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In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Mietverwaltung ist und welche Aufgaben Sie als Eigentümer an sie abgeben können. Außerdem erhalten Sie einen Überblick zu den Vor- und Nachteilen, die Mietverwaltungen haben und mit welchen Ausgaben Sie rechnen müssen.
Was ist eine Mietverwaltung?
Professionelle Mietverwaltungen vertreten Eigentümer einer Immobilie gegenüber ihren Mietern. Dabei kann es sich sowohl um eine Wohn- als auch um eine Gewerbeimmobilie handeln. Zudem übernimmt die Mietverwaltung auch die Beauftragung und Kontrolle von Handwerkern und anderen Dienstleistern.
Aufgaben der Mietverwaltung
Die Hauptaufgabe des Mietverwalters ist die Vertretung des Eigentümers gegenüber den Mietern. Zu dieser Vertretung gehören eine Vielzahl verschiedener Aufgaben, die oft in die Oberbereiche der kaufmännische und der technischen Betreuung unterteilt werden.
Kaufmännische Betreuung
Die kaufmännische Betreuung eines Mietobjekts ist die Basis der Mietverwaltung. Sie umfasst vor allem die Übernahme der Buchhaltung für den Eigentümer. Hierzu gehört auch das Erstellen der jährlichen Betriebskostenabrechnung. Aus ihr ergibt sich, ob die Nebenkostenvorauszahlungen passend, zu hoch oder zu niedrig waren. Der Mietverwalter erstellt auf Basis der Betriebskostenabrechnung jährlich eine Nebenkostenabrechnung für jeden Mieter. Sollte sich aus der Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung ergeben und kommen die betroffenen Mieter dieser nicht nach, obliegt es dem Verwalter Sorge dafür zu tragen, dass die Kosten durch den Mieter gezahlt werden.
Eine weitere Aufgabe in der kaufmännischen Betreuung ist die Kommunikation und Weitergabe von Mieterhöhungsverlangen. Diese können sich aus vertraglich vereinbarten Staffelmieten oder durch vorgenommene Modernisierungen, bzw. Instandhaltungsmaßnahmen ergeben.
Bei diesen beiden Aufgaben handelt es sich um die grundlegende Leistung, welche durch jede Mietverwaltung angeboten wird.
Neben diesen Grundleistungen bieten viele Mietverwaltungen auch weitere Leistungen im kaufmännischen Bereich an. Dazu gehören:
Rechnungsbearbeitung
Der Mietverwalter kümmert sich darum, dass eingehende Rechnungen in Bezug auf das verwaltete Objekt bezahlt werden. Hierzu gehören beispielsweise Rechnungen von Behörden für die Müllentsorgung, Entwässerung etc. sowie Rechnungen von Handwerkern oder anderen Dienstleistern.
Ein- und Auszahlung der Mietkaution
Bei Übernahme dieser Aufgabe kümmert sich die Mietverwaltung darum, dass die gezahlte Mietkaution korrekt verbucht und bei Auszug an die Mieter zurückgezahlt wird.
Erstellung von Mietverträgen
Mietverwaltungen erstellen für die Vermietung der Wohn- oder Gewerbeeinheit einen entsprechenden Vertrag. Bei rechtlichen Fragen lassen sie sich von einem Rechtsanwalt unterstützen.
Abnahme und Übergabe von Mietwohnungen
Anstelle des Eigentümers kümmert sich der Verwalter darum, dass das Mietobjekt bei Einzug geeignet übergeben wird und macht beim Auszug eine entsprechende Abnahme.
Prüfung von Versicherungen
Die Mietverwaltung prüft, ob die bestehenden Versicherungen über eine geeignete Deckungssumme verfügen.
Abwicklung von Sanierungs- und Modernisierungsarbeiten
Die Mietverwaltung kümmert sich auch um die Planung von anstehenden Sanierungs- und Modernisierungsarbeiten. Bei Mietwohnungen in Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) beschränkt sich der Bereich dabei auf die Wohnungen. Bei Einzelimmobilien ist davon das gesamte Haus umfasst. Dazu gehört auch, dass die Verwaltung regelmäßige Kontrollgänge macht, um Schäden festzustellen. Einheiten, die gemietet sind, sind davon ausgenommen, hier liegt das Hausrecht beim Mieter.
Kommunikation mit den Mietern
In Vertretung für den Eigentümer ist der Mietverwalter der primäre Ansprechpartner für die Mieter. Davon umfasst ist sowohl die Aufnahme von Mängeln in der Wohnung als auch die Entgegennahme von Kündigungen.
Zusätzlich gibt es folgende Leistungen, die in der kaufmännischen Beratung angeboten werden:
- Bonitätsprüfung von Mietinteressenten
- Erstellung von regelmäßigen Reportings
- Beauftragung von Handwerkern und anderen Dienstleistern zur Durchführung von Sanierungs- und Modernisierungsarbeiten
Technische Betreuung
Die technische Betreuung umfasst vor allem die notwendigen Instandhaltungsarbeiten sowie die Durchführung von anfallenden Wartungen. Da es sich bei Mietverwaltungen nicht um einen technischen Service handelt, werden diese Aufgaben in der Regel an externe Firmen vergeben. Handelt es sich um ein größeres Objekt, wird zur Kostenreduktion oftmals ein Hausmeister angestellt, welcher einfache Reparaturarbeiten übernehmen kann. Hierzu gehört beispielsweise der Austausch eines durchgerissenen Rolladenbandes oder der Austausch eines defekten Thermostats.
Möchte der Vermieter eine technische Betreuung, dann kümmert sich der Mietverwalter auch darum, die Durchführung der beauftragten Arbeiten zu kontrollieren und nach Beendigung abzunehmen. Wichtig zu wissen ist, dass die finale Beauftragung der Dienstleister sowie der konkrete Umfang der Arbeiten allein beim Eigentümer liegt. Der Verwalter erstellt lediglich eine Übersicht zu den vorliegenden Angeboten und den empfohlenen Arbeitsumfang.
Die konkreten Aufgaben einer Mietverwaltung werden individuell als Vertrag zwischen den beiden Parteien festgelegt. Welche Tätigkeiten von der Mietverwaltung übernommen werden sollen, bestimmt der Eigentümer. Eine Ausnahme besteht, wenn sich die verwalteten Wohn- oder Gewerbeeinheiten in einer WEG befinden. Unter Umständen fallen bestimmte Aufgaben weg, weil sie von der Hausverwaltung übernommen werden. Hierzu zählen die Sicherstellung von Sanierungsarbeiten im Gemeinschaftseigentum oder auch die Kontrolle von beauftragten Dienstleistern außerhalb des Sondereigentums.
Vor- & Nachteile von Mietverwaltung im Überblick
Die Beauftragung einer Mietverwaltung bringt verschiedene Vor- und Nachteile mit sich. In der nachfolgenden Tabelle erhalten Sie einen kompakten Überblick:
Was ist der Unterschied zwischen Miet- und Hausverwaltung?
Es ist wichtig zu wissen, dass zwischen einer Mietverwaltung und einer Hausverwaltung ein Unterschied besteht! Die Mietverwaltung ist dafür da, den Eigentümer in seinen Aufgaben als Vermieter zu entlasten. Die Hausverwaltung hingegen betreut Wohnungseigentümergemeinschaften. Einer der wichtigsten Unterschiede ist daher, dass die Einsetzung eines Mietverwalters freiwillig ist, während die Beauftragung eines Hausverwalters verpflichtend sein kann, sobald auch nur ein Miteigentümer dies fordert. Ebenfalls nicht zu verwechseln ist die Mietverwaltung mit einem Immobilienverwalter.
Die Mietverwaltung kümmert sich im Auftrag des Eigentümers darum, Mieter zu finden, die Mieteinheiten zu verwalten und die Mieter bei Problemen zu unterstützen. Dies hilft dem Vermieter dabei, eine effizientere Verwaltung zu ermöglichen. Hiervon umfasst ist auch die Kontrolle, dass sich die Bewohner an die im Mietvertrag vereinbarten Punkte halten, sodass kein Schaden am Eigentum des Vermieters entsteht. Befindet sich die verwaltete Immobilie im Besitz eines einzelnen Eigentümers, so betreut die Mietverwaltung auch das gesamte Gebäude sowie die dazugehörigen Außenflächen. Dies umfasst beispielsweise die Beauftragung von Reinigungspersonal für den Flur oder auch Gärtnern für die Außenflächen.
Die Hausverwaltung hingegen ist dafür da, im Auftrag der Eigentümergemeinschaft das Gebäude sowie die Außenflächen zu verwalten und sich um die finanziellen Belange der WEG zu kümmern. Sie stellt sicher, dass die in der Eigentümerversammlung getroffenen Beschlüsse entsprechend umgesetzt werden und übernimmt die Beauftragung von Instandsetzungsarbeiten am Gemeinschaftseigentum. Eine Hausverwaltung ist ausschließlich für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer WEG da.
Mietverwaltungen und Hausverwaltungen schließen sich nicht gegenseitig aus! Auch in einer Wohnungseigentümergemeinschaft kann sich ein Wohnungseigentümer dafür entscheiden sein vermietetes Sondereigentum durch eine Mietverwaltung verwalten zu lassen. Der einzige Unterschied zur Verwaltung einer Einzelimmobilie liegt dann darin, dass die Mietverwaltung sich auf die Eigentumswohnung beschränkt, da das Gemeinschaftseigentum durch die Hausverwaltung betreutt wird.
Was kostet eine Mietverwaltung?
