Création syndic bénévole : processus, étapes et transition

Vous êtes propriétaire d’un appartement au sein d’une copropriété et cherchez un guide pour en savoir plus sur le processus de création d’un syndic bénévole ? Vous êtes sur la bonne voie ! En effet, la gestion d’une copropriété implique bien souvent de choisir entre paiement d’honoraires ou implication personnelle dans le processus de gestion… C’est là que le choix entre un syndic professionnel et un syndic bénévole peut être déterminant.

Créer et élire un syndic bénévole, c'est choisir une gestion humaine et directe de votre immeuble. Ce modèle de gestion, bien qu'appelé “bénévole”, ne manque pas de responsabilités ( administration financière, maintenance de l'immeuble, mise en œuvre des décisions de l'assemblée générale…)

Dans cet article, nous explorons pourquoi et comment créer un syndic bénévole. Vous découvrirez ce que ce modèle peut offrir à votre copropriété…

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Définition du syndic bénévole

Le syndic bénévole, contrairement à son homologue rémunéré, est représenté par un copropriétaire volontaire qui assume les responsabilités de gestion de l'immeuble sans percevoir (ou très peu) de rémunération. Ce choix repose souvent sur une volonté de participation active à la vie de la copropriété, ainsi que sur une vision collective du bien-être commun.

Dans ce modèle, le conseil syndical (élu par le syndicat des copropriétaires) joue un rôle pivot. En effet, composé de copropriétaires élus, il est impliqué dans le processus de désignation du syndic bénévole. Chargé ensuite d'assister et de contrôler le syndic dans l'exercice de ses fonctions, sa collaboration étroite avec le syndic bénévole garantira une gouvernance transparente et démocratique de la copropriété.

Dans le champ lexical du syndic bénévole, la notion de responsabilité civile occupe une place prépondérante. En effet, bien que bénévole, le syndic reste engagé juridiquement et peut voir sa responsabilité mise en cause en cas de faute ou de négligence dans l'exercice de ses fonctions. Nous vous recommandons donc vivement de souscrire à une assurance responsabilité civile pour se prémunir contre d'éventuels litiges ou sinistres.

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Conditions de création et réglementation

La mise en place d’un syndic bénévole nécessite de respecter un cadre légal strict afin d’assurer une gestion transparente et efficace de la copropriété. La loi du 10 juillet 1965 encadre spécifiquement ces pratiques, imposant des conditions précises pour la nomination d’un syndic bénévole.

Qui peut être désigné comme syndic bénévole ?

Selon la loi ALUR, peuvent être syndic bénévole tous les membres de la copropriété, c’est-à-dire :

• Tout propriétaire, personne physique, de plein droit, d’un ou plusieurs lots dans la copropriété. Le lot peut être un appartement, une chambre de service, une cave, un garage ou un box de la résidence principale ou secondaire du propriétaire ;

Attention !

Cela signifie que ni un nu-propriétaire ni un usufruitier ne peut être syndic bénévole.

Une société commerciale ou une société civile immobilière (SCI) dotée de la personnalité morale si elle est copropriétaire. Dans les faits, c’est le représentant légal de la société commerciale ou de la SCI qui exercera la fonction de syndic bénévole. Ainsi, créer une SCI vous permet, en tant que gérant, d’avoir un pouvoir direct dans la copropriété. La SCI est avantageuse puisqu’elle permet de bénéficier d’avantages fiscaux.

Bon à savoir :

Dans le cadre d’un syndic bénévole, une seule personne est désignée en assemblée générale. Si vous souhaitez exercer la fonction de syndic à plusieurs copropriétaires, il vous faudra passer en syndic coopératif.

Qui ne peut pas être désigné comme syndic bénévole ?

À l’inverse, la loi ALUR interdit à une personne d’exercer la fonction de syndic bénévole si elle n’est pas propriétaire de plein droit.

Les personnes ne pouvant pas être désignées comme syndic bénévole sont :

• Le conjoint marié sous le régime de séparation des biens ;
• Le partenaire de PACS ;
• Les parents ou les enfants majeurs du copropriétaire ;
• Le gérant d’une SCI. En effet, seule la SCI, en tant que personne morale, peut être désignée en tant que syndic bénévole.

