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Conformément à la loi du 10 juillet 1965 qui fixe le régime de la copropriété, la désignation d’un syndic de copropriété est obligatoire, et ce, même pour les petites copropriétés. Ces dernières ont cependant certaines particularités, qui peuvent influencer le choix du modèle de syndic. Qu’est-ce qu’une petite copropriété ? Quelles sont les particularités liées à leur gestion ? Quel type de syndic de copropriété est le plus adapté à celles-ci ? On fait le point dans cet article pour vous aider à faire votre choix !
Les petites copropriétés sont régies par des normes spécifiques, très différentes de celles encadrant les copropriétés traditionnelles. L'introduction de l'ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019, en vigueur depuis le 1er juin 2020, vise à simplifier la gestion des syndics de copropriété. Cet article vous propose un panorama complet sur les petites copropriétés (définition, particularités, réglementations, fonctionnement de la copropriété, etc.). Vous hésitez sur le choix du syndic de copropriété le plus adapté ? Laissez-vous guider pour trouver les réponses adaptées à vos besoins.
Une petite copropriété, c’est quoi ?
Une petite copropriété se caractérise principalement par sa taille réduite, qui influence directement sa gestion et son fonctionnement. Voici quelques critères qui permettent de définir une petite copropriété :
- Nombre de lots : Une petite copropriété comprend cinq lots maximum. Ces lots peuvent être destinés à l’habitation (appartements, maisons), à des bureaux ou encore à des commerces. Il est important de noter que les lots annexes comme les caves ou les places de parking ne sont généralement pas comptabilisés dans ce chiffre.
- Budget prévisionnel : Le budget prévisionnel moyen de fonctionnement et d'entretien courant de la petite copropriété ne doit pas dépasser 15 000€ sur trois exercices consécutifs.
- Équipements : Les petites copropriétés sont souvent dépourvues d'équipements complexes et coûteux, tels que des ascenseurs ou des systèmes de sécurité avancés. L'absence de ces installations réduit considérablement les charges de copropriété (notamment les frais d'entretien et les besoins en gestion technique).
- Gestion du personnel : Il est rare que ces structures emploient un gardien ou d'autres formes de personnel résident, ce qui simplifie également la gestion administrative et réduit les charges liées au personnel.
Est-il obligatoire d'avoir un syndic en petite copropriété ?
Avoir un syndic de copropriété est-il obligatoire ? En France, la loi du 10 juillet 1965 impose la présence d'un syndic de copropriété pour toutes les copropriétés, quelle que soit leur taille. Cette obligation légale garantit une gestion structurée et conforme aux normes en vigueur, même pour les petites copropriétés. Le syndic, qu'il soit professionnel ou bénévole, est responsable de la gestion quotidienne des affaires de la copropriété, y compris l'entretien des parties communes et la mise en œuvre des décisions de l'assemblée générale.
Il est également le responsable juridique de la copropriété. Cela signifie notamment qu’il la représente en justice.
Le mandat d'un syndic dure généralement un an et est renouvelable à chaque assemblée générale. Lisez attentivement le contrat avant de vous engager. Il est rare de trouver des mandats avec une durée inférieure, mais il reste fréquent d’en rencontrer prévoyant une durée supérieure.
Quelles sont les rôles et responsabilités d'un syndic dans une petite copropriété ?
Le rôle du syndic d’une petite copropriété est le même que celui d’un syndic “classique”, que le syndic soit bénévole, professionnel ou coopératif, et qu’il emploie ou non un gestionnaire de copropriété. Il ne peut déroger à certaines missions qui sont des obligations légales pour tout syndic.
Les missions clés d’un syndic de petite copropriété
La gestion d’une petite copropriété est certes simplifiée, mais certaines missions clés du syndic pour une bonne gestion de la copropriété demeurent :
- Le syndic doit établir le budget prévisionnel et assurer la bonne gestion des finances, y compris le paiement des fournisseurs et l’ouverture du compte bancaire dédié à la copropriété. Ce compte est essentiel pour assurer la transparence financière, puisque toutes les transactions doivent être clairement réalisées au nom de la copropriété.
