1. Welche Aufgaben übernimmt ein Hausmeister in einer WEG?
Die Aufgabe des Hausmeisters liegt in der Bewirtschaftung und dem Werterhalt der Immobilie. Seine Leistungen reichen von praktischen Dienstleistungen bis zu Tätigkeiten, die eher der Verwaltung zugeordnet werden können.
Diese Definition ist zugegebenermaßen nicht sehr konkret und kann viele Aufgaben beinhalten. Daher hier ein - nicht abschließender - Leistungskatalog eines Hausmeisters in einer Eigentümergemeinschaft:
Diese Auflistung kann, aber muss nicht den Leistungen und Aufgabenbereichen jedes Hausmeisters innerhalb einer WEG entsprechen. Einerseits können externe Dienstleister mit verschiedenen Aufgaben, wie der Pflege der begrünten Außenanlage, beauftragt werden und andererseits kann die Verwaltung oder der jeweilige Eigentümer manche Tätigkeiten selbst übernehmen.
Das Leistungsspektrum wird vertraglich zwischen der Eigentümergemeinschaft und dem Hausmeister individuell vereinbart. Bestimmte Tätigkeiten können ausgeschlossen und eher “untypische” Aufgaben hinzugefügt werden.
Es kommt immer wieder vor, dass Mieter den Hausmeister bitten, ihnen bei Reparaturarbeiten in der Wohnung “auszuhelfen”.
Hier ist es wichtig, dass der Hausmeister die Beauftragung für Tätigkeiten, die außerhalb seines - im Vertrag geregelten - Bereichs liegen, verweigert.
Nur in Ausnahmefällen kann mit dem Verwalter vereinbart werden, dass der Hausmeister doch für einen Mieter in dessen Privathaushalt tätig wird. Letzterer muss den Auftrag dann aber auch bezahlen.
2. Wer kann die Hausmeistertätigkeiten in einer WEG erledigen?
Hausmeister sind entweder selbständige Fachunternehmen oder können als angestellte Mitarbeiter einer Eigentümergemeinschaft tätig werden.
In jedem Fall sollte ein schriftlicher Anstellungsvertrag zwischen Hausmeister und WEG geschlossen werden, in welchem auch alle zu erbringenden Leistungen vereinbart werden.
Der Hausmeister-Job ist nicht geschützt. Daher kann sich in der Theorie jeder mit einem Hausmeisterservice selbstständig machen. In der Regel verfügen Hausmeister über sehr gute handwerkliche Fähigkeiten und haben bereits in ähnlichen Branchen gearbeitet oder eine verwandte Ausbildung bzw. Studium absolviert.
Aber: Nicht jeder darf Hausmeistertätigkeiten in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ausführen. So entschied das Amtsgericht Köln (Urt. v. 09.01.2018, Az. 204 C 87/17), dass der Beschluss, durch welchen ein Rechtsanwalt und Mieter zum Hausmeister bestellt wurde, dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung widerspricht. Begründet wurde dies insbesondere mit Blick auf die Frage nach der Haftung, welche bei der Beschlussfassung nicht ausreichend berücksichtigt wurde. Dies gilt übrigens nicht nur für Rechtsanwälte, sondern für alle Privatpersonen, die eben keine ausgebildeten Fachkräfte sind.
Werfen wir einen Blick in Deutschlands WEGs:
Eine Umfrage des Vereins Wohnen im Eigentum ergab, dass 57% der 83 Teilnehmer Dienstleister mit Hausmeistertätigkeiten beauftragt haben. 28% gaben an, einen Hausmeister fest anzustellen und nur 15% lassen die Hausmeisteraufgaben von einem Wohnungseigentümer, der im Haus wohnt, erledigen.
Auf die Frage, weshalb sich jeweils für diese Art der Beschäftigung entschieden wurde, gaben die Befragten folgendes an:
Für die Wahl der Beauftragung eines Hausmeisterservices sprachen einerseits die Kosten und andererseits die klare Aufgabenverteilung, welche wiederum für die nötige Transparenz sorgte.
Der Eigentümergemeinschaft entstehen im Krankheitsfall außerdem keine zusätzlichen Ausgaben in Form einer Entgeltfortzahlung (gleiches gilt, wenn sich der Dienstleister im Urlaub befindet). Ohne ein festes Arbeitsverhältnis ist der Verwaltungsaufwand (etwa beim Thema Sozialversicherung) für die Wohnungseigentümergemeinschaft nur sehr gering.
