Quelles sont les obligations légales du syndic de copropriété ?

Le syndic de copropriété et ses obligations légales

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La loi du 10 juillet 1965 dispose qu’il est obligatoire pour une copropriété (qu'elle soit de grande ou de petite taille) d’être gérée par un syndic ou un gestionnaire de copropriété veillant à son bon fonctionnement. Il existe plusieurs modèles de gestion pour la copropriété aux services différents :

• Le syndic professionnel : dans ce modèle (détenteur de la carte professionnelle), la copropriété mandate une société externe pour gérer la copropriété en échange d’honoraires. Toutefois, attention, en plus des honoraires pour effectuer les missions comprises dans le forfait de base, le syndic professionnel pourra facturer des frais annexes pour toute prestation supplémentaire comme l’établissement d’un état daté, les frais de photocopies et de courrier, etc. ;
• Le syndic bénévole : c’est un copropriétaire élu en assemblée générale qui prend la qualité de syndic et gère la copropriété. Les copropriétaires peuvent décider de rémunérer le syndic bénévole par un vote à la majorité absolue en assemblée générale ;
• Le syndic coopératif : dans ce modèle, c’est le conseil syndical qui assure la gestion de la copropriété sans intermédiaire. Bien que ce soit le président du conseil syndical qui détienne légalement la qualité de syndic ; dans les faits, tous les conseillers syndicaux peuvent participer à la gestion immobilière.

Bon à savoir :

Le syndic coopératif est un modèle vertueux qui améliore la communication au sein de l’immeuble et favorise la transparence dans la gestion de la copropriété. Matera propose aux copropriétés gérées en syndic coopératif une plateforme en ligne pour gérer de A à Z la copropriété ainsi qu’une équipe d’experts qui prend le relais sur les sujets techniques (comptabilité, juridique, travaux, etc.). En moyenne, les copropriétaires réalisent 30% d’économies sur leurs charges de copropriété avec Matera !

Attention !

Il ne faut pas confondre le syndic de copropriété et le syndicat des copropriétaires. Ce dernier est une entité morale qui est créée automatiquement et sans formalité à la naissance de la copropriété. Le syndicat des copropriétaires est composé de tous les propriétaires d’un ou plusieurs lot(s) dans la copropriété et se rassemble au minimum une fois par an pour prendre des décisions concernant l’immeuble en assemblée générale.

Que le syndic soit professionnel, bénévole ou coopératif, son rôle, ses missions et ses obligations légales sont encadrées par l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Le syndic a pour principales missions :

• La gestion administrative de la copropriété ;
• La gestion financière et comptable de la copropriété ;
• La garantie de la bonne tenue de l’immeuble.

Nous vous détaillons ces différentes obligations ci-dessous.

Bon à savoir :

Une copropriété neuve peut posséder un syndic provisoire pour laisser le temps au nouveau syndicat des copropriétaires de choisir leur modèle de gestion !

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Les obligations administratives du syndic de copropriété

Tout au long de l’année et de la durée de son mandat, le syndic de copropriété s’occupe de la gestion administrative de la copropriété. Il s’agit entre autres des missions suivantes :

• Immatriculer la copropriété au Registre National des Copropriétés (RNC) et mettre à jour chaque année les données financières de la copropriété dans un délai de deux mois suivant l’assemblée générale qui a approuvé les comptes annuels ;
• Veiller à ce que les dispositions du règlement de copropriété soient respectées par l’ensemble des résidents ;
• Convoquer une assemblée générale au minimum par an pour voter le budget prévisionnel et approuver les comptes annuels. À l’issue de l’assemblée générale, le syndic envoie à tous les copropriétaires un procès-verbal dans un délai d’un mois après la tenue de l’AG ;
• Faire exécuter l’ensemble des décisions prises en assemblée générale ;
• Tenir à jour le carnet d’entretien de la copropriété. Ce document répertorie les informations de maintenance et les travaux réalisés dans la copropriété ;
• Conserver en sécurité et à la portée de tous les archives et les documents relatifs à la copropriété ;
• Gérer les contrats avec les différents prestataires de la copropriété (énergie, maintenance de l’ascenseur, nettoyage, etc.) ;

Bon à savoir :

Le syndic de copropriété s’occupe notamment de payer les factures des fournisseurs. Il peut également renégocier les contrats à chaque date d’anniversaire pour obtenir un meilleur prix et/ou des prestations supplémentaires. À défaut, il est également possible de mettre en concurrence plusieurs fournisseurs.

• Représenter le syndicat des copropriétaires dans tous les actes et les actions en justice, le cas échéant ;
• Souscrire à un contrat d’assurance responsabilité civile pour protéger les copropriétaires au sein des parties communes de l’immeuble.

En plus de ces responsabilités, le syndic doit aussi respecter les termes de son mandat, qui comprennent la gestion des aspects juridiques et administratifs de la copropriété. Ce mandat, établi lors de sa nomination, délimite clairement son rôle et ses responsabilités au sein de la copropriété.

