Pour changer de syndic, tout commence par une lettre type de changement de syndic : un copropriétaire ou le conseil syndical demande au syndic en place d'inscrire la désignation d'un nouveau syndic à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale, comme le permet l'article 10 du décret du 17 mars 1967. Vous trouverez dans cet article trois modèles gratuits à adapter : la demande d'inscription à l'ordre du jour, la résiliation du contrat en cours de mandat et le passage en syndic coopératif avec Matera. La procédure complète, les délais et la passation sont détaillés dans notre guide pour changer de syndic de copropriété étape par étape.
Quel modèle de lettre pour changer de syndic ?
Le bon modèle dépend du moment et de l'auteur de la demande. À l'échéance du contrat, n'importe quel copropriétaire peut demander l'inscription d'un nouveau syndic à l'ordre du jour ; en cours de mandat, c'est le président du conseil syndical qui demande la résiliation du contrat. Le tableau ci-dessous vous indique quelle lettre envoyer, qui la signe et à quel moment.
| Situation | Qui envoie la lettre | Quand l'envoyer | Modèle à utiliser |
|---|---|---|---|
| Le contrat du syndic arrive à échéance et vous voulez le remplacer | Un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical | À tout moment avant l'AG qui désigne le syndic, idéalement deux mois avant | Lettre d'inscription à l'ordre du jour (modèle générique ci-dessous) |
| Vous voulez proposer d'autres contrats de syndic à l'AG | Le conseil syndical, chargé de la mise en concurrence, ou tout copropriétaire | Avant l'AG appelée à désigner le syndic | Modèle de lettre de mise en concurrence du syndic |
| Le syndic a commis des manquements graves et vous voulez rompre le contrat avant son terme | Le président du conseil syndical | À tout moment ; le syndic doit ensuite convoquer l'AG dans les deux mois | Lettre de résiliation du contrat de syndic (modèle ci-dessous) |
| Vous voulez passer en syndic coopératif accompagné par Matera | Un copropriétaire ou le conseil syndical | Avant l'AG, avec le contrat Matera joint, à demander via le formulaire de devis | Lettre de changement de syndic avec Matera (modèle ci-dessous) |
Ces règles viennent des articles 18 et 21 de la loi du 10 juillet 1965 et de l'article 10 du décret du 17 mars 1967. Quelle que soit la lettre choisie, envoyez-la en recommandé avec accusé de réception et joignez le projet de résolution ainsi que les contrats des syndics candidats.
Dans quel cas peut-on procéder à un changement de syndic de copropriété ?
Le changement de syndic peut intervenir à chaque fin de mandat, lorsque les copropriétaires doivent se prononcer sur le renouvellement du syndic en place. Il peut aussi s'opérer par une volonté de changer de type de syndic ou de faire appel à un administrateur de biens...
Changer de syndic est également possible en cours de mandat lorsque ce dernier commet une faute de gestion. C’est le cas, par exemple, si le syndic ne fait pas respecter le règlement de copropriété ou surfacture des honoraires non prévus dans son contrat. Dans ce cas, le syndicat des copropriétaires peut procéder à la révocation du syndic.
Pourquoi effectuer un changement de syndic de copropriété ?
Souvent, un changement de syndic survient lorsque les copropriétaires sont insatisfaits de la gestion de leur copropriété. C’est le cas par exemple, si le syndic :
- Tarde à recouvrir les charges impayées ;
- Choisit de mauvais prestataires, ce qui conduit à une hausse des charges de copropriété ;
- Met du temps à faire réaliser les petits travaux ;
- Etc.
Lors d’un changement de syndic, une copropriété n’est pas obligée d’élire un syndic professionnel. La loi du 10 juillet 1965 prévoit également le syndic non-professionnel, qui regroupe le syndic bénévole et le syndic coopératif.
En syndic bénévole, c’est un copropriétaire seul qui gère la copropriété. Il peut être accompagné par le conseil syndical mais la nomination de cet organe n’est pas obligatoire. En syndic coopératif, en revanche, c’est le conseil syndical qui gère la copropriété. Ce modèle présente divers avantages, comme des économies de charges et de la transparence dans la gestion. Légalement, la qualité de syndic est détenue par le président du conseil syndical.
Quelle lettre envoyer à chaque étape du changement de syndic ?
Voici, pour chacune des quatre étapes du changement de syndic, le courrier à envoyer et le moment pour le faire. La procédure détaillée, avec ses coûts et ses risques, est dans notre guide pour changer de syndic.
