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Tout sur les assemblées générales de copropriété en visioconférence

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Assemblée générale par visioconférence
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Tout sur les assemblées générales de copropriété en visioconférence

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La propagation de la COVID-19 et des mesures associées a posé de nombreuses difficultés pratiques aux copropriétés. Mandats de syndics prolongés, assemblées générales reportées, réunions du conseil syndical annulées… Les syndics ont à nouveau l'autorisation de manière temporaire de ne pas convoquer les assemblées générales en présentiel entre le 1er janvier 2022 et le 31 juillet 2022. Zoom sur cette ordonnance gouvernementale et les modalités pratiques de l’organisation d’une assemblée générale en visioconférence.


Sommaire

Covid-19 : l’autorisation des assemblées générales en visioconférence prolongée jusqu’au 31 juillet 2022

Après l'incertitude quant à l'avenir de la pandémie de Covid-19 qui a poussé le gouvernement à reconduire cette autorisation jusqu'à l'automne 2021, celle-ci est maintenant reconduite jusqu'au 31 juillet 2022.

En règle générale, la tenue de l'assemblée générale en visioconférence doit être préalablement validée par un vote en AG à la majorité simple,’est-à-dire en récoltant la majorité des tantièmes des copropriétaires présents ou représentés lors de l’assemblée générale. Toutefois, grâce au rallongement de la dérogation, il est possible de tenir une assemblée générale en visioconférence sans une autorisation préalable validée en AG. Ainsi, le syndic peut le décider après avoir pris l'avis du conseil syndical.

Le délai d’information au syndicat des copropriétaires de la tenue d’une assemblée générale à distance

Si le syndic de copropriété souhaite tenir une assemblée générale en visioconférence ou audioconférence, il doit en informer les copropriétaires dans les convocations envoyées par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) au moins 21 jours avant la tenue de l’assemblée en question.

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Bon à savoir :
Si vous êtes syndic bénévole ou syndic coopératif, Matera met à votre disposition des convocations vous permettant de préciser le mode de tenue de l’assemblée générale.

Si le syndic décide finalement de tenir l’assemblée générale de façon dématérialisée mais que l’assemblée générale a déjà été convoquée, alors il doit en informer les copropriétaires au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale par tout moyen permettant d’établir avec certitude la bonne réception de cette information. En l’occurrence, l’envoi par lettre recommandée avec accusé de réception sera ici privilégié. En cas de contestation, il devra prouver qu’il a bien informé tous les copropriétaires en bonne et due forme de la tenue d’une assemblée générale à distance.

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Bon à savoir :
Si l’assemblée générale se tient en visioconférence ou audioconférence, le syndic est libre de choisir l’outil à utiliser lors de l’AG. Il est important de notifier les copropriétaires de l’outil en ligne choisi : Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet sont les plus connus !
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Bon à savoir :
Si vous êtes client Matera, Zoom a été directement intégré à votre plateforme pour tenir vos assemblées générales en visioconférence. Vous n’avez besoin de télécharger aucune application, tout est clé en main ! Les frais liés à l’utilisation de Zoom sont à notre charge. Les réunions sont illimitées en nombre de participants et en temps.

Le bon déroulement de l’assemblée générale en visioconférence

Pour que l’assemblée générale dématérialisée soit en règle, vous devez respecter certains points :

  • Chaque participant doit pouvoir être identifié clairement : le son doit être audible et la caméra de bonne qualité. Les participants doivent également être connectés avec leur nom complet. En cas de doute, il sera possible de demander aux participants de présenter une pièce d’identité ;
  • Les voix et votes des participants doivent être correctement enregistrés ;
  • L’organisateur doit s’assurer que les participants peuvent assister en continu et en simultané au déroulement de l’assemblée générale et aux différentes délibérations.

Nous vous conseillons aussi de discuter au préalable avec l’ensemble des copropriétaires de la possible tenue de l’assemblée générale à distance. Cela permettra d’organiser au mieux cette dernière et de discuter du moyen digital privilégié par le syndicat des copropriétaires.

