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Tout savoir sur la gestion d’un syndic de copropriété

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Tout savoir sur la gestion d’un syndic de copropriété

Tout savoir sur la gestion d’un syndic de copropriété

La gestion d’un syndic de copropriété est importante pour le bon fonctionnement de votre copropriété. Comment évaluer la gestion de votre syndic ? Que faire en cas de mauvaise gestion ? Nous vous expliquons tout dans cet article.

Sommaire

Qu’est-ce qu’un syndic de copropriété ?

Conformément à la loi de 1965, toute copropriété doit être gérée par un syndic de copropriété.

Le syndic de copropriété est le représentant légal du syndicat des copropriétaires. Cela signifie qu’il représente le syndicat dans tous ses actes et ses actions en justice.

Par ailleurs, le syndic est chargé d’administrer les parties communes et de veiller à la bonne tenue de l’immeuble. Il est élu en assemblée générale à la majorité absolue des copropriétaires conformément à l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965. Pour rappel, cette règle de majorité comptabilise les votes des copropriétaires présents, représentés et absents.

La durée du mandat d’un syndic ne peut excéder trois ans renouvelables.

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Bon à savoir :
Il existe différents types de syndic de copropriété :
  • Le syndic professionnel : ici, le syndicat des copropriétaires délègue la gestion à un cabinet de syndic en échange du paiement d’honoraires. À noter que pour toute prestation non incluse dans le contrat de base, le syndic professionnel pourra facturer des frais annexes. Récemment, de nouveaux acteurs sur le marché ont émergé : les syndics en ligne. Moins chers, ils représentent une vraie alternative aux syndics traditionnels ;
  • Le syndic bénévole : dans ce cas, c’est un copropriétaire élu en assemblée générale qui exerce les fonctions du syndic. Il peut se faire assister du conseil syndical si la copropriété en a désigné un. Le syndic bénévole peut se faire rémunérer pour sa mission après approbation en assemblée générale des copropriétaires ;
  • Le syndic coopératif : ici, c’est le président du conseil syndical qui détient légalement la qualité de syndic. Toutefois, dans les faits, tous les conseillers syndicaux participent à la gestion de la copropriété selon leurs affinités et leurs disponibilités. Ce modèle présente de nombreux avantages dont des économies de charges, davantage de convivialité dans l’immeuble et plus de transparence dans la gestion.

La gestion d’un syndic de copropriété : quelles sont ses missions ?

Le syndic de copropriété doit remplir plusieurs missions. En effet, en tant que représentant légal du syndicat des copropriétaires, il est tenu de s’occuper de sa gestion administrative et financière, mais également de la bonne tenue de l’immeuble. Nous allons détailler ci-après les missions du syndic.

Les missions financières du syndic

Le syndic de copropriété est en charge de :

Les missions administratives du syndic

Le syndic a également des missions administratives, comme par exemple :

  • Convoquer et tenir au moins une assemblée générale annuelle pour voter le budget prévisionnel et l’approbation des comptes annuels ;
  • Immatriculer la copropriété auprès du Registre National des copropriétés et mettre à jour les données financières chaque année dans un délai de deux mois suivant l’assemblée générale qui a approuvé les comptes annuels ;
  • Élaborer et mettre à jour la fiche synthétique. Pour rappel, ce document a pour but d’informer les copropriétaires de l’entretien et de l’état de l’immeuble. La fiche synthétique doit être mise à jour par le syndic tous les ans dans un délai de deux mois après la notification du procès-verbal de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes annuels ;
  • Tenir une liste des copropriétaires à jour en mentionnant leur état civil, leur lot, leur domicile, etc. ;
  • Élaborer et tenir à jour le carnet d’entretien de l’immeuble. Pour rappel, ce document récapitule les informations techniques liées à la maintenance et aux travaux effectués dans l’immeuble ;
  • Faire exécuter les résolutions votées en assemblée générale ;
  • Faire respecter les dispositions du règlement de copropriété ;
  • Conserver les documents de la copropriété ;
  • Représenter légalement le syndicat des copropriétaires dans tous ses actes et ses actions en justice.

