Quels sont les services proposés par les syndics de copropriété ?

À quoi sert un syndic de copropriété ? 

Le rôle du syndic de copropriété est essentiel dans la gestion d'une copropriété. Désigné par les copropriétaires lors de l'assemblée générale, il peut être une personne physique (un copropriétaire) ou une entreprise spécialisée. Sa mission principale consiste à prendre en charge la gestion des parties communes d'un immeuble ou d'un ensemble d'immeubles en copropriété. Dans le cadre de cette fonction, il doit assurer certains services administratifs, financiers et techniques obligatoires, nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété.

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Les services proposés par les syndics de copropriété varient-ils selon leur forme ?  

Les trois différentes formes de syndics

Il existe trois formes de syndics qui peuvent être adoptées par une copropriété :

• Le syndic professionnel : La copropriété est représentée par une entreprise spécialisée dans la gestion immobilière. Le syndic professionnel prend en charge la gestion de la copropriété en échange d’une rémunération. Pour exercer cette profession, un syndic professionnel doit être détenteur d'une carte professionnelle valide délivrée par la Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI).
• Le syndic bénévole : Dans ce cas, c’est un copropriétaire qui s'engage à assurer la gestion de la copropriété. Lors d'une assemblée générale, les autres copropriétaires peuvent décider, à la majorité absolue des voix, s'il doit recevoir une rémunération pour ses services.
• Le syndic coopératif : Le syndic coopératif repose sur le principe de l'auto-gestion de la copropriété. Les membres du conseil syndical, composé de copropriétaires élus, assument les responsabilités du syndic. En pratique, c'est le président du conseil syndical qui détient la qualité de syndic, mais tous les membres du conseil contribuent à la gestion, répartissant les tâches selon leurs compétences et disponibilités.

Même si différentes formes de syndic existent, certaines étant bénévoles, les obligations légales d'un syndic de copropriété restent inchangées. Tous les types de syndics doivent se conformer à la réglementation qui régit la gestion d'une copropriété, notamment la loi du 10 juillet 1965. Ainsi, bien que la forme du syndic de copropriété puisse influencer la manière dont celui-ci exerce ses fonctions au quotidien, les missions essentielles demeurent identiques et sont imposées par la loi.

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Les services proposés obligatoirement par les syndics de copropriété

Voici les services obligatoires que doit assurer un syndic de copropriété : 

• La préparation et la convocation des assemblées générales annuelles ;
• La mise en œuvre des décisions prises lors de ces assemblées ;
• La gestion financière de la copropriété ;
• Le suivi des travaux et l'entretien des parties communes ;
• Le maintien du respect et de l'application du règlement de copropriété.

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Les trois principaux types de services proposés par les syndics de copropriété

Tout syndic doit obligatoirement assurer trois différentes catégories de services : administratifs, financiers et d'entretien. 

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Quels sont les services administratifs du syndic de copropriété ?

Au cœur des services administratifs du syndic, figure l'organisation et la présidence des assemblées générales (AG) de copropriété. Ces réunions réunissent les copropriétaires pour prendre des décisions majeures concernant l'ensemble résidentiel. Le syndic est chargé de préparer l'ordre du jour, d'envoyer les convocations, de diriger l'assemblée et de documenter les délibérations sous forme de procès-verbaux.

De plus, le syndic doit également assurer d’autres services administratifs tels que :

• L'immatriculation de la copropriété au Registre National des Copropriétés (RNC) ;
• La mise à jour annuelle des données financières ;
• Le respect du règlement de copropriété ; 
• L'exécution des résolutions adoptées en AG ;
• La gestion des changements de propriétaires au sein de la résidence ; 
• La tenue des documents administratifs indispensables comme la fiche synthétique, le carnet d'entretien et le diagnostic technique global.

Quels sont les services financiers et comptables du syndic de copropriété ?

La gestion financière fait également partie des principaux services qui incombent au syndic de copropriété. Conformément à la loi du 10 juillet 1965, chaque copropriété doit tenir une comptabilité annuelle, qui comprend des éléments tels que la balance, le grand livre comptable et le relevé des dépenses générales.

