld zwischen den einzelnen WEGs verschob, um keinen Verdacht aufkommen zu lassen. 
• Ein weiterer Fall kommt aus Baden-Württemberg, hier veruntreute eine Hausverwaltung laut der Stuttgarter Zeitung in knapp drei Jahren eine Summe von 250.000 Euro. 

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Neben der erschreckend hohen Anzahl von Fällen, in denen Gelder der WEG veruntreut wurden, erschreckt auch der Zeitraum, in dem die Hausverwalter in der Lage waren, ihren Betrug vor den WEGs zu verstecken. Dies zeigt, wie abgebrüht einige Hausverwaltungen sind. Vor allem die Art und Weise der Vertuschung lässt erkennen, dass eine WEG mit externer Hausverwaltung oftmals nicht die Möglichkeit besitzt, zu erkennen, dass ihre Gelder veruntreut werden. 

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Dies wirft die Frage auf, welche Möglichkeiten eine WEG besitzt, wenn sie den Verdacht hat, dass ihre Gelder durch die Hausverwaltung veruntreut werden und welche Alternativen es zu einer externen Hausverwaltung gibt.

2. Wie geht man (als WEG) vor, wenn ein Verdacht der Veruntreuung besteht? (Schritt-für-Schritt-Anleitung) 

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Sollten Sie den Verdacht haben, dass Ihr Hausverwalter die Gelder Ihrer WEG veruntreut, dann sollten Sie wie folgt vorgehen:

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2.1. Einsicht in die Unterlagen und Bankkonten verschaffen 

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Verschaffen Sie sich Einsicht in die Kontounterlagen sowie dem Bankkonto selbst! 

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Wenn Ihre WEG über einen Verwaltungsbeirat verfügt, dann hat dieser möglicherweise einen direkten Zugriff auf das Konto und alle damit verbundenen Informationen. Es ist daher sinnvoll, bei einem Verdachtsmoment den Verwaltungsbeirat zu informieren und darum zu bitten, Einsicht in das Konto und die dazugehörigen Unterlagen zu nehmen.

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Außerdem hat der Verwaltungsbeirat die Möglichkeit, die Hausverwaltung zu einer kurzfristigen Rechnungsprüfung aufzufordern. 

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Verfügt Ihre WEG über keinen Verwaltungsbeirat oder besitzt der Verwaltungsbeirat nicht das Recht, direkt auf das Konto zugreifen zu können, dann können auch Sie als Eigentümer tätig werden. 

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Zunächst sollten Sie den Hausverwalter schriftlich und mit einer Fristsetzung zu einer Stellungnahme hinsichtlich Ihres Verdachts auffordern. Außerdem haben Sie als Eigentümer jederzeit das Recht, die originalen Unterlagen einzusehen. Davon umfasst sind auch Kontoauszüge. 

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Darüber hinaus ist es sinnvoll, den Hausverwalter aufzufordern, dem Verwaltungsbeirat oder einer anderen Vertrauensperson eine Vollmacht für das Konto auszustellen. Diese sollte es ermöglichen, dass die bevollmächtigte Person bei der Bank direkt Einsicht auf das Konto nehmen kann. 

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Sollte der Hausverwalter die Vollmacht verweigern, dann können Sie auch direkt zur Bank gehen. Hier benötigen Sie in der Regel neben Ihren Ausweisdokumenten einen Auszug aus dem Grundbuch, der nachweist, dass Sie ein Eigentümer in der WEG sind. Allerdings gelten Sie nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs von 2015 als Eigentümer, nicht als Verbraucher. Es ist daher die individuelle Entscheidung der Bank, ob Sie auf diesem Wege eine Auskunft erhalten. 