Bon à savoir :

L’assurance responsabilité civile collective du syndicat des copropriétaires doit être votée en assemblée générale à la majorité simple avant d’être souscrite. Pour rappel, cette règle de majorité ne comptabilise que les voix des copropriétaires présents et représentés.

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Les obligations financières et comptables du syndic de copropriété

La seconde obligation du syndic de copropriété est d’assurer la gestion financière et comptable de la copropriété. Pour cela, le syndic doit réaliser les missions suivantes :

• Établir le budget prévisionnel de la copropriété et le faire valider par les copropriétaires en assemblée générale à la majorité simple ;
• Approuver les comptes de la copropriété par un vote à la majorité simple en assemblée générale en fin d’exercice comptable ;
• Tenir à jour la comptabilité de la copropriété ;

Bon à savoir :

Le syndic de copropriété a l’obligation de tenir à la fois le livre journal et le grand livre des comptes. Ces deux documents comptables recensent chaque opération comptable par ordre chronologique ainsi que les opérations par grand poste de dépense. Avec Matera, la comptabilité de la copropriété est automatisée et la tenue de ces documents comptables respecte la législation en vigueur.

• Régler les factures des fournisseurs ;
• Collecter les charges de copropriété en envoyant les appels de fonds aux copropriétaires ;
• Recouvrer les charges impayées, le cas échéant, par le biais de relances à l’amiable ou de procédures contentieuses si nécessaire.

Depuis la loi ALUR de 2014, le syndic doit également obligatoirement ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Cette mesure s’applique pour toutes les copropriétés, sans exception, depuis la publication de l’ordonnance du 30 octobre 2019. Bien que le syndic soit libre d’ouvrir un compte bancaire dans la banque de son choix, les copropriétaires peuvent refuser la proposition du syndic par un vote à la majorité absolue en assemblée générale.

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Les obligations du syndic pour garantir la bonne tenue de l’immeuble et la sécurité des copropriétaires

La troisième obligation du syndic de copropriété concerne la bonne tenue de l'immeuble et la sécurité des copropriétaires.

L’obligation d’assurer la bonne tenue des parties communes de l’immeuble

Le syndic de copropriété doit garantir la bonne tenue des parties communes de la copropriété. Pour rappel, les parties communes sont définies par l’article 3 de la loi du 10 juillet 1965 mais elles sont également précisées dans le règlement de copropriété.

Afin d’assurer la conservation de l’immeuble, le syndic de copropriété fait appel à des prestataires pour assurer le nettoyage ou la remise en état des parties communes. Les contrats prestataires sont votés par les copropriétaires en assemblée générale à la majorité simple.

L’obligation de mettre en œuvre les travaux pour la copropriété

Lorsque des travaux sont votés par les copropriétaires en assemblée générale, le syndic de copropriété est chargé d'exécuter ces travaux et de suivre leur bon déroulement. Les obligations du syndic face aux travaux sont de :

• Définir les modalités des travaux en assemblée générale : cela correspond au choix du prestataire ainsi qu’à la validation du budget alloué au chantier. Par ailleurs, plusieurs devis doivent être mis en concurrence lors du vote ;
• Gérer la relation avec les artisans : le syndic s’occupe des demandes de devis, de la signature au nom du syndicat des copropriétaires ainsi que du paiement des factures conformément à ce qui a été voté en assemblée générale ;
• Assurer le suivi du chantier ;
• Vérifier l’intégrité des travaux : le syndic doit s’assurer que les travaux effectués correspondent bien au devis initial lors de la livraison des travaux. Le cas échéant, il pourra procéder à la levée des réserves et activer les différentes garanties de construction (assurance dommages-ouvrage, garantie décennale, garantie de parfait achèvement, etc.).

Bon à savoir :

Si votre copropriété est gérée par un syndic professionnel, celui-ci prendra en moyenne 4% de commission sur le montant total HT des travaux. Ces frais annexes peuvent vite faire monter le prix du syndic. Chez Matera, l’accompagnement des travaux est effectué sans surcoût par des experts travaux ingénieurs en génie civil.

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L’obligation de mise en sécurité des copropriétaires

Pour garantir la sécurité des habitants, le syndic doit faire installer certains équipements obligatoires qui diffèrent selon les copropriétés :

• Des bloc-portes coupe-feu si la demande de permis de construire de la copropriété a été déposée avant le 5 mars 1987 et que le plancher du logement le plus haut est situé au maximum à 28 mètres au-dessus du sol ;
• Un extincteur portatif tous les 15 véhicules dans un parking ;
• Un ou deux extincteurs dans la chaufferie, si la source d’énergie consommée par la chaudière est le fioul, le charbon ou le gaz de ville.