- Sur le plan administratif et juridique, le syndic prend en charge l'immatriculation de la copropriété et assure la mise à jour annuelle des données financières, conformément aux exigences du Registre National des Copropriétés (RNC). Il convoque également au moins une assemblée générale ordinaire chaque année, gère les changements de propriétaires au sein de la copropriété et veille au respect du règlement intérieur et des décisions prises lors des assemblées. Il doit également rédiger le règlement de copropriété et l’élection d’un syndic de copropriété (professionnel ou bénévole).
- D’un point de vue comptable, en principe, toutes les copropriétés sont dans l’obligation de tenir une comptabilité en partie double. Cette règle comptable exige une symétrie entre les transactions de débits et de crédits. Par exception, les petites copropriétés ont la possibilité de bénéficier d’une comptabilité simplifiée, moins détaillée.
- Le syndic doit également assurer la bonne tenue de l’immeuble (bon état des parties communes, sécurité des résidents, travaux en copropriété, etc.).
Les modalités de prise de décision d’un syndic de petite copropriété
Les petites copropriétés ont la possibilité de prendre des décisions en dehors des Assemblées Générales (AG) à travers :
- Une consultation écrite,
- Une visioconférence,
- Une réunion informelle.
Toutefois, il est obligatoire de recueillir l’avis de l’ensemble des copropriétaires et la majorité de vote est exigée. Le syndic de copropriété se charge de consulter leur avis.
Bon à savoir : Selon l’ordonnance du 30 octobre 2019 et le décret du 2 juillet 2020 en application de la loi ELAN, les petites copropriétés ne seront pas dispensées de faire une Assemblée Générale annuelle. Le but ? Voter un budget prévisionnel et approuver les comptes de l’exercice précédent.
Récapitulatif des principales règles spécifiques applicables aux petites copropriétés
Les réglementations adaptées pour les petites copropriétés, introduites par l'ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019, visent à alléger la gestion et réduire les contraintes administratives tout en conservant une gestion efficace.
Voici un résumé des allègements spécifiques destinés à simplifier la vie des petites copropriétés :
Conseil syndical facultatif
Contrairement aux grandes copropriétés, les petites copropriétés ne sont pas tenues de constituer un conseil syndical. Cette exemption réduit les couches de gestion, simplifiant ainsi le processus décisionnel et allégeant les formalités administratives qui peuvent souvent être lourdes.
Prises de décisions simplifiées
Dans les petites copropriétés, les décisions peuvent souvent être prises de manière plus directe et souple. Au lieu de devoir organiser des assemblées générales formelles pour chaque décision, les copropriétaires peuvent opter pour des consultations écrites ou des réunions informelles. Cependant, des assemblées générales sont toujours nécessaires pour les décisions majeures comme l'approbation du budget prévisionnel et des comptes annuels.
Comptabilité simplifiée
Les petites copropriétés bénéficient d'une comptabilité allégée. Au lieu de la comptabilité en partie double, souvent complexe et coûteuse en temps, une comptabilité simplifiée suffit. Cette mesure aide à réduire considérablement les coûts et la complexité de la gestion comptable, rendant la tenue des comptes plus accessible pour les syndics non professionnels.
Dispense de fonds travaux
Pour les immeubles comportant moins de dix lots, il est possible de décider, via un vote unanime lors de l'assemblée générale, de ne pas constituer de fonds de travaux. Ce fonds, généralement destiné à financer des rénovations importantes, devient ainsi facultatif. Cela permet une réduction significative des charges prélevées sur les copropriétaires.
Ces réglementations spécifiques apportent une flexibilité bienvenue aux petites copropriétés, permettant une gestion plus personnalisée et moins formelle, tout en maintenant la structure nécessaire pour une bonne gestion.
Comment choisir la forme de syndic la plus adaptée pour une petite copropriété ?
Bien choisir son syndic de copropriété n’est pas une tâche aisée. Voici des éléments pour vous aider à y voir plus clair.
