1. Die Hauptaufgaben der Mietverwaltung
Die Mietverwaltung übernimmt für den Vermieter verschiedene Aufgaben. Die Hauptaufgaben lassen sich in drei Kategorien einteilen: kaufmännische Aufgaben, rechtliche Aufgaben und technische Aufgaben.
1.1. Kaufmännische Aufgaben
Der kaufmännische Aufgabenbereich umfasst hauptsächlich die gesamte Kommunikation gegenüber den Mietern. Der Mietverwalter übernimmt dabei unter anderem die Organisation des Geldverkehrs mit den Mietern. Hierzu gehört die Verwaltung, Verbuchung und Disposition der eingehenden und ausgehenden Zahlungen.
Ebenfalls umfasst dies die Sicherstellung, dass alle Mietzahlungen eingehen. Sollten Mietzahlungen oder die Nachzahlung der Nebenkostenabrechnung nicht rechtzeitig eingehen, ist es die Aufgabe der Mietverwaltung, ein Mahnverfahren anzustoßen. Sofern die Zahlung der Miete per Lastschriftabbuchung erfolgt, obliegt es dem Verwalter, die Lastschriftabbuchungen auf dem aktuellen Stand zu halten.
Eine weitere kaufmännische Aufgabe ist die Rechnungskontrolle. Darüber hinaus kümmert sich die Verwaltung auch um Personalangelegenheiten, wie z. B. die Einstellung eines Hausmeisters. Ebenfalls übernommen wird die Erstellung der Heiz- und Betriebskostenabrechnung für die Mieter. Neben der Erstellung bearbeitet die Mietverwaltung auch die eingehenden Widersprüche und mahnt, wie bereits erwähnt, ausbleibende Zahlungen an. Einige Mietverwaltungen bieten ihren Kunden die Prüfung der bestehenden Versicherungsverträge in Bezug auf die Deckungssumme an.
1.2. Rechtliche Aufgaben
Die Mietverwaltung stellt sicher, dass alle mietrechtlichen Vorschriften in den bestehenden Mietverhältnissen beachtet werden. Hierzu gehören beispielsweise die Vorschriften aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). In Vertretung für den Vermieter schließt sie Mietverträge mit zukünftigen Mietern ab und nimmt Kündigungen der aktuellen Mieter entgegen. Außerdem obliegt ihr die Übergabe der Wohnungen beim Ein- und Auszug.
Eine weitere Aufgabe im rechtlichen Bereich ist zudem die Erklärung sowie Durchsetzung von Mieterhöhungen. Hierzu gehört auch die Durchsetzung von Index- und Staffelmieten. Außerdem ist sie dafür zuständig, Mietminderungen zu bearbeiten. Ebenfalls ist es ihre Aufgabe, Wartungsverträge für die Immobilien des Vermieters abzuschließen. Es ist für eine Verwaltung daher wichtig, dass sie über ausreichend rechtliche Kenntnisse verfügt, um diese Aufgaben zu übernehmen.
1.3. Technische Aufgaben
Neben kaufmännischen und rechtlichen Aufgaben vertritt die Mietverwaltung den Vermieter auch bei den technischen Aufgaben der Vermietung.
Hierzu gehört die Erfassung der Verbrauchswerte jeder Mieteinheit (Heizung, Wasser, Strom). Zudem stellt sie sicher, dass alle notwendigen Instandsetzungs- sowie Instandhaltungsarbeiten rechtzeitig erledigt werden.
Hierzu gehören die Planung der einzelnen Arbeiten, die Angebotseinholung, die Vergabe an ein Unternehmen, die Überwachung der Arbeit sowie die anschließende Rechnungszahlung. Es ist wichtig zu wissen, dass die Mietverwaltung in diesem Fall keine eigenständige Beauftragung vornehmen kann. Sie legt dem Vermieter die eingeholten Angebote vor, und der Vermieter entscheidet auf dieser Basis, welches Angebot angenommen werden soll. Sollten die Arbeiten nicht vertragsgemäß erfüllt werden, muss die Mietverwaltung eine Mängelrüge erstellen oder zu einem späteren Zeitpunkt Gewährleistungsansprüche geltend machen. Gleiches gilt für die Beseitigung von Schäden an der Immobilie. Hierbei muss zusätzlich eine entsprechende Schadensmeldung gegenüber der Versicherung und dem Verursacher erfolgen.