D’autres services financiers doivent être réalisés par le syndic, notamment : 

• La création d'un compte bancaire dédié au nom du syndicat des copropriétaires ; 
• La préparation du budget prévisionnel soumis à l'AG ; 
• L'émission et la collecte des appels de fonds pour les charges de copropriété ;
• La gestion des impayés de charges ;
• Le paiement des factures des fournisseurs et prestataires de services de la copropriété.

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Quels sont les services de conservation de l’immeuble du syndic de copropriété ?

La conservation de l'immeuble et la sécurité des résidents sont des préoccupations majeures pour le syndic. Pour la réalisation de ces services, le syndic doit faire appel à divers prestataires tels que des entreprises de nettoyage, des techniciens d'ascenseurs et des experts en Ventilation Mécanique Contrôlée (VMC). Le syndic gère les contrats conclus avec ces professionnels, cherchant à obtenir des conditions avantageuses lors des renégociations annuelles.

En ce qui concerne les travaux au sein de la copropriété, les décisions sont prises en AG, avec le type de majorité nécessaire dépendant de la nature et de l'importance des travaux. Si des travaux sont approuvés, le syndic assure les services suivants : 

• Solliciter plusieurs devis auprès de différentes entreprises de travaux et les présenter ensuite aux copropriétaires ; 
• Superviser le déroulement des travaux ;
• Réceptionner les travaux finaux ; 
• Lever les réserves, le cas échéant ; 
• Faire jouer les garanties appropriées si besoin, comme l'assurance dommages-ouvrage ou la garantie de parfait achèvement.

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Quels autres services proposent les syndics de copropriété ? 

Gérer les relations entre les copropriétaires

Le syndic joue un rôle clé dans la gestion des relations entre les copropriétaires, en servant souvent de médiateur en cas de conflits ou de désaccords. Il veille à l'application du règlement de copropriété et peut envoyer des rappels aux résidents qui ne respectent pas les règles établies.

Le syndic peut, par exemple, intervenir en cas de : 

• Nuisances sonores ; 
• Litiges concernant l'utilisation des parties communes ;
• Différends relatifs aux charges de copropriété ; 
• Etc.

Lors des assemblées générales, le syndic facilite la communication entre copropriétaires en présentant clairement les différents points à l'ordre du jour et en organisant le vote sur ces questions. Il est également chargé de rédiger et de distribuer le procès-verbal de la réunion, qui est un document clé pour la traçabilité des décisions prises et des discussions tenues.

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Représenter légalement la copropriété

Le syndic est juridiquement considéré en tant que représentant légal du syndicat des copropriétaires envers les tiers, y compris les prestataires de services et les instances judiciaires. À ce titre, il doit notamment fournir les services suivants : 

• Signer les contrats et les actes juridiques avec des tiers et prestataires au nom de la copropriété, assurant ainsi la continuité des services et des engagements pris par la copropriété ;
• Initier des actions en justice au nom de la copropriété, après avoir obtenu l'approbation préalable des copropriétaires en assemblée générale, en cas de litiges ou de contentieux nécessitant une action juridique.

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Gérer les salariés du syndicat des copropriétaires

La gestion du personnel travaillant pour la copropriété fait également partie des services que le syndic doit fournir. Même si le personnel est officiellement employé par le syndicat des copropriétaires, le syndic prend en charge tous les aspects administratifs de leur emploi, ce qui comprend la gestion des salaires, la gestion des remplacements, la gestion des arrêts maladie, ainsi que le suivi des règles de sécurité et de santé au travail.

Bon à savoir :

Le syndic de copropriété peut offrir des services supplémentaires moyennant une rémunération additionnelle. Ces services supplémentaires sont généralement proposés en dehors des missions de base et sont négociés entre le syndic et le syndicat des copropriétaires.

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Services non assurés par le syndic de copropriété : que faire ? 

