Qu’est-ce qu’une fiche synthétique de copropriété ?
Créée par la Loi ALUR de 2014, la fiche synthétique a pour objectif principal de rassembler toutes les informations financières, techniques et juridiques d’une copropriété. Elle permet à tous les copropriétaires d’être informés du fonctionnement de la copropriété et de l’état général de l’immeuble. Auparavant obligatoire pour les copropriétés de plus de 50 lots seulement, la fiche synthétique est exigée, depuis le 31 décembre 2018, pour toutes les copropriétés, peu importe leur taille. Seule exception : les immeubles à destination totale autre que d’habitation, par exemple un immeuble de bureaux, en sont dispensés (article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965).
La fiche synthétique doit être établie par le syndic de copropriété. Il doit notamment la dater et la signer.
Que contient une fiche synthétique de copropriété ?
Selon le décret du 21 décembre 2016, la fiche synthétique doit obligatoirement mentionner les informations suivantes :
- L’identité du syndicat des copropriétaires ;
- L’adresse de l’immeuble (ou des immeubles) si elle est différente de celle du syndicat ;
- Le numéro d’immatriculation de la copropriété ainsi que la date de la dernière mise à jour effectuée ;
- La date de la réalisation du règlement de copropriété ;
- L’identité du syndic de copropriété ou de l’administrateur provisoire, le cas échéant ;
- L’organisation juridique de la copropriété : la fiche synthétique doit préciser la nature du syndicat des copropriétaires (principal ou secondaire) ;
- Le nombre total de lots que compte la copropriété et leur usage ;
- Le nombre de bâtiments et la période de construction ;
- Les équipements de la copropriété comme le type de chauffage, le nombre d’ascenseurs, etc. ;
- Les dates exactes de début et de fin de l’exercice comptable ;
- La date de la dernière assemblée générale ayant approuvé les comptes de la copropriété ;
- Le montant des charges, comprenant les charges courantes et exceptionnelles ;
- Le montant des dettes fournisseurs ;
- Le montant des impayés ;
- Le montant du fonds de travaux, le cas échéant.
Modèle gratuit de fiche synthétique
Le modèle de fiche synthétique est le même pour toutes les copropriétés, peu importe leur taille. Voici un modèle-type de fiche synthétique lorsqu’elle est générée depuis le site internet dédié registre-coproprietes.gouv.fr :
Comment obtenir ou télécharger la fiche synthétique de copropriété ?
Trois voies existent, selon votre situation : la demande au syndic si vous êtes copropriétaire, le téléchargement sur le registre national des copropriétés si vous êtes le représentant légal du syndicat, et le dossier de vente si vous achetez un lot. Le document est le même dans les trois cas. Seule la personne qui peut le générer change.
Vous êtes copropriétaire. Demandez la fiche à votre syndic, par e-mail ou par courrier, en gardant une trace de la date. Il doit vous la mettre à disposition dans un délai d’un mois à compter de votre demande (article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965). Son élaboration et sa mise à jour font partie du forfait de gestion courante : vous n’avez rien à payer en plus (annexe 2 du contrat type de syndic). Si votre syndic est professionnel, la dernière fiche figure aussi parmi les documents de l’extranet de la copropriété, dans la liste minimale fixée par le décret du 23 mai 2019.
Vous êtes le syndic, bénévole ou professionnel. Connectez-vous à votre compte sur registre-coproprietes.gouv.fr : la fiche se génère depuis la liste de vos copropriétés, selon la marche à suivre détaillée plus bas. Elle porte alors la mention « fiche délivrée par le registre national des copropriétés sur la foi des déclarations effectuées par le représentant légal » (article 3 du décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016). Le registre ne propose pas de téléchargement public : un copropriétaire ou un acquéreur passe par le syndic. Condition préalable : la copropriété doit être immatriculée au registre et ses données financières déclarées, puisque la fiche reprend ce qui a été déclaré.
Vous achetez un lot. Le vendeur doit vous remettre la fiche synthétique au plus tard à la signature de la promesse de vente, ou l’annexer à l’acte authentique s’il n’y a pas de promesse (article L721-2 du code de la construction et de l’habitation). Demandez-la en même temps que l’état daté et les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales : ensemble, ces documents vous disent ce que vous allez payer et dans quel état est l’immeuble.
Fiche synthétique : Quel est le rôle du syndic de copropriété ?
Comme vu précédemment, c’est le syndic de copropriété qui a pour mission de gérer la fiche synthétique de la copropriété. Il doit donc :
- Établir la fiche synthétique : elle doit être datée, comporter le nom et la signature du syndic - ou de l’administrateur provisoire - accompagnée de son cachet le cas échéant ;
- Mettre à jour la fiche synthétique : le syndic est chargé de mettre à jour les données financières de la copropriété sur la fiche synthétique tous les ans, dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes de la copropriété ;
- Mettre la fiche synthétique à disposition des copropriétaires : si un copropriétaire souhaite consulter la fiche synthétique, le syndic doit être en mesure de la lui transmettre.
Comment et quand communiquer la fiche synthétique de la copropriété ?
Qui remplit la fiche synthétique quand le syndic est bénévole ?
C’est le syndic bénévole lui-même, en tant que représentant légal du syndicat, qui établit la fiche synthétique et la met à jour chaque année (article 1 du décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016). La loi ne fait aucune différence avec un syndic professionnel : le délai d’un mois pour la remettre à un copropriétaire qui la demande s’applique aussi à vous.
Deux façons de faire. La plus simple : la générer depuis votre compte sur le registre national des copropriétés, une fois votre copropriété immatriculée par vos soins. La création du compte demande un justificatif de votre mandat, en pratique le procès-verbal de l’assemblée générale qui vous a élu, et un code d’activation envoyé par courrier (source : ANIL). Sinon, remplissez-la vous-même en reprenant les rubriques de l’article 2 du décret, puis datez-la, indiquez votre nom et signez-la (article 3 du décret).
