Quels sont les différents rôles du syndic de copropriété ?

Selon la loi du 10 juillet 1965, toute copropriété doit être gérée par un syndic de copropriété. Celui-ci a différentes missions à honorer, que nous vous détaillons ci-après.

Le rôle de gestion de l’immeuble

Le rôle principal du syndic de copropriété est d’assurer et de maintenir le bon état des parties communes de la copropriété et de ses équipements. Par conséquent, il doit :

• Faire appel à des prestataires extérieurs, comme une société de ménage en ayant, en amont, procéder à une mise en concurrence de différents contrats ;
• Gérer les contrats fournisseurs et les renégocier à chaque date anniversaire dans le but de diminuer les dépenses du syndicat des copropriétaires ;
• Tenir et mettre à jour le carnet d’entretien de la copropriété où sont répertoriés tous les travaux effectués ;
• Procéder à la réalisation des travaux qui sont nécessaires à la bonne tenue et à la conservation de l’immeuble et qui ont été votés en assemblée générale. Les règles de majorité vont dépendre de la nature des travaux.

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Quelle que soit la nature des travaux à réaliser, le syndic de copropriété est chargé de :

• Gérer la relation avec les différents prestataires en mettant en concurrence les devis et, en réglant les factures au nom du syndicat des copropriétaires ;
• Suivre l’état d’avancement des travaux en veillant à ce que les délais et prestations soient conformes au contrat ;
• Vérifier la conformité de la livraison des travaux avec le contrat, notamment en s’assurant qu’aucune malfaçon ou défaut de construction n’ai été commis.

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Bon à savoir :

Si le syndic de copropriété se rend compte que les travaux ne sont pas conformes ou qu’il y a des malfaçons, il peut procéder à la levée des réserves. Cela permettra d’activer les différentes garanties légales de construction telles que l’assurance dommages-ouvrage.

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Le rôle de sécurité des copropriétaires

En plus des missions liées à l’entretien de l’immeuble, le syndic de copropriété doit veiller à la sécurité des copropriétaires. Pour ce faire, il est chargé de mettre en place différents équipements incendies tels que :

• Des extincteurs ;
• Des portes coupe-feu ;
• Un système de désenfumage ;
• Un plan d’évacuation ;
• L'encloisonnement des cages d’escaliers.

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Dans le cas où la sécurité des résidents et/ou la salubrité de l’immeuble seraient menacées, le syndic de copropriété est en mesure d’entreprendre des travaux urgents. Ces travaux peuvent être lancés sans approbation en amont en assemblée générale. En revanche, le syndic de copropriété doit remplir certaines obligations comme :

• Informer les copropriétaires que des travaux urgents ont été entrepris, par voie postale ou électronique ;

• Informer également tous les occupants de l’immeuble en affichant l’information dans un lieu de passage comme le hall d’entrée ;
• Convoquer immédiatement une assemblée générale une fois le chantier achevé pour que les copropriétaires valident le devis, les travaux réalisés et se mettent d’accord sur leur financement.

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Bon à savoir :

Il existe différents modes de financement des travaux urgents, comme :

• Le prêt collectif qui est un prêt souscrit au nom du syndicat des copropriétaires. Il est important de noter qu’aucune clause de solidarité n’est envisageable. De ce fait, chaque copropriétaire volontaire est dans l’obligation de payer ses mensualités. Celles-ci sont calculées en fonction de sa quote-part des parties communes. Tous les copropriétaires ne sont pas obligés de souscrire à ce prêt ;
• L’appel de fonds exceptionnel qui est un appel de fonds supplémentaire demandé par le syndic de copropriété ;
• Le fonds de travaux mis en place par la loi ALUR, qui constitue une réserve pour anticiper les potentiels travaux de la copropriété. Il est financé par une cotisation annuelle de chaque copropriétaire. De plus, il doit obligatoirement excéder 5% du budget prévisionnel de la copropriété. Pour permettre son déblocage, un vote à la majorité absolue est requis.

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Le rôle de mandataire du syndic

Comme dit précédemment, le syndic de copropriété représente le syndicat des copropriétaires dans ses actes et actions en justice. Il agit donc en tant que représentant légal de l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble. De ce fait, il est en charge de :

• La signature des contrats fournisseurs au nom du syndicat des copropriétaires ;
• La gestion du personnel de la copropriété. En effet, tous les salariés de la copropriété sont gérés par le syndic. Néanmoins, ils sont employés du syndicat des copropriétaires et non du syndic de copropriété. C’est l’assemblée générale des copropriétaires qui fixe le nombre d’employés. Une fois la décision prise, le rôle du syndic est d’embaucher le personnel et de fixer les conditions de travail. Il doit également établir les fiches de paie et remplir le Document Unique d'Évaluation des Risques pour la Santé et la Sécurité des Travailleurs (DUERSST).

Le rôle administratif du syndic

Le syndic de copropriété aura également des missions d’ordre administratif, tel que :

• Immatriculer la copropriété auprès du Registre National des Copropriétés à sa naissance et mettre à jour les données financières de la copropriété chaque année, dans un délai de deux mois après l’assemblée générale annuelle ;
• Tenir et mettre à jour la fiche synthétique, qui regroupe les informations techniques, financières et juridiques de la copropriété ;
• Tenir et mettre à jour le carnet d’entretien, qui liste tous les travaux et les opérations de maintenance effectués dans la copropriété ;
• Gérer les mutations (ventes) en établissant, entre autres, l’état daté. Ce document informe notamment le futur acquéreur sur l’état financier de la copropriété ;
• Faire respecter le règlement de copropriété ;
• Convoquer une assemblée générale par an. Lors de cette assemblée annuelle, plusieurs résolutions sont votées comme le budget prévisionnel et l’approbation des comptes. Pour rappel, le syndic doit envoyer les convocations aux copropriétaires par lettre recommandée avec accusé de réception, au minimum 21 jours avant l’assemblée ;
• Respecter et faire respecter les décisions prises en assemblée générale.

