‍

1. Begrüßung und Überprüfung der Anwesenheit 

Vor der Versammlung sollte in jedem Fall geprüft werden, ob die Einladung ordnungsgemäß erfolgt ist. Hierzu muss die Einladung mindestens drei Wochen vor der Versammlung selbst in Textform allen Teilnehmern vorliegen.

Auch müssen im Einladungsschreiben folgende Punkte enthalten sein:

• Name und Anschrift des Empfängers und der Verwaltung
•  Anschrift und Bezeichnung der Wohnungseigentümergemeinschaft
• Tagesordnung der Versammlung
• Versammlungsort, Datum und Uhrzeit der einberufenen Versammlung

Nachdem alle eingeladenen Eigentümer am Veranstaltungsort eingetroffen sind, wird zunächst die Anwesenheit überprüft. Verantwortung hierfür trägt der Versammlungsleiter, dessen Rolle bei einer WEG in Selbstverwaltung wiederum der interne Verwalter innehat.

Natürlich wird überprüft, ob wirklich nur Eigentümer und somit berechtigte Personen anwesend sind. Kann ein Eigentümer an der Versammlung nicht teilnehmen, beispielsweise krankheitsbedingt, so kann er in jedem Fall einen Stellvertreter stellen. 

Wichtig ist hier, dass eine wirksame und korrekte Vollmacht ausgestellt wird und dem Versammlungsleiter vorliegt. Dieser prüft diese dann auf Korrektheit.

‍

2. Offizielle Eröffnung der Eigentümerversammlung

‍Nachdem der Versammlungsleiter die Anwesenheit aller kontrolliert hat, wird die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung verkündet und die Veranstaltung offiziell eröffnet.

Im Dezember 2020 wird das WEG-Gesetz reformiert. Zuvor ist die Beschlussfähigkeit abhängig von der Anzahl der Anwesenden. Heute, nach der Reform, ist eine Eigentümerversammlung immer beschlussfähig. Rein theoretisch kann auch nur ein Eigentümer allein an der WEG-Versammlung teilnehmen und somit alle Entscheidungen treffen.

Wichtig für die Beschlussfähigkeit ist jedoch auch, dass die Eigentümerversammlung unter Ausschluss der Öffentlichkeit abgehalten wird.

‍

3. Besprechung der Tagesordnungspunkte

Mit der Einladung zur Eigentümerversammlung muss ebenfalls die Tagesordnung versendet und mitgeteilt werden. Auf Basis dieser wird nun die Versammlung abgehalten.

Die Eigentümer tauschen sich über die verschiedenen Punkte und Themen aus, können Fragen stellen und natürlich auch ihre Meinung hierzu geben. Beschlussvorschläge können auch direkt mitgegeben werden.

Wichtig ist hier, dass wirklich nur die Angelegenheiten besprochen werden, die in der Einladung zur Eigentümerversammlung angekündigt wurden.

Gut zu wissen :

Werden Themen diskutiert, die nicht auf der Tagesordnung standen, kann ein Beschluss angefochten werden.

‍

4. Abstimmung und Verkündung der Beschlussergebnisse

Nachdem alle Themen und Punkte der Tagesordnung besprochen wurden, wird anschließend über alle Anträge abgestimmt.

Hierfür gibt es drei Stimmprinzipien in einer WEG: Kopfprinzip, Objektprinzip oder Wertprinzip.

• Beim Kopfprinzip hat jeder Eigentümer eine Stimme. Das bedeutet konkret, dass, auch wenn ein Eigentümer mehrere Wohnungen in der Immobilie besitzt, er dennoch nur eine Stimme zur Abstimmung erhält. Auch wenn eine Wohnung mehrere Eigentümer hat, haben diese zusammen eine Stimme.

• Das Objektprinzip ist in etwa das Gegenteil des Kopfprinzips. Hat ein Eigentümer mehrere Wohnungen, erhält er auch eine entsprechende Anzahl an Stimmen. Besitzt ein Eigentümer in der Praxis mehr Wohnungen als die anderen Eigentümer gemeinsam, hat er die Stimmmehrheit und kann eigentlich alle Beschlüsse selbst bestimmen.