Entscheiden sich Wohnungseigentümer dafür, einen Hausmeister anzustellen und diesen als Arbeitnehmer zu behandeln, kommen der Eigentümergemeinschaft mehr Pflichten zu als bei einem Dienstverhältnis.
Hier kann die “Tradition” der Grund für die Wahl des Arbeitsverhältnisses sein, vor allem wenn es eine Hausmeisterwohnung im Haus gibt. Der Hausmeister ist dann schneller vor Ort und auch besser erreichbar als ein externer Dienstleister.
Eine andere, interessante Lösung: Ein befragter Eigentümer gab an, dass sich zwei Wohnungseigentümergemeinschaften einen Hausmeisterservice teilen und dies aufgrund der schnellen Erreichbarkeit und der kurzen Dienstwege gut klappt.
Die letzte Variante besteht darin, einen Miteigentümer mit bestimmten Hausmeistertätigkeiten zu betrauen. Unter den Befragten wählte nur die Minderheit diese Möglichkeit. Zunächst muss sich ein Wohnungseigentümer überhaupt bereit erklären, die Tätigkeit zu übernehmen. In manchen Fällen wird nach der Kündigung eines Hausmeisters auf die Schnelle kein Nachfolger gefunden, dann kann diese Lösung Sinn machen.
Zudem ist diese interne Besetzung oft kostengünstiger. Der Eigentümer - soweit er seine Eigentumswohnung in der Anlage selbst bewohnt oder in der Nähe lebt - ist schnell vor Ort und hat auch ein enormes Eigeninteresse an der sauberen Durchführung der Tätigkeiten. Ein weiterer Vorteil ist die gute Kommunikation und enge Zusammenarbeit mit dem Verwalter. Wichtig sei laut Aussage eines Befragten allerdings, dass die Chemie zwischen den Parteien stimme.
3. Ist ein Beschluss für die Anstellung eines Hausmeisters in einer WEG notwendig?
Wohnungseigentümergemeinschaften sind in der Regel auf die Unterstützung durch einen Hausmeister angewiesen - wie diese genau aussieht und welches Volumen die Leistungen umfassen, ist wiederum sehr individuell und kommt auf die Eigenarten der WEG an. Für die Anstellung eines Hausmeisters in der Wohnungseigentümergemeinschaft ist ein Beschluss notwendig.
Vor der Beschlussfassung über die Auftragserteilung sind grundsätzlich neben dem ersten Angebot auch Vergleichsangebote einzuholen. In der Regel werden hier mindestens drei Alternativen gesucht (vgl. Landgericht Frankfurt, Beschl. v. 19.04.2017). Fehlt es an Vergleichsangeboten, wird die letztliche Entscheidung auf einer unzureichenden Tatsachengrundlage getroffen. Dies führt dazu, dass der gefasste Beschluss ungültig ist.
Ein Alternativangebot für die Auftragsvergabe muss ausnahmsweise nicht eingeholt werden, wenn das Volumen des Auftrags gering ist oder sich aus anderen Umständen Anhaltspunkte für die Eigentümer ergeben, die nahelegen, dass sich das vorliegende Angebot im üblichen Rahmen bewegt. Dies entschied auch das Landgericht Frankfurt in seinem Urteil vom 17.05.2018. In dem Fall belief sich das Angebot des Hausmeisters auf 800 Euro im Jahr.
Von Vergleichsangeboten kann die Eigentümergemeinschaft auch absehen, wenn der jährliche Kostenaufwand 5% des Wirtschaftsplans nicht übersteigt und sich im Rahmen der Summe bewegt, die von den Wohnungseigentümern bereits für einen Hausmeister bezahlt wurde.
Was muss der Beschluss enthalten?
Gegenstand des Beschlusses müssen …
- die Vertragslaufzeit,
- die Vergütung und
- die wesentlichen Aufgabenbereiche des Hausmeisters sein.
4. Welche Probleme treten in der Zusammenarbeit mit Hausmeistern in WEGs auf?
Während der Hausmeister in vielen Wohnungseigentümergemeinschaften zum “Stamminventar” gehört und fester Bestandteil ist, gibt es bestimmte Problematiken, welche durch die Zusammenarbeit bestehen.
