1. Was regelt ein Mietverwaltungsvertrag?
Die Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen Eigentümer und Mietverwalter wird in einem Mietverwaltungsvertrag gebildet. Der Vertrag definiert die Rechte und Pflichten für Immobilienverwalter sowie die des Auftraggebers, also des Eigentümers oder Vermieters. Hier wird zudem festgelegt, welche Vergütung der Immobilienverwalter erhält und welche konkreten Dienstleistungen er im Gegenzug erbringt. Darüber hinaus enthält der Verwaltervertrag – wie jeder andere Vertrag auch – Regelungen zur Einhaltung der Kündigungsfrist und zur Laufzeit.
2. Welche Leistungen sollten in einem Vertrag für Mietverwaltung enthalten sein?
Ein Mietverwaltungsvertrag sollte alle wichtigen Leistungen klar regeln, damit sowohl Sie als Eigentümer als auch der Mietverwalter wissen, welche Aufgaben übernommen werden. Zu den zentralen Leistungen gehört der Mieteinzug. Der Verwalter sorgt dafür, dass die Mieten pünktlich eingehen und kümmert sich bei ausbleibenden Zahlungen um Mahnungen. Das entlastet Sie als Vermieter und sichert Ihre Einnahmen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Der Immobilienverwalter kümmert sich darum, dass alle Betriebskosten korrekt erfasst und rechtssicher auf die Mieter umgelegt werden. Fehlerhafte Abrechnungen können schnell zu rechtlichen Problemen führen, weshalb hier Präzision gefragt ist. Auch die Vertretung des Eigentümers gegenüber Mietern, Behörden oder Dienstleistern fällt in den Aufgabenbereich des Verwalters. Ob bei Verhandlungen oder Konflikten – der Verwalter übernimmt hier eine vermittelnde Rolle.
Auch die Instandhaltung der Immobilie zählt zu den Kernaufgaben. Dazu gehören die Organisation von Reparaturen und die regelmäßige Kontrolle des Gebäudes. So können kleinere Mängel frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor größere Schäden entstehen. Eigentümer können im Vertrag festlegen, ob der Immobilienverwalter berechtigt ist, kleinere Reparaturen eigenständig bis zu einer bestimmten Kostengrenze zu beauftragen.
Zusätzlich übernimmt der Verwalter die Abnahme und Übergabe der Wohnungen bei einem Mieterwechsel und erstellt Protokolle über den Zustand der Immobilie. Er sorgt dafür, dass Mietkautionen ordnungsgemäß angelegt werden und verantwortet die ordnungsgemäße Verwaltung aller mit den Mietverhältnissen verbundenen Ausgaben. Dies beinhaltet das Begleichen von Rechnungen, die Buchhaltung und die Verwaltung von Belegen.
Der Verwalter sollte auch das Mietpreisniveau im Auge behalten und regelmäßig prüfen, ob Mieterhöhungen nach den Vorgaben des Mietspiegels oder der ortsüblichen Vergleichsmiete möglich sind. Dies gilt ebenso für die Anpassung von Betriebskostenvorauszahlungen, die den tatsächlichen Kosten entsprechen sollten.
Zusatzleistungen wie die Mietersuche runden das Leistungspaket ab. Der Verwalter prüft die Bonität potenzieller Mieter, organisiert Besichtigungen und erstellt rechtssichere Mietverträge. Besonders für Vermieter, die wenig Zeit haben, ist das ein großer Vorteil. Auch die Abwicklung und der Abschluss einer Kündigung gehören zu den Leistungen des Verwalters.
3. Wie werden die Kosten der Mietverwaltung festgelegt?
Die Vergütung eines Immobilienverwalters wird häufig pro verwaltete Einheit berechnet. Neben dieser Basisvergütung, die je nach vertraglicher Absprache monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich beglichen wird, gibt es oft zusätzliche Kosten für Sonderleistungen wie die Mietersuche. Üblich ist auch die Zahlung für Aufwendungen, wie Porto- oder Fahrtkosten. Wenn Sie als Eigentümer darauf achten, dass alle vereinbarten Leistungen im Vertrag klar definiert sind, vermeiden Sie finanzielle Überraschungen.
