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1. Wieso überschreiten Verwaltungsbeiräte ihre Kompetenzen?

Während die Aufgabe als WEG-Beirat durchaus wichtig und für ein reibungsloses Miteinander innerhalb der Eigentümergemeinschaft von großer Bedeutung ist, muss sich dieser so wie alle Akteure an die Spielregeln halten und die Grenzen seiner Kompetenz wahren.

Die Gründe für Kompetenzüberschreitungen sind so vielfältig und individuell wie die Charaktere und Wesen der Verwaltungsbeiräte. Dennoch lässt die Erfahrung mache Muster erkennen:

Die Stellung des WEG-Beirats kann innerhalb der Eigentümergemeinschaft hoch angesehen sein, was legitim und berechtigt ist. Führt dies jedoch zu einem falsch verstandenen Gefühl übersteigerter Macht, wird es kurz- oder langfristig zu Problemen kommen. 

Finden ein oder mehrere Verwaltungsbeiratsmitglieder Gefallen daran, anderen Eigentümern oder Dritten Anweisungen zu geben oder ihre an den Verwalter adressierte Kontrollpflicht auch auf Dienstleister und Handwerker zu übertragen, so kann es dazu führen, dass diese trotz guter und zuverlässiger Dienste zukünftig von der Beauftragung durch die WEG absehen. Gleiches gilt für den Verwalter.

Aber auch umgekehrt kann ein Problem entstehen: Ein guter WEG-Beirat setzt dem Verwalter an den nötigen Stellen deutliche Grenzen und geht seiner Kontrollpflicht gewissenhaft nach. Also dürfen die Beiräte keine Scheu vor Konfrontation haben und nicht aus Angst vorm Anecken schwierige Themen unter den Tisch fallen lassen und so einen schlechten Verwalter in seinem unzulässigen Handeln bestärken oder unterstützen. Auch sollte das Pflichtbewusstsein im Vergleich zum Wunsch, Anerkennung zu erhalten und Konflikten aus dem Weg zu gehen, überwiegen.

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2. Was darf ein WEG-Beirat nicht machen? (inkl. 10+ Beispiele) 

Im Grundsatz gilt: Dort, wo die Tätigkeit des Verwalters beginnt, enden die Befugnisse des WEG-Beirats. 

Die Unterstützungspflichten und Kontrollrechte des Verwaltungsbeirats sind in § 29 Abs. 2 WEG (Wohnungseigentumsgesetz) bestimmt und werden regelmäßig in der Rechtsprechung konkretisiert. Daher ist es wichtig, die Grenze der Aufgaben des Verwaltungsbeirats und des eigentlichen - internen oder externen - Verwalters trennscharf zu ziehen und die Kompetenzen klar zuzuweisen.

Der WEG-Beirat ist aber auch zur Vermittlung zwischen den Eigentümern und dem Verwalter da und bietet Handlungsvorschläge an, gibt jedoch keine Anweisungen oder Befehle. 

Denn: Der WEG-Beirat hat gegenüber dem Verwalter und den Eigentümern keine Weisungsbefugnis.

Es folgen einige Beispiele für Verhalten, das nicht erlaubt ist und unterbunden werden sollte: 

• Der Abschluss und die Kündigung von Verträgen der WEG in deren Namen
• Die eigenmächtige Beauftragung von Handwerkern und Dienstleistern sowie deren Überwachung und Abnahme des Werks
• Vorteilsnahme von Geldern
• Das Aufstellen sowie die Kontrolle der Einhaltung der Hausordnung (im Übrigen sind Mitglieder des WEG-Beirats genauso an die Einhaltung der Hausordnung gebunden wie die anderen Eigentümer)
• Erteilung von Anweisungen an die Eigentümer und den Verwalter
• Die Vornahme von baulichen Veränderungen am Gemeinschaftseigentum ohne vorherigen Beschluss
• Ausführen von Buchungen vom Konto der WEG
• Aussprache eines Redeverbotes für einen Wohnungseigentümer auf der Eigentümerversammlung
• Über den Aufwendungsersatz hinausgehende Vergütung der - eigentlich ehrenamtlichen - Tätigkeit zu fordern
• Eigenmächtig über die Erhaltungsrücklage der WEG entscheiden
• Das Aufheben von Beschlüssen nach eigenem Belieben

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3. Wie kann eine WEG gegen einen “problematischen” Beirat vorgehen? 

Liegen Kompetenzüberschreitungen seitens des WEG-Beirats vor, so ist es zunächst die Aufgabe des Verwalters, sich hierum zu kümmern und das Verhalten zu unterbinden. 

Hierzu sollte dieser erst einmal das Gespräch zu dem betreffenden Mitglied oder dem gesamten WEG-Beirat suchen und das Problem klar schildern. Idealerweise setzt der Verwalter den Sachverhalt in einen gesetzlichen Kontext des WEG (Wohnungeigentumsgesetz), um Ausflüchte und unsachliche Argumente seitens des Beirats im Keim zu ersticken. 

In dem Gespräch sollte es also darum gehen, dass eine Grenze überschritten wurde, worin diese Überschreitung genau liegt, weshalb dies rechtlich nicht zulässig ist, aber auch wie in Zukunft solche Fauxpas verhindert werden können.

In den meisten Fällen hilft das Tätigwerden des Verwalters und der Beirat ist einsichtig - aber eben nicht in allen Fällen. 

Greift der Verwalter nicht ein (da auch dieser unseriös ist) und/oder bleibt der Beirat beratungsresistent, sollte folgendermaßen vorgegangen werden:

• Die Eigentümergemeinschaft sollte in keinem Fall das Verhalten des Beirats hinnehmen, nur weil der Verwalter nichts ausrichten konnte.  Daher sollten sich die Eigentümer zunächst erkundigen, wie die vorliegende Situation rechtlich zu beurteilen ist. Denn: Argumente wie “das haben wir immer schon so gemacht” sind haltlos, wenn das “immer schon so gemachte” weder durch die Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung oder das WEG-Gesetz gerechtfertigt ist.
• Im nächsten Schritt sollte man so viele Eigentümer wie möglich mobilisieren. Treten die Eigentümer nicht nur auf dem Papier als Gemeinschaft auf, so erhöht dies den Druck auf den Verwaltungsbeirat und stärkt im Übrigen den Zusammenhalt der WEG.
• Wie bereits erwähnt, ist der Verwalter die erste Anlaufstelle der Eigentümer, wenn es um ein Fehlverhalten des Beirats geht. Dieser sollte - erneut - aufgefordert werden, dem WEG-Beirat Einhalt zu gebieten. Hier bietet sich insbesondere zu Beweiszwecken die Wahl der Schriftform an. Alternativ können sich die Eigentümer per E-Mail an den WEG-Beirat wenden und den Verwalter in den CC setzen. Bestenfalls unterzeichnen so viele Eigentümer wie möglich das Schreiben an den Beirat und/oder den Verwalter.
• Bleiben diese Schritte ergebnislos, dann sollte die Aufnahme der Abwahl des Verwaltungsbeirats als Tagesordnungspunkt (kurz: TOP) für die Eigentümerversammlung verlangt werden. Denn: Jeder Eigentümer kann die Aufnahme von Tagesordnungspunkten in die Tagesordnung verlangen; Adressat dieses Antrags ist grundsätzlich der Verwalter, er kann aber auch an den WEG-Beirat übermittelt werden. 

Gut zu wissen :

Ist der WEG-Beirat auf unbefristete Zeit bestellt worden, so ist Abberufung bzw. Abwahl jederzeit möglich. Liegt eine für einen bestimmten Zeitraum befristete Bestellung vor, so ist die Kündigung nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes möglich, da es sich um eine außerordentliche Abberufung handelt. Ein wichtiger Grund ist dann zu bejahen, wenn das Festhalten an der Zusammenarbeit mit dem WEG-Beirat unter Berücksichtigung der Gesamtumstände den Wohnungseigentümern nicht mehr zuzumuten ist und das benötigte Vertrauensverhältnis gestört ist oder gänzlich fehlt.   

Ist der Antrag nicht rechtzeitig eingegangen oder enthält er keinen sachlichen Grund, so ist der Verwalter nicht verpflichtet, den Tagesordnungspunkt aufzunehmen.

Kommt es zum Äußersten und weigert sich der Verwalter zur Aufnahme des Tagesordnungspunktes (TOP), obwohl alle nötigen Voraussetzungen vorliegen, so kann eine außerordentliche  Eigentümerversammlung einberufen werden, wenn ein Viertel der im Grundbuch eingetragenen Eigentümer diese schriftlich unter Angabe des Zwecks und Grundes verlangt, vgl. § 24 Abs. 2 WEG. 

Wird auch dies haltlos abgelehnt, so steht nun der Gang vor Gericht an: Die Anberaumung der Versammlung kann von (mindestens) einem Eigentümer gerichtlich durchgesetzt werden.

Gut zu wissen :

Hat die WEG mit einem Verwaltungsbeirat zu kämpfen, der seine Kompetenzen überschreitet und durch Fehlverhalten auffällt, so sollten die Eigentümer während der ordentlichen Eigentümerversammlung, wenn der WEG-Beirat (noch) nicht abgewählt wurde, keiner Entlastung des Verwaltungsbeirats zustimmen.   

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4. FAZIT: Dinge, die ein WEG-Beirat nicht darf

Damit eine Wohnungseigentümergemeinschaft in sich und nach außen hin funktionieren kann, müssen die Akteure, namentlich die Eigentümer, der WEG-Beirat und der interne oder externe Verwalter, kooperieren, sich gegenseitig respektieren, einen offenen Umgang pflegen und innerhalb ihrer Befugnisse handeln. Wenn es an einer dieser Voraussetzungen fehlt, drohen der WEG teils schwere Probleme hinsichtlich ihrer Organisation und des Zusammenhalts. 

Daher ist es besonders wichtig, dass der Verwaltungsbeirat seine Aufgaben und Pflichten, die sich aus § 29 Abs. 2 WEG ergeben, kennt und auch weiß, wo diese enden. Wenn dies der Fall ist, nimmt der WEG-Beirat eine wichtige Rolle ein und kann die Eigentümergemeinschaft enorm bereichern. 

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