Mieteinnahmen versteuern: Was Vermieter wissen sollten

1. Grundlagen der Besteuerung von Mieteinnahmen

Die Besteuerung von Mieteinnahmen ist auch für private Vermieter ein unvermeidliches Thema. Diese Einnahmen zählen gemäß § 21 des Einkommensteuergesetzes zu den Einkünften aus Vermietung oder Verpachtung von unbeweglichem Vermögen, wie Gebäuden, Gebäudeteilen, Grundstücken, Schiffen oder grundstücksgleichen Rechten und müssen in der Einkommensteuererklärung angegeben werden. Dabei gibt es jedoch steuerliche Freibeträge, absetzbare Kosten und Unterschiede je nach Art der Vermietung, die Einfluss darauf haben, ob und in welchem Umfang Mieteinnahmen versteuert werden müssen.

a. Was gilt als Mieteinnahme?

Zu den klassischen und auf Immobilien bezogenen Mieteinnahmen zählen:

• Kaltmiete: die vertraglich vereinbarte Grundmiete ohne Nebenkosten (Wohnung, Haus, Gebäude, Zimmer, Ferienunterkunft, Gewerberäume, etc.).
• Betriebskosten: Zahlungen für umlagefähige Nebenkosten wie zum Beispiel Wasser, Heizung, Müllgebühren oder Grundsteuer.
• Mietzuschläge: für einen Stellplatz oder auch Entgelte für Möbel oder sonstige Ausstattung.
• Einmalzahlungen: Dies können Abstandszahlungen für die Übernahme von Möbeln oder baulichen Veränderungen sein, sowie Zuschläge für Sondernutzungen.
• Pachteinnahmen: Einkünfte aus der Verpachtung von Grundstücken oder Gewerbeeinheiten.

Diese Einkünfte stellen jedoch nicht die einzige Form von Mieteinnahmen dar. Laut § 21 Einkommensteuergesetz (EStG) fallen auch weitere Einnahmen in diese Kategorie. Dazu zählt die Vermietung oder Verpachtung von beweglichem Vermögen. Wer Maschinen, Werkzeuge, Fahrzeuge oder technische Ausstattung gegen Entgelt überlässt, erzielt Mieteinnahmen, die steuerlich relevant sind. Auch die zeitlich begrenzte Überlassung von Urheberrechten – etwa aus schriftstellerischer, künstlerischer oder gewerblicher Tätigkeit – wird steuerlich in diese Kategorie eingeordnet.

Somit fließen nicht nur Einnahmen aus der Vermietung von Immobilien, sondern auch Einkünfte aus der Vermietung beweglicher Güter oder Rechte in die steuerliche Berechnung ein. Sie werden addiert und einheitlich betrachtet.

b. Müssen Mieteinnahmen versteuert werden?

Grundsätzlich unterliegen Mieteinnahmen der Einkommensteuer und müssen im Rahmen der Steuererklärung in der Anlage V angegeben werden. Doch nicht jede Mieteinnahme führt automatisch zu einer Steuerzahlung.

Seit 2024 müssen erst Mieteinnahmen, die über 1.000 Euro pro Jahr liegen, versteuert werden. Es handelt sich hierbei jedoch um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Das bedeutet, dass bei Überschreiten der 1.000-Euro-Grenze der gesamte Betrag steuerpflichtig ist und nicht nur der darüberliegende Anteil.

Wie hoch die tatsächliche Steuerlast ausfällt, hängt vom persönlichen Einkommensteuersatz des Vermieters ab. Dabei gibt es Unterschiede zwischen der privaten und gewerblichen Vermietung. Während private Vermieter lediglich die Einkommensteuer zahlen, können für gewerbliche Vermieter auch Gewerbesteuer und ggf. Umsatzsteuer anfallen. Eine Ausnahme gilt für Garagen oder Stellplätze, die für sich alleine vermietet werden: In diesem Fall müssen auch private Vermieter Umsatzsteuer erheben und an das Finanzamt abführen (§ 4 Nr. 12 Satz 2 UStG).

c. Wann müssen Mieteinnahmen nicht versteuert werden?

