L’assemblée générale extraordinaire : définition et conditions

Qu’est-ce qu’une assemblée générale extraordinaire (AGE) ?

L’assemblée générale de copropriété est le moment où le syndicat des copropriétaires se réunit suite à une convocation du syndic de copropriété. Pour rappel, le syndicat des copropriétaires est créé sans formalité à la naissance de la copropriété et est composé de tous les copropriétaires de l’immeuble.

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L’assemblée générale est un moment incontournable de la copropriété : il permet aux copropriétaires de prendre toutes les décisions nécessaires à la vie de l’immeuble. L’assemblée générale des copropriétaires doit avoir lieu au moins une fois par an : c’est l’assemblée générale ordinaire. Toutefois, les copropriétaires peuvent prendre des décisions à tout moment de l’année en organisant une assemblée générale extraordinaire.

Les différents types d’assemblées générales en copropriété

Le syndic peut être amené à convoquer différents types d’assemblées générales :

• L’assemblée générale ordinaire : c’est l’assemblée générale annuelle. Elle doit se tenir au minimum une fois par an, dans un délai de 6 mois après la clôture de l’exercice comptable. Elle valide les résolutions annuelles (approbation des comptes, vote du budget prévisionnel, élection du syndic, du conseil syndical, etc.) ainsi que toutes les autres résolutions portées à l’ordre du jour ;
• L’assemblée générale extraordinaire : cette assemblée générale dite “supplémentaire” peut être convoquée à tout moment durant l’année, dès lors que des décisions importantes, mais sans degré d’urgence, doivent être prises et ne peuvent attendre l’assemblée générale ordinaire ;
• L’assemblée générale urgente : cette assemblée doit se tenir lorsque la sécurité des personnes et/ou la sauvegarde de l’immeuble est en danger. Dans ce cas, l’ordre du jour ne doit contenir que des résolutions ayant trait à l’urgence. L’appréciation du caractère “urgent” est laissée au syndic et au tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble en cas de litige.

Bon à savoir :

Le syndic doit adresser la convocation à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale, par lettre recommandée avec avis de réception, courrier électronique (avec l’accord écrit du copropriétaire), ou remise en mains propres contre émargement. Le règlement de copropriété peut cependant prévoir un délai plus long.

Un cas de figure permet au syndic de déroger au délai légal de 21 jours :

• L’assemblée générale urgente n’est soumise à aucun délai légal. La jurisprudence impose toutefois au syndic de respecter un délai dit “raisonnable” selon les circonstances.

La convocation d’une assemblée générale extraordinaire

L’assemblée générale extraordinaire peut être convoquée toutes les fois que des décisions importantes concernant la vie de l’immeuble doivent être prises. C’est par exemple le cas :

• Lorsque des travaux de rénovation qui ne peuvent attendre l’assemblée générale ordinaire doivent être entrepris, comme des travaux de rénovation énergétique pour répondre aux nouvelles réglementations de performance énergétique ;
• Lorsqu’une panne ou un incident affecte les parties communes, comme une panne d'ascenseur par exemple ;
• Lorsque le syndic ou un copropriétaire souhaite faire une demande à l’ensemble des copropriétaires, par exemple dans le cadre de travaux dans les parties privatives qui modifient la destination de l’immeuble ;
• Etc.

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L’assemblée générale extraordinaire a la même valeur juridique que l’assemblée générale ordinaire. En revanche, son ordre du jour est généralement plus limité et porte sur des sujets bien précis.

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Les conditions de convocation d’une assemblée générale extraordinaire

Qui peut convoquer une assemblée générale extraordinaire ?

Selon l’article 7 du décret d’application de la loi du 10 juillet 1965, l’assemblée générale des copropriétaires doit être convoquée par le syndic de copropriété, peu importe la nature de l’assemblée générale. En revanche, contrairement à l’assemblée générale ordinaire, la demande d’une assemblée générale extraordinaire n’est pas nécessairement initiée par le syndic de copropriété : elle peut aussi l’être par le conseil syndical ou encore par l’un ou plusieurs copropriétaires. Dans ce dernier cas, le ou les copropriétaires à l’origine de la demande doivent représenter au moins 25% des tantièmes de l’ensemble des copropriétaires (sauf avis contraire du règlement de copropriété). La demande d’organisation de l’assemblée générale extraordinaire doit être envoyée au syndic de copropriété par lettre recommandée avec accusé de réception. Celle-ci doit préciser la ou les questions dont ils demandent l'inscription à l'ordre du jour, avec des formulations précises, sans équivoque, et rédigées de façon à pouvoir donner lieu à un vote pour ou contre. Le syndic sera ensuite tenu d’organiser l’assemblée générale extraordinaire en adressant une convocation à l’ensemble des copropriétaires en respectant le délai légal imposé.