Les différents types de syndic en petite copropriété
La loi du 10 juillet 1965 impose à l’ensemble des copropriétés, peu importe leur taille, d’être gérée par un syndic de copropriété. Il existe différents modèles de gestion d’une copropriété :
- Le syndic professionnel : la copropriété passe un contrat avec une société tierce, qui gère l’immeuble en échange d’honoraires. Ce contrat doit impérativement respecter le contrat-type de syndic de copropriété.
- Le syndic bénévole : un copropriétaire désigné lors d’une AG se charge de gérer la copropriété.
- Le syndic coopératif : le syndic est une émanation du conseil syndical. C’est un ensemble de copropriétaires qui est élu en qualité de syndic de copropriété. Le président du conseil syndical agit en qualité de syndic. Il est assisté dans ses tâches par les autres membres du conseil syndical.
Matera, à travers sa plateforme en ligne, propose des services permettant d'aider les syndics non-professionnels dans la gestion de leur copropriété. Ces derniers bénéficient d’accompagnements par des experts pour la gestion administrative, juridique et financière de leur copropriété.
L'annuaire des professionnels mis à disposition des clients Matera peut également s'avérer très utile dans le cas de travaux à effectuer au sein de la copropriété.
Comment une petite copropriété peut-elle fonctionner sans syndic professionnel ?
Pour les petites copropriétés, la gestion sans un syndic professionnel est une option viable et souvent pratiquée, particulièrement lorsque le nombre de lots est restreint. Dans de tels cas, les copropriétaires peuvent assumer la gestion de l'immeuble eux-mêmes, ce qui implique une approche plus directe et personnelle. Voici quelques éléments clés à considérer :
- Gestion directe par les copropriétaires : Cette méthode permet aux copropriétaires de prendre en charge directement les tâches administratives, financières et de maintenance. Elle nécessite une bonne communication entre les membres et un engagement actif.
- Réduction des coûts : Allégés des honoraires d'un syndic professionnel, les copropriétaires peuvent économiser sur les coûts de gestion.
- Décisions rapides et personnalisées : Les décisions peuvent être prises rapidement sans la nécessité d'un intermédiaire, permettant une gestion plus réactive aux besoins immédiats de la copropriété.
Cette forme de gestion requiert toutefois une bonne connaissance des obligations légales et réglementaires en matière de copropriété, ainsi qu'un investissement en temps de la part des copropriétaires.
Quels sont les avantages d'avoir un syndic bénévole dans une petite copropriété ?
La gestion par syndic bénévole est une option souvent choisie parmi les petites copropriétés. Pourquoi ? Parce qu’elle offre plusieurs avantages significatifs pour une petite copropriété :
- Connaissance de terrain de la copropriété : Étant eux-mêmes résidents, les syndics bénévoles connaissent bien les particularités de l'immeuble et les besoins spécifiques des copropriétaires.
- Coûts réduits : Engager un syndic bénévole permet d'éliminer ou de réduire les frais de gestion professionnelle, ce qui peut considérablement diminuer les charges annuelles de la copropriété.
- Engagement et transparence : Les syndics bénévoles tendent à avoir un niveau d'engagement et de transparence plus élevé, car ils ont un intérêt personnel dans la bonne gestion de la copropriété.
- Flexibilité dans la gestion : Les syndics bénévoles peuvent gérer la copropriété avec une flexibilité accrue, adaptant les décisions et actions aux besoins et préférences des résidents.
Opter pour un syndic bénévole est particulièrement bénéfique lorsque les copropriétaires ont une relation de confiance au sein de la copropriété.
Cependant, il est crucial que le syndic bénévole soit bien informé des aspects juridiques et financiers de la gestion d’une copropriété, pour éviter des erreurs de gestion potentiellement coûteuses et source de conflits.
En résumé, le choix entre un syndic professionnel et un syndic bénévole dépendra largement de la taille de la copropriété, des compétences et de la disponibilité des copropriétaires, ainsi que de la complexité de la gestion de l'immeuble.
Si vous hésitez encore, voici 5 critères clés pour choisir un syndic de copropriété qui pourront vous aider dans votre réflexion. Si vous faites appel à un professionnel, pensez à bien comparer les services proposés et à comparer les charges. Vous pouvez consulter notre comparateur de syndics ville par ville dans cette démarche.