In bestimmten Fällen entfällt die Steuerpflicht auf Mieteinnahmen. Wer ein Gesamteinkommen unter dem Grundfreibetrag hat, oder auch, wer zwar insgesamt mehr verdient, aber weniger als 1.000 Euro pro Jahr durch Vermietung einnimmt, bleibt steuerfrei. Dies betrifft zum Beispiel Eigentümer, die nur gelegentlich vermieten, etwa solche, die für einige Wochen verreisen und ihr Zuhause derweil vermieten, und nicht über diese Grenze kommen. Ein weiterer steuerfreier Fall ist die mietfreie Überlassung einer Immobilie. Wird eine Eigentumswohnung oder ein Haus unentgeltlich an Familienmitglieder oder andere Personen überlassen, entstehen natürlich keine steuerpflichtigen Mieteinnahmen. Allerdings können dann auch keine Werbungskosten geltend gemacht werden.

2. Welche Unterschiede gibt es bei der Besteuerung von Mieteinnahmen?

Nicht jede Vermietung wird steuerlich gleich behandelt. So gibt es Unterschiede zwischen der möblierten und unmöblierten Vermietung, und auch die Abgrenzung zwischen privater und gewerblicher Vermietung spielt eine Rolle.

a. Möblierte Wohnung

Bei der möblierten Vermietung wird dem Mieter neben dem Wohnraum auch die Nutzung von Möbeln und Einrichtungsgegenständen überlassen. Steuerlich relevant ist hier vor allem der Mietzuschlag, der für die Möblierung erhoben wird. Dieser Zuschlag zählt zu den Mieteinnahmen und ist damit steuerpflichtig. Neben all den nachfolgend aufgeführten Kosten, die auch für unmöblierte Wohnungen abgesetzt werden können, können darüber hinaus die Kosten für die Möbel durch die Absetzung für Abnutzung (AfA) über mehrere Jahre verteilt abgeschrieben werden. Je nach Art der Möbel gelten unterschiedliche Abschreibungssätze. Während für hochwertige Einrichtungsgegenstände längere Abschreibungszeiträume vorgesehen sind, können günstige Anschaffungen unter 800 Euro sofort als Werbungskosten abgesetzt werden.

b. Unmöblierte Wohnung

Bei einer unmöblierten Vermietung bestehen die Mieteinnahmen ausschließlich aus der Kaltmiete und den Nebenkostenvorauszahlungen. Der Vermieter kann zwar keine Abschreibung für Mobiliar geltend machen, jedoch lässt sich eine Vielzahl an Kosten steuerlich berücksichtigen. Hierzu zählen die unter Absatz drei aufgeführten Ausgaben, sowie AfA für die Immobilie selbst.

c. Private vs. gewerbliche Vermietung

Die steuerliche Abgrenzung zwischen privater und gewerblicher Vermietung hat erhebliche Auswirkungen auf die steuerliche Behandlung der Mieteinnahmen. Private Vermieter versteuern ihre Einkünfte über die Einkommensteuer, während gewerbliche Vermieter zusätzlich der Gewerbesteuer und Umsatzsteuer unterliegen können.

Ein typischer Fall für eine gewerbliche Vermietung ist die Vermietung von Ferienwohnungen in großem Umfang oder mit zusätzlichen Dienstleistungen wie Reinigung, Frühstück oder Buchungsservice. Auch das Halten einer großen Anzahl an Mietobjekten kann als gewerbliche Tätigkeit eingestuft werden. Sobald eine Vermietung als gewerblich gilt, sind Vermieter regelmäßig dazu verpflichtet, Umsatzsteuer auf die Mieteinnahmen abzuführen, sofern sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Gewerbesteuer wird ab einem Jahresgewinn von 24.500 Euro fällig. Die Höhe richtet sich nach dem individuellen Hebesatz der Gemeinde. Abhängig von der Höhe des Gewinns bzw. Umsatzes und der gewählten Rechtsform besteht für gewerbliche Vermieter auch eine Bilanzierungspflicht.
Die Unterschiede in der Besteuerung machen es für Vermieter wichtig, ihre Vermietungsstrategie genau zu prüfen und steuerliche Beratung in Anspruch zu nehmen, um Nachteile zu vermeiden.

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3. Mieteinnahmen richtig versteuern: so geht’s

Die korrekte Versteuerung von Mieteinnahmen sorgt dafür, dass Vermieter finanzielle Vorteile nutzen können und rechtliche Risiken vermeiden. Neben der Einkommensteuer spielen steuerliche Freibeträge, Abzugsmöglichkeiten und Fristen eine Rolle. Fehler in der Steuererklärung können dazu führen, dass Vermieter mehr zahlen als nötig oder im schlimmsten Fall mit Nachforderungen des Finanzamtes rechnen müssen. In gravierenden Fällen winkt eine Anzeige wegen Steuerhinterziehung, immerhin gilt: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Daher ist es wichtig, alle relevanten Aspekte der Besteuerung zu kennen und richtig umzusetzen.

