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Es gibt mehrere Dokumente, die für Sie als Wohnungseigentümer und Mitglied einer WEG von großer Bedeutung sind. Dazu zählen bspw. die Teilungserklärung und die Hausordnung!
Aber auch die Protokolle der Eigentümerversammlungen spielen für Sie eine große Rolle. Doch was beinhaltet das Protokoll einer WEG-Versammlung und welche Formalitäten müssen beachtet werden? Das erfahren Sie in diesem Beitrag.
1. Was beinhaltet das Protokoll einer Eigentümerversammlung?
Wie bereits eingangs erwähnt, gehören die Protokolle von Eigentümerversammlung zu den wichtigsten Dokumenten in einer WEG. Jeder Eigentümer hat durch sie auch im Nachhinein einen Überblick zu den Themen, die bei einer WEG-Versammlung besprochen und beschlossen wurden. Außerdem spielen die Protokolle beim Verkauf der Eigentumswohnung eine große Rolle, da sich Käufer bei der Kaufentscheidung gerne vorab über die Situation in der Eigentümergemeinschaft informieren möchten.
Zudem schreibt das WEG-Gesetz im § 24 Abs. 6 die Erstellung eines Protokolls (auch bekannt als „Niederschrift“) vor! Auch eine Beschluss-Sammlung muss im Rahmen einer Wohnungseigentümerversammlung geführt werden (§ 24 Abs. 7 WEG).
Doch welche Punkte müssen in einem Protokoll aufgeführt werden? Um diese Frage zu beantworten, haben wir für Sie die wichtigsten Bestandteile aufgelistet:
- Versammlungsort
- Datum und Uhrzeit der WEG-Versammlung
- Name und Anschrift der WEG
- Name des Versammlungsleiters
- Name des Protokollführer (wenn diese Person nicht zugleich Versammlungsleiter ist)
- Tagesordnung
- Beschlussanträge und Ergebnisse der Abstimmungen
Ebenso sollte eine Liste mit allen anwesenden Eigentümern und die Vollmachten beigelegt werden. Außerdemsollten Notizen zu jedem Thema geführt werden, damit Entscheidungen besser nachvollzogen werden können. Dadurch lassen sich Diskussionen vermeiden.
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2. Wer erstellt das Protokoll für eine WEG-Versammlung?
Für die Erstellung des Protokolls ist in der Regel der Verwalter zuständig, da er die Versammlung einberufen hat und führt. Das WEG-Gