Ablauf einer Eigentümerversammlung: Die 6 wichtigsten Punkte im Überblick

Ablauf einer Eigentümerversammlung: Die 6 wichtigsten Punkte im Überblick

Mindestens einmal im Jahr sollten Sie als Wohnungseigentümer eine Einladung zur Eigentümerversammlung erhalten.  

In der Eigentümerversammlung selbst werden dann alle Fragen und Themen besprochen, die die Verwaltung des gemeinsamen Wohneigentums betrifft.

Alle Ihre Pläne und Wünsche, die die Eigentümerversammlung betreffen, müssen in bei dieser Veranstaltung besprochen und genehmigt werden. Deshalb ist es ratsam, immer an den Versammlungen teilzunehmen.

Doch wie läuft so eine Eigentümerversammlung ab? Gibt es Punkte, die ich beachten sollte und wie kann Matera bei der Eigentümerversammlung unterstützen? All das erklären wir nun in den folgenden Abschnitten.

Inhaltsverzeichnis

1. Begrüßung und Überprüfung der Anwesenheit 

Vor der Versammlung sollte in jedem Fall geprüft werden, ob die Einladung ordnungsgemäß erfolgt ist. Hierzu muss die Einladung mindestens drei Wochen vor der Versammlung selbst in Textform allen Teilnehmern vorliegen.

Auch müssen im Einladungsschreiben folgende Punkte enthalten sein:

Nachdem alle eingeladenen Eigentümer am Veranstaltungsort eingetroffen sind, wird zunächst die Anwesenheit überprüft. Verantwortung hierfür trägt der Versammlungsleiter, dessen Rolle bei einer WEG in Selbstverwaltung wiederum der interne Verwalter innehat.

Natürlich wird überprüft, ob wirklich nur Eigentümer und somit berechtigte Personen anwesend sind. Kann ein Eigentümer an der Versammlung nicht teilnehmen, beispielsweise krankheitsbedingt, so kann er in jedem Fall einen Stellvertreter stellen

Wichtig ist hier, dass eine wirksame und korrekte Vollmacht ausgestellt wird und dem Versammlungsleiter vorliegt. Dieser prüft diese dann auf Korrektheit.

2. Offizielle Eröffnung der Eigentümerversammlung

Nachdem der Versammlungsleiter die Anwesenheit aller kontrolliert hat, wird die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung verkündet und die Veranstaltung offiziell eröffnet.

Im Dezember 2020 wird das WEG-Gesetz reformiert. Zuvor ist die Beschlussfähigkeit abhängig von der Anzahl der Anwesenden. Heute, nach der Reform, ist eine Eigentümerversammlung immer beschlussfähig. Rein theoretisch kann auch nur ein Eigentümer allein an der WEG-Versammlung teilnehmen und somit alle Entscheidungen treffen.

Wichtig für die Beschlussfähigkeit ist jedoch auch, dass die Eigentümerversammlung unter Ausschluss der Öffentlichkeit abgehalten wird.

3. Besprechung der Tagesordnungspunkte

Mit der Einladung zur Eigentümerversammlung muss ebenfalls die Tagesordnung versendet und mitgeteilt werden. Auf Basis dieser wird nun die Versammlung abgehalten.

Die Eigentümer tauschen sich über die verschiedenen Punkte und Themen aus, können Fragen stellen und natürlich auch ihre Meinung hierzu geben. Beschlussvorschläge können auch direkt mitgegeben werden.

Wichtig ist hier, dass wirklich nur die Angelegenheiten besprochen werden, die in der Einladung zur Eigentümerversammlung angekündigt wurden.

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Gut zu wissen :
Werden Themen diskutiert, die nicht auf der Tagesordnung standen, kann ein Beschluss angefochten werden.

4. Abstimmung und Verkündung der Beschlussergebnisse

Nachdem alle Themen und Punkte der Tagesordnung besprochen wurden, wird anschließend über alle Anträge abgestimmt.

Hierfür gibt es drei Stimmprinzipien in einer WEG: Kopfprinzip, Objektprinzip oder Wertprinzip.

Nach § 25 Abs. 2 WEG ist generell das Kopfprinzip als Abstimmung festgelegt. In der Gemeinschaftsordnung oder in der Teilungserklärung können jedoch auch die anderen Abstimmungsoptionen hinterlegt und festgelegt werden.

Als Eigentümer ist es wichtig, diese Informationen zu kennen, da dies den eigenen Einfluss und den Stimmenanteil bei der Eigentümerversammlung beeinflusst. In den meisten Fällen wird das einfache Mehrheitsprinzip (mehr als 50 % der abgegebenen Stimmen) angewendet. Beispielsweise kann dies bei einem Beschluss für einen Hausmeisterwechsel oder auch Instandhaltungsmaßnahmen in der WEG zutreffen.

Direkt nach der Abstimmung werden die Ergebnisse bekannt gegeben und die Beschlüsse auch offiziell befasst.

5. Protokollierung & Eintragung in die Beschluss-Sammlung 

Gemäß § 24 Abs. 6 WEG wird die Protokollführung bei der Eigentümerversammlung verlangt. 

Meistens wird diese Aufgabe vom Verwalter übernommen.

Folgendes muss im Protokoll festgehalten werden:

Die Beschlüsse müssen nicht nur in das Protokoll, sondern auch in der Beschluss-Sammlung festgehalten werden.

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Gut zu wissen :
Matera unterstützt Sie sowohl bei der Protokollerstellung als auch bei der Aktualisierung der Beschluss-Sammlung. Hierdurch erleichtern wir Ihnen als selbstständige Wohnungseigentümer Ihre Aufgaben.

6. WEG-Versammlung beenden 

Nach Abhandlung der Tagesordnungspunkte kann die Veranstaltung nun geschlossen werden. Die Eigentümer erhalten hier direkt die aktualisierte Beschluss-Sammlung.

Natürlich erhalten alle Eigentümer auch eine vollständige und unterzeichnete Fassung des Protokolls. Die Dokumente sollten schnellstmöglich erstellt und versendet werden. Spätestens drei Wochen nach der Eigentümerversammlung muss das Protokoll den einzelnen Eigentümern jedoch vorliegen.

Da bis zu einem Monat nach Beschluss dieser noch angefochten werden kann, ist es wichtig, dass eine zügige Zustellung erfolgt. 

7. BONUS: Eigentümerversammlung mit Matera durchführen 

Bei einer Eigentümerversammlung gibt es vieles zu beachten, damit diese problemlos und erfolgreich abgehalten werden kann.

Vor allem für den internen Verwalter bedeutet die Organisation, Durchführung und auch Nachbereitung einen großen Mehraufwand.

Natürlich unterstützt Matera Sie als Wohnungseigentümer bei ihrer Eigentümerversammlung!

Auch bei außerordentlichen Eigentümerversammlung greift Matera zur Hand, und das ohne Extrakosten. Die Versammlungen können einfach und schnell über unser Online-Portal organisiert und durchgeführt werden. Natürlich bieten wir auch Hilfestellung bei der Protokollerstellung und vielen weiteren Themen. 

Unser Team steht Ihnen natürlich auch jederzeit für Fragen zur Verfügung und stellt damit sicher, dass Ihre Eigentümerversammlung erfolgreich durchgeführt wird.

Nutzen Sie Matera, um sich Ihre selbstständige Wohnungseigentümergemeinschaft zu erleichtern und jederzeit Experten kontaktieren können, die Ihnen bei Fragen, Schwierigkeiten und Unklarheiten zur Verfügung stehen. Um jetzt mehr zu erfahren, können Sie sich gerne ein kostenloses Angebot von uns einholen.

Autor
Franziska Gückel
Franziska Gückel
Freelance Content Writer
Delimitor
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