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Pour la création d’un syndic bénévole, il convient de respecter certaines conditions préalables. Selon la situation de votre copropriété, trois possibilités s’offrent à vous pour créer un syndic bénévole. De sa création aux obligations légales de ce dernier, on vous détaille tout ce qu’il faut savoir dans cet article !

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Qu’est-ce qu’un syndic bénévole ?

Un syndic bénévole est une forme de syndic de copropriété non-professionnel. Pour rappel, les immeubles ou groupes d’immeubles bâtis sont soumis au statut de la copropriété régi par la loi de 1965. D’après le même texte de loi, il existe trois types de syndic : 

• Le syndic professionnel : c’est lorsque les copropriétaires délèguent la gestion de la copropriété à une société externe à laquelle ils doivent des honoraires en échange des prestations de services. À noter que le syndic peut également facturer des frais annexes pour des prestations non comprises dans le forfait comme la convocation d’assemblées générales extraordinaires ou l’établissement de l’état daté nécessaire lors de la vente du bien immobilier.

Bon à savoir :

Pour exercer légalement la profession de syndic, le syndic professionnel doit posséder une carte professionnelle et une garantie financière conformément aux lois Hoguet et ALUR.

• Le syndic bénévole : dans ce cas, un copropriétaire est élu par le syndicat des copropriétaires en qualité de syndic. Pour rappel, le syndicat des copropriétaires est composé de l’ensemble des copropriétaires, cet organe est automatiquement créé sans aucune formalité ; 
• Le syndic coopératif : dans ce mode de gestion, c’est le conseil syndical qui se charge de la gestion de la copropriété sans intermédiaire. Le conseil syndical est constitué de copropriétaires élus qui assurent le rôle d’intermédiaire entre le syndic et les copropriétaires. Même si, légalement, c’est le président du conseil syndical qui détient la qualité de syndic ; dans les faits, tous les membres du conseil syndical se répartissent les missions du syndic selon leurs affinités et leurs disponibilités.

Bon à savoir :

Un syndic de copropriété, peu importe le type, est élu à la suite d’un vote du syndicat des copropriétaires en assemblée générale à la majorité absolue. Cette majorité comptabilise les voix des copropriétaires présents, représentés ou absents. Dans le cas où, à l’issue du vote, la majorité absolue n’est pas obtenue mais que la décision a recueilli au moins un tiers des tantièmes, le syndicat des copropriétaires peut procéder à un second vote au cours de la même séance, cette fois à la majorité simple. Pour rappel, cette règle de majorité comptabilise uniquement les voix des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. 

Quelles sont les missions du syndic bénévole ?

Peu importe le mode de gestion des copropriétés, le syndic a les mêmes missions, à savoir :

• Ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires ;

• Convoquer et tenir une assemblée générale annuelle ;
• Rédiger puis envoyer le procès-verbal dans le mois suivant la tenue de l’assemblée générale ;
• Procéder à l’immatriculation à la naissance de la copropriété et la mise à jour annuelle des données financières dans les deux mois suivant l'approbation des comptes en assemblée générale. Ceci permettra d’établir une fiche synthétique, document obligatoire pour toute copropriété ;
• Établir un budget prévisionnel ;
• Envoyer les appels de fonds trimestriels ;
• Recouvrer les charges impayées, le cas échéant ;
• Réaliser et suivre les travaux votés en assemblée générale ;
• Approuver les comptes suite à l’assemblée générale annuelle ;
• Faire respecter les dispositions du règlement de copropriété. Ce document définit les règles de fonctionnement de l'immeuble et précise les droits et les devoirs des copropriétaires.

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Création d’un syndic bénévole : quelles sont les conditions préalables ?

Qui peut être désigné comme syndic bénévole ?

Selon la loi ALUR, peuvent être syndic bénévole tous les membres de la copropriété, c’est-à-dire :

• Tout propriétaire, personne physique, de plein droit, d’un ou plusieurs lots dans la copropriété. Le lot peut être un appartement, une chambre de service, une cave, un garage ou un box de la résidence principale ou secondaire du propriétaire ;

Attention !

Cela signifie que ni un nu-propriétaire ni un usufruitier ne peut être syndic bénévole.

• Une société commerciale ou une société civile immobilière (SCI) dotée de la personnalité morale si elle est copropriétaire. Dans les faits, c’est le représentant légal de la société commerciale ou de la SCI qui exercera la fonction de syndic bénévole.
  Ainsi, créer une SCI vous permet, en tant que gérant, d’avoir un pouvoir direct dans la copropriété. La SCI est avantageuse puisqu’elle permet de bénéficier d’avantages fiscaux.

