Der Hausverwalter dient als Ansprechpartner für die Eigentümer und kümmert sich in Abstimmung mit diesen um viele wichtige Aufgaben rund um die Organisation der WEG. Um diese gegenseitige Beziehung so sicher und belastbar wie möglich zu gestalten, braucht es daher einen Verwaltervertrag.
Deshalb ist ein schriftlicher Verwaltervertrag erforderlich
Die Aufgaben, die ein Verwalter innerhalb einer Wohnungseigentumsgemeinschaft übernimmt, sind tragend für die Funktionsfähigkeit der WEG und daher von großer Bedeutung. Wenngleich nicht gesetzlich vorgeschrieben, ist es einleuchtend, den Verwaltervertrag zu verschriftlichen. Dies hat mehrere gute Gründe: Durch einen schriftlichen Vertrag haben die Eigentümer sowie der Hausverwalter selbst stets Einblick in die zuvor vereinbarten Pflichten und Rechte. Hierdurch können im Ernstfall Konflikte und Unklarheiten vermieden werden: Durch die Überprüfbarkeit des Leistungskatalogs können sich die Parteien nicht auf ein Missverständnis oder Fehlinterpretation mündlicher Abreden berufen. Auch hinsichtlich der Beweisbarkeit, nicht zuletzt in einem möglichen Gerichtsprozess, ist es wesentlich leichter, wenn ein schriftlicher Vertrag existiert.
Fehlt es an einem (schriftlichen) Verwaltervertrag, so hat der Verwalter lediglich die gesetzlichen Befugnisse und Rechte, welche der Dynamik der Zusammenarbeit mit einer WEG jedoch nicht gerecht werden und eine ausdrückliche vertragliche Abrede nötig machen. Doch wie sieht es mit den Kosten des Verwaltungsvertrags aus? Ein solcher kann, aber muss nicht zwingend von einem Rechtsanwalt erstellt werden. Dies hängt auch vom Umfang und der Komplexität des Vertrags sowie den Ansprüchen der Eigentümer ab. Es gibt mehrere frei verfügbare Downloads für Musterverträge, die von seriösen Anbietern zur Verfügung gestellt werden. Werden diese dann noch an den individuellen Bedarf der WEG angepasst, müssen Verträge also nicht immer viel Geld kosten und auch ein kostenloser WEG-Verwaltervertrag qualitativ ausreichend sein.
Struktur und Inhalt: Das gehört in den Verwaltervertrag
Wie jeder Vertrag muss auch der WEG-Verwaltervertrag die Interessen beider Parteien berücksichtigen. Bei dem Hausverwaltervertrag für Eigentümergemeinschaften handelt es sich in der Regel um einen entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag, welcher eine Mixtur aus verschiedenen anderen Vertragstypen darstellt. Für Verwalterverträge für Gewerbeimmobilien können übrigens Bestimmungen gelten, weshalb die folgenden Inhalte hierauf zunächst nicht anzuwenden sind. Der Hausverwaltervertrag hat alle Rechte und Pflichten der Vertragsparteien zum Inhalt und kann darüber hinaus individuelle Regelungen enthalten. Hierzu gehören zunächst die Grundlagen wie die genaue Bezeichnung der Vertragsparteien, der Beginn, die Dauer sowie die Beendigung des Vertrags und die Vereinbarung einer Probezeit soweit gewünscht.
Kernstück des Vertrags bilden die Aufgaben, Rechte und Pflichten des Verwalters, welche hier so genau wie möglich bezeichnet werden sollten. Aber auch das Vermögen der WEG kann im Vertrag aufgeführt werden: Der Verwalter ist grundsätzlich zur getrennten Aufbewahrung von Privat- und Fremdgeldern verpflichtet und kann hierauf vertraglich hingewiesen werden. An dieser Stelle sollten auch das WEG-Bankkonto sowie andere Konten genannt werden. Eine Verfügungsberechtigung über die Gemeinschaftsgelder kann in ihrer Höher begrenzt werden. Neben Bestimmungen zur Haftung sind auch Regelungen zu möglichen Sondervergütungen sowie die grundsätzliche Höhe der Vergütung im Verwaltervertrag zu nennen. Der Hausverwalter kann vertraglich dazu verpflichtet werden, für die Aufnahme seiner Tätigkeit eine Vermögenshaftpflichtversicherung abzuschließen. Letztlich sollten auch die überlassenen Verwaltungsunterlagen aufgeführt werden. Dies kann mit der Pflicht der Herausgabe genannter Unterlagen nach Beendigung der Tätigkeit verbunden werden.
Vertragslaufzeit gesetzlich begrenzt: Rechtliche Grundlagen
Tatsächlich hat der Verwaltervertrag nach WEG-Reform zum 01. Dezember 2020 einen neuen Anstrich bekommen: Nach § 26 Abs. 2 WEG ist der Bestellzeitraum für Verwalter zeitlich begrenzt. Für den Erstverwalter nach Begründung der WEG beträgt dieser Zeitraum drei Jahre, für die nachfolgenden Verwalter hingegen fünf Jahre. § 26 Abs. 3 S. 2 WEG gibt wiederum vor, dass der Vertrag des Verwalters spätestens 6 Monate nach seiner Abberufung endet.
