Tout savoir sur la gestion du syndic de copropriété

Qu’est-ce qu’un syndic de copropriété ?

Un syndic de copropriété est un organe de la copropriété qui administre les parties communes d’un immeuble. Conformément à la loi de 1965, une copropriété naît dès lors qu’un bâtiment est divisé en lots et que la propriété est répartie entre au moins deux copropriétaires.

Un immeuble se divise en parties privatives et parties communes. Les parties privatives sont définies dans la loi de 1965 comme des parties réservées à l’usage exclusif des copropriétaires. Même si elles ne sont pas énumérées dans la loi, les parties privatives incluent notamment :

• Les logements individuels, y compris la porte palière, les fenêtres, les volets, les persiennes, les stores, etc. ;
• Les cloisons intérieures qui ne font pas partie du gros œuvre ;
• Les parquets et carrelages ;
• Les revêtements de sol, hormis le gros œuvre ;
• Les équipements intérieurs de chaque appartement ;
• Les caves, greniers, box et emplacements de garage.

À l’inverse, les parties communes sont définies par l’article 3 de la loi de 1965. On y trouve notamment :

• Le sol ;
• Les parcs, jardins et voies d’accès ;
• Le gros œuvre ;
• Les éléments d’équipement commun ;
• Les passages et corridors ;
• Les coffres, gaines et têtes de cheminées.

Bon à savoir :

La distinction des parties privatives et des parties communes est établie précisément dans le règlement de copropriété qui fixe les règles de vie de la copropriété. Ce règlement intérieur s’applique à tous les résidents de l’immeuble, y compris les locataires.

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Les obligations du syndic à respecter envers les copropriétaires pendant sa gestion

Les obligations du syndic envers les copropriétaires sont nombreuses. Tout d’abord, il est le représentant légal du syndicat des copropriétaires dans tous ses actes et ses actions en justice. Pour rappel, le syndicat des copropriétaires regroupe l’ensemble des copropriétaires d’un immeuble.

Le syndic doit faire appliquer les dispositions du règlement de copropriété et les décisions prises par le syndicat des copropriétaires en assemblée générale. Il assure également :

• La collecte des charges de copropriété via l’envoi des appels de fonds ;
• Le recouvrement des charges en cas d’impayés ;
• L’établissement du budget prévisionnel et la tenue de la comptabilité de la copropriété ;
• La gestion des contrats avec les différents prestataires de la copropriété : généralement, votre syndic doit renégocier vos contrats avec les fournisseurs ;
• L’administration et la conservation des parties communes : à ce titre, il peut convoquer des travaux urgents sans l’accord du syndicat des copropriétaires si cela met en péril la salubrité de l’immeuble et/ou la sécurité des habitants ;
• Le suivi du chantier en cas de travaux : il participe notamment à la levée des réserves à la livraison des travaux et doit vérifier qu’il n’existe aucune malfaçon et que le contrat passé avec l’entrepreneur a bien été respecté.

Bon à savoir :

Le syndic peut être professionnel, bénévole ou coopératif. Tandis que dans le premier cas, vous déléguez la gestion de la copropriété à une société externe en échange du paiement d’honoraires, le syndic bénévole et le syndic coopératif constituent deux alternatives d’autogestion qui permettent de réaliser des économies importantes sur les charges de copropriété.

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Pour assurer une gestion transparente, le syndic doit posséder une assurance de responsabilité civile et présenter lors de l'assemblée générale, les points clés de sa gestion, incluant les prestations fournies et les plans d'entretien futurs.

Gestion du syndic de copropriété : est-il obligatoire ?

Conformément à la loi de 1965, toute copropriété doit avoir un syndic. Cela signifie que légalement, une copropriété ne peut pas être dépourvue de syndic. Or, plusieurs situations peuvent amener à une carence de syndic, notamment :

• Un défaut d’accord en assemblée générale pour choisir un syndic : pour information, un syndic doit être élu à la majorité absolue de l’article 25 de la loi de 1965 ;
• Un empêchement du syndic élu tel qu’un décès, une maladie ou un accident grave par exemple ;
• Un non-renouvellement du syndic en cas de révocation par exemple et si la copropriété n’a pas mis à l’ordre du jour l’élection d’un nouveau syndic.