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Ausgeschlossen ist eine solche Information, wenn das Geld vom Hausverwalter nicht wie gesetzlich vorgesehen über ein WEG-Eigenkonto bzw. offenes Fremdgeldkonto, sondern über ein Treuhandkonto verwaltet wird. Dann läuft das Konto nämlich auf den Namen des Hausverwalters und nicht auf den der WEG.  Das Führen eines Treuhandkontos zur Verwaltung von WEG-Geld ist rechtlich unzulässig, wird aber weiterhin von vielen Hausverwaltungen genutzt!

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Gut zu wissen: Wenn Ihre Eigentümergemeinschaft von Matera betreut wird, profitiert jeder Eigentümer von maximaler Transparenz. So können durch das integrierte WEG-Konto alle Kontobewegungen in Echtzeit nachverfolgt werden. Da es sich um ein offenes Fremdgeldkonto handelt, entspricht es zudem den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Verwaltung.

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2.2. Durchführung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung 

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Konnte weder durch den Verwaltungsbeirat noch durch die Eigentümer Klarheit darüber geschaffen werden, ob die Vermutung der Veruntreuung tatsächlich vorliegt, dann sollte im nächsten Schritt eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen werden. 

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Dies ist möglich, wenn entsprechend § 24 Abs. 1 WEG, mehr als ein Viertel der Bewohner dies in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen gegenüber dem Hausverwalters fordert. Sollte der Hausverwalter sich weigern, kann die Eigentümerversammlung auch durch den Verwaltungsbeirat, seinen Vertreter oder einen durch Beschluss bevollmächtigten Bewohner einberufen werden. 

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2.3. Hausverwalter abberufen & kündigen 

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Konnte festgestellt werden, dass die Hausverwaltung tatsächlich Gelder der WEG veruntreut hat oder der Verdacht nicht vollends ausgeräumt werden konnte, dann ist es angeraten, die Hausverwaltung abzuberufen und zu kündigen. 

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Um die Hausverwaltung abzuberufen und zu kündigen, müssen Sie ebenfalls eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen. Alternativ kann dies auch mithilfe eines Umlaufbeschlusses erfolgen.

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Die Möglichkeit, den Hausverwalter abzuberufen, ist in § 26 Abs. 3 WEG normiert. Hier heißt es: “Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden. Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung.” 

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Um den Verwalter abzuberufen, muss in der Eigentümerversammlung die Abberufung mit einfacher Mehrheit von den Eigentümern beschlossen werden. Hat sich die WEG für einen Umlaufbeschluss entschieden, braucht es eine einheitliche Entscheidung.  

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Bei der Kündigung des Vertrags spielen auch die im Vertrag vereinbarten Modalitäten eine Rolle. In einigen Verträgen ist verankert, dass der Vertrag sofort endet, wenn der Hausverwalter abberufen wird. Sollte dies nicht der Fall sein, dann kann der Vertrag in wichtigen Fällen mittels Beschluss der Eigentümer sofort gekündigt werden oder endet automatisch spätestens sechs Monate nach der Abberufung. 

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2.4. Verwaltung wechseln 

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Sobald die Hausverwaltung abberufen und gekündigt wurde, muss eine neue Verwaltung ausgewählt werden. 

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Es obliegt dabei der WEG, ob die Verwaltung erneut extern vergeben wird oder ob sie sich für eine Selbstverwaltung der WEG entscheidet. 

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Neue externe Hausverwaltung 

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Eine Option ist es, eine neue externe Hausverwaltung zu beauftragen. Der Vorteil ist, dass es sich dabei um Unternehmen handelt, deren Kernaufgabe es ist, eine WEG zu verwalten. Aber die Beauftragung einer externen Hausverwaltung ist kostenintensiv. Dies betrifft vor allem kleine WEGs, da einige Kosten unabhängig von der Größe der WEG erhoben werden. 

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Des Weiteren liegt dem Wechsel der Hausverwaltung zugrunde, dass entweder tatsächlich Gelder veruntreut wurden oder der Verdacht der Veruntreuung nicht auszuschließen war. Bei der Beauftragung einer externen Hausverwaltung besteht das Risiko, dass dieser Fall erneut eintritt. 