Par ailleurs, si la sécurité des résidents de l’immeuble est menacée, le syndic de copropriété peut décider d’entreprendre des travaux urgents sans obtenir l’accord préalable des copropriétaires en assemblée générale. La loi ne définit pas précisément la définition de travaux urgents, mais, à titre d’exemples, voici les travaux considérés comme urgents par la jurisprudence :

• La réparation ou le remplacement de la chaudière de l’immeuble en période hivernale ;
• La consolidation d’un mur qui menace de s’écrouler ;
• La réfection d’une toiture qui cause des dégâts des eaux ;
• Etc.

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Loi ELAN : l’obligation de mise à disposition d’un extranet

Depuis la loi ELAN du 23 novembre 2018, les syndics professionnels ont l’obligation de mettre à disposition des copropriétaires un espace extranet sécurisé et accessible à l’aide d’identifiants uniques. Le syndic de copropriété doit fournir à chaque copropriétaire, à minima, l’ensemble des documents définis par le décret du 23 mai 2019, c’est-à-dire :

• Les documents liés à la copropriété : le règlement de copropriété et ses annexes, la dernière fiche synthétique de la copropriété, le carnet d’entretien et les différents diagnostics techniques des parties communes ;
• L’ensemble des contrats de la copropriété : assurance, maintenance des équipements, entretien des parties communes, etc. ;
• Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales ;
• Le contrat-type du syndic, si la copropriété est gérée par un syndic professionnel ;
• Le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire concerné, le cas échéant ;
• Les informations financières du copropriétaire, c’est-à-dire le montant des charges de copropriété payées pour les deux derniers exercices comptables et le compte individuel du copropriétaire après l’approbation des comptes en assemblée générale ;
• Les appels de fonds adressés au copropriétaire concerné sur les trois dernières années.

Bon à savoir :

Matera met à disposition des copropriétaires et des membres du conseil syndical une plateforme qui stocke l’ensemble des documents de la copropriété. De plus, les copropriétaires peuvent discuter entre eux grâce à un outil de communication intégré à leur espace personnel !

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Que risque le syndic s’il ne respecte pas ses obligations légales ?

Si le syndic de copropriété ne respecte pas les obligations définies par l’article 18 de la loi de 1965 alors que les honoraires sont toujours payés (dans le cadre d'un syndic professionnel), il commet alors une faute de gestion.

Dans ce cas, le syndicat des copropriétaires peut engager la responsabilité juridique du syndic. C’est notamment le cas si :

• Le syndic commet des erreurs importantes dans la comptabilité de la copropriété ;
• Le syndic n’applique pas les décisions votées en assemblée générale ;
• Le syndic néglige l’entretien de la copropriété en ne réalisant pas les travaux nécessaires, dans le cas où une marche d’escalier se casse par exemple ;
• Etc.

En cas de faute de gestion, les copropriétaires peuvent décider de révoquer le syndic pour motif légitime et sérieux. Pour cela, un copropriétaire ou un membre du conseil syndical doit demander au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception l’ajout de la résolution de révocation à la prochaine assemblée générale.

Bon à savoir :

Un copropriétaire ou un membre du conseil syndical peut également demander la convocation d’une assemblée générale extraordinaire pour procéder à la révocation du syndic.

Idéalement, la demande de mise à l’ordre du jour doit être effectuée deux mois avant la tenue de l’assemblée générale. Pour information, les convocations d’AG sont envoyées par le syndic au moins 21 jours avant le déroulement de l’assemblée générale. Une fois la convocation reçue par les copropriétaires, le syndic n’est plus dans l’obligation de modifier l’ordre du jour.

Lors de l’assemblée générale, la révocation du syndic se vote à la majorité absolue. Pour rappel, cette majorité comptabilise les voix des copropriétaires présents, représentés et absents. Grâce à la passerelle de l’article 25-1, si la majorité absolue n’est pas atteinte mais que la résolution obtient au moins un tiers des tantièmes de la copropriété, il est possible de procéder à un second vote au cours de la même assemblée générale, cette fois à la majorité simple.

Lors de la révocation d'un syndic pour motif légitime et sérieux, il est essentiel que les copropriétaires examinent attentivement la durée restante du mandat du syndic actuel. La compréhension claire des termes du mandat aide à déterminer les étapes appropriées pour une transition en douceur vers un nouveau syndic.

Afin de choisir le modèle de syndic correspondant le mieux à votre situation, nous vous recommandons d'utiliser nos comparateurs de charges et de modèle de syndic !

Bon à savoir :

Lorsque les copropriétaires souhaitent révoquer le syndic, il est important de penser à choisir un nouveau syndic lors de la même assemblée générale. En effet, d’après la loi du 10 juillet 1965, une copropriété ne peut se retrouver dépourvue de syndic.

Attention !

La responsabilité pénale du syndic de copropriété peut aussi être engagée s’il commet une infraction définie par le code pénal ou la jurisprudence. C’est le cas, par exemple, si le syndic détourne les fonds de la copropriété ou cause un accident suite à une négligence volontaire de l’entretien de la copropriété.

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