Steuerpflichtige Einnahmen berechnen

Um die Höhe der steuerpflichtigen Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung zu ermitteln, müssen sämtliche Mieteinnahmen eines Jahres summiert werden. Dies umfasst nicht nur die Kaltmiete, sondern auch Nebenkostenvorauszahlungen und weitere Einnahmen, wie Mietzuschläge für eine möblierte Vermietung oder Gebühren für Stellplätze. Von diesen Gesamteinnahmen können anschließend verschiedene Kosten abgezogen werden, um das zu versteuernde Einkommen zu reduzieren.

Werbungskosten abziehen

Zu den abziehbaren Werbungskosten zählen unter anderem:

• Laufende Kosten: Hierzu gehören u.a. Ausgaben für Versicherungen, Grundsteuer und Verwaltungskosten.
• Instandhaltungs- und Modernisierungskosten: Ausgaben, die der Werterhaltung oder -steigerung der Immobilie dienen.
• Absetzung für Abnutzung (AfA): Diese ermöglicht es, die Anschaffungskosten der Immobilie, des Mobiliars und anderer langlebiger Wirtschaftsgüter über einen bestimmten Zeitraum abzuschreiben.
• Finanzierungskosten: Zinsen für Darlehen, die zur Finanzierung der Immobilie aufgenommen wurden.
• Rechts- und Beratungskosten: Kosten für rechtliche oder steuerliche Beratung.
  
  

Diese Kosten müssen in direktem Zusammenhang mit der Vermietung stehen und durch entsprechende Belege nachgewiesen werden können.

Frist wahren

Die Steuererklärung muss pünktlich abgegeben werden, sonst drohen gelegentlich Mehrkosten. Die Frist endet normalerweise am 31.07. des jeweiligen Folgejahres. Wird ein Steuerberater beauftragt, verlängert sich die Frist auf den 28.02. des übernächsten Jahres. Fällt das Datum auf einen Sonntag, einen am Erklärungs- und Leistungsort staatlich anerkannten allgemeinen Feiertag oder einen Sonnenabend, verlängert sich die Frist gemäß § 193 BGB auf den nächsten  Werktag. Allerdings gelten diese Fristen erst wieder für die Steuererklärung 2025. Für die Steuerjahre 2019 bis 2024 wurde die Frist für alle Bürger verlängert. Wer seine Steuererklärung für das Steuerjahr 2023 bislang nicht abgegeben hat, hat – vorausgesetzt er lässt sich steuerlich vertreten – noch bis zum 02.06.2025 Zeit; für das Steuerjahr 2024 gilt der 31.07.2025 als Stichtag (ohne steuerliche Vertretung) bzw. der 30.04.2026 (mit Steuerberater bzw. Lohnsteuerhilfeverein).

Gut zu wissen: Während Freiberufler und Selbstständige nicht vom Lohnsteuerhilfeverein beraten werden dürfen, stehen privaten Vermietern, die sich steuerliche Beratung wünschen, beide Optionen offen: Steuerberater und Lohnsteuerhilfeverein. Letzterer allerdings nur, wenn die jährlichen Mieteinnahmen maximal 18.000 Euro (Einzelveranlagung) bzw. 36.000 Euro für Verheiratete (Zusammenveranlagung) betragen. Zu beachten ist, dass diese Höchstsummen nicht alleine für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung gelten, sondern gemeinsam mit allen weiteren Überschusseinkünften zu betrachten sind, insbesondere mit anderen sonstigen Einkünften, beispielsweise aus gelegentlicher Vermittlung und privaten Veräußerungsgeschäften, sowie mit Kapitaleinkünften. Jedoch bleiben Einkünfte aus Kapitalvermögen unberücksichtigt, wenn sie aufgrund der Abgeltungsteuer nicht in die Einkommensteuerveranlagung einbezogen werden.

4. Steuern sparen als Vermieter – unsere Tipps

Als Vermieter haben Sie mehrere Möglichkeiten, Ihre Steuerlast zu senken und Ihre Mieteinnahmen effizienter zu gestalten. Neben Werbungskosten gibt es gezielte Abschreibungsmöglichkeiten und steuerliche Gestaltungsoptionen, die genutzt werden sollten. Hierfür muss Ihre Immobilie nicht einmal durchgehend vermietet sein, aber sollte sie für eine gewisse Zeit leer stehen, müssen Sie dem Finanzamt gegenüber unbedingt nachweisen können, dass Sie sich darum bemüht haben, sie zu vermieten.