Attention :

Les questions qui ne sont pas inscrites à l’ordre du jour ne pourront pas faire l’objet d’un vote le jour de l’assemblée générale extraordinaire. En effet, les copropriétaires doivent être avertis suffisamment en amont, pour réfléchir à leur décision.

Par exemple, si le syndic manque à ses obligations légales et que les copropriétaires souhaitent le révoquer en cours de mandat, sans attendre l’assemblée générale ordinaire, un membre du conseil syndical (ou un copropriétaire détenant plus d’un quart des tantièmes) peut tout à fait exiger la tenue d’une assemblée générale extraordinaire. Il devra alors ajouter la révocation du syndic à l’ordre du jour. Lors de l'assemblée générale extraordinaire, le syndicat des copropriétaires devra rapporter la preuve des fautes de gestion du syndic. Il est impératif d’invoquer un motif légitime et sérieux qui prouve un manquement sur la gestion administrative ou financière de la copropriété. La loi ne dispose pas de motifs de révocation (hormis le défaut d’édition de la fiche synthétique) mais donne en revanche quelques exemples tels que le non-respect des décisions prises en assemblée générale, l’absence de documents administratifs obligatoires, le non-respect de la périodicité d’envoi des appels de fonds, etc.

Bon à savoir :

Le syndic dispose de huit jours pour répondre à la demande d’organisation d’une assemblée générale extraordinaire suite à la réception de la lettre recommandée avec avis de réception (LRAR). Si le syndic ne répond pas ou s’il répond négativement, les demandeurs peuvent le mettre en demeure par LRAR. Si le syndic ne répond pas dans un délai de huit jours à compter de la réception de la mise en demeure, le président du conseil syndical pourra valablement convoquer l’assemblée générale extraordinaire. Dans le cas où le président du conseil syndical n’obtempère pas non plus, les demandeurs pourront le mettre en demeure par LRAR. Si la mise en demeure reste infructueuse pendant huit jours, tout copropriétaire pourra alors procéder à la convocation de l’assemblée générale extraordinaire dans les conditions prévues par l'article 50 du décret n°67-223 du 17 mars 1967.

Comment convoquer une assemblée générale extraordinaire

La convocation à l’assemblée générale extraordinaire peut être adressée par plusieurs biais :

• En mains propres, contre signature ;
• Par lettre recommandée avec accusée de réception ;
• Par courrier électronique, à condition d’avoir l’accord écrit du copropriétaire au préalable.

La convocation doit préciser le lieu, la date, l’heure de la réunion ainsi que l’ordre du jour et tous les documents nécessaires au vote de l’assemblée en annexe.

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Assemblée générale extraordinaire : qui supporte les frais ?

L’assemblée générale extraordinaire convoquée par un syndic professionnel

En syndic professionnel, les frais d’assemblée générale extraordinaire sont considérés comme des charges communes générales de la copropriété et sont donc divisés en fonction de la quote-part des parties communes détenue par chaque copropriétaire, exprimée en tantièmes. En effet, conformément à l’article 10 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965, les copropriétaires sont tenus de participer aux charges relatives à l’administration de l’immeuble. Deux cas particuliers sont cependant à noter :

• Si l’assemblée générale extraordinaire se tient à la demande d’un seul copropriétaire et concerne ses seuls intérêts, il devra supporter seul l’intégralité des frais relatifs à la tenue de cette assemblée. Ces frais comprennent la préparation, la convocation et la tenue de l’assemblée générale ;
• Si plusieurs copropriétaires sont à l’origine de l’assemblée générale extraordinaire concernant un sujet qu’ils partagent (par exemple, la réalisation de travaux sur leur étage commun), ils devront se mettre d’accord sur une répartition des frais à l’amiable. Cette répartition doit être précisée par écrit lors de leur demande au syndic. Si cette mention manque, les frais seront automatiquement partagés à parts égales entre chaque copropriétaire demandeur.

L’assemblée générale extraordinaire convoquée par un syndic non-professionnel

En syndic non-professionnel, les copropriétaires n’ont pas à payer les frais de tenue d’une assemblée générale extraordinaire, en dehors des frais postaux des envois des convocations.

Pour rappel, il existe deux modèles de gestion de copropriété non-professionnels : le syndic bénévole et le syndic coopératif. En syndic bénévole, un copropriétaire est élu en assemblée générale à la majorité absolue et exerce le rôle de syndic. En syndic coopératif, ce n’est pas un, mais plusieurs copropriétaires qui s’occupent de la gestion de la copropriété. Dans les deux cas, ils assurent les mêmes missions qu’un syndic professionnel.

Bon à savoir :

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