Mietverwaltung: Softwares, die Vermietern das Leben erleichtern

1. Was ist eine Mietverwaltungssoftware?

Als privater Vermieter mehrerer Objekte kennen Sie womöglich das Gefühl, als müssten Sie überall gleichzeitig sein – sofort verfügbar, weil es scheint, als würde allerorts gleichzeitig ein Feuer ausbrechen. Diese ständige Alarmbereitschaft kann enorm belastend sein, selbst wenn es sich „nur“ um einen überwältigenden Haufen an To-dos handelt, von Schadensmeldungen über Nebenkostenabrechnungen bis hin zur Suche nach neuen Mietern… Manchmal kommen die Dinge eben alle auf einmal. Um Ihnen diese Last von den Schultern zu nehmen, bietet sich der Einsatz von Mietverwaltungssoftware an. Dabei handelt es sich um ein Tool, welches die Verwaltungsaufgaben rund um Ihre Mietobjekte vereinfacht, indem es Sie bei verschiedenen regelmäßig anfallenden Arbeiten unterstützt.

Der Clou ist, dass solch ein System viele Prozesse automatisieren kann. Viele Dinge, die Sie zuvor immer wieder von Neuem manuell durchgeführt haben, richten Sie also nur einmalig ein. Besonders nützlich ist auch, dass Sie jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und Finanzberichte haben – und das oft von überall aus, dank cloudbasierter Lösungen.

2. Funktionen einer Software für Mietverwaltung

Software im Bereich der Mietverwaltung erweitert Ihre Möglichkeiten als Vermieter, indem Sie nicht nur Ihre Mietverträge und andere wichtige Unterlagen, sondern auch Prozesse wie die Mietersuche, Bonitätsprüfungen und die Instandhaltungsplanung digitalisieren. Wir möchten Ihnen die Hauptfunktionen einer solchen Software vorstellen. Beachten Sie dabei, dass der Funktionsumfang je nach Anbieter variiert und in vielen Fällen noch umfangreicher ausfallen kann.

2.1. Dokumentenmanagement

Mit einem soliden Dokumentenmanagement steht und fällt alles, denn geordnete Unterlagen sind schon die halbe Miete. Mit einer Verwaltungssoftware können Sie alle wichtigen Unterlagen wie Mietverträge, Übergabeprotokolle, Wartungsbelege und Energieausweise sicher und übersichtlich digital speichern. Das Beste daran? Sie haben jederzeit und von überall Zugriff auf Ihre Dokumente, egal ob vom Büro-PC oder unterwegs per App über Ihr Smartphone. Dies ist bei Mieteranfragen oder rechtlichen Fragen von Vorteil. Außerdem dokumentieren Sie auf diese Weise lückenlos die Historie der Mieterverhältnisse. ‍‍

2.2. Nebenkostenabrechnung erstellen

Die Unterstützung bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen ist eine der grundlegenden Funktionen einer guten Software für Verwaltung. Mithilfe dieser stellen Sie sicher, dass die Abrechnungen wirklich korrekt sind. So reduzieren Sie Rückfragen und Beschwerden von Ihren Mietern. Das Programm automatisiert die Zuordnung und Berechnung der Nebenkosten basierend auf den vereinbarten Verteilungsschlüsseln, was die Genauigkeit der Abrechnungen garantiert. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass Sie keine Abrechnungsfristen verpassen und alle nötigen Unterlagen rechtzeitig zur Hand haben.

2.3. Mietinkasso und Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung und das Mietinkasso sind kritische Aspekte der Mietverwaltung. Sie erfordern viel Aufmerksamkeit und Präzision. Eine Mietverwaltungssoftware automatisiert diesen Prozess, indem sie Zahlungseingänge überwacht und verbucht, sodass Sie sofort benachrichtigt werden, wenn eine Miete ausbleibt. Theoretisch könnten Sie diese Überwachung auch direkt über Ihr Bankkonto handhaben, jedoch bietet die Software in diesem Bereich weitere Funktionen, die weit über das bloße Feststellen von Zahlungsausfällen hinausgehen. So können Sie automatische Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen versenden. Häufig führt dies bereits zu einer künftig verbesserten Zahlungsmoral der Mieter. Sollte ein Mieter die Zahlung jedoch weiterhin nicht leisten, können Sie dank der Software zügig und effizient intervenieren. Durch eine integrierte Mietinkasso-Funktion reduzieren Sie den administrativen Aufwand und sparen Kosten, die sonst bereits zu diesem Zeitpunkt für externe Dienstleistungen anfallen würden. 

