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Des assemblées générales extraordinaires sont-elles facturées en supplément ?
Le syndic a l’obligation de convoquer une assemblée générale annuelle où seront notamment approuvés les comptes et voté le budget prévisionnel de l’année à venir.
Toutefois, il est parfois nécessaire de convoquer une ou plusieurs assemblées générales supplémentaires (AGE), notamment si des projets de travaux urgents sont envisagés après l’assemblée générale annuelle. En cas d’AGE, le syndic peut facturer un supplément pour les heures passées non comprises dans le forfait d’origine.
Mais ce n’est pas tout ! Les assemblées générales ordinaires, elles aussi, peuvent subir des sur-facturations. En effet, lors de la rédaction du contrat, le syndic professionnel estime la durée d’une AG en fonction de vos besoins. Si l’assemblée générale dépasse la durée prévue dans le contrat, des heures supplémentaires seront souvent facturées.
Combien payez-vous l’envoi des convocations d’AG et autres documents papier ?
Appels de fonds, convocations, procès-verbaux… Les documents transmis par le syndic sont nombreux et récurrents. Comptez jusqu’à 30€ par recommandé !
Pour rappel, l’envoi par recommandé est notamment obligatoire pour les convocations d’assemblée générale et les procès-verbaux.
Pour réduire les frais d’envoi et de photocopie, vous pouvez opter pour l’envoi dématérialisé autorisé depuis le décret du 21 octobre 2015. Le choix appartient au copropriétaire qui est libre de demander des envois dématérialisés.
Pour recevoir les notifications par voie électronique, vous pouvez donner votre autorisation au syndic :
- À tout moment, en adressant une lettre recommandée avec accusé de réception au syndic ou une lettre recommandée électronique ;
- Au cours d’une assemblée générale : l’accord du copropriétaire doit alors être noté dans le procès-verbal.
Si votre syndic ne vous avait pas mis au courant de cette option, vous pouvez d’ores et déjà lui envoyer une lettre pour le notifier de votre volonté de recevoir tous les documents par voie dématérialisée. Cela vous fera économiser des frais d’envoi et de photocopies souvent majorés.
Votre syndic prend-il une commission sur les travaux votés en AG ?
L’article 18-I-A de la loi du 10 juillet 1965 modifié par la loi Alur précise l’interdiction de mentionner sur le contrat de syndic toute référence à des honoraires liés au suivi des travaux.
Pour autant, certains syndics professionnels contournent cette interdiction et font passer le suivi des travaux comme prestation additionnelle. Nous vous conseillons de voter en assemblée générale une rémunération pré-définie sur la base d’un forfait horaire. Ainsi, vous ne paierez que pour les heures réellement effectuées par le syndic sur le suivi des travaux.
Pour le suivi des travaux, le syndic facture souvent une commission moyenne de 4% du montant des travaux HT, soit 800€ supplémentaires pour 20 000 € de travaux HT.
En cas de sinistre, le syndic facture-t-il des suppléments ?
L’ARC attire l’attention des copropriétaires sur les frais liés au déplacement du syndic en cas de sinistre. En effet, depuis l’arrêté Novelli du 20 avril 2010, la déclaration de sinistre est désormais incluse dans le forfait de base des honoraires de syndic.
Le syndic peut uniquement facturer l’éventuel reliquat entre ce qui n’est pas couvert par l’assurance multirisque immeuble et les honoraires de syndic. Toute autre facturation est abusive.
En cas de facturation de votre syndic, n’hésitez pas à lui opposer cette jurisprudence.
Combien payez-vous l’état daté en cas de vente ?
L’état daté a pour vocation de renforcer le droit d’information de l’acquéreur. Ce dossier technique doit notamment contenir le niveau des impayés de la copropriété, le montant de la dette fournisseurs, le montant des charges incluses dans le budget prévisionnel et celles hors budget prévisionnel ainsi que le montant du fonds de travaux.
Contrairement au pré-état daté qui peut être directement réalisé par le copropriétaire pour éviter des coûts superflus, l’état daté a pour obligation d’être réalisé par le syndic de copropriété. Pendant longtemps, cette obligation donnait lieu à de nombreux abus de la part de syndics professionnels qui facturaient l’état daté parfois jusqu’à 600€. Désormais, depuis la réforme de la copropriété, entrée en vigueur le 1er juin 2020, l’état daté est plafonné à 380€ TTC.
- Tenez si possible les assemblées générales avant 18h pour éviter les frais supplémentaires ;
- Optez pour l'envoi dématérialisé des courriers ;
- Le syndic professionnel prend une commission sur les travaux de 4% en moyenne sur le montant total HT. Pensez à négocier cela en AG ;
- L'état daté est plafonné à 380€ TTC. Toute facturation supérieure est interdite
- La déclaration de sinistres ne devrait pas faire l'objet de frais additionnels dans la majorité.
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