Rücktritt im Verwaltungsbeirat: Was gibt es zu beachten (in einer WEG)?

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Der WEG-Beirat nimmt als freiwilliges, drittes Verwaltungsorgan eine wichtige Rolle innerhalb einer Eigentümergemeinschaft ein. Doch können Beiratsmitglieder vor Ende ihrer Amtszeit zurücktreten und wenn ja, was sollten die Eigentümer hierüber wissen?

1. Wann kann ein Mitglied des WEG-Beirats zurücktreten?

Der Verwaltungsbeirat in einer WEG ist das Bindeglied zwischen den Wohnungseigentümern und dem internen oder externen Verwalter und dient als dessen Hilfs- und Kontrollinstanz.

Es ist naheliegend, dass die Tätigkeit als Beiratsmitglied nicht nur mit einer gewissen Verantwortung verbunden ist, sondern auch zeit- und arbeitsintensiv sein kann. 

Dies hängt neben anderen Faktoren auch mit der Größe der Eigentümergemeinschaft und den individuellen Herausforderungen zusammen. 

Die Intensität der Arbeit und der Umfang der benötigten, zeitlichen Ressourcen können von der anfänglichen Erwartungshaltung der Beiratsmitglieder stark abweichen; auch kann es zu Uneinigkeit der Beiräte untereinander und/oder mit den Miteigentümern kommen.

Daher ist es nicht lebensfremd, wenn ein oder mehrere Mitglieder des WEG-Beirats sich entschieden, von ihrer Tätigkeit Abstand zu nehmen und das Amt niederzulegen.

In der Regel endet das Amt des WEG-Beirats eigentlich mit: 

  • Ablauf der Amtszeit oder 
  • wenn das Mitglied kein Eigentümer der WEG mehr ist (etwa durch den Verkauf des Eigentums, also beispielsweise der eigenen Wohneinheit). 

Eine andere Möglichkeit ist die Abberufung des Verwaltungsbeirats durch die Eigentümergemeinschaft. 

Aber auch ein Rücktritt der WEG-Beiratsmitglieder ist möglich, grundsätzlich sogar zu jeder Zeit. 

Und wo ein Grundsatz ist, sind die Ausnahmen nicht weit: 

Der WEG-Beirat darf nicht zur sog. Unzeit zurücktreten, hierzu weiter unten mehr. 

Grundsätzlich wird der Verwaltungsbeirat unentgeltlich tätig. Tritt der Fall ein, dass ein Beiratsmitglied für seine Arbeit dennoch ein regelmäßiges Entgelt erhält und nur befristet tätig wird, so kann er nur dann vom Beiratsamt zurückzutreten, wenn dem Rücktritt ein wichtiger Grund zugrunde liegt. 

2. Welche Formalitäten müssen beim Rücktritt beachtet werden?

Rechtlich wird der Rücktritt des WEG-Beirats als Kündigung der einzelnen Mitglieder verstanden und entsprechend behandelt. 

Die Kündigung muss der Eigentümergemeinschaft bzw. dem internen oder externen vertretungsberechtigten Verwalter zugehen - nur dann ist sie wirksam. 

Es bestehen keine Vorschriften hinsichtlich der nötigen Form, weshalb die Kündigung in der Theorie auch mündlich erfolgen kann. Dennoch sollte diese den Empfängern in jedem Fall schriftlich zugehen, allein schon aus Gründen der Beweisbarkeit. 

Eine Begründung für den Rücktritt ist bei unentgeltlich tätigen Beiratsmitgliedern nicht erforderlich.

Tritt ein Beiratsmitglied zurück, so muss er im Übrigen alle mit seiner Beiratstätigkeit in Zusammenhang stehenden Unterlagen an verbleibenden Verwaltungsbeiräte herausgeben

Hinweis: Möchte der WEG-Beirat als Ganzes zurücktreten und sein Amt niederlegen, so muss dennoch jedes einzelne Mitglied eine eigene Kündigung verfassen.


3. Welche Folgen ergeben sich für die WEG? 

Vor der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (kurz: WEG-Gesetz) war es Pflicht, den WEG-Beirat mit exakt drei Mitgliedern zu besetzen. Mehr oder weniger Beiräte entsprachen nach damaliger Gesetzeslage nicht dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung. Daher musste die WEG, wenn ein Beiratsmitglied zurücktrat und die WEG-Beirat daher nur noch aus zwei Mitgliedern bestand, den dritten Posten schnellstmöglich nachbesetzen. 

Seit dem 01.12.2020 und im Zuge der Modernisierung des WEG-Gesetzes ist die Anzahl der Beiratsmitglieder gesetzlich nicht mehr vorgegeben und ein oder mehrere fehlende Verwaltungsbeiratsämter müssen nicht zwangsläufig mit neuen Beiräten besetzt werden: 

Der WEG-Beirat kann aus einem, zwei oder etwa fünf Mitgliedern bestehen, für die ordnungsgemäße Verwaltung ist dies zunächst zweitrangig. 

Sind alle Mitglieder des Verwaltungsbeirats zurückgetreten und finden sich keine anderen Eigentümer, die als WEG-Beirat tätig werden wollen, so hat die Eigentümergemeinschaft grundsätzlich keinen Anspruch darauf, einen neuen Beirat zu bestellen. Denn: Das Bestehen eines Verwaltungsbeirats ist nicht gesetzlich verpflichtend, sondern freiwillig. 

Allerdings findet sich eine mögliche Ausnahme in der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung: In diesen wichtigen Dokumenten kann bestimmt sein, dass die WEG einen Verwaltungsbeirat bestellen muss. 