Sofern ein Hausmeister für die Betreuung des Gebäudes eingesetzt ist, wird er mit der Reparatur von kleineren Schäden beauftragt. Hierbei gilt: Der Hausmeister darf alle Schäden beseitigen, für die es keinen Meister oder Gesellen mit mindestens fünf Jahren Berufserfahrung braucht. Bietet die Mietverwaltung keinen Hausmeisterservice an, werden die Schäden nur aufgenommen und externe Unternehmen mit ihrer Beseitigung beauftragt. In welchem Rahmen eine Beauftragung durch die Mietverwaltung erfolgen darf, ist Bestandteil des individuellen Vertrags zwischen der Mietverwaltung und dem Vermieter. Als Vertreter des Vermieters obliegt der Mietverwaltung die Wahrnehmung der Pflichten. Unter anderem gehört es zu ihren Aufgaben, die Verkehrssicherungspflicht wahrzunehmen. Damit Schäden frühzeitig erkannt und beseitigt werden, sollte die Mietverwaltung das Objekt regelmäßig vor Ort besichtigen und den Zustand prüfen. In diesem Rahmen gehört es zu den Aufgaben und Pflichten, notwendige TÜV-Kontrollen zu beauftragen, den Brandschutz sicherzustellen und relevante technische Verordnungen zu beachten. Ebenfalls ist die Verwaltung dafür zuständig, sicherzustellen, dass ausreichend Schlüssel zur Verfügung stehen und diese ggf. nachzubestellen.
1.4. Organisatorische Aufgaben der Mietverwaltung
Neben den rechtlichen, technischen und kaufmännischen Aufgaben übernimmt die Mietverwaltung in Vertretung für den Vermieter auch organisatorische Aufgaben.
Hierzu gehören die Auswahl von geeigneten Mietern für die Mieteinheiten sowie die Korrespondenz zwischen Mieter und Vermieter. Auch die Verhandlung mit den zuständigen Behörden wird von der Mietverwaltung für den Vermieter übernommen. Ebenfalls ist sie dafür zuständig, wichtige Informationen an die Mieter weiterzugeben und Rundschreiben sowie Aushänge zu erstellen und zu verteilen. Sie nimmt die Beschwerden der Mieter entgegen und versucht, diese bestmöglich zu lösen. In Vertretung für den Eigentümer nimmt sie zudem an Ortsterminen sowie an Gerichtsterminen teil.
2. Dienstleistung: Mietverwaltung vs. WEG-Verwaltung – Welche Unterschiede gibt es?
Wenn Sie eine oder mehrere Eigentumswohnungen zur Vermietung in einer Eigentümergemeinschaft besitzen, sollten Sie die Unterschiede zwischen einer Mietverwaltung und einer WEG-Verwaltung kennen!
Die Mietverwaltung hat das Ziel, Vermieter in ihren Aufgaben hinsichtlich der Vermietung ihres Eigentums zu unterstützen. In Fällen, in denen sich die Mieteinheit in einer Gemeinschaftsimmobilie befindet, beschränkt sich ihre Betreuung ausschließlich auf die Eigentumswohnungen des Vermieters, mit dem sie den Vertrag geschlossen hat. Hier können Aufgaben wie beispielsweise die Beauftragung eines Winterdienstes in Abhängigkeit von den Regelungen der WEG entfallen.
Die WEG-Verwaltung hingegen übernimmt die Verwaltung des Eigentums einer Gemeinschaftsimmobilie. Hierzu gehören die Instandhaltung und Wartung des Eigentums, die Verwaltung des Hausgeldes sowie der Erhaltungsrücklagen. Außerdem die Organisation von Eigentümerversammlungen und die Umsetzung von Beschlüssen. Sie stellt zudem sicher, dass alle Kosten, die durch die Eigentümergemeinschaft gemeinsam getragen werden, rechtzeitig gezahlt werden. Als Hausverwaltung ist sie gegenüber den Mietern nicht als Ansprechpartner zuständig.
3. Fazit: Die zentrale Rolle der Mietverwaltung
Eine Mietverwaltung kann für Vermieter eine Erleichterung darstellen. Insbesondere, wenn die Firma einen großen Leistungskatalog hat und über ausreichend Expertenwissen verfügt. Bevor Sie eine Mietverwaltung engagieren, empfiehlt es sich daher, den Leistungsumfang der Verwaltung zu überprüfen. Wer Wohnungen in einer WEG hat, muss zudem darauf achten, für welche Aufgaben die Mietverwaltung und für welche Aufgaben die Hausverwaltung zuständig ist.
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