Wichtig ist demnach die Unterscheidung zwischen einmaligen und laufenden Kosten. Während die laufenden Kosten für die regelmäßige Verwaltung anfallen, entstehen einmalige Kosten beispielsweise bei einem Wechsel des Verwalters oder bei der Erstellung umfangreicher Dokumentationen. Eigentümer sollten sich bewusst sein, dass unvorhergesehene Ausgaben auftreten können, etwa bei akuten Reparaturen oder den bereits erwähnten Sonderaufgaben, die nicht im Standardvertrag enthalten sind.
Einheitliche Preise gibt es bei der Mietverwaltung nicht. So wird neben dem vereinbarten Leistungsumfang auch die Region, in der sich die Immobilie befindet, Einfluss auf die Kosten haben. In Großstädten wie Berlin oder München sind die Preise für Mietverwaltung normalerweise höher als in kleineren Städten oder ländlichen Gebieten. Die Unterschiede lassen sich unter anderem durch die höhere Nachfrage erklären. Daher ist es sinnvoll, mehrere Angebote einzuholen und diese sorgfältig zu vergleichen.
4. Welche Laufzeiten sind üblich?
Die Laufzeiten eines Mietverwaltungsvertrags variieren je nach Vereinbarung zwischen den Parteien, doch gängig sind Laufzeiten von ein bis zwei Jahren.
Während kürzere Laufzeit vermeintlich mehr Flexibilität bieten, schafft eine längere Vertragsdauer mehr Planungssicherheit. Solange Sie mit Ihrem Verwalter zufrieden sind, spricht nichts gegen eine längere Laufzeit. Sollten jedoch Probleme auftreten, ist es vorteilhaft, wenn Sie Ihre Rechte kennen und sich mit den Regelungen zur Kündigung aus wichtigem Grund vertraut machen. Ein solcher kann etwa vorliegen, wenn der Verwalter seine Aufgaben und Pflichten nicht ordnungsgemäß erfüllt. Dann ist eine sofortige Kündigung möglich, sofern die Umstände entsprechend dokumentiert sind.
5. Was müssen Eigentümer beim Vertragsabschluss beachten?
Beim Abschluss eines Mietverwaltungsvertrags gibt es einige Punkte, die Sie als Eigentümer im Blick haben sollten. Zuallererst: Prüfen Sie, ob die Erfassung aller Stammdaten korrekt erfolgt ist und auch die Aufgaben und Pflichten des Mietverwalters klar und nachvollziehbar im Vertrag beschrieben sind. Dazu gehören nicht nur die regelmäßigen Verwaltungsaufgaben, sondern auch mögliche Zusatzleistungen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Qualifikation des Verwalters. Immobilienverwalter sind verpflichtet, gesetzliche Standards einzuhalten. Seit 2018 schreibt § 34c der Gewerbeordnung (GewO) vor, dass Immobilienverwalter eine Erlaubnis benötigen, um tätig zu sein. Voraussetzung hierfür ist der Nachweis einer geordneten Vermögenslage, einer Berufshaftpflichtversicherung sowie einer ausreichenden Qualifikation durch regelmäßige Weiterbildungen. Zertifikate oder Schulungen der Industrie- und Handelskammer (IHK) können hier ein verlässlicher Hinweis auf die Fachkompetenz sein. Ein qualifizierter Verwalter sorgt nicht nur dafür, dass die Aufgaben professionell erfüllt werden, sondern trägt auch langfristig zum Erhalt Ihrer Immobilie bei. Achten Sie in jedem Fall darauf, dass das Verwaltungsunternehmen im Schadensfall haften kann: Lassen Sie sich eine bestehende Haftpflichtversicherung vorlegen, um im Ernstfall abgesichert zu sein.