2.4. Kommunikation mit Mietern

Kommunikation darf nie unterschätzt werden – auch nicht die zwischen Eigentümer und Mieter. Sie schafft Missverständnisse und Probleme aus der Welt und führt zu zufriedeneren Mietern, was wiederum weniger Fluktuation, weniger Stress und weniger Ärger bedeutet. Womöglich sind Sie aber schlecht erreichbar oder möchten schlichtweg nur im Falle eines akuten Notfalls, nicht aber regelmäßig telefonisch kontaktiert werden. Gerade für Personen, die mehrere Wohnungen vermieten, ist dies ein wichtiger Punkt. Eine gute Software umfasst daher auch Tools zur Kommunikation mit Ihren Mietern. Diese Funktionen reichen von einfachen E-Mail- und Nachrichtensystemen bis hin zu umfassenderen Portalen, in denen Mieter Anfragen stellen, Beschwerden einreichen oder Dokumente einsehen können.

Durch den Einsatz solcher Kommunikationsplattformen können Sie sichergehen, dass keine Anfrage unbeantwortet bleibt und jeder Vorgang dokumentiert wird. Dies erhöht nicht nur die Zufriedenheit Ihrer Mieter, indem es zeigt, dass Sie ihre Anliegen ernst nehmen, sondern schafft auch eine verlässliche Aufzeichnung aller Interaktionen. Sollten Unklarheiten oder rechtliche Fragen auftreten, können Sie so schnell und einfach die entsprechenden Informationen bereitstellen.

3. Vorteile von Mietverwaltungssoftware

Zu den wesentlichen Vorteilen einer Software für die Mietverwaltung zählen:

• Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse wie Mietinkasso, Zahlungsüberwachung und die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen, sowie das sichere Zusammenhalten aller Unterlagen, reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich.
  
  
• Kostensenkung: Durch die Minimierung manueller Tätigkeiten und den Einsatz von Software zur Effizienzsteigerung können Sie langfristig Kosten sparen, die sonst in Form Ihrer eigenen Zeit oder für externe Dienstleister anfallen würden.
  
  
• Fehlerminimierung: Automatische Berechnungen und vordefinierte Prozesse helfen, Fehler bei der Abrechnung und im Mietinkasso zu vermeiden, was rechtliche Komplikationen reduziert.
  
  
• Verbesserte Mieterkommunikation: Integrierte Kommunikationstools sorgen für einen stetigen und dokumentierten Austausch mit Ihren Mietern.
  
  
• Mobiler Zugriff: Apps und cloudbasierte Lösungen ermöglichen es Ihnen, von überall auf Ihre Daten zuzugreifen, was Ihnen Flexibilität in Ihrer Arbeitsweise bietet.
  
  
• Rechtssicherheit: Viele Softwarelösungen bieten rechtssichere Vorlagen und aktuelle Informationen zu gesetzlichen Änderungen und stellen sicher, dass Ihre Verträge und Abrechnungen stets den neuesten rechtlichen Anforderungen entsprechen.
  