Éligibilité et nomination

Pour devenir syndic bénévole, il est donc impératif d’être copropriétaire de l’immeuble concerné. Cette règle garantit que le syndic ait un intérêt personnel dans la bonne gestion de la propriété. La nomination doit être validée lors de l'assemblée générale des copropriétaires, avec une majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés. Cette procédure assure que la décision de gestion bénévole est largement acceptée au sein de la copropriété.

Mandat et révocation

Le mandat d’un syndic bénévole est généralement établi pour une durée maximale de trois ans, renouvelable lors de chaque assemblée générale annuelle. Le contrat de syndic peut être révoqué à tout moment par l'assemblée générale pour un motif légitime, garantissant ainsi une flexibilité et une réactivité dans la gestion de la copropriété.

Réglementations spécifiques

Tout syndic, qu’il soit professionnel ou bénévole, est tenu de respecter les règlements de la copropriété et de mettre en œuvre les décisions prises lors des assemblées générales. En outre, il doit s’assurer que toutes les obligations légales telles que l’assurance de la copropriété et la gestion des fonds soient scrupuleusement suivies.

Le contrat de syndic, conformément au décret de 2015, doit inclure toutes les clauses relatives aux missions, à la durée du contrat, et aux modalités de rémunération, même symbolique, du syndic bénévole.

En suivant ces règles, les copropriétaires peuvent s’assurer d’une gestion efficace et conforme aux exigences légales, tout en bénéficiant de l'engagement et de la proximité qu'offre un syndic bénévole. Ces conditions de création et de régulation sont essentielles pour maintenir la confiance et la transparence au sein de la copropriété.

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Responsabilités et missions

La gestion d'une copropriété par un syndic bénévole englobe une variété de tâches administratives, financières et de maintenance, toutes cruciales pour le bon fonctionnement et la conservation de l'immeuble. Bien que le syndic bénévole ne soit pas rémunéré, ses responsabilités sont comparables à celles d'un syndic professionnel, avec certaines spécificités dues à son statut non professionnel.

Missions administratives

Le syndic bénévole agit comme le pivot central de la copropriété. Il est chargé de :

• préparer et de convoquer les assemblées générales,
• rédiger les procès-verbaux de ces réunions,
• tenir à jour le carnet d'entretien de l'immeuble
• archiver les différents documents relatifs à la copropriété,
• assurer la communication régulière avec les copropriétaires pour les tenir informés des décisions et des évolutions importantes concernant la gestion de l'immeuble.

L'organisation et la documentation des votes, des décisions de l'assemblée, et la mise à jour des registres des copropriétaires sont également de son ressort.

Missions de maintenance

En termes de maintenance, le syndic bénévole est responsable de l'entretien régulier de l'immeuble, ce qui inclut la gestion des travaux urgents et non urgents nécessaires à la conservation de l'immeuble et au confort des résidents. Cela comprend tout, des réparations courantes à la gestion des incidents plus significatifs comme les dégâts des eaux ou les problèmes électriques. Il est aussi de son devoir de veiller à la conformité de l'immeuble aux normes de sécurité en vigueur.

Missions financières

Sur le plan financier, le syndic bénévole est responsable de la collecte des charges de copropriété, de la préparation du budget prévisionnel, et de la gestion des fonds de la copropriété. Cela inclut l'émission des appels de fonds, le suivi des dépenses, et la préparation des comptes annuels à présenter lors de l'assemblée générale. Malgré son statut non professionnel, il doit assurer une gestion rigoureuse et transparente, évitant les conflits d'intérêts et garantissant la santé financière de la copropriété.

Ces responsabilités font du syndic bénévole une figure centrale dans la gestion quotidienne et stratégique de la copropriété, nécessitant un engagement sérieux et une bonne connaissance des lois et pratiques en matière de copropriété.

Attention !

Même si votre copropriété est gérée par un syndic bénévole, cette dernière se devra de respecter l’ensemble des législations en vigueur. Parmi elles, l’immatriculation au registre national de l’ANAH (agence nationale de l’habitat).