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Le rôle financier du syndic

Le syndic de copropriété a également des obligations financières et comptables. Il doit notamment :

• Ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Cette obligation est en vigueur depuis la loi ALUR de 2014 ;
• Établir le budget prévisionnel pour l’année à venir ;
• Faire valider les comptes et les opérations financières réalisées en assemblée générale ;
• Tenir la comptabilité de la copropriété ;
• Collecter les charges de copropriété via les appels de fonds ;
• Recouvrer les charges impayées, le cas échéant.

Que faire en cas de manquement aux rôles du syndic de copropriété ?

Le changement de syndic

Si le syndic ne tient pas ses engagements, les copropriétaires peuvent le changer en fin de mandat. Pour cela, quatre étapes sont à suivre :

• Étape 1 : Tout d’abord, il faut mettre à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale ce projet de changement de syndic. Il faut donc envoyer ce projet à votre syndic de copropriété via lettre recommandée avec accusé de réception, au minimum deux mois avant la tenue de l’assemblée générale ;
• Étape 2 : Deuxièmement, il faut envoyer les convocations à l’assemblée générale aux copropriétaires 21 jours avant sa tenue. Il peut être judicieux d’ajouter également les projets de mise en concurrence des syndics ;
• Étape 3 : Ensuite, il faut approuver ce changement de syndic lors de l’assemblée générale. Il doit être voté à la majorité absolue. Pour rappel, cette règle comptabilise les tantièmes de tous les copropriétaires, qu’ils soient présents, absents ou représentés. En revanche, si cette majorité n’est pas atteinte, mais obtient plus d’un tiers des tantièmes, un second vote, cette fois en majorité simple peut être organisé au cours de la même assemblée générale.
• Étape 4 : Pour finir, si le changement de syndic est approuvé, le syndic entrant prend ses fonctions immédiatement. Dès lors, le syndic sortant doit transmettre les documents comptables et administratifs au syndic entrant dans un délai d’un mois.

La révocation du syndic de copropriété

Si le syndic ne tient pas ses engagements, il commet une faute de gestion et peut être révoqué et/ou voir sa responsabilité juridique engagée.

Si vous souhaitez révoquer votre syndic de copropriété, vous devez suivre 3 étapes :

• Étape 1 : Vous devez inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale la révocation du syndic actuel. Il doit être envoyé via lettre recommandée avec accusé de réception au syndic de copropriété. Nous vous recommandons de lui faire parvenir cette lettre au moins 2 mois avant la tenue de l’assemblée générale. En effet, si les convocations à l’assemblée générale sont envoyées avant votre demande de changement de syndic, l’ordre du jour ne pourra être modifié. Par conséquent, voter pour la révocation du syndic ne sera pas possible ;
• Étape 2 : Conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, vous devez mettre en concurrence plusieurs syndics de copropriété ;
• Étape 3 : Vous devez voter en assemblée générale la révocation du syndic de copropriété actuel. C’est la majorité absolue qui doit être obtenue. Une fois la révocation de l’ancien syndic votée, il faut désigner un nouveau syndic. Ce changement devra être notifié dans le procès-verbal d’assemblée générale. Dans un délai d’un mois suivant ce procès-verbal, l’ancien syndic doit faire parvenir au nouveau l’ensemble des archives comptables et administratives.

L’assignation du syndic de copropriété

Si la faute de gestion de votre syndic de copropriété entraîne un dommage, celui-ci peut répondre de ses actes devant  la justice. C'est le syndicat des copropriétaires qui peut assigner en justice son syndic de copropriété. Le syndic peut engager sa responsabilité civile ou pénale.

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Pour ce qui est de la responsabilité civile, les fautes professionnelles concernent :

• Des erreurs comptables ayant causé un dommage à un copropriétaire ;
• La non-exécution d’une ou plusieurs décisions votées en assemblée générale ayant entraîné un dommage ;
• Pas de mise en place d’une procédure de recouvrement des charges en cas d’impayés ;
• Le non-suivi des travaux dans les parties communes.

Dans ce cas de figure, c’est le tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble qui sera compétent.

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Bon à savoir :

Le syndic de copropriété peut être amené à payer des dommages et intérêts au syndicat des copropriétaires, ou simplement à un ou plusieurs copropriétaires.

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La responsabilité pénale est engagée dans des cas plus graves où le syndic a commis une infraction. Voici quelques exemples :

• Si la négligence du syndic a entraîné un préjudice grave comme un accident, car le toit menaçait de s’effondrer ;
• Si le syndic a délibérément détourné des fonds ;
• Si le syndic a utilisé le travail dissimulé dans la copropriété.

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Bon à savoir :

Cette responsabilité est engagée soit par un ou plusieurs copropriétaires, soit par toute la copropriété. Dans ce dernier, c'est le syndicat des copropriétaires qui engagera les poursuites devant le tribunal correctionnel du lieu de situation de l’immeuble.