Neben den Bestimmungen zu Laufzeit und Kündigung verdienen auch finanzielle Regelungen im Vertrag besondere Aufmerksamkeit, denn klare Vereinbarungen geben Ihnen Planungssicherheit. Sorgen Sie dafür, dass die Vergütung transparent dargestellt ist und beachten Sie eventuelle Zusatzkosten, die bei sonstigen Leistungen, die nicht Bestandteil des vereinbarten Umfangs sind, anfallen können.
Ein Blick auf die Vertragsklauseln lohnt sich ebenfalls: Enthält der Vertrag unklare oder gar unwirksame Bestimmungen? Gibt es flexible Regelungen für Änderungen oder Ergänzungen? Solche Klauseln können entscheidend sein, wenn sich Ihre Anforderungen an die Mietverwaltung ändern.
Ein ordentlich ausgearbeiteter Vertrag sollte auch Berichte über den Zustand der Immobilie und durchgeführte Instandhaltungsmaßnahmen umfassen.
Falls Sie unsicher sind, welche Punkte unbedingt im Vertrag enthalten sein müssen, können Sie sich an den von der Industrie- und Handelskammer zur Verfügung gestellten Musterverträgen orientieren oder im Zweifelsfall rechtlichen Rat einholen. Der hier verlinkte Mustervertrag von der IHK München bietet unter Punkt 3 auch noch einmal eine ausführliche Auflistung der typischen Aufgaben, die ein Mietverwalter Ihnen abnehmen kann.
6. Wie können Verträge angepasst oder gekündigt werden?
Im Laufe der Zeit können sich die Anforderungen an die Mietverwaltung oder die Rahmenbedingungen ändern. Daher ist es wichtig, dass Mietverwaltungsverträge flexibel gestaltet sind und Regelungen zu Anpassungen oder Ergänzungen enthalten. Jede Änderung sollte schriftlich festgehalten und von beiden Vertragsparteien unterzeichnet werden, um Missverständnisse oder rechtliche Konflikte zu vermeiden. Typische Anpassungen können etwa die Erweiterung des Aufgabenbereichs des Verwalters sein, beispielsweise das Hinzufügen neuer Verwaltungsobjekte oder zusätzlicher Dienstleistungen, wie auch Veränderungen bei der Vergütung, etwa durch einen Anstieg der Verwaltungskosten.
Die Kündigung eines Mietverwaltungsvertrags kann entweder ordentlich oder außerordentlich erfolgen. Die ordentliche Kündigung unterliegt der im Vertrag festgelegten Kündigungsfrist, die in der Regel bei drei Monaten liegt. Eine außerordentliche Kündigung ist hingegen jederzeit möglich, sofern ein wichtiger Grund vorliegt. Ein solcher Grund kann gegeben sein, wenn der Verwalter seine vertraglich festgelegten Aufgaben wiederholt nicht erfüllt, grob fahrlässig handelt oder gesetzliche Vorschriften missachtet. Im umgekehrten Fall kann auch der Verwalter dem Auftraggeber außerordentlich kündigen, wenn dieser seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt.
In beiden Fällen ist es wichtig, dass die Kündigung schriftlich erfolgt, im Falle einer außerordentlichen Kündigung sollte ferner eine genaue Begründung erfolgen.
7. Fazit
Ein gut gestalteter Mietverwaltungsvertrag legt die Basis für eine reibungslose und effektive Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem Verwalter. Er regelt nicht nur die Aufgaben und Pflichten des Verwalters, sondern schafft auch Klarheit über Rechte, Kosten und Laufzeiten. Flexibilität ist dabei ein wichtiger Faktor, um auf Veränderungen reagieren zu können. Als Eigentümer sollten Sie sich die Zeit nehmen, den Vertrag detailliert zu prüfen. Dabei bieten bereits von anderen Kunden gut bewertete Immobilienverwalter mit einer Zertifizierung der Industrie- und Handelskammer die notwendige Expertise, um die Immobilie langfristig und professionell zu verwalten.Sollten Sie nicht nur eine Mietverwaltung suchen, sondern auch eine kompetente WEG-Hausverwaltung, sind Sie bei uns genau richtig. Kontaktieren Sie uns unverbindlich und erhalten Sie ein maßgeschneidertes Angebot. Wir freuen uns auf Sie!