Dans tous les cas, il convient de réagir vite en convoquant une assemblée générale pour désigner un syndic. À défaut, tout copropriétaire pourra saisir le tribunal judiciaire pour nommer un administrateur provisoire. Ce dernier aura pour mission de convoquer une assemblée générale dont l’ordre du jour sera de choisir un nouveau syndic.

Bon à savoir :

Dans le domaine immobilier, un gestionnaire efficace est celui qui allie une bonne gestion administrative à une solide acuité financière, s'assurant que le mandat conféré par le vote des copropriétaires se traduit par une gestion et un entretien exemplaires de la propriété.

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Comment évaluer la gestion de votre syndic de copropriété ?

Depuis la réforme de la copropriété, à chaque désignation du syndic, le conseil syndical a l’obligation de mettre en concurrence le syndic actuel. La mise en concurrence permet d’évaluer le contrat de votre syndic actuel et éventuellement de connaître d’autres offres qui pourraient faire baisser le prix du syndic.

Lors de l'assemblée annuelle, les copropriétaires doivent évaluer si le gestionnaire actuel continue à répondre aux besoins financiers et administratifs de l'immeuble, en se préparant à proposer de nouvelles options avant l'échéance du mandat.

Le mandat du syndic est une période définie où il doit représenter efficacement la copropriété, en veillant à l'entretien de l'immeuble et à la gestion financière, avec la possibilité de renouvellement soumise à un vote critique chaque année.

Si vous êtes insatisfait de la gestion de votre syndic, la mise en concurrence vous permet également de changer de syndic en assemblée générale. Voici quelques questions à vous poser pour évaluer la gestion de votre syndic actuel :

• Votre syndic répond-il rapidement à vos demandes ?
• Votre syndic prend-il en compte les besoins et les intérêts des copropriétaires ?
• La communication dans votre copropriété est-elle fluide ?
• Savez-vous pourquoi vous payez des appels de fonds ?
• Avez-vous de la transparence sur les dossiers en cours dans la copropriété ?
• Quels sont les frais annexes facturés par votre syndic (tenue d’une assemblée générale extraordinaire, frais d’envoi, frais postaux, commission sur les travaux, etc.) ? Sont-ils justifiés ?

Toutes ces questions vous permettront d’évaluer de façon objectif la qualité de gestion de votre syndic actuel. Si besoin, vous pourrez ensuite parler aux autres copropriétaires de votre intention de changer de syndic.

Bon à savoir :

Le gestionnaire de la copropriété, une figure clé dans l'administration immobilière, doit allier compétences administratives et financières pour maintenir le bon entretien de l'immeuble, avec un mandat généralement renouvelé par vote chaque année.

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Faute de gestion du syndic : comment porter plainte contre le syndic de copropriété ?

Les relations entre syndic de copropriété et syndicat des copropriétaires peuvent être parfois tendues. Même si nous vous recommandons de tenter de trouver une solution à l’amiable, avec l’aide du conseil syndical, il est parfois nécessaire de saisir la justice pour trancher l’affaire.

En particulier, en cas de faute, il est possible de porter plainte contre son syndic. C’est généralement le conseil syndical qui se charge de porter plainte au nom du syndicat des copropriétaires. À noter qu’un copropriétaire peut tout à fait porter plainte contre le syndic à titre individuel, notamment s’il a subi un préjudice qui ne concerne que lui. C’est par exemple le cas en cas d’erreurs répétées sur les appels de fonds ou les clés de répartition pour le calcul des charges de copropriété.

C’est le tribunal judiciaire du lieu de l’immeuble qui est compétent dans ce cas.

Bon à savoir :

En cas de faute de gestion, vous pouvez valablement révoquer votre syndic en assemblée générale. Pensez à ajouter à l’ordre du jour des contrats de syndic pour désigner un nouveau syndic lors de cette même assemblée !

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