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Comment transitionner vers un syndic bénévole ?

Parce que les cas où se trouvent les copropriétés peuvent être différents, il existe plusieurs possibilités pour mettre en place un syndic bénévole. Nous vous les présentons en détail ci-dessous.

1ère cas : Changer de syndic et créer le syndic bénévole lors de l’assemblée générale annuelle

Tous les ans, le syndic de copropriété doit convoquer une assemblée générale. Lors de celle-ci, il est possible de voter la résolution de changement de syndic et le passage en syndic bénévole si le mandat de votre syndic actuel arrive à terme.

Toutefois, il est nécessaire de s’y prendre à l’avance. En effet, la convocation d’assemblée générale est envoyée par le syndic au moins 21 jours avant l’AG. Cette convocation contient l’ordre du jour de la réunion, c’est-à-dire les résolutions qui seront votées le jour de l’AG. C’est pourquoi, vous devez envoyer avant réception de cette convocation une lettre recommandée avec accusé de réception contenant :

• L’inscription à l’ordre du jour d’une résolution portant sur l’élection d’un syndic bénévole ;
• La durée du mandat ;
• Éventuellement un modèle de contrat. En effet, le décret du 26 mars 2015 définit un contrat-type pour les syndics de copropriété. Tout contrat conclu ou renouvelé doit respecter ce modèle type en mentionnant des clauses obligatoires telles que les missions, la durée du contrat, l'éventuelle rémunération, etc. Ce contrat-type s’applique également aux syndics bénévoles.

Bon à savoir :

En cas d’absence de réponse du syndic ou de refus d’inscription (et donc de violation de l’article 10 du décret de 1967), un ou plusieurs copropriétaires ou même le conseil syndical peuvent convoquer une assemblée générale extraordinaire. Tout comme pour l’assemblée générale ordinaire, les convocations de l’assemblée générale extraordinaire doivent être envoyées dans un délai de 21 jours avant la date fixée, sauf en cas d’urgence comme par exemple un grave problème d’insalubrité, où le délai est supprimé.

2ème cas : Révoquer le syndic pour créer un syndic bénévole

Lorsqu’il existe une cause légitime de révocation du syndic, il est possible de changer de syndic en cours de mandat en convoquant une assemblée générale extraordinaire. L’unique motif évoqué par la loi est l’absence de fiche synthétique, mais la jurisprudence a également donné les exemples suivants :

• Défaut de souscription aux assurances obligatoires comme l’assurance multirisque immeuble ;
• Engagement de travaux sans l’autorisation de l’assemblée générale sauf s’il s’agit de travaux urgents menaçant la salubrité et/ou la sécurité de l’immeuble et de ses résidents ;
• Non-respect d’une décision votée en assemblée générale ou d’une disposition du règlement de copropriété ;
• Fautes de gestion, négligence ou malversations financières.

Dans ce cas-là, sur demande du conseil syndical ou d’un ou plusieurs copropriétaires, le syndic est tenu de convoquer une assemblée générale. Si cette demande est restée infructueuse pendant 8 jours, le président du conseil syndical peut procéder lui-même à la convocation d’une assemblée générale extraordinaire.

La révocation du syndic prend effet au jour de l’assemblée générale suite à un vote à la majorité absolue, le syndic sortant n’a droit à aucune indemnité. Vous êtes alors parfaitement libre de procéder à la création et au vote de l’adoption du syndic bénévole au cours de la même séance à la majorité absolue.

3ème cas : Obtenir la nullité du mandat de syndic pour créer un syndic bénévole

L'article 18 de la loi de 1965 oblige le syndic à procéder à l’ouverture d’un compte bancaire séparé au nom de la copropriété. S’il ne le fait pas dans un délai de 3 mois à compter de sa désignation, son mandat est nul de plein droit.

De même, le syndic qui ne procéderait pas à l’ouverture d’un compte spécifique au fonds de travaux verrait son mandat annulé à l’expiration d’un délai de 3 mois suivant sa désignation. Dans l’une ou l’autre de ces situations, tout copropriétaire est à même de demander la nullité du mandat du syndic.