Daher ist es empfehlenswert, die Vertragslaufzeit an die Dauer der Verwalterbestellung zu koppeln. So endet das Vertragsverhältnis nicht erst nach einem halben Jahr, sondern mit sofortiger Wirkung nach der Abberufung. Die Eigentümergemeinschaft kann den Verwaltervertrag aber auch verlängern: Hierzu ist eine Wiederbestellung und hiermit verbundene Beschlussfassung notwendig. Auch ein neuer Vertrag sollte aufgesetzt werden. Es bietet sich nun an, diesen bei Bedarf anzupassen.
Häufig gestellte Fragen
Was muss ein Verwaltervertrag beinhalten?
Folgende Informationen müssen enthalten sein:
- Laufzeit des Vertrags
- Bestimmungen zur Haftung
- Leistungsumfang / Aufgabenkatalog
- Rechte und Vollmachten des Verwalters
- Name und Anschrift des Verwalters sowie der WEG
- Bezeichnung der Liegenschaft (nach dem Grundbuch)
- Die Kündigungsfristen und weitere Kündigungsmodalitäten
- Auflistung der bei Tätigkeitsbeginn überreichten Dokumente
- Höhe der Vergütung sowie weitere Regelungen hierzu (bspw. Sondervergütungen)
Wann endet ein Verwaltervertrag nach Abberufung?
Der Verwaltervertrag für Wohnungseigentumsanlagen endet spätestens 6 Monate nach Abberufung des Hausverwalters (vgl. § 26 Abs. 3 S. 2 WEG) unabhängig davon, ob eine längere Vertragslaufzeit vereinbart wurde.
Wann kann ein Verwaltervertrag gekündigt werden?
Um einen WEG-Verwaltervertrag 2023 zu kündigen, verlangt das Gesetz keinen wichtigen Grund mehr. Dies entspricht der alten Rechtslage. Durch die Neugestaltung des § 26 WEG können Wohnungseigentümer den Verwalter jederzeit abberufen. Wurde der Abberufungsbeschluss getroffen und greift ihn keiner der Wohnungseigentümer an, verliert der Verwalter seine Amtsstellung und der Verwaltungsvertrag endet in spätestens sechs Monaten. Will sich die Eigentümergemeinschaft jedoch vor Ablauf des halben Jahres von der Verwaltung trennen, sind die im Hausverwaltervertrag genannten Kündigungsfristen zu beachten. Auch eine außerordentliche (also fristlose) Kündigung ist möglich, bedarf jedoch eines wichtigen Grundes.
Wer unterschreibt in einer WEG den Verwaltervertrag?
Die Vertragsparteien bestehen einerseits aus dem Verwalter und andererseits aus der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer als rechtskräftiger Verband. Der Vertrag kommt nicht (mehr) durch Unterzeichnung, sondern durch einen Mehrheitsbeschluss der Eigentümer sowie das Tätigwerden des Hausverwalters zustande. Die geleistete Unterschrift dient daher nur reinen Beweiszwecken und ist vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats zu leisten. Gibt es keinen Beirat, so kann ein Eigentümer durch Mehrheitsbeschluss dazu ermächtigt werden, die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter zu vertreten und den Vertrag zu unterschreiben. Achtung: Vor der WEG-Reform galt eine andere Rechtslage. So musste ein Eigentümer der WEG oder der Verwaltungsbeirat bevollmächtigt werden, den Vertrag namens und im Auftrag der WEG zu unterschreiben.
Was ist der Unterschied zwischen Verwalterbestellung und Verwaltervertrag?
Die Bestellung des Verwalters und der Verwaltervertrag für Wohnungseigentum begründen zwei grundsätzlich voneinander unabhängige Rechtsverhältnisse. Die Bestellung verleiht dem Verwalter die gesetzlichen Befugnisse und Verpflichtungen aus §§ 24, 27 sowie 28 WEG und die Stellung als Organ der Eigentümergemeinschaft. Dies bedeutet unter anderem die Berechtigung und Verpflichtung, Maßnahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung zu treffen, aber beispielsweise auch die Eigentümerversammlung einzuberufen. Die wichtigsten Eckpunkte des Bestellungsverhältnisses werden im Beschluss über diese geregelt. Hierzu gehören auch die Laufzeit der Bestellung sowie die Vergütungshöhe. Diese Daten werden um einen Vertrag und somit um ein Vertragsverhältnis ergänzt. Durch dieses erhält der Hausverwalter die Flexibilität, die er für eine effiziente Arbeit benötigt und die WEG Klarheit bezüglich der Aufgabenverteilung. In anderen Worten: Die Gültigkeit des Verwaltungsvertrags hat grundsätzlich nichts mit der Verwalterbestellung zu tun.
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