Étape 1 : Mettre en concurrence le syndic
Le conseil syndical procède tout d’abord à une mise en concurrence du syndic (après avoir comparé les différentes offres) en obtenant au moins deux contrats qui devront être mis à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Si une copropriété ne possède pas de conseil syndical, le syndic est chargé de se mettre en concurrence mais ce n’est pas obligatoire. Dans les deux cas de figure, tout copropriétaire peut proposer des contrats de syndic, en envoyant une lettre de mise en concurrence par recommandé avec accusé de réception au syndic en place. À noter que les contrats proposés peuvent concerner des syndics professionnels et/ou des copropriétaires candidats pour devenir syndic non-professionnel.
La mise en concurrence du syndic actuel doit être effectuée en fin de mandat depuis la réforme du droit de la copropriété en juin 2020 (article 21 de la loi du 10 juillet 1965). Ainsi, si le mandat du syndic est d’un an, alors la mise en concurrence est obligatoire chaque année. Cette mesure permet aux copropriétaires de changer de syndic plus facilement.
Étape 2 : Préparer l’assemblée générale de transition
Pour faciliter le changement de syndic, vous devez demander à votre syndic de mettre la désignation d’un nouveau syndic à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Pour cela, il faut envoyer une lettre de changement de syndic par recommandé avec accusé de réception en joignant les différents contrats. Pour rappel, un modèle type de lettre de changement de syndic est disponible à la fin de cet article.
Étape 3 : Voter le changement de syndic
Le jour de l’assemblée générale, les copropriétaires votent la désignation du syndic à la majorité absolue.
Conformément à l’article 25-1 de la loi de 1965, si la résolution n’a pas atteint la majorité absolue mais au moins un tiers des tantièmes, un second vote à la majorité simple de l’article 24 est organisé au cours de la même assemblée générale. À noter que la majorité simple est plus facile à obtenir car elle ne prend en compte que les voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou votant par correspondance : les abstentions ne comptent pas.
Étape 4 : La transition avec le nouveau syndic
Conformément à l’article 18-2 de la loi de 1965, dans sa version issue de la loi du 9 avril 2024, lorsque le nouveau syndic est élu, le syndic sortant bénéficie d’un délai :
- De 15 jours pour transmettre la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat des copropriétaires et les coordonnées de la banque ;
- D’un mois pour adresser tous les documents et contrats fournisseurs relatifs à la copropriété ainsi que les archives de la copropriété ;
- De deux mois supplémentaires, une fois ce délai d’un mois écoulé, pour fournir l’état des comptes des copropriétaires et celui des comptes du syndicat des copropriétaires, après apurement et clôture.
Modèle gratuit de lettre de changement de syndic générique
Prénom NOM
Copropriété située : adresse
Nom du syndic
Adresse
Par LRAR
Le, date
Objet : demande d’inscription à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale
Madame, Monsieur
Je vous demande de bien vouloir inscrire le changement de syndic et la désignation d’un nouveau syndic à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, conformément aux dispositions de la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis et de son décret d’application daté du 17 mars 1967.
Je vous joins également le(s) contrat(s) du/des syndic(s) candidat(s) à la prochaine désignation du syndic qui aura lieu lors de cette assemblée. Veuillez, s’il vous plaît, transmettre une copie à tous les copropriétaires concernés.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Prénom NOM
Modèle gratuit de lettre de résiliation du contrat de syndic en cours de mandat
Cette lettre sert quand le syndic a commis une inexécution suffisamment grave de ses obligations et que le conseil syndical veut rompre le contrat avant son terme, ce que l'on appelait la révocation du syndic. Elle est signée par le président du conseil syndical et envoyée en recommandé avec accusé de réception : le syndic doit alors convoquer l'assemblée générale dans les deux mois qui suivent la première présentation de la lettre, sinon le président du conseil syndical la convoque lui-même (article 18 de la loi du 10 juillet 1965). L'assemblée vote la résiliation à la majorité de l'article 25, et elle prend effet au plus tôt un jour franc après la réunion.
Prénom NOM, président du conseil syndical
Copropriété située : adresse
Nom du syndic
Adresse
Par LRAR
Le, date
Objet : demande d’inscription à l’ordre du jour de la résiliation du contrat de syndic
Madame, Monsieur,
En ma qualité de président du conseil syndical de la copropriété située adresse, et conformément au VIII de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, je vous demande d’inscrire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale la résiliation du contrat de syndic conclu le date, pour inexécution suffisamment grave de vos obligations.
Les manquements reprochés sont les suivants : décrire chaque manquement, avec les dates et les courriers restés sans réponse.
Je vous rappelle que vous devez convoquer l’assemblée générale dans un délai de deux mois à compter de la première présentation de la présente lettre. À défaut, je procéderai moi-même à cette convocation.