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Darüber hinaus gaben laut einer Studie von Matera 33 Prozent der befragten Wohnungseigentümer an, dass die Suche nach einer externen Hausverwaltung extrem problematisch ist. Eine Studie des Branchenbarometers aus 2022 zeigte zudem, dass 51,3 Prozent der befragten Hausverwalter bereits Anfragen von WEGs abgelehnt haben. Außerdem verkleinern sich viele Hausverwaltungen zurzeit und stoßen WEGs ab. Davon betroffen sind überproportional häufig kleine WEGs, deren Verwaltung oft nicht lukrativ ist. 

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Selbstverwaltung (mit professioneller Unterstützung)

Die Alternative zur Beauftragung einer externen Hausverwaltung ist die Selbstverwaltung der WEG. Hierzu wird einer der Eigentümer im Rahmen einer Eigentümerversammlung zum Verwalter ernannt. Damit stellt die reine Selbstverwaltung eine sehr kostengünstige Alternative dar. 

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Da allerdings oft das Fachwissen für die Selbstverwaltung fehlt und die Übernahme der Verwaltertätigkeit auch ein hohes Maß an Verantwortung bedeutet, schrecken viele WEGs vor diesem Modell zurück. Dabei besteht die Möglichkeit, sich bei der Selbstverwaltung durch ein Unternehmen wie Matera unterstützen zu lassen. Eine solche Hybridlösung stellt daher die beste Lösung für eine WEG dar! 

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Gut zu wissen: Matera unterstützt Eigentümergemeinschaften in der Selbstverwaltung durch eine Online-Plattform und ein Expertenteam, welches von Montag bis Freitag, 9 bis 19 Uhr, verfügbar ist. 

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Kommissarische Verwaltung

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Um die Zeit nach der Abberufung und bis zur Neubesetzung des Verwalters zu überbrücken, kommt die kommissarische Verwaltung ins Spiel.

Diese Aufgabe kann von einem Mitglied des Verwaltungsbeirates oder einem anderen Eigentümer übernommen werden.

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Der kommissarische Verwalter sollte lediglich die Aufgaben übernehmen und erfüllen, deren Erledigung keinen Aufschub duldet. Dies sind bspw. die Sicherstellung der laufenden Zahlungen, Suche nach neuer Verwaltungslösung und Klärung von Anliegen der Miteigentümer. 

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Notverwaltung

Sollte es der Eigentümergemeinschaft nicht möglich sein, eine Verwaltungslösung zu finden, besteht auch die Möglichkeit, dass eine Notverwaltung durch ein Gericht eingesetzt wird. 

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Die Notverwaltung ist keine reguläre Option für einen Übergang, sondern lediglich eine Maßnahme, wenn es keine andere Möglichkeit gibt, um die Verwaltung der WEG im Übergang zu gewährleisten. Zudem ist sie mit hohen Gerichtskosten verbunden! 

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2.5. Schadensersatzforderung gegen betrügerischen Verwalter 

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Konnte nachgewiesen werden, dass der Hausverwalter tatsächlich Gelder veruntreut hat, dann besteht die Möglichkeit einer Schadensersatzforderung. Dafür ist es notwendig, zunächst die Höhe des entstandenen Schadens festzustellen. 

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Sinnvoll ist, dass diese Zusammenstellung durch den Beirat und den für den Übergang eingesetzten kommissarischen Leiter vorgenommen wird. 

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Das Problem bei einer Schadensersatzforderung gegenüber dem ehemaligen Hausverwalter ist häufig, dass die Feststellung einer Veruntreuung der WEG-Gelder im Zusammenhang mit der eintretenden Insolvenz des Verwalters steht. 