4. Für wen ist Mietverwaltungssoftware geeignet?

Für jeden Vermieter, der nach Wegen sucht, seine Verwaltungsaufgaben zu vereinfachen, ist eine Mietverwaltungssoftware eine Überlegung wert. Besonders nützlich ist sie, wenn Sie den administrativen Aufwand reduzieren möchten, der mit der Verwaltung von Mieteinnahmen, Nebenkostenabrechnungen und Mieterkommunikation verbunden ist. Die Software erlaubt oft auch mehreren Nutzern den Zugriff, was ideal ist, wenn Sie sich die Verantwortung für die Wohnung(en) mit Partnern oder Familienmitgliedern teilen. Auch für Vermieter, die oft unterwegs sind und einen mobilen Zugriff auf ihre Verwaltungsdaten benötigen, erweist sich moderne Software als eine praktische Lösung. Dabei eignet sie sich sowohl für Eigentümer, die nur ein einzelnes Mietobjekt besitzen, als auch für solche, die eine Vielzahl von Immobilien betreuen und dabei Wert auf Effizienz und Rechtskonformität legen. Kurz gesagt, sie ist eine Investition, die sich durch mehr Übersichtlichkeit und erleichterte Verwaltungsprozesse schnell amortisiert.

Dennoch kann ein Verwaltungsprogramm den eigenen Aufwand zwar erheblich reduzieren, aber nie komplett ersetzen. Für private Vermieter, die unter ständigem Zeitdruck stehen, sich nicht für digitale Lösungen begeistern können oder denen die Freude an der Vermietung fehlt, dürfte die Beauftragung eines professionellen Mietverwalters die bessere Wahl sein. Indem man diese Tätigkeiten auslagert, entlastet man sich selbst – und kann dank der Vorteile des gewonnenen Freiraums und des reduzierten Stresslevels feststellen, dass die Kosten für einen externen Dienstleister im Vergleich zum Nutzen gut investiert sind.

5. Wichtige Auswahlkriterien für Mietverwaltungssoftware

Wenn Sie als Vermieter die Entscheidung treffen, für Ihre Mietverwaltung mit einer Software zu arbeiten, werden Sie schnell merken, dass die Auswahl groß ist. Es lohnt sich, die Funktionen genau zu vergleichen, denn es gibt nicht die eine Software, die für jeden optimal ist. Vielmehr hängt es davon ab, wie Ihre individuelle Situation aussieht: Besitzen Sie nur eine Eigentumswohnung oder vielleicht sogar mehrere Mehrfamilienhäuser? Vermieten Sie ausschließlich Wohnungen oder auch Gewerberäume? Worauf legen Sie besonderen Wert?

Viele Anbieter ermöglichen es Ihnen, ihre Software kostenlos zu testen. Wenn Sie sich unsicher sind, ist das eine hervorragende Möglichkeit, zwei oder drei Favoriten unverbindlich auszuprobieren und Vergleiche zu ziehen. Dabei gibt es einige grundlegende Dinge, die Sie in Ihre Entscheidung einbeziehen können:

• Benutzerfreundlichkeit: Achten Sie auf eine intuitive und klar strukturierte Oberfläche, die eine schnelle Einarbeitung und effiziente tägliche Nutzung ermöglicht. Das Tool sollte darauf ausgelegt sein, Ihren Arbeitsaufwand zu minimieren. Es wäre kontraproduktiv, wenn eine umständliche Einarbeitung notwendig wäre. Auch sollten Sie nach einer längeren Nichtbenutzung gewisser Funktionen problemlos wieder einsteigen können, ohne sich aufwändig zurückfinden zu müssen.
  
  
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Vergleichen Sie nicht nur die Kosten, sondern auch, was Sie dafür bekommen. Viele Anbieter setzen auf ein Abonnementmodell, das sich gut skalieren lässt, während manche auch die Möglichkeit einer Einmalzahlung anbieten. Überlegen Sie, was langfristig für Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget am sinnvollsten ist.
  
  
• Kundenservice: Stellen Sie sicher, dass Sie auf Hilfe zählen können, wenn Sie sie brauchen. Ein guter Kundenservice kann Gold wert sein, wenn mal etwas nicht wie geplant läuft. Ein Anbieter mit einem gut erreichbaren und zufriedenstellenden Kundensupport kann Ihnen viele Kopfschmerzen ersparen. Zögern Sie nicht, das Unternehmen anzurufen oder eine E-Mail zu schicken, um Ihre Fragen zu klären. Auf diese Weise können Sie selbst testen, wie schnell und kompetent auf Ihre Anfragen reagiert wird.
  
