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Conformément à la loi de 1965, toute copropriété doit être gérée par un syndic. Si le modèle du syndic professionnel est le plus répandu en France, il existe d’autres alternatives comme celle du syndic bénévole. Dans ce cas, un copropriétaire est élu en assemblée générale en qualité de syndic. Qu’est-ce qu’un syndic bénévole ? Comment le devenir ? On vous dit tout dans cet article.
Que signifie devenir syndic bénévole de la copropriété ?
Qu’est-ce qu’un syndic bénévole ?
La loi du 10 juillet 1965 qui fixe le statut des copropriétés des immeubles bâtis dispose que toute copropriété doit être gérée par un syndic. Toutefois, le texte précise qu’il existe différents modèles de syndic :
- Le syndic professionnel : il s’agit d’une société à qui on confie la gestion de l’immeuble en échange du paiement d’honoraires , ils peuvent également facturer des frais annexes pour des prestations non comprises dans le forfait comme la convocation d’assemblées générales extraordinaires ou l’établissement de l’état daté au moment de la vente de votre bien immobilier ;
- Le syndic bénévole : ici, c’est un copropriétaire élu en assemblée générale qui gère la copropriété ;
- Le syndic coopératif : dans ce mode de gestion, c’est le conseil syndical qui gère la copropriété sans intermédiaire. Pour rappel, le conseil syndical est un organe constitué de copropriétaires élus qui joue le rôle d’intermédiaire entre le syndic et les copropriétaires. Même si, légalement, c’est le président du conseil syndical qui détient la qualité de syndic ; dans les faits, tous les membres du conseil syndical peuvent se répartir les missions du syndic selon leurs affinités et leur temps respectifs.
- Le conjoint marié sous le régime de séparation des biens ;
- Le partenaire de PACS ;
- Les ascendants ou descendants du copropriétaire.
Le décret du 26 mars 2015 définit un contrat type pour les syndics de copropriété. Depuis le 1er juillet 2015, tout contrat conclu ou renouvelé doit respecter ce modèle type en mentionnant des clauses obligatoires telles que les missions, la durée du contrat, l'éventuelle rémunération, etc. Ce contrat-type s’applique également aux syndics bénévoles.
Quelles sont les missions du syndic bénévole ?
Le syndic bénévole assure exactement les mêmes missions qu’un syndic professionnel. Ainsi, peu importe le modèle choisi par les copropriétaires, le syndic doit :
- Faire respecter le règlement de la copropriété. Pour rappel, le règlement de copropriété est un document qui définit les règles de fonctionnement de l'immeuble, il précise les droits et les obligations des copropriétaires ;
- Tenir et convoquer une assemblée générale au minimum par an, rédiger et envoyer le procès-verbal dans un délai d’un mois après la tenue de l’assemblée générale ;
- Veiller à la bonne exécution des décisions votées en assemblée générale ;
- Établir le budget prévisionnel de la copropriété et tenir à jour la comptabilité ;
- Collecter les charges de copropriété via l’envoi des appels de fonds ;
- Recouvrer les charges impayées, le cas échéant ;
- Gérer les contrats fournisseurs de la copropriété ;
- Représenter le syndicat des copropriétaires dans tous ses actes et ses actions en justice. Le syndicat des copropriétaires est un organe composé de l'ensemble des copropriétaires d’un immeuble qui est formé automatiquement sans procédure ;
- Procéder à l’immatriculation de la copropriété à sa naissance auprès du Registre National des copropriétés et mettre à jour tous les ans les données financières dans un délai de 2 mois suivant l’approbation des comptes en assemblée générale. L’immatriculation et la mise à jour permettent d’obtenir une fiche synthétique qui est un document essentiel comportant les informations d’identification et d’organisation de la copropriété ;
- Tenir et mettre à jour le carnet d’entretien de la copropriété. Ce document obligatoire répertorie les travaux et les opérations de maintenance effectuées dans les copropriétés ;
- Réaliser et suivre les travaux (devis, signature des contrats, réception des travaux) ;
- Etc.
Est-ce que le syndic bénévole est rémunéré ?
Le syndicat des copropriétaires peut décider par un vote en assemblée générale à la majorité absolue de rémunérer le syndic bénévole. Il existe deux types de rémunération :
- Une rémunération pour sa mission de syndic : dans ce cas, elle ne doit pas dépasser les revenus principaux du syndic bénévole et elle est soumise à l’impôt sur le revenu au titre des bénéfices non commerciaux ;
- Un défraiement des frais professionnels engagés, c’est-à-dire un remboursement des frais liés à l’exercice de la fonction de syndic bénévole (forfait mobile, frais de déplacement, assurance responsabilité civile, etc.). Généralement, ce mode de rémunération est toujours accepté par le syndicat des copropriétaires.
Les étapes pour devenir syndic bénévole de sa copropriété
Étape 1 : La mise à l’ordre du jour
Il convient de distinguer deux cas pour procéder à la mise à l’ordre du jour :
- Les copropriétés gérées par des syndics professionnels : le copropriétaire qui souhaite devenir syndic bénévole doit mettre à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale sa candidature à la fonction de syndic. Pour cela, il doit envoyer sa demande au syndic actuel par lettre recommandée avec accusé de réception ;
- Les copropriétés gérées en syndic coopératif ou bénévole : le copropriétaire souhaitant devenir syndic bénévole doit adresser la lettre au président du conseil syndical ou au syndic bénévole sortant.