• Beim Wertprinzip erhalten die Eigentümer je nach Miteigentumsanteil ihre Stimme. Diese Anteile sind im Grundbuch festgehalten und basieren auf Größe, Wert und Schnitt einer Wohnung.

Nach § 25 Abs. 2 WEG ist generell das Kopfprinzip als Abstimmung festgelegt. In der Gemeinschaftsordnung oder in der Teilungserklärung können jedoch auch die anderen Abstimmungsoptionen hinterlegt und festgelegt werden.

Als Eigentümer ist es wichtig, diese Informationen zu kennen, da dies den eigenen Einfluss und den Stimmenanteil bei der Eigentümerversammlung beeinflusst. In den meisten Fällen wird das einfache Mehrheitsprinzip (mehr als 50 % der abgegebenen Stimmen) angewendet. Beispielsweise kann dies bei einem Beschluss für einen Hausmeisterwechsel oder auch Instandhaltungsmaßnahmen in der WEG zutreffen.

Direkt nach der Abstimmung werden die Ergebnisse bekannt gegeben und die Beschlüsse auch offiziell befasst.

‍

5. Protokollierung & Eintragung in die Beschluss-Sammlung 

Gemäß § 24 Abs. 6 WEG wird die Protokollführung bei der Eigentümerversammlung verlangt. 

Meistens wird diese Aufgabe vom Verwalter übernommen.

Folgendes muss im Protokoll festgehalten werden:

• Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung
• Bestätigung der ordnungsgemäßen Einladung
• Teilnehmerliste mit Miteigentumsanteilen
• Feststellung der Beschlussfähigkeit
• Besprochene Tagesordnungspunkte mit kurzer Erklärung sowie kurzer Zusammenfassung der Diskussion
• Gefasste Beschlüsse mit Abstimmungsergebnisse
• Unterschriften von Verwalter, Beiratsvorsitzenden und einem Eigentümer

Die Beschlüsse müssen nicht nur in das Protokoll, sondern auch in der Beschluss-Sammlung festgehalten werden.

Gut zu wissen :

Matera unterstützt Sie sowohl bei der Protokollerstellung als auch bei der Aktualisierung der Beschluss-Sammlung. Hierdurch erleichtern wir Ihnen als selbstständige Wohnungseigentümer Ihre Aufgaben.

‍

6. WEG-Versammlung beenden 

Nach Abhandlung der Tagesordnungspunkte kann die Veranstaltung nun geschlossen werden. Die Eigentümer erhalten hier direkt die aktualisierte Beschluss-Sammlung.

Natürlich erhalten alle Eigentümer auch eine vollständige und unterzeichnete Fassung des Protokolls. Die Dokumente sollten schnellstmöglich erstellt und versendet werden. Spätestens drei Wochen nach der Eigentümerversammlung muss das Protokoll den einzelnen Eigentümern jedoch vorliegen.

Da bis zu einem Monat nach Beschluss dieser noch angefochten werden kann, ist es wichtig, dass eine zügige Zustellung erfolgt. 

‍

7. BONUS: Eigentümerversammlung mit Matera durchführen 

Bei einer Eigentümerversammlung gibt es vieles zu beachten, damit diese problemlos und erfolgreich abgehalten werden kann. Deshalb hoffen wir, dass Ihnen dieser Beitrag gefallen hat und bei den anstehenden Versammlung weiterhilft! 

Falls Sie gerade auf der Suche nach einer neuen Verwaltungslösung für Ihre WEG sind, sollten Sie sich auf jeden Fall Matera anschauen. Matera ist die ideale Lösung für Eigentümergemeinschaften, die eine kompetente Unterstützung bei der Selbstverwaltung ihrer WEG suchen.

Mit einem erfahrenen Expertenteam kümmert sich Matera um die gesamte Buchhaltung und die Umsetzung von Beschlüssen. Ein modernes Online-Portal gibt Ihnen den Überblick über alle Ein- und Auszahlungen Ihrer WEG und ermöglicht es Ihnen, Eigentümerversammlungen bequem online abzuhalten.

Mit mehr als 7000 zufriedenen WEGs in Deutschland und Frankreich hat sich Matera bereits als zuverlässiger Partner bewährt. Lassen Sie sich jetzt von Matera überzeugen und sichern Sie sich gerne ein kostenloses Angebot, um mehr zu erfahren.

‍