  
• Datensicherheit: Ihre Mieter- und Finanzinformationen müssen sicher verwaltet werden, da es sich hier um äußerst sensible Daten handelt. Wählen Sie Softwarelösungen mit starker Verschlüsselung und regelmäßigen Sicherheitsupdates. Software aus der EU oder dem EWR unterliegt zudem der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), was bei Tools aus Drittländern nicht garantiert ist.
  
  
• Kompatibilität: Ihre neue Software sollte sich nahtlos in Ihr bestehendes System (sofern vorhanden) einfügen lassen, sei es Ihre Buchhaltungssoftware oder andere Tools, die Sie bereits nutzen. Eine gute Integration schont Ihre Zeit und vermeidet Doppelarbeit.
  
  
• Extrafunktionen: Neben den Standardfunktionen bieten manche Mietverwaltunsprogramme auch spezielle Werkzeuge, die anderen Angeboten fehlen könnten. Ein solches Feature ist zum Beispiel ein integriertes Steuertool, mit dem Sie quasi auf Knopfdruck einen Bericht für die Finanzbehörde erstellen können. Dies ist hilfreich für die Steuererklärung, aber auch um zwischendurch den Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Ein weiteres Beispiel für nützliche Extrafunktionen ist die Integration mit Immobilienportalen wie Immobilienscout24, was für Vermieter mit häufigem Mieterwechsel, wie etwa bei Studentenwohnungen, von Vorteil ist. Diese Funktion ermöglicht es, Objektdaten nahtlos zu übertragen und spart die Mühe, diese jedes Mal erneut eingeben zu müssen. Überprüfen Sie die verfügbaren Zusatzfunktionen, um eine Software zu wählen, die Ihnen den größten Mehrwert liefert.
  

6. Fazit

Die Entscheidung pro Mietverwaltungssoftware kann eine spürbare Erleichterung im Alltag eines privaten Vermieters darstellen. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, die effiziente Kommunikation mit Mietern und die Vereinfachung finanzieller Prozesse reduziert diese Technologie den Verwaltungsaufwand.Investieren Sie in eine Lösung, die zu Ihren spezifischen Bedürfnissen passt, können Sie nicht nur Ihre Effizienz steigern, sondern auch Ihre Professionalität als Vermieter. Das führt oft zu zufriedeneren Mietern und kann langfristig dazu beitragen, Ihren Immobilienbestand sicher und profitabel zu verwalten.Zum Schluss sei gesagt, dass kein Tool den Menschen komplett ersetzen kann, insbesondere in einem so personenbezogenen Bereich wie der Verwaltung von Immobilien. Dennoch kann die passende Mietverwaltungssoftware als wertvolle Ergänzung zu Ihren Fähigkeiten dienen und Ihnen helfen, die Herausforderungen des Vermieterdaseins effektiver zu meistern.Während Mietverwaltungssoftware private Vermieter unterstützt, ist die professionelle WEG-Hausverwaltung eine weitere Ebene der Immobilienverwaltung, auf die wir spezialisiert sind. Da es hierbei um die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums geht, ist sie für alle Wohnungseigentümer von Belang, unabhängig davon, ob sie ihre Eigentumswohnung vermieten oder selbst bewohnen. Die WEG-Hausverwaltung umfasst zum Beispiel die Durchführung von Eigentümerversammlungen, die Umsetzung von Beschlüssen, sowie zahlreiche weitere verwalterische Tätigkeiten. Bei uns können Sie als Wohnungseigentümergemeinschaft wählen, ob Sie das umfassende Rund-um-Sorglos-Paket wünschen oder Unterstützung bei der Selbstverwaltung bevorzugen. Matera bietet kompetente Unterstützung in beiden Bereichen. Sie erhalten außerdem Zugang zu unserer Hausverwaltung Software und Experten als direkte Ansprechpartner. Wir übernehmen die Verwaltung von Mehrfamilienhäusern ab zwei bis hin zu 100 Parteien. Klicken Sie, um mehr über unsere Dienstleistung zu erfahren.