Le syndic de copropriété doit envoyer une convocation d’assemblée générale aux copropriétaires au minimum 21 jours avant la date de tenue de la réunion. Pour que la demande de mise à l’ordre du jour soit prise en compte, nous vous recommandons d’envoyer votre demande de mise à l’ordre du jour au moins deux mois avant la date prévue de l’assemblée générale.
Étape 2 : Le vote en assemblée générale
Le jour de l’assemblée générale, les copropriétaires votent la fin du mandat du précédent gestionnaire et le choix du nouveau syndic à la majorité absolue.
Cependant, conformément à l’article 25-1 de la loi 1965, si la résolution ne passe pas mais obtient au moins un tiers des tantièmes de la copropriété, il est alors possible d’effectuer un second vote à la majorité simple au cours de la même assemblée. Pour rappel, cette majorité ne prend en compte que les voix des copropriétaires présents et représentés.
Lors de l’assemblée générale, le syndic de copropriété tient aussi le rôle de secrétaire de séance. Si vous êtes élu, le changement de syndic devient effectif et vous remplacez de suite l’ancien syndic en tant que secrétaire de séance. Vous devez alors lire le reste des résolutions à l’ordre du jour, signer le procès-verbal à l’issue de la réunion puis l’envoyer aux copropriétaires dans un délai d’un mois suivant la tenue de l’AG.
Étape 3 : La récupération des archives auprès de l’ancien syndic
L’ancien syndic doit remettre au nouveau syndic bénévole les archives et les documents concernant la copropriété. Les délais pour transmettre les différents documents sont de :
- 15 jours en ce qui concerne la situation de la trésorerie de la copropriété et les références du compte bancaire actuel de la copropriété ;
- 30 jours pour les documents du syndicat des copropriétaires, les documents relatifs à la gestion de l’immeuble et les documents techniques de l’immeuble, comme le diagnostic technique global ;
- 3 mois pour l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat des copropriétaires, s’il y a clôture des comptes.
Une fois les archives et la trésorerie récupérées, le nouveau syndic bénévole doit procéder à la reprise comptable. Concrètement, le syndic note les tantièmes de chaque copropriétaire et applique les différentes clés de répartition définies dans le règlement de copropriété pour calculer les charges de copropriété dues par chacun.
- Une plateforme en ligne qui automatise la gestion courante de la copropriété : comptabilité, convocations, appels de fonds, etc ;
- Une équipe d’experts qui prend le relais sur les sujets techniques comme la comptabilité, le juridique ou encore les travaux.
Pourquoi devenir syndic bénévole de sa copropriété ?
Vous pouvez souhaiter devenir syndic bénévole pour pallier les problèmes de gestion du syndic professionnel et reprendre le contrôle sur la gestion de votre immeuble.
Par ailleurs, le modèle du syndic bénévole possède plusieurs avantages :
- Une réduction des charges de copropriété. En effet, même si le syndic bénévole peut se faire rémunérer, le montant de sa rémunération sera moindre en comparaison des honoraires et des frais annexes d’un syndic professionnel ;
- Une gestion transparente et favorable pour les copropriétaires : en effet, le syndic bénévole étant aussi un copropriétaire, il agit dans l'intérêt commun de tous en renégociant régulièrement les contrats fournisseurs par exemple ;
- Une meilleure réactivité : le syndic bénévole habitant généralement dans la copropriété, il est plus disponible et plus accessible.
Les différences entre syndic bénévole et syndic coopératif
Le syndic coopératif et le syndic bénévole sont des modèles de gestion de copropriété non professionnelle, dans lesquels les copropriétaires assurent eux-mêmes la gestion de leur copropriété. La principale différence entre ces deux modèles est la manière dont ils sont organisés et gérés.
Le syndic bénévole est élu en Assemblée Générale sur la base d’un contrat. Le syndic et le conseil syndical sont alors deux instances singulières et différentes de la copropriété. Les conseillers syndicaux ont pour mission d’assister le syndic bénévole dans ses missions et contrôle de gestion. Leur rôle est simplement consultatif et non décisionnaire. Il est essentiel que le CS garde son indépendance par rapport au syndic.
Procédure d'élection du syndic bénévole : N’importe quel copropriétaire peut être élu syndic non professionnel lors de l’AG dans les mêmes conditions qu’un syndic non professionnel pour une durée allant jusqu’à trois ans.
Le syndic peut être bénévole ou recevoir une rémunération, approuvée par l'assemblée générale. Cette rémunération peut être un remboursement des dépenses engagées pour la copropriété ou un salaire, qui est imposable comme bénéfices non commerciaux et ne doit pas dépasser ses revenus principaux.
Le syndic non professionnel coopératif est élu par les copropriétaires du conseil syndical et est chargé de la gestion administrative, financière et technique de la copropriété. Le président du conseil syndical agit en tant que syndic, mais il est assisté par les autres membres du conseil syndical. Les conseillers syndicaux organisent ensuite leur travail en fonction de leurs intérêts et compétences (finance, communication, etc.).
Procédure d'élection du syndic coopératif : Le syndic n'est pas nommé par l'assemblée générale, mais par le conseil syndical élu régulièrement par l'assemblée générale à la majorité par défaut, cependant le règlement de copropriété peut prévoir une autre réglementation. Le président est élu selon les règles de majorité prévues dans le règlement de copropriété ou dans le règlement du conseil syndical. Comme membre du conseil syndical, le président doit obligatoirement exécuter sa mission à titre bénévole. Il n’est donc pas payé. Le syndic ne peut pas se faire dédommager pour ses missions.