Je vous demande également d’inscrire à l’ordre du jour la désignation d’un nouveau syndic et de joindre à la convocation le(s) projet(s) de contrat ci-joint(s), ainsi que le projet de résolution suivant : « L’assemblée générale décide de résilier le contrat de syndic conclu le date avec nom du syndic, avec effet au date, et désigne nom du nouveau syndic en qualité de syndic selon le contrat joint. »
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Prénom NOM
Modèle gratuit de lettre de changement de syndic avec Matera
Ce modèle s'adresse au conseil syndical qui souhaite reprendre la gestion en syndic coopératif accompagné par Matera : il demande l'inscription à l'ordre du jour de l'adoption du mode coopératif, de la souscription de l'offre et de l'élection du conseil syndical.
Prénom NOM
Copropriété située : adresse
Nom du syndic
Adresse
Par LRAR
Le, date
Objet : Résolutions à inscrire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale
Madame, Monsieur,
Conformément à l’article 10 du décret du 17 mars 1967, je vous prie de bien vouloir mettre à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale de l’immeuble situé adresse, les résolutions suivantes :
● SOUSCRIPTION DE L'OFFRE MATERA ET ADOPTION DU MODE DU SYNDICAT COOPÉRATIF (MAJORITÉ DE L’ARTICLE 25, AVEC PASSERELLE DE L’ARTICLE 25-1)
L’assemblée générale, après en avoir discuté, décide d’adopter le mode du syndicat coopératif pour la gestion de la copropriété. Afin d'assurer une gestion optimale de l’immeuble, le conseil syndical bénéficiera de l'offre de Matera conformément au contrat joint.
Sont notamment inclus dans cette offre :
- Une plateforme en ligne permettant la gestion administrative et comptable de la copropriété
- Une assistance juridique et comptable illimitée
- Un accès pour tous les copropriétaires à la plateforme (consultation des documents et des comptes ainsi qu'un espace de discussion)
● DÉSIGNATION DES MEMBRES DU CONSEIL SYNDICAL (MAJORITÉ DE L’ARTICLE 25, AVEC PASSERELLE DE L’ARTICLE 25-1)
L’assemblée générale, après en avoir délibéré, désigne, en qualité de membre du conseil syndical, les personnes suivantes :
- …………..
- …………..
- …………..
En vous remerciant de faire le nécessaire, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
Questions fréquentes
Peut-on changer de syndic en cours de mandat ?
Oui, si le syndic a commis une inexécution suffisamment grave de ses obligations : c'est la résiliation du contrat prévue par l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Le président du conseil syndical envoie une demande motivée en recommandé, le syndic convoque l'assemblée générale dans les deux mois et l'assemblée vote la résiliation à la majorité de l'article 25. Sans manquement grave, il faut attendre la fin du contrat : le non-renouvellement se décide lors d'une assemblée tenue dans les trois mois qui précèdent le terme du mandat du syndic.
Qui peut envoyer la lettre de changement de syndic ?
N'importe quel copropriétaire, seul ou à plusieurs, et le conseil syndical peuvent demander l'inscription de la désignation d'un nouveau syndic à l'ordre du jour (article 10 du décret du 17 mars 1967). La demande de résiliation en cours de mandat, elle, est envoyée par le président du conseil syndical. Le syndic ne peut pas refuser une question demandée dans les formes : il la porte à l'ordre du jour de la prochaine assemblée, ou de la suivante si la demande arrive trop tard.
Quand envoyer la lettre au syndic ?
À tout moment, mais le plus tôt possible : la convocation de l'assemblée générale part au moins 21 jours avant la réunion (article 9 du décret du 17 mars 1967), et le syndic doit y joindre les projets de contrats. Une demande reçue après l'envoi de la convocation est reportée à l'assemblée suivante. Envoyez donc votre lettre au moins deux mois avant la date habituelle de l'assemblée annuelle.
Faut-il une lettre recommandée pour changer de syndic ?
La lettre recommandée avec accusé de réception reste la voie la plus sûre : elle prouve la date de réception, qui fait courir les délais. Pour la résiliation en cours de mandat, l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit expressément une lettre recommandée du président du conseil syndical. Conservez l'accusé de réception et une copie de la lettre avec ses pièces jointes.
Quelle majorité pour voter le changement de syndic ?
La désignation comme la résiliation du syndic se votent à la majorité de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965, c'est-à-dire la majorité des voix de tous les copropriétaires, absents compris. Si la résolution recueille au moins un tiers des voix sans atteindre cette majorité, la même assemblée revote immédiatement à la majorité simple de l'article 24, comme le prévoit l'article 25-1. Le nouveau syndic est désigné dès que l'une de ces majorités est atteinte.