Par ailleurs, le syndic est également chargé de la bonne gestion de l’immeuble ainsi que de sa bonne tenue. De ce fait, il doit :

  • Renégocier les contrats à chaque date d’anniversaire dans le but de vérifier les clauses et de faire de potentielles économies ou bien d’obtenir de meilleures garanties. Cette renégociation des contrats est facultative ;
  • Faire exécuter les travaux votés en assemblée générale. Tout d’abord, il doit mettre en concurrence les prestataires dans le cadre de travaux dans le but de comparer les prix et offres. Par la suite, il entre en contact avec les différents prestataires choisis pour la réalisation de ces travaux. À la livraison des travaux, il est chargé de vérifier leur conformité. En cas de travaux non-conformes au contrat (mauvaise réalisation, malfaçons), le syndic peut lever des réserves et activer les différentes garanties légales de construction telles que l’assurance dommages-ouvrage ou bien la responsabilité civile.

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Bon à savoir :
Si la sécurité des habitants et/ou la salubrité de l’immeuble est menacée, le syndic peut exécuter des travaux urgents sans approbation préalable du syndicat des copropriétaires en assemblée générale. Il devra toutefois effectuer un affichage dans les parties communes pour en informer tous les résidents. Par ailleurs, une fois les travaux lancés, le syndic devra convoquer une assemblée générale urgente pour ratifier le budget des travaux et décider du mode de financement (fonds travaux, prêt collectif, etc.).

Comment évaluer la gestion d’un syndic de copropriété ?

Vous souhaitez évaluer la gestion de votre syndic de copropriété ? Voici quelques questions qui pourront vous aider :

  • Avez-vous des informations sur les dossiers concernant votre copropriété ?
  • Savez-vous pourquoi vous payez des appels de fonds ?
  • Trouvez-vous que le montant de vos charges de copropriété est justifié ?
  • Votre syndic prend-il en compte les intérêts et besoins des copropriétaires ?
  • Votre syndic répond-il rapidement à vos différentes demandes ?
  • La communication est-elle fluide entre les copropriétaires et le syndic ?
  • Savez-vous quels frais annexes vous sont facturés ? Pour quel motif ?

Si, suite à ces questions vous vous rendez compte que votre syndic n’est pas adapté aux besoins de votre copropriété, vous pouvez commencer à parler aux autres copropriétaires de votre volonté de changer de syndic.

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Bon à savoir :
Bon à savoir : Matera accompagne les syndics bénévoles et coopératifs à reprendre le contrôle de leur immeuble via une plateforme en ligne et des experts en interne qui prennent le relais sur les sujets plus techniques (comptabilité, juridique, travaux, etc.). Avec Matera, les copropriétaires économisent 30% en moyenne sur leurs charges de copropriété et jusqu’à 50% sur les frais de syndic !

Mauvaise gestion d’un syndic de copropriété : comment changer de syndic ?

Si souhaitez changer de syndic de copropriété en raison d’une mauvaise gestion, voici les quatre étapes à suivre :

  • Étape 1 : Tout d’abord, vous devez mettre à l'ordre du jour le projet de changement de syndic. Pour ce faire, il est important d'envoyer une demande de mise à l’ordre du jour à votre syndic via lettre recommandée avec accusé de réception. Nous vous conseillons de procéder à cet envoi au minimum 2 mois avant la tenue de l’assemblée générale ;
  • Étape 2 : Ensuite, le syndic envoie les convocations à l’ensemble des copropriétaires au moins 21 jours avant sa tenue, en y ajoutant les projets de mise en concurrence des syndics ;
  • Étape 3 : Les copropriétaires votent ensuite le changement de syndic à la majorité absolue. Pour rappel, cette règle comptabilise les tantièmes de tous les copropriétaires, qu’ils soient présents, absents ou représentés. Si la majorité absolue n’est pas atteinte, mais que la résolution de changement de syndic obtient plus d’un tiers des tantièmes, un second vote peut être organisé au cours de la même assemblée générale, cette fois à la majorité simple. Dans ce cas, le vote comptabilise seulement les tantièmes des copropriétaires présents ou bien représentés.
  • Étape 4 : Si le changement de syndic est approuvé, le nouveau syndic prend immédiatement ses fonctions et continue de dérouler l’assemblée générale. Le syndic sortant doit transmettre tous les documents administratifs et comptables de la copropriété au nouveau syndic dans un délai d’un mois suivant l’assemblée générale. Il doit également procéder à la transmission des fonds de la copropriété dans les 15 jours suivants l’assemblée générale.