Bon à savoir :

Dans le cadre d’un syndic bénévole, une seule personne est désignée en assemblée générale. Si vous souhaitez exercer la fonction de syndic à plusieurs copropriétaires, il vous faudra passer en syndic coopératif.

Qui ne peut pas être désigné comme syndic bénévole ?

À l’inverse, la loi ALUR interdit à une personne d’exercer la fonction de syndic bénévole si elle n’est pas propriétaire de plein droit. 

Les personnes ne pouvant pas être désignées comme syndic bénévole sont :

• Le conjoint marié sous le régime de séparation des biens ; 
• Le partenaire de PACS ;  
• Les parents ou les enfants majeurs du copropriétaire ;
• Le gérant d’une SCI. En effet, seule la SCI, en tant que personne morale, peut être désignée en tant que syndic bénévole.

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Création d’un syndic bénévole : les étapes 

Parce que les cas où se trouvent les copropriétés peuvent être différents, il existe plusieurs possibilités pour mettre en place un syndic bénévole. Nous vous les présentons en détail ci-dessous.

1ère hypothèse : Changer de syndic et créer le syndic bénévole lors de l’assemblée générale annuelle

Tous les ans, le syndic de copropriété doit convoquer une assemblée générale. Lors de celle-ci, il est possible de voter la résolution de changement de syndic et le passage en syndic bénévole si le mandat de votre syndic actuel arrive à terme. Toutefois, il est nécessaire de s’y prendre à l’avance. En effet, la convocation d’assemblée générale est envoyée par le syndic au moins 21 jours avant l’AG. Cette convocation contient l’ordre du jour de la réunion, c’est-à-dire les résolutions qui seront votées le jour de l’AG. C’est pourquoi, vous devez envoyer avant réception de cette convocation une lettre recommandée avec accusé de réception contenant :

• L’inscription à l’ordre du jour d’une résolution portant sur l’élection d’un syndic bénévole ;
• La durée du mandat ;
• Éventuellement un modèle de contrat. En effet, le décret du 26 mars 2015 définit un contrat-type pour les syndics de copropriété. Tout contrat conclu ou renouvelé doit respecter ce modèle type en mentionnant des clauses obligatoires telles que les missions, la durée du contrat, l'éventuelle rémunération, etc. Ce contrat-type s’applique également aux syndics bénévoles.

Bon à savoir :

En cas d’absence de réponse du syndic ou de refus d’inscription (et donc de violation de l’article 10 du décret de 1967), un ou plusieurs copropriétaires ou même le conseil syndical peuvent convoquer une assemblée générale extraordinaire. Tout comme pour l’assemblée générale ordinaire, les convocations de l’assemblée générale extraordinaire doivent être envoyées dans un délai de 21 jours avant la date fixée, sauf en cas d’urgence comme par exemple un grave problème d’insalubrité, où le délai est supprimé.

2ème hypothèse : Révoquer le syndic pour créer un syndic bénévole

Lorsqu’il existe une cause légitime de révocation du syndic, il est possible de changer de syndic en cours de mandat en convoquant une assemblée générale extraordinaire. L’unique motif évoqué par la loi est l’absence de fiche synthétique, mais la jurisprudence a également donné les exemples suivants :

• Défaut de souscription aux assurances obligatoires comme l’assurance multirisque immeuble ;
• Engagement de travaux sans l’autorisation de l’assemblée générale sauf s’il s’agit de travaux urgents menaçant la salubrité et/ou la sécurité de l’immeuble et de ses résidents ;
• Non-respect d’une décision votée en assemblée générale ou d’une disposition du règlement de copropriété ;
• Fautes de gestion, négligence ou malversations financières.

Dans ce cas-là, sur demande du conseil syndical ou d’un ou plusieurs copropriétaires, le syndic est tenu de convoquer une assemblée générale. Si cette demande est restée infructueuse pendant 8 jours, le président du conseil syndical peut procéder lui-même à la convocation d’une assemblée générale extraordinaire.

La révocation du syndic prend effet au jour de l’assemblée générale suite à un vote à la majorité absolue, le syndic sortant n’a droit à aucune indemnité. Vous êtes alors parfaitement libre de procéder à la création et au vote de l’adoption du syndic bénévole au cours de la même séance à la majorité absolue. 