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Bon à savoir :
Si vous êtes client Matera, vous pouvez utiliser l’onglet “Communication” de votre espace Matera pour échanger avec les habitants de votre copropriété.

Les autres possibilités pour tenir une assemblée générale à distance

Le vote par correspondance

Si en tant que copropriétaire, vous ne pouvez pas être présent à l’audioconférence ou la vidéoconférence, vous pouvez choisir de voter par correspondance.

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Bon à savoir :
Le vote par correspondance ne peut remplacer la tenue d’une assemblée générale. Si vous êtes absent, vous devez voter en anticipation de l’assemblée générale et votre vote sera alors pris en compte lors de l’assemblée générale dématérialisée.

Pour permettre le vote par correspondance, le syndic est obligé de transmettre avec les convocations un formulaire de vote. Ce formulaire contient toutes les résolutions à l’ordre du jour et vous permet de voter pour, contre ou de vous abstenir pour chacune d’entre elles. Une fois le formulaire dûment rempli, vous devez l’envoyer au syndic de copropriété au plus tard trois jours francs avant la date de l'assemblée générale.

Donner son pouvoir en assemblée générale

Si votre présence en assemblée générale n’est pas possible et que le vote par correspondance n'est pas une solution qui vous convient, vous pouvez également donner votre pouvoir à un tiers. Cela signifie que vous choisissez un mandataire (une personne physique, copropriétaire ou non dans la résidence) qui est chargé de participer aux débats et de voter en votre nom en assemblée générale.

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Bon à savoir :
Dans le cas d’un pouvoir, la personne mandatée n’est pas dans l’obligation de suivre vos consignes de vote.

Pour donner votre pouvoir, il vous suffit simplement de remplir un formulaire de pouvoir que vous transmettez en mains propres à la personne qui vous représente. Cette dernière est alors chargée de remettre ce formulaire au syndic au moment de l’assemblée générale.

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Bon à savoir :
Le syndic n’a pas le droit de refuser la présence d’un mandataire. Il n'est pas obligatoire d’informer le syndic de la présence d’un mandataire en amont de l’assemblée générale. Le syndic ne peut donc pas prétexter d’avoir été notifié trop tard.

Comment prolonger les assemblées générales à distance dans une copropriété ?

En réalité, les assemblées générales à distance sont déjà autorisées depuis la loi ELAN du 23 novembre 2018.

Depuis l’entrée en vigueur de cette loi, il est précisé que les copropriétaires peuvent tenir l’assemblée générale de façon dématérialisée. L’article 6 du décret du 27 juin 2019 indiquait même qu’il revenait au syndicat des copropriétaires de décider des moyens et supports techniques pour participer à une assemblée générale de copropriété à distance, le seul impératif étant de pouvoir identifier clairement chaque participant.

Si vous souhaitez que les assemblées générales de votre copropriété puissent se faire à distance à l’avenir, vous devez faire voter cette décision à la majorité simple en assemblée générale.

Les avantages des assemblées générales en visioconférence

L’autorisation des assemblées générales de copropriété à distance marque une grande avancée. Cela permet notamment :

  • De répondre à l’incapacité matérielle de tenir une assemblée générale physique tout en facilitant la prise de décisions et en préservant le droit des copropriétaires ;
  • De respecter les mesures sanitaires en vigueur et de veiller à la protection du syndic et des copropriétaires de l’immeuble ;
  • Enfin, les assemblées générales à distance facilitent la prise de décision pour les propriétaires-bailleurs notamment qui ne peuvent pas toujours se déplacer aux assemblées générales physiques de copropriété.
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Bon à savoir :
Si votre copropriété est composée majoritairement de propriétaires-bailleurs, nous vous conseillons de faire voter la possibilité de tenir des assemblées générales en visioconférence selon les modalités de la loi ELAN. Cela rend plus facile les prises de décisions concernant la copropriété et cela permet d’impliquer le maximum de personnes possibles, même celles éloignées physiquement.


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