Lorsque le syndic de copropriété ne réalise pas correctement les services qu’il doit obligatoirement assurer, cela constitue une violation de ses obligations légales conformément à la loi du 10 juillet 1965. Face à cette situation, les copropriétaires peuvent :

• Révoquer le syndic : La révocation du syndic implique la résiliation anticipée de son contrat en cours de mandat. Cependant, cette démarche doit être justifiée par un ou plusieurs motifs sérieux et légitimes. Elle nécessite un vote en assemblée générale, avec une majorité absolue des voix.
• Engager sa responsabilité civile : Si le syndic cause des préjudices financiers à la copropriété, tels qu'une mauvaise gestion financière ou des erreurs comptables, sa responsabilité civile peut être engagée. Cela peut conduire à une indemnisation des dommages subis par la copropriété.
• Engager sa responsabilité pénale : Dans les cas les plus graves, tels que le détournement de fonds ou la mise en danger de la sécurité des résidents en raison de négligences, la responsabilité pénale du syndic peut être mise en cause.

Il est crucial de prendre en compte que la décision de révoquer le syndic ou d'engager des procédures judiciaires à son encontre est une démarche sérieuse. En cas de révocation injustifiée, le syndicat des copropriétaires peut être tenu de verser des indemnités au syndic. Par conséquent, il est généralement recommandé de se faire assister dans cette procédure. Par ailleurs, lors de l'assemblée générale où la révocation du syndic est décidée, il est essentiel de procéder simultanément à l'élection d'un nouveau syndic. En vertu de la loi de 1965, une copropriété ne peut pas rester sans syndic.

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Comment sont réparties les charges au sein d'une copropriété ?

La répartition des charges au sein d'une copropriété dépend de plusieurs facteurs, dont la taille de la copropriété, les spécificités de chaque lot de copropriété, et si la copropriété est neuve ou non. Ces charges sont généralement classées en deux grandes catégories : les charges générales et les charges spéciales, chacune ayant un impact direct sur les contributions financières des copropriétaires.

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Les charges générales

Dans une copropriété, qu'elle soit de grande taille ou plus modeste, les charges générales sont destinées à couvrir les dépenses nécessaires à l'entretien et à la conservation de l'immeuble. La répartition de ces charges est calculée en fonction de la valeur relative de chaque lot de copropriété, souvent proportionnelle à sa taille ou à sa situation dans l'ensemble immobilier. Ce calcul est déterminant, surtout dans les copropriétés neuves, où les équipements récents peuvent entraîner des coûts d'entretien différents. Sont inclues dans les charges les honoraires de syndic.

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Les charges spéciales

Les charges spéciales concernent les dépenses liées aux équipements ou services ne bénéficiant pas de la même manière à tous les lots. Par exemple, dans une grande copropriété équipée de plusieurs ascenseurs, les frais associés ne seront répartis qu'entre les lots ayant accès à ce service. Cette approche assure une équité en fonction de l'utilité réelle de chaque service pour les différents lots.

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Le gestionnaire de la copropriété

Le gestionnaire de copropriété (lorsque l'on est en syndic professionnel) joue un rôle crucial dans l'établissement du budget prévisionnel de la copropriété, basé sur les charges générales et spéciales. Que la copropriété soit neuve ou établie depuis longtemps, le gestionnaire doit veiller à une répartition juste et équitable des charges, reflétant la taille de chaque lot et ses spécificités. Dans les copropriétés neuves, en particulier, le gestionnaire doit s'adapter aux particularités de l'immeuble pour établir un système de charges adapté dès le début.

Dans le cadre des copropriétés neuves, il est parfois nécessaire de désigner un syndic provisoire. Il devra alors veiller sur les travaux de construction.

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Comment choisir son syndic de copropriété ?

Pour choisir le syndic idéal pour votre copropriété, il est judicieux de consulter des classements et avis pour avoir une première impression sur leur efficacité et fiabilité. Demandez des devis à plusieurs syndics pour comparer leurs offres et coûts. Vérifiez également leur expérience avec des copropriétés similaires à la vôtre pour garantir leur compétence dans des situations comparables. Une rencontre avec les syndics en lice peut également être bénéfique pour discuter de vos attentes et évaluer leur capacité à y répondre. Prendre votre temps pour cette décision est crucial pour trouver un syndic qui répond à vos besoins sans créer de complications supplémentaires.

Lorsque vous changez de syndic pensez également à analyser vos charges de copropriété et à les comparer à des copropriétés voisines présentant les mêmes installations. Cela peut être un poste de dépenses important. En demandant à votre syndic de renégocier les contrats vous pourriez faire de belles économies.

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