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L'utilisation d'un extranet en copropriété offre de nombreux avantages : facilitation de la communication entre les copropriétaires et le syndic, gestion simplifiée des documents importants, ou encore suivi en temps réel de l'état d'avancement des travaux et des paiements.
L’extranet permet une meilleure organisation et une plus grande transparence des décisions prises en commun. Mais quand est-ce obligatoire ? Quels documents doivent y être accessibles ? Quelles sont les conséquences en cas d’absence d'un extranet ? Matera vous explique.
À quoi sert un extranet en copropriété ?
Un extranet est un réseau privé qui permet à des personnes ou à des organisations d'échanger des informations et de collaborer à distance via internet.
En copropriété, un extranet est un espace dématérialisé mis à disposition des copropriétaires regroupant les documents importants relatifs à la copropriété. L’extranet permet ainsi de faciliter la communication et la gestion de la copropriété.
Dans quel cas l’utilisation d’un extranet est-elle obligatoire ?
Depuis la loi ELAN du 23 novembre 2018, la mise en place d'un espace en ligne sécurisé pour mettre à disposition des copropriétaires certains documents est obligatoire.
Plus précisément, l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que le syndic est chargé « de proposer, lorsque le syndic est un syndic professionnel, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité de l'article 25 de la présente loi. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical. Un décret précise la liste minimale des documents devant être accessibles en ligne dans un espace sécurisé ».
Parmi les différents modèles de gestion, seul le syndic professionnel est concerné par l’obligation de mettre en place un extranet, dont les accès doivent être divisés en trois espaces différents :
- l’ensemble des copropriétaires,
- chaque copropriétaire pris individuellement,
- et le syndic de copropriété.
Cela fait partie de l’obligation d’information qui pèse sur le syndic.
Quels sont les documents obligatoirement accessibles sur l’extranet ?
Les documents consultables par l’ensemble des copropriétaire sur un espace collectif
Le décret n°2019-502 du 23 mai 2019 précise la liste des documents et informations qui doivent être mises à disposition des copropriétaires :
- Le règlement de copropriété ;
- L'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;
- La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic ;
- Le carnet d'entretien de l'immeuble ;
- Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;
- Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
- L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
- Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
- Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
- Le contrat de syndic en cours.
Les documents consultables par chaque copropriétaire sur un espace individuel
- Le compte individuel arrêté après approbation des comptes annuels ;
- Les charges courantes et exceptionnelles payées lors des deux derniers exercices comptables ;
- Le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot ;
- Les appels de fonds des trois dernières années.
Les documents accessibles au conseil syndical
- Les balances des comptes du syndicat des copropriétaires ;
- Les relevés des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
- Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires passées ou en cours ;
- La liste de tous les copropriétaires ;
- La carte professionnelle du syndic.
Défaut de mise en place d’un extranet en copropriété : quelles conséquences ?
Dès lors qu’un syndic professionnel ne respecte pas l’obligation de mise en place d’un extranet sécurisé et accessible, il commet alors une faute de gestion.
Il s’expose à ce que le syndicat des copropriétaires engage sa responsabilité civile et à sa révocation pour motif légitime et sérieux lors d’une assemblée générale annuelle ou lors d’une assemblée générale extraordinaire.