Auch diese Probleme kommen in der weiter oben bereits genannten Umfrage des Vereins Wohnen im Eigentum (Die Wohnungseigentümer e.V.) vor. Die Ergebnisse der Umfrage geben einen guten Einblick, wo es zu Reibungen kommen kann.
Die Eigentümer wurden gefragt, ob es zu Problemen im Zusammenhang mit den Hausmeistertätigkeiten gibt und über 50% der Befragten beantworteten die Frage mit ja.
Im Folgenden stellen wir die Probleme, mit denen WEGs konfrontiert werden, basierend auf den Erfahrungen und Aussagen der Befragten im Einzelnen vor.
Problem 1: Aufgaben werden nicht korrekt oder zufriedenstellend ausgeführt und/oder zu spät ausgeführt.
Ein Eigentümer berichtet, dass der Hausmeister trotz regelmäßiger Anwesenheit nicht genug Aufmerksamkeit walten lasse. Ein anderer gibt wiederum an, dass sich trotz eines genauen Leistungsverzeichnisses und Arbeitsberichten zu den Gartenarbeiten, die genaue Arbeit des Hausmeisters nicht konkret identifizieren ließe; es bleibt unklar, was letztendlich wirklich erledigt wurde. Dies führe dazu, dass die Eigentümer immer dabei sein und Anweisungen geben müssten. Grundsätzlich wird auch von anderen Eigentümern das Preis-Leistungs-Verhältnis als nicht ganz stimmig angesehen.
Problem 2: Mangelnde Transparenz der Aufgabenbereiche
Ein Wohnungseigentümer teilt seine Erfahrung und gibt an, dass der Ehemann einer Beiratsvorsitzenden der Hausmeister ist, aber über unzureichende technische Fähigkeiten verfügt. Zusätzlich werden eine Handvoll Dienstleister beauftragt, die sich um den Winterdienst, die Gartenarbeit, den Rauchmelderdienst oder den Hausmüll kümmern. Hierdurch entstehen zusätzliche Kosten. Die WEG hingegen tappt über die Tätigkeiten, die ausschließlich dem Hausmeister zufallen, im Dunkeln.
Dieser Umstand führt zu einem Folgeproblem: Eigentümergemeinschaften müssen zwangsläufig die Tätigkeiten (bzw. überhaupt das Tätigwerden) des Hausmeisters kontrollieren. Jedoch wird dies nicht in allen Wohnungseigentümergemeinschaften umgesetzt - die Kontrolle bleibt aus. Dies kann im schlimmsten Fall auch zu Haftungsproblemen führen, etwa wenn der Winterdienst unzureichend ausgeführt wird und ein Passant aufgrund von Glatteis stürzt und zu Schaden kommt.
Problem 3: Mangelnde Transparenz bei Kosten
Der Mangel an Transparenz bezieht sich auf die geleisteten Arbeiten oder einen fehlenden Nachweis über die Arbeitszeit.
Erstaunlich ist die Erfahrung eines Eigentümers: Er berichtet, dass die Hausverwaltung einen Vertrag mit dem Hausmeisterdienst geschlossen habe, die Eigentümer jedoch keinen Einblick in diesen erhielten. Erst auf mehrfache Nachfrage wurde dann die Einsichtnahme ermöglicht. Diese zeigte, dass das Leistungsverzeichnis zwar erstellt, aber nicht mit der Wohnungseigentümergemeinschaft abgestimmt wurde. Über die Hälfte der vereinbarten Dienstleistungen seien gar nicht erforderlich, der Pauschalpreis jedoch ziemlich hoch. Die WEG wurde tätig und wechselte den Hausmeister, der jetzt nur noch die Hälfte kostet.
Problem 4: Häufiger Wechsel des Hausmeisters
Auch die Tatsache, dass der Hausmeister - ob angestellt oder als Dienstleister beauftragt - häufig wechselt, ist für manche Wohnungseigentümer problematisch. An dieser Stelle sollten beide Seiten betrachtet werden: Manche Hausmeister empfinden die Vergütung ihrer Tätigkeit als nicht ausreichend; manche Eigentümer geben hingegen an, dass der es sich in der Arbeitsqualität zeige, dass es für diese Tätigkeit nur einen Gewerbeschein braucht und keine einschlägigen Qualifikationen. Die Arbeit sei häufig unzureichend. In beiden Aussagen liegen Gründe, die einen häufigen Wechsel des Hausmeisters erklären.