Ein wichtiger Hebel ist die Ausschöpfung aller Werbungskosten, die unmittelbar mit der Vermietung der Immobilie zusammenhängen. Dazu zählen laufende Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen, Versicherungen, etc. Auch Zinsen für Darlehen, die zur Finanzierung der Immobilie aufgenommen wurden, lassen sich steuerlich geltend machen.

Ebenfalls können Sie Maklerkosten für die Mietersuche als Werbungskosten absetzen, während Maklergebühren für den Immobilienkauf nicht sofort absetzbar sind, sondern in die Anschaffungskosten einfließen. Falls kein Makler beauftragt wurde, können Sie stattdessen Inseratskosten für Online-Plattformen oder Zeitungsannoncen geltend machen.

Auch Fahrtkosten zur vermieteten Immobilie, sei es zur Besichtigung, zur Verwaltung oder zur Instandhaltung, können steuerlich berücksichtigt werden. Diese können entweder pauschal mit 0,30 Euro pro Kilometer oder anhand der tatsächlichen Kosten abgerechnet werden. Natürlich können Sie ebenso die Kosten für eine professionelle Mietverwaltung oder WEG-Hausverwaltung absetzen.

Darüber hinaus können Sie dank der Absetzung für Abnutzung (AfA) langfristig Steuern sparen. Hier wird der Wertverlust, den Ihre Immobilie über die Zeit durch Abnutzung erfährt, steuerlich berücksichtigt. Die lineare Abschreibung beträgt derzeit 2 Prozent pro Jahr für Wohngebäude, die nach 1924 errichtet wurden. Ältere Gebäude haben eine Abschreibung von 2,5 Prozent, bei Neubauten (ab Baujahr 2023) sind es sogar 3 Prozent. Wer eine Denkmalimmobilie besitzt, kann von erhöhten Abschreibungssätzen profitieren. Gerade bei der AfA lohnt sich eine tiefere Recherche und womöglich ein Beratungsgespräch beim Steuerberater, denn neben der linearen Abschreibung gibt es weitere Formen, die je nach Immobilie infrage kommen und Eigentümern steuerliche Vorteile bringen können.

Eine Abschreibung (AfA) ist auch für grundlegende Modernisierungen (sogenannte “Herstellungskosten”, etwa die komplette Erneuerung der Elektroinstallationen oder den Ausbau eines Dachgeschosses) oder im Falle einer möblierten Wohnung auch für die Inneneinrichtung möglich.

Instandhaltungskosten hingegen, die der Erhaltung des bisherigen Zustands dienen, können direkt als Werbungskosten in einem Steuerjahr abgesetzt oder wahlweise auf bis zu fünf Jahre verteilt werden. Dazu zählen Maßnahmen wie das Streichen der Fassade, der Austausch einzelner Fenster oder Reparaturen an der Heizungsanlage.

Gelegentlich kann es vorkommen, dass die laufenden Kosten oder Investitionen in die Immobilie höher ausfallen als die erzielten Mieteinnahmen. In einem solchen Fall spricht man von einem steuerlichen Verlust aus Vermietung und Verpachtung. Das kann zum Beispiel durch umfangreiche Modernisierungsmaßnahmen oder Leerstand entstehen. In diesen Fällen fallen Kosten an, die nicht unmittelbar durch Einnahmen gedeckt werden. Diese Verluste können mit positiven Einkünften aus anderen Einkunftsarten (z. B. Gehalt, selbstständige Tätigkeit) verrechnet werden. Dadurch sinkt das zu versteuernde Einkommen, und es können Steuern zurückerstattet oder verringert werden. Falls der Verlust größer ist als das gesamte Jahreseinkommen, kann er unter bestimmten Voraussetzungen sogar ins Vorjahr zurückgetragen oder auf kommende Jahre vorgetragen werden.

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5. Häufige Fehler und Fallstricke bei der Versteuerung von Mieteinnahmen

Obwohl viele Vermieter bestrebt sind, ihre Steuerlast zu optimieren, gibt es häufige Fehler, die zu unnötigen Nachzahlungen oder steuerlichen Nachteilen führen können. Wer sich an die in Abschnitt 4 genannten Tipps hält, ist bereits auf einem guten Weg. Dennoch gibt es weitere Fallstricke, die es zu vermeiden gilt.

