Allgemeine Aufgaben der Sondereigentumsverwaltung

Die Sondereigentumsverwaltung (SEV) übernimmt für den Eigentümer alle Aufgaben in den Bereichen der kaufmännischen, technischen und rechtlichen Betreuung der Eigentumswohnung. Welche konkreten Aufgaben von der Verwaltung übernommen werden, ist abhängig vom geschlossenen Verwaltervertrag sowie dem entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag mit dienstvertraglichen Elementen auf Basis von § 675 Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). 

Gut zu wissen:

Die Sondereigentumsverwaltung kann sich sowohl auf die Betreuung von Wohnungen von einzelnen Eigentümern beschränken, es können jedoch auch Wohnungen von verschiedenen Eigentümern von einem Verwalter betreut werden. Zudem kann die SEV von der gleichen Hausverwaltung übernommen werden, die auch die WEG-Verwaltung übernimmt. Das ist aber kein Muss. Der Vorteil ist jedoch, dass sowohl die Verwaltung des Sondereigentums als auch die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums aus einer Hand kommen und so besser koordiniert werden können. 

Ein wesentlicher Teil der Sondereigentumsverwaltung ist die kaufmännische Betreuung der Eigentumswohnung. Dies umfasst die Vermietung der Wohnung, was die Durchführung und Abwicklung des konkreten Mietverhältnisses bedeutet. Hierzu gehören die Auswahl der Mieter, die Einnahme der Kaution sowie die Erstellung des Mietvertrages und die Übergabe der Wohnung. Zu den von der Sondereigentumsverwaltung übernommenen Aufgaben und Leistungen in der kaufmännischen Betreuung zählt auch die Erstellung der Nebenkostenabrechnung für die Mieter. Diese basieren auf der von der WEG erstellten Betriebskostenabrechnung für das Sondereigentum.

Zur Verwaltung einer Eigentumswohnung gehört auch die technische Betreuung, welche die Instandhaltung des Sondereigentums inkludiert. Die Hausverwaltung übernimmt hier für den Eigentümer auch die Verkehrssicherungspflichten und prüft, ob die abgeschlossenen Versicherungen ausreichend sind. Innerhalb der Betreuung des Sondereigentums werden auch Schäden und notwendige Reparaturen durch die Verwaltung in Auftrag gegeben und Termine mit den betroffenen Mietern abgestimmt..

Ebenfalls Teil der Verwaltung des Sondereigentums ist die rechtliche Betreuung. Hierbei steht die Hausverwaltung den Eigentümern in Fragen rund um die Immobilien und deren Vermietung zur Seite und unterstützt die Eigentümer bei rechtlichen Problemen im Rahmen der Vermietung.

Instandhaltung und Reparaturen

Wenn der Eigentümer die Sondereigentumsverwaltung entsprechend ermächtigt, kann diese Aufträge für Instandhaltung und Reparaturen an Firmen vergeben und überwachen. Wichtig zu wissen ist, dass Schäden an Außenwänden, Dach und Treppenhaus als Schaden am Gemeinschaftseigentum gelten und daher nicht von der SEV für die Mieter bearbeitet werden. Dies ist insbesondere für Notfälle bei der technischen Betreuung sehr sinnvoll, da schnell Abhilfe geschaffen werden muss, um Folgeschäden zu vermeiden. Im Fall eines Schadens begutachtet der Verwalter den Schaden und meldet ihn anschließend an die WEG-Verwaltung oder die zuständige Versicherung. Insbesondere in Fällen, in denen der Schaden an die WEG-Verwaltung gemeldet werden muss, ist es hilfreich, wenn das Sondereigentum von demselben Anbieter betreut wird wie das Gemeinschaftseigentum. 

Abrechnung und Finanzmanagement

Die SEV übernimmt für den vermietenden Wohnungseigentümer die Führung von Konten. Dabei gilt für die Verwaltung, dass eigenes Vermögen und Eigentümervermögen strikt voneinander zu trennen sind. Hierzu richtet die Hausverwaltung in der Regel ein offenes Treuhandkonto ein. Dies kann dem Eigentümer im Falle einer Insolvenz der Verwaltung den Zugriff auf das verwaltete Geld erleichtern. Ob eine Drittwiderspruchsklage oder ein anderes Rechtsmittel dafür infrage kommt, hängt jedoch vom jeweiligen Einzelfall ab und muss individuell geprüft werden.

Zum Finanzmanagement gehört auch die Vereinnahmung von Mieteinnahmen und weiteren Zahlungen wie den Nebenkostennachzahlungen. In diesem Zusammenhang übernimmt der Verwalter auch die Abmahnung der Mieter:innen, wenn Zahlungen ausbleiben.