Die Beauftragung einer Mietverwaltung ist nicht kostenlos. Wie teuer sie ist, ist abhängig vom Einzelfall. Grundsätzlich gilt die Faustregel: Umso mehr Wohneinheiten zu verwalten sind, desto geringer fallen die Kosten pro Einheit aus. Ein Eigentümer mit vielen verwalteten Wohn- oder Gewerbeeinheiten spart daher bares Geld! Wie hoch die Kosten für die Mietverwaltung liegen, wird durch verschiedene Faktoren bestimmt. Dazu zählen:
- Der Zustand der Immobilie
- Die Anzahl der Wohneinheiten im Gebäude
- Die Lage der Immobilie
- Die Größe der Immobilie
- Die Ausstattung der Immobilie
- Leistungsumfang der Verwaltung
- Technische Ausstattung der Immobilie
Laut Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) sind die Preise in Städten mit mehr als 300.000 Einwohnern wie Berlin, Frankfurt am Main, Hamburg, Köln, München und Stuttgart am höchsten. Am günstigsten kommen Immobilieneigentümer in ländlichen Bereichen weg. Pro Wohneinheit sollten Eigentümer mit einem Preis von 15 bis 30 Euro netto für die Beauftragung und Durchführung einer Mietverwaltung pro Monat rechnen. Dazu kommen noch zusätzliche Kosten, wenn die Immobilie über Garagen oder Stellplätze verfügt. Hier sollte mit 3 bis 5 Euro pro Parkplatz gerechnet werden. Bei den angegebenen Preisen handelt es sich allerdings lediglich um Richtwerte! Mietverwaltungen unterliegen keiner Gebührenordnung und legen ihre Preise daher selbst fest. Einige Anbieter verzichten auch auf die Nutzung von Preisen pro Wohneinheiten, sondern nehmen einen prozentualen Anteil der Kaltmiete als Preis. Dieser liegt dann oft bei 5 bis 6 Prozent der Kaltmiete der jeweiligen Wohneinheit. In einigen Fällen umfasst die prozentuale Zahlung die Jahresbruttomiete, also die Kaltmiete plus die Nebenkostenvorauszahlung.
Der Vorteil einer prozentualen Vergütung ist, dass die Mietverwaltung ein hohes Eigeninteresse an der durchgängigen Vermietung hat. Darüber hinaus sind die Kosten für den Eigentümer deutlich leichter zu berechnen. Dies ist insbesondere für Immobilieneigentümer, welche ihre Immobilien als Anlagestrategie nutzen, vorteilhaft.
Aufgrund der individuellen Preisgestaltung empfiehlt es sich daher, vor der Beauftragung zunächst eine Marktrecherche durchzuführen. Dadurch erhält der Eigentümer einen guten Überblick über den Markt und kann sich letztlich für das Angebot mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis entscheiden.
Wer kann die Mietverwaltung übernehmen?
Anders als für Hausverwaltungen besteht für Mietverwaltungen kein Zwang, dass die Mitarbeiter entsprechend zertifiziert sein müssen! Die Mietverwaltung kann von jeder Person übernommen werden. Daher ist es besonders wichtig, bei der Beauftragung einer Mietverwaltung darauf zu achten, dass die Mitarbeiter der Firma eine geeignete Qualifizierung haben. Ein guter Indikator ist, dass die Mitarbeitenden über eine Ausbildung innerhalb der Immobilienbranche verfügen.
Fazit
Anders als eine WEG-Verwaltung ist eine Mietverwaltung für Eigentümer nicht verpflichtend! Trotzdem kann sie Eigentümern eine Menge Arbeit und Zeit in den Belangen ihres vermieteten Eigentums abnehmen. Insbesondere für Eigentümer, bei denen die Vermietung eine Anlagestrategie ist, macht die Mietverwaltung die Vermietung deutlich einfacher. Dies ist besonders für Vermieter interessant, welche eine Vielzahl von Mietobjekten besitzen. Mietverwaltungen übernehmen sowohl die kaufmännische als auch die technische Betreuung der Wohneinheiten bzw. der Immobilien. In Fällen, in denen sich die Wohnungen in einer WEG befinden, braucht es eine klare Trennung zwischen den Aufgaben des Mietverwalters und der Hausverwaltung. Diese ergibt sich allerdings schon daraus, was Sonder- und was Gemeinschaftseigentum ist. Der Preis für eine Mietverwaltung ist abhängig von verschiedenen Faktoren. Allerdings sollten Eigentümer insbesondere bei besonders günstigen Angeboten darauf achten, welche Leistungen im Angebot enthalten sind.
Ob sich eine Mietverwaltung lohnt, ist stets abhängig vom Einzelfall. Grundsätzlich stellen Mietverwaltungen eine Entlastung für den Eigentümer dar, allerdings schmälern die entstehenden Kosten den Gewinn des Vermieters.
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