Ein häufiger Irrtum ist die fehlerhafte Berechnung der Werbungskosten. Während viele Kosten absetzbar sind, werden häufig entweder zu wenige oder unzulässige Ausgaben angesetzt. So unterliegen etwa größere Sanierungsmaßnahmen, die den Wert der Immobilie steigern, anderen steuerlichen Regeln als einfache Instandhaltungen. Wer hier Fehler macht, riskiert eine Rückforderung vom Finanzamt.

Zu einer Nachzahlung kann es auch kommen, wenn Sie Garagen oder Stellplätze vermieten und keine Umsatzsteuer erheben und abführen. Dies aber nur dann, wenn Sie die Stellplätze separat (ohne Wohnung) vermieten.

Auch die Nichtbeachtung der ortsüblichen Vergleichsmiete ist ein weit verbreiteter Fallstrick. Wird eine Immobilie unter 66 Prozent der ortsüblichen Vergleichsmiete vermietet, kann das Finanzamt den Werbungskostenabzug einschränken. Besonders bei der verbilligten Vermietung an Angehörige ist eine sorgfältige Überprüfung der Miete notwendig, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.

Ein weiterer klassischer Fehler besteht darin, nicht alle Einnahmen korrekt zu deklarieren. Manche Vermieter gehen fälschlicherweise davon aus, dass geringe Mieteinnahmen oder einmalige Zahlungen steuerlich nicht relevant sind. Doch das Finanzamt gleicht Daten ab, und nicht gemeldete Einkünfte können zu Steuernachzahlungen, Zinsen und Strafen führen. Dies gilt auch für kurzzeitige Vermietung. Ein Beispiel ist die Vermietung über Airbnb. Anbieter wie Airbnb sind mittlerweile verpflichtet, dem Finanzamt zu melden, wenn Nutzer jährlich 30 Vermietungsvorgänge oder mehr abwickeln oder mehr als 2000 Euro über die Plattform umsetzen. Das heißt nicht, dass Vermieter erst dann steuerpflichtig sind. Vielmehr verdeutlicht dies, dass der Fiskus über verschiedene Quellen an Informationen gelangt. Im Zweifelsfall und bei Unstimmigkeiten kann das Finanzamt auch Bankkonten einsehen.

Fehlende oder unvollständige Dokumentation und Belege sind ebenfalls ein Grund für Steuerprobleme. Werden Nachweise für Werbungskosten angefordert, und sind diese nicht vorhanden, droht eine Rückforderung der bereits steuerlich geltend gemachten Beträge. Daher sollten Vermieter von Anfang an eine strukturierte Buchhaltung führen.

Zuletzt sollte man steuerliche Fristen nicht verpassen. Verspätet eingereichte Steuererklärungen können nicht nur zu Verzugszinsen führen, sondern auch dazu, dass bestimmte steuerliche Vorteile nicht mehr genutzt werden können. Wer sich unsicher ist, tut gut daran, frühzeitig einen Steuerberater hinzuziehen, sodass alle steuerlichen Pflichten erfüllt und keine Einsparpotenziale verschenkt werden.

6. Fazit

Steuern und Immobilien – zwei Themen, die eng miteinander verknüpft sind. Vermieter sollten sich bewusst sein, dass die Besteuerung ihrer Mieteinnahmen nicht nur eine Pflicht ist, sondern auch steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten eröffnet. Wer alle Optionen kennt, kann durch geschickte Planung erhebliche Beträge einsparen. Von der richtigen Abschreibung über den optimalen Einsatz von Werbungskosten bis hin zur steuerlichen Behandlung von Leerstand – wer sich rechtzeitig informiert, sichert sich steuerliche Vorteile und vermeidet unnötige Nachzahlungen. Wer wenig Zeit oder Lust hat, sich intensiv mit steuerlichen Fragen zu beschäftigen, für den kann sich ein Steuerberater lohnen. Gerade wenn man sich nicht gut auskennt, kann eine professionelle Beratung helfen und mehr Geld einsparen, als sie kostet, denn oft lassen sich durch einen Steuerberater steuerliche Potenziale ausschöpfen, die einem sonst vielleicht entgehen würden.

Doch die Steueroptimierung ist nur ein Aspekt der Immobilienverwaltung. Wer langfristig erfolgreich vermieten möchte, sieht sich auch mit der Miet- und der WEG-Hausverwaltung konfrontiert. Eine gut organisierte Verwaltung erspart Vermietern Stress. Nutzen Sie die Vorteile einer professionellen Verwaltung und entlasten Sie sich von zeitaufwendigen Aufgaben.