Im Rahmen ihrer Aufgaben übernimmt die Sondereigentumsverwaltung auch die Zahlung von Rechnungen und Forderungen. Diese Zahlungen erfolgen in der Regel über die erhaltenen Mieteinnahmen. Sollten diese nicht ausreichen informiert die Hausverwaltung den Eigentümer über die bestehende Kostenunterdeckung. In Abhängigkeit des Verwaltervertrages obliegt es dem Verwalter, unberechtigte Forderungen für den Wohnungseigentümer abzuwehren. Über alle Zahlungsein- und -ausgänge ist eine entsprechende Buchhaltung zu führen. Dies umfasst auch, dass der Eigentümer durch die Verwaltung in regelmäßigen Abständen (monatlich / quartalsweise) eine Aufstellung über alle Zahlungsvorgänge, das Banksaldo, den Stand des Kostenkontos sowie den Zahlungsstands des Mieters erhält. 

Im Rahmen der technischen Betreuung übernimmt der Verwalter die Aufgabe, Angebote für Wartungs-. Reparatur- und Sanierungsarbeiten zur Wohnungsrenovierung einzuholen.

Für die Abgabe der Aufgaben für die Verwaltung des Sondereigentums an eine Hausverwaltung entstehen selbstverständlich Kosten. Wie hoch diese ausfallen, ist hauptsächlich vom vereinbarten Leistungsumfang abhängig. Aber auch der Zustand der Wohnung sowie die Entfernung der Verwaltung zum Gebäude wirken sich auf die Kosten pro Einheit aus. Wenn Sie Kosten einsparen wollen, kann es daher hilfreich sein, wenn Sie vorab die Entfernung zwischen dem Sitz der Verwaltung und Ihrer Wohnung bei Google Maps checken und sich für Anbieter entscheiden, welche nah an der Immobilie sitzen. 

Die Kosten für die Sondereigentumsverwaltung können steuerlich absetzbar sein. Sie können in der Steuererklärung als Werbekosten angegeben werden und können so die Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung reduzieren.

Kommunikation mit Mietern und Dienstleistern

Aufgabe der Sondereigentumsverwaltung ist es, als Ansprechpartner für Mieter und Dienstleister zur Verfügung zu stehen und in einem stetigen Kontakt mit ihnen zu bleiben. Dies bedeutet unter anderem, dass die Verwaltung den gesamten Schriftwechsel mit den Mietern übernimmt, sie also beispielsweise Mieterhöhungen oder Handwerkertermine ankündigt. Ebenfalls können die Verwaltungen natürlich auch Abmahnungen bei ausbleibenden Zahlungen verschicken. Bei den Dienstleistern übernimmt sie Vertragsanpassungen sowie Nachfragen zu Verträgen. 

Rechtliche und vertragliche Aufgaben

Wie bereits erwähnt, fallen auch Aufgaben der Sonderverwaltung im Bereich der rechtlichen Verwaltung an. Hierzu gehören die bereits genannte Durchsetzung von Mieterhöhungen als auch das Schreiben von Abmahnungen. In Abhängigkeit von der Expertise der Hausverwaltung besteht jedoch auch die Möglichkeit einer rechtlichen Vertretung des Eigentümers. Hierfür muss er die SEV jedoch gesondert ermächtigen. Die rechtliche Betreuung basiert auf Elementen des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Hierzu gehört zum Beispiel § 535 BGB, welche den Abschluss sowie die Kündigung von Mietverträgen sowie die Instandhaltung und Instandsetzung regelt. Für die Sondereigentumsverwaltung gilt zudem ebenfalls die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). So ist ihr die Nutzung personenbezogener Daten nur dann gestattet, wenn eine rechtliche Grundlage wie der Abschluss eines Mietvertrages vorhanden ist. Außerdem muss sie die Mieter über den Umgang mit Nutzerdaten informieren.

Fazit

Die Aufgaben der Sondereigentumsverwaltung lassen sich in drei Bereiche aufteilen: kaufmännische, technische und rechtliche Betreuung. Damit nimmt die Hausverwaltung dem Eigentümer eine Vielzahl von Aufgaben und Verantwortung ab. Wer sich für eine Sondereigentumsverwaltung entscheidet, kann dies gemeinsam mit anderen Eigentümern der WEG machen, welche ihre Wohnung ebenfalls vermieten. Auch besteht in einigen Fällen die Möglichkeit, dass derselbe Anbieter die WEG-Verwaltung und die Sondereigentumsverwaltung übernimmt. Dies kann Abstimmungsprozesse vereinfachen und das Ergebnis der Verwaltung verbessern. 

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