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Trotzdem bedeutet eine bestehende Insolvenz nicht, dass die WEG überhaupt keine Chance hat, das veruntreute Geld vom Hausverwalter einzufordern. Die bestehende Forderung muss in einem solchen Fall gegenüber dem Insolvenzverwalter angemeldet werden. Außerdem ist es notwendig, den Anspruch titulieren zu lassen, damit eine Vollstreckung möglich wird. 

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Die Möglichkeit, dass die Forderung gegen den Hausverwalter im Rahmen der Restschuldenbefreiung nach § 301 Insolvenzordnung (InsO) untergeht, kann ausgeschlossen werden. Hierfür muss bei der Anmeldung der Forderung beim Insolvenzverwalter angegeben werden, dass die Forderung durch eine vorsätzlich unerlaubt begangene Handlung entstanden ist. In einem solchen Fall schließt § 302 Nr. 1 InsO die Restschuldbefreiung für diese Forderung aus. 

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3. Hilfreiche Tipps, um einer Veruntreuung vorzubeugen 

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Bei der Beauftragung einer externen Hausverwaltung besteht immer ein Risiko der Veruntreuung von Geldern. Allerdings kann die WEG mithilfe einiger Maßnahmen, dass Risiko signifikant senken:

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• Einrichtung eines Verwaltungsbeirates, der den Hausverwalter in seiner Tätigkeit unterstützt und kontrolliert. Zudem sollte der Beirat auch Einsicht in die Bankunterlagen und Kontoauszüge erhalten, um verdächtige Kontobewegungen frühzeitig zu erkennen. Konkret bedeutet dies, dass der Verwalter gegenüber dem Beirat regelmäßig Bericht erstattet und Dokumente mit ihm teilt. Trotzdem sollten die Eigentümer einen wachsamen Blick auf die Tätigkeiten des Hausverwalters und des Beirates behalten.
• Die WEG sollte sicherstellen, dass der Hausverwalter ein offenes Fremdgeldkonto anlegt. Bei der Nutzung eines Treuhandkontos sollte sofort ein Wechsel der Kontoart erfolgen, da Treuhandkonten für die WEG-Verwaltung nicht der ordnungsgemäßen Verwaltung entsprechen! 
• Es empfiehlt sich, dass die Bank ihre Auszüge sowohl an den Hausverwalter als auch an den Beirat verschickt. Durch diese doppelte Versendung der Unterlagen wird die Option einer Dokumentenfälschung sofort unterbunden.
• Die Eigentümer sollten festlegen, dass der Hausverwalter sich für jede Handlung das Einverständnis der Eigentümer einholen muss. Damit kann sichergestellt werden, dass die WEG über alle Maßnahmen informiert bleibt. 

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4. FAZIT: Hausverwaltung veruntreut Gelder der WEG

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Die Veruntreuung von WEG-Geldern kommt leider vor und sorgt für ein erhebliche Menge an Problemen. So ist der Nachweis der Veruntreuung teilweise schwierig, insbesondere dann, wenn der Hausverwalter statt eines Fremdgeldkontos ein gesetzeswidriges Treuhandkonto verwendet. 

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In einem solchen Fall sollte der Hausverwalter abberufen und der Vertrag gekündigt werden. 

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Eine gute Möglichkeit, um sich in der Zukunft vor erneuter Veruntreuung zu schützen, ist die Selbstverwaltung der WEG. Hier wird ein Eigentümer als interner Verwalter eingesetzt. 

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Um sich bestmöglich unterstützen zu lassen, haben wir Matera ins Leben gerufen! Matera unterstützt selbstverwaltete WEGs mit einem Team aus Experten und einem modernen Online-Portal. 

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Dank des Portals behalten Sie und Ihre Miteigentümer alle Ein- und Auszahlungen der WEG jederzeit im Blick! 

Außerdem erhalten Sie einen persönlichen Ansprechpartner, der die WEG-Buchhaltung komplett für Sie übernimmt und Ihnen bei Fragen innerhalb von 24 Stunden weiterhilft.

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