Que faire en cas de faute de gestion d’un syndic de copropriété ?

Si votre syndic de copropriété n’honore pas ses missions, cela peut avoir des conséquences sur les copropriétaires et l’immeuble. Bien que non définies par la loi, voici quelques exemples de fautes de gestion d’un syndic de copropriété reconnues par la jurisprudence :

  • S’il n’applique pas les décisions concernant les travaux qui ont été votées en assemblée générale ;
  • S’il met du temps à mettre en place les travaux urgents qui peuvent mettre en péril l’état de l'immeuble et/ou la sécurité des habitants ;
  • Si lors d’une vente d’un lot, il met du temps à réaliser l’état daté, ce qui va retarder la vente ;
  • S’il n’a pas convoqué d’assemblée générale depuis plus d’un an ;
  • S’il ne procède pas au recouvrement des charges, ce qui a pour conséquence de mettre en péril la situation financière de la copropriété ;
  • S’il met en place des travaux dont le montant est supérieur à celui voté en assemblée générale ;
  • S’il facture des honoraires non prévus dans le contrat.

Suite à une faute de gestion, vous pouvez révoquer votre syndic de copropriété, voire même l’assigner en justice.

Révoquer son syndic de copropriété

Si vous souhaitez révoquer votre syndic de copropriété, vous devez suivre les 3 étapes suivantes :

  • Étape 1 : Inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale la révocation du syndic actuel. Pour ce faire, vous devez envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception une demande de mise à l’ordre du jour à votre syndic. Nous vous conseillons de lui envoyer votre demande de mise à l’ordre du jour au moins 2 mois avant la date d’assemblée générale ;
  • Étape 2 : Mettre en concurrence plusieurs syndics de copropriété parmi les trois modèles de syndics cités précédemment, conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 ;
  • Étape 3 : Voter lors de l’assemblée générale la révocation du syndic de copropriété. Cette révocation est votée à la majorité absolue. À noter que tout comme le changement de syndic, si la résolution ne passe pas mais obtient au moins un tiers des tantièmes, il est possible d’organiser un second vote au cours de la même assemblée générale, cette fois à la majorité simple. Une fois la révocation de l’ancien syndic approuvée, il faut procéder à la désignation d’un nouveau syndic.

Assigner son syndic en justice

En cas de mauvaise gestion du syndic de copropriété ayant entraîné un préjudice, le syndic peut répondre de ses actes devant la justice. Deux types de responsabilité peuvent être alors engagés : la responsabilité civile ou pénale.

Ces responsabilités du syndic peuvent être engagées par toute la copropriété si le préjudice est collectif. Dans ce cas, c'est le syndicat des copropriétaires qui assignera en justice le syndic de copropriété. Elle peut également être engagée par un ou plusieurs copropriétaires si le préjudice est personnel.

Dans le cadre d’une responsabilité civile, les fautes professionnelles concernent principalement :

  • Une erreur comptable entraînant un préjudice réel, quantifiable et identifiable à un copropriétaire ;
  • Le non-recouvrement des charges impayées ayant entraîné un préjudice ;
  • Le non-respect des décisions prises lors de l’assemblée générale ayant causé un dommage ;
  • Une réalisation de travaux non votés en assemblée générale et dépourvus de caractère urgent, comme le ravalement de façade ;
  • La non-réalisation de travaux urgents, par exemple la réparation de la chaudière collective.

Dans ce cas, c’est le tribunal judiciaire du lieu de situation de la copropriété qui est compétent.

Le syndic de copropriété peut également voir sa responsabilité pénale engagée devant le tribunal correctionnel dans les cas suivants :

  • Une malversation financière de type abus de confiance ou escroquerie ;
  • Un préjudice (par exemple une blessure) causé à un copropriétaire du fait de la non-réalisation de travaux urgents ;
  • Un travail dissimulé.
On ne s'arrête pas en si bon chemin!
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