5. Wie kann ein Hausmeister in einer WEG gekündigt und gewechselt werden?
Der vorangegangene Abschnitt zeigt, dass nicht alle Eigentümergemeinschaften zufrieden mit ihrem Hausmeister sind und eine Kündigung bzw. Wechsel daher für manche Wohnungseigentümergemeinschaften die beste Lösung ist.
Möchte sich die Wohnungseigentümergemeinschaft vom Hausmeisterservice trennen, so muss sie den zugrunde liegenden Vertrag kündigen. Regelmäßig wird die Kündigung während einer Eigentümerversammlung beschlossen und die Hausverwaltung zur Durchführung dieser bevollmächtigt.
Aber Achtung: Ergeht die Kündigung durch den Hausverwalter, kann das gekündigte Hausmeisterunternehmen diese unverzüglich zurückweisen, wenn ihm keine Vollmacht beiliegt. Grund hierfür ist § 174 Satz 1 BGB: Dieser regelt das sogenannte einseitige Rechtsgeschäft eines Bevollmächtigten. Daher sollte der Kündigung stets eine schriftliche Vollmacht hinzugefügt werden.
Die Bevollmächtigung des Verwalters zur Kündigung sowie die Kündigung selbst können bereits im Wortlaut des Beschlusses kombiniert werden:
Der Verwalter wird bevollmächtigt, namens und im Auftrag der Eigentümergemeinschaft das Vertragsverhältnis mit (...) zu kündigen.”
Wenn die WEG einen neuen Dienstleister gefunden hat, trifft sie auf der nächsten Eigentümerversammlung einen Beschluss über den Vertragsschluss mit diesem. Ebenso wie bei der Kündigung kann der Verwalter auch hier nur mit vorheriger Beschlussfassung den neuen Hausmeistervertrag abschließen.
6. Was ist der unterschied zwischen Hausmeister und Hausverwalter?
Teilweise kommt es zwischen den Begriffen des Hausverwalters und Hausmeisters zu Verwechslungen. Beide spielen für Eigentümergemeinschaften eine wichtige Rolle, sind aber für verschiedene Aufgabenbereiche verantwortlich. Ein Hausverwalter übernimmt die Verwaltung einer WEG und vertritt sie als juristische Person. Ein Hausmeister kümmert sich um handwerkliche Tätigkeiten (Reinigung des Treppenhauses, Gartenarbeiten, Winterdienst, etc.). Der Hausverwalter kann, mit entsprechender Zustimmung der Eigentümer, den Hausmeister(-Service) anstellen oder beauftragen.
7. FAZIT: Hausmeister in einer WEG
In einer Wohnungseigentümergemeinschaft übernimmt der Hausmeister vielfältige Aufgaben, die von der Pflege und Wartung der Außenanlagen über technische Betreuung bis hin zur Unterstützung bei der Verwaltung reichen. Seine Zuständigkeiten können individuell vertraglich festgelegt werden, wobei er keine zulassungspflichtigen Handwerksarbeiten durchführen darf.
Eigentümergemeinschaften können entweder einen Hausmeisterservice als Dienstleister beauftragen, einen Hausmeister anstellen oder einen Miteigentümer festlegen. Jede Möglichkeit hat ihre Vor- und Nachteile, wobei Wohnungseigentümergemeinschaften vor allem das Preis-Leistungs-Verhältnis im Auge haben sollten.
In der Praxis treten oft Probleme auf, die eine unklare Aufgabenverteilung, unzureichende Qualität oder zu hohe Ausgaben betreffen. Dies kann wiederum zu häufigen Wechseln des Hausmeisterservices führen. Funktioniert die Zusammenarbeit überhaupt nicht mehr, kann sich die WEG durch eine Kündigung von dem Hausmeisterunternehmen trennen. Hierfür wird regelmäßig der Verwalter - ob als externer Hausverwalter oder aus den eigenen Reihen bestimmter Eigentümer - per Beschluss bevollmächtigt.