Hieraus ergibt sich dann auch ein Anspruch einzelner Eigentümer auf das Bestehen und die Bestellung des Beirats. Verlangen ein oder mehrere Eigentümer die Realisierung des Anspruchs und bleibt das Gesuch erfolglos, kann die Bestellung eines WEG-Beirats notfalls gerichtlich durchgesetzt werden. 

4. Was ist ein Rücktritt zur Unzeit? 

Mit einem Rücktritt zur Unzeit meint man die zeitliche Periode, in der der Beirat mit vielen Aufgaben befasst ist und der Ausfall von einem oder mehreren Beiräten die Funktionsfähigkeit der Eigentümergemeinschaft gefährden würde. 

Anders gesagt: Eine Unzeit ist dann gegeben, wenn die Vertretung der Interessen der Eigentümer durch den Rücktritt nicht mehr gewährleistet werden kann. 

Ein paar Beispiele aus der Praxis:

Beschließen alle Mitglieder des Verwaltungsbeirats, nehmen wir an, dieser Besteht aus drei Mitgliedern, von ihrem Amt zurücktreten zu wollen und haben zwei Beiräte dies bereits in die Tat umgesetzt, so steht dem dritten und damit letzten Beiratsmitglied erst dann die Niederlegung seiner Tätigkeit zu, wenn die aktuell anstehenden, wichtigen Aufgaben, wie etwa das Gegenprüfen des Jahresabschlusses, von ihm erledigt wurden. 

Gleiches gilt, wenn ein Beiratsmitglied zurücktreten will, während alle übrigen Beiräte im Urlaub oder anderweitig längerfristig verhindert sind. 

Ein weiterer Fall: In einer Wohnungseigentümergemeinschaft hat sich vor Kurzem ein Schaden ereignet, durch den sich die Eigentümer veranlasst sehen, eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen. 

Hierzu müssen mindestens zwei Drittel der Eigentümer die Durchführung einer solchen Versammlung vom Verwalter verlangen - was in unserem Beispiel formal richtig geschehen ist. 

Dennoch weigert sich der Verwalter, die Eigentümerversammlung einzuberufen - aus welcher Motivation heraus, spielt hier zunächst keine Rolle. 

Nun wendet sich die WEG an den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, damit er die außerordentliche Eigentümerversammlung einberuft. Nehmen wir an, der WEG-Beirat besteht aus drei Mitgliedern und zwei von ihnen sind gesundheitlich oder persönlich verhindert, es bleibt also dem Vorsitzenden überlassen, die Versammlung einzuberufen. 

Dieser möchte jedoch sofort sein Amt niederlegen und von der Tätigkeit des WEG-Beirats zurücktreten. 

Dieses Szenario beschreibt ebenfalls einen typischen Fall der Unzeit: Vorliegend handelt es sich um eine dringende, “akute” Angelegenheit, deren Aufschub der WEG nicht zugemutet werden kann. 

Tritt der Beirat dennoch mit sofortiger Wirkung zurück, so kann er sich schlimmstenfalls schadensersatzpflichtig machen.

Ratsam wäre es daher, die außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen und durchzuführen, um danach - wenn sich die Lage beruhigt hat und/oder die anderen Beiratsmitglieder wieder zur Verfügung stehen - zurückzutreten. 

5. BONUS: Gratis-Vorlage für Rücktritt als WEG-Beirat

Der WEG-Beirat trägt für viele wichtige Aufgaben Verantwortung und wird nicht nur unentgeltlich, sondern regelmäßig auch neben dem eigentlichen Beruf tätig. 

Entscheidet sich ein Beiratsmitglied daher sein Amt niederzulegen, sollte er die erforderlichen Formalitäten aber insbesondere den Zeitpunkt, zu dem er zurücktreten will, berücksichtigen, um die reibungslose Funktionsfähigkeit der WEG nicht zu behindern und sich selbst keinen Ansprüchen der Eigentümer auszusetzen.  

Um als Verwaltungsbeirat auf der sicheren Seite zu sein, wenn es um eine Kündigung bzw. den Rücktritt geht, kann sich an dem folgenden Muster orientiert werden:

“Kündigung meiner Position im Verwaltungsbeirat"

Sehr geehrter/ geehrte (Name des Verwalters),

sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündige ich meine Position im Verwaltungsbeirat der Wohnungseigentümergemeinschaft (Name und Anschrift der WEG/ der Hausverwaltung) ordnungsgemäß zum (Datum).

Ich bitte, mir eine schriftliche Bestätigung meiner Kündigung mit Angabe des Datums der Beendigung zukommen zu lassen.

Mit freundlichen Grüßen,

(Ihr Name und Ihre Unterschrift)"

Disclaimer: Bitte beachten Sie, dass wir für dieses Muster keine Gewähr auf Vollständigkeit und Richtigkeit geben. 

Wir hoffen, Ihnen mit unserem Beitrag einen guten Überblick zum Rücktritt des Verwaltungsbeirats geben zu können und wollen an dieser Stelle Matera nicht unerwähnt lassen. Matera ist die neue, moderne Art der WEG Verwaltung und unterstützt selbstverwaltete WEGs so effizient und transparent wie noch nie.

Ein Team aus hochspezialisierten WEG-Experten steht den Eigentümern und natürlich auch dem Verwaltungsbeirat bei bautechnischen und juristischen Fragen aller Art jederzeit zur Seite und berät Sie auch bei Themen wie dem Rücktritt als Beiratsmitglied. 

Durch die innovative und intuitive Plattform haben alle Eigentümer jederzeit einen Einblick auf die wichtigsten Dokumente sowie das Konto der WEG.

Gut zu wissen: Matera schätzt die Arbeit der Verwaltungsbeiräte und inkludiert daher eine Vermögenshaftpflichtversicherung für alle Mitglieder des WEG-Beirats in seinem Angebot! Haben Sie noch Fragen oder wurde Ihr Interesse bereits geweckt?

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