3ème hypothèse : Obtenir la nullité du mandat de syndic pour créer un syndic bénévole

L'article 18 de la loi de 1965 oblige le syndic à procéder à l’ouverture d’un compte bancaire séparé au nom de la copropriété. S’il ne le fait pas dans un délai de 3 mois à compter de sa désignation, son mandat est nul de plein droit.

De même, le syndic qui ne procéderait pas à l’ouverture d’un compte spécifique au fonds de travaux verrait son mandat annulé à l’expiration d’un délai de 3 mois suivant sa désignation. Dans l’une ou l’autre de ces situations, tout copropriétaire est à même de demander la nullité du mandat du syndic.

Deux cas sont alors à prévoir : 

• Si la nullité n’a pas encore été prononcée, il suffit de contraindre le syndic à convoquer une assemblée générale conformément à l’hypothèse 2 et de procéder à l’élection du syndic bénévole ;
• Si la nullité a été prononcée, le syndicat des copropriétaires est alors dépourvu de syndic. Tout copropriétaire est alors à même de convoquer une assemblée générale pour procéder à la création du syndic bénévole de l’immeuble conformément à l'article 17 de la loi de 1965.

Attention !

Ces assemblées générales portent uniquement sur la désignation du nouveau syndic. Une autre assemblée générale devra être convoquée par la suite par le syndic nouvellement élu pour voter un budget prévisionnel, élire un conseil syndical, voter un fonds de travaux ou le diagnostic technique global (DTG), etc

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Quelles sont les autres obligations du syndic bénévole ?

Une fois élu, le syndic bénévole a des obligations légales à respecter :

• Il doit récupérer les dossiers et archives de la copropriété auprès de l’ancien syndic : cette passation doit se faire dans un délai maximum de trois mois suivant l’assemblée générale ;
• Il doit effectuer une reprise comptable ;
• Il doit ajouter au contrat d’assurance une protection juridique pour les membres du conseil syndical et le syndic bénévole.

Bon à savoir :

Bien que facultative, nous vous conseillons de souscrire également une assurance en responsabilité civile pour vous couvrir en cas de faute de gestion. Il est conseillé au nouveau syndic bénévole de faire des points réguliers avec le conseil syndical pour rendre compte de ses actions et assurer une transition fluide. Chez Matera, nous accompagnons les syndics bénévoles et effectuons toute la reprise comptable dès la transition. Nous nous occupons également de relancer votre ancien syndic s’il ne veut pas vous remettre les archives.

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Créer un syndic bénévole : avantages et inconvénients

Les avantages du syndic bénévole

Le modèle du syndic bénévole permet à la copropriété de s’autogérer ce qui comporte de nombreux avantages :

• Des économies significatives : les gestionnaires professionnels ont souvent des honoraires élevés auxquels ils ajoutent des frais annexes pour tenir des assemblées générales extraordinaires, envoyer une copie du règlement de copropriété ou les convocations d’AG et prennent même une commission 4% en moyenne sur le montant HT des travaux de copropriété. Le syndic bénévole, quant à lui, peut être rémunéré de deux façons :

--> Une rémunération pour son rôle de syndic : dans ce cas, elle ne doit pas dépasser les revenus principaux du syndic bénévole et elle est soumise à l’impôt sur le revenu au titre des bénéfices non commerciaux ;

--> Une compensation des frais professionnels engagés : cela concerne le remboursement des frais liés à l’exercice de la fonction de syndic bénévole (forfait mobile, frais de déplacement, etc.) ;

Dans les deux cas, les frais seront bien moindres aux honoraires d’un syndic professionnel. 

• Des projets qui avancent enfin : en tant que syndic bénévole, vous pouvez enfin reprendre le contrôle sur votre copropriété et réinvestir l’argent économisé sur les frais de syndic dans des travaux par exemple pour valoriser votre investissement immobilier ! ;
• Plus de transparence et de convivialité : comme le syndic bénévole est copropriétaire du bâtiment, il est beaucoup plus proche de tous les autres résidents. Ainsi, l’accès à l’information est beaucoup plus simple, transparent et rapide.

Les inconvénients du syndic bénévole

Le principal inconvénient du syndic bénévole est que la gestion de la copropriété est confiée à une seule personne, ce qui peut représenter une grosse charge de travail.

Bon à savoir :

Matera accompagne les syndics bénévoles. Grâce à nos 200 experts à votre disposition, vous pouvez facilement respecter les obligations légales des syndics et gérer votre copropriété facilement en toute sérénité !

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