Deux cas sont alors à prévoir :

• Si la nullité n’a pas encore été prononcée, il suffit de contraindre le syndic à convoquer une assemblée générale conformément à l’hypothèse 2 et de procéder à l’élection du syndic bénévole ;
• Si la nullité a été prononcée, le syndicat des copropriétaires est alors dépourvu de syndic. Tout copropriétaire est alors à même de convoquer une assemblée générale pour procéder à la création du syndic bénévole de l’immeuble conformément à l'article 17 de la loi de 1965.

Bon à savoir :

Ces assemblées générales portent uniquement sur la désignation du nouveau syndic. Une autre assemblée générale devra être convoquée par la suite par le syndic nouvellement élu pour voter un budget prévisionnel, élire un conseil syndical, voter un fonds de travaux ou le diagnostic technique global (DTG), etc

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Avantages et inconvénients du syndic bénévole

La mise en place d’un syndic bénévole présente un certain nombre de bénéfices et de défis à considérer pour une copropriété, influençant directement le quotidien et la préservation de l’immeuble.

Avantages

• Réduction des coûts : L'absence de rémunération du syndic bénévole est un atout majeur, permettant de diminuer significativement les charges liées à l'administration de l'immeuble, un point souvent décisif pour les petites copropriétés où chaque économie compte.
• Meilleure transparence : Étant lui-même copropriétaire, le syndic bénévole peut apporter une plus grande clarté dans les opérations courantes. Son implication personnelle peut aussi renforcer la confiance parmi les résidents et encourager une approche collaborative.
• Agilité dans les décisions : Moins de formalités administratives permettent souvent au syndic bénévole d’agir plus rapidement, notamment dans des situations urgentes ou pour des interventions nécessaires sur le bâti.

Inconvénients

• Potentiel manque de compétences : Le syndic bénévole peut ne pas posséder les compétences techniques ou l’expérience qu’un professionnel offre, notamment en matière juridique ou financière. Ce déficit peut entraîner des erreurs ou des décisions moins judicieuses.
• Conflits d'intérêts entre copropriétaires : Le fait que le syndic soit également copropriétaire peut mener à des situations où ses intérêts personnels pourraient entrer en conflit avec ceux de l'ensemble des copropriétaires, ce qui pourrait compromettre la neutralité nécessaire à une administration équitable.
• Responsabilités légales importantes : Bien que bénévole, le syndic porte une lourde responsabilité légale. En cas d'erreur administrative ou de négligence, il est soumis aux mêmes exigences de responsabilité qu'un professionnel, représentant un risque significatif pour quelqu'un qui ne tire pas de revenus de cette fonction.

Ces avantages et défis doivent être soigneusement évalués lors de la considération d’un syndic bénévole, en prenant en compte les caractéristiques spécifiques de la copropriété et la volonté des copropriétaires de s’engager dans ce type d'administration. Une compréhension claire des exigences et un engagement commun sont essentiels pour assurer le succès de cette initiative.

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Dans l’optique de toujours mieux gérer son parc immobilier, choisir entre un syndic bénévole et un professionnel est une décision importante. Si la perspective de réduire les coûts et d'augmenter la transparence est séduisante, elle nécessite aussi une réflexion approfondie sur les compétences et l'engagement nécessaires. En fin de compte, l'efficacité de la gestion d'une copropriété repose sur la collaboration et la détermination de ses membres à œuvrer pour le bien commun. À l'avenir, les copropriétés pourraient explorer de nouvelles façons de fusionner les avantages des modèles bénévoles et professionnels afin de trouver le modèle parfait…

Le conseil Matera :

Il est important de rappeler que l'efficacité d'un tel modèle repose sur une communication ouverte, la collaboration de l'ensemble des copropriétaires quant aux décisions à prendre pour la copropriété et enfin le partage de conseils bienveillants. Chaque résident a un rôle à jouer pour garantir le bon fonctionnement de la copropriété et soutenir son syndic dans ses missions.