Si cette tâche vous pèse, le syndic coopératif accompagné par Matera garde le principe de l’autogestion : le conseil syndical reste aux commandes, avec la plateforme Matera et l’appui de ses experts.
Comment communiquer la fiche synthétique ?
Conformément à la loi de 1965, si vous êtes un syndic non-professionnel, c’est-à-dire syndic bénévole ou coopératif, vous avez les mêmes missions et obligations qu’un syndic professionnel. Vous avez donc les mêmes tâches à accomplir concernant la fiche synthétique.
De ce fait, lorsqu’un copropriétaire vous demande d’avoir accès à la fiche synthétique, vous devez la générer depuis le site internet du registre national des copropriétés pour pouvoir ensuite la transmettre. Pour ce faire, voici comment vous pouvez procéder :
- Rendez-vous sur le site registre-coproprietes.gouv.fr ;
- Cliquez ensuite sur “Gérer mes copropriétés” ;
- Cliquez sur “Rechercher” puis sur l’engrenage correspondant à la copropriété souhaitée ;
- Enfin, rendez-vous sur “Générer la fiche récapitulative''.
Pour visualiser la procédure, voici une infographie, réalisée par le gouvernement :
Le syndic de copropriété peut élaborer la fiche synthétique par ses propres moyens. Si vous êtes syndic, vous pouvez donc créer ce document vous-même en vous référant à l’article 2 du décret du 21 décembre 2016 qui indique tous les éléments qui doivent figurer.
Quand communiquer la fiche synthétique ?
Le syndic de copropriété est dans l’obligation de communiquer la fiche synthétique dès lors qu’un copropriétaire souhaite la consulter, dans un délai d’un mois à compter de la demande (article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965).
Fiche synthétique et vente d’un lot en copropriété
La fiche synthétique permet également de renforcer le droit d’information des acquéreurs en copropriété. Ainsi, en cas de vente d’un lot, le vendeur doit remettre la fiche synthétique à l’acquéreur au plus tard à la signature de la promesse de vente ou, à défaut de promesse, l’annexer à l’acte authentique de vente (article L721-2 du code de la construction et de l’habitation).
Conformément à la loi, l’état daté doit être obligatoirement établi par le syndic de copropriété. De ce fait, si le syndic ne transmet pas l’état daté et tous les renseignements nécessaires comme la fiche synthétique lors de la vente d’un lot, il ne respecte pas son obligation d’information.
Quelles sont les sanctions en cas d’absence de fiche synthétique en copropriété ?
Les contrats types de syndic prévoient une pénalité financière en cas de manquement à l’obligation de fournir la fiche synthétique. Ainsi, si dans un délai d’un mois après sa demande, un copropriétaire n’a pas eu accès à la fiche synthétique, la copropriété peut déduire la pénalité prévue dans le contrat de la rémunération du syndic lors de l’arrêté des comptes à soumettre à l’assemblée générale. L’article 1 du décret du 7 octobre 2020 stipule que cette pénalité est fixée à 15€ par jour de retard.
En cas d’absence de fiche synthétique, le syndic ne respecte pas l’une de ses obligations légales et engage donc sa responsabilité civile.
Les copropriétaires peuvent alors demander la révocation du syndic en assemblée générale pour faute de gestion et choisir un nouveau syndic.
Questions fréquentes
La fiche synthétique de copropriété est-elle obligatoire ?
Oui, pour toute copropriété comportant au moins un lot d’habitation, quelle que soit sa taille, depuis le 31 décembre 2018 (article 54 de la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014, dite loi ALUR). Seuls les immeubles à destination totale autre que d’habitation, par exemple un immeuble de bureaux, en sont dispensés (article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965). Une copropriété de 3 lots y est donc tenue comme une résidence de 300 lots.
Où télécharger la fiche synthétique de copropriété en PDF ?
Sur registre-coproprietes.gouv.fr, mais uniquement depuis le compte du représentant légal de la copropriété : c’est le syndic qui la génère puis vous la transmet. Si votre syndic est professionnel, la dernière fiche est aussi consultable dans l’extranet de la copropriété (décret du 23 mai 2019). Un copropriétaire ou un acheteur ne peut pas la télécharger directement sur le registre.
Existe-t-il une fiche synthétique vierge à remplir ?
Non, la loi ne prévoit pas de formulaire officiel vierge. Le modèle de référence est celui que génère le registre national des copropriétés, reproduit plus haut dans cet article. Un syndic qui la rédige lui-même reprend les six rubriques de l’article 2 du décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016 : identification de la copropriété, syndic, organisation juridique, caractéristiques techniques, équipements et données financières.
Quelle différence entre fiche synthétique, état daté et carnet d’entretien ?
La fiche synthétique décrit la copropriété dans son ensemble et se met à jour chaque année. L’état daté chiffre la situation financière d’un seul lot au moment de sa vente, et le syndic ne peut pas facturer ce document plus de 380 € TTC (décret n° 2020-153). Le carnet d’entretien retrace l’historique technique de l’immeuble : gros travaux, contrats d’entretien, assurances. Les trois documents se complètent et aucun ne remplace les autres.
Que faire si le syndic ne fournit pas la fiche synthétique ?
Réclamez-la par écrit, en datant votre demande. Au-delà d’un mois, la pénalité de 15 € par jour de retard est déduite de la rémunération du syndic lors de l’arrêté des comptes (décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020) : demandez au conseil syndical de vérifier qu’elle est bien appliquée. Si le manquement se répète, c’est un motif à faire valoir pour ne pas renouveler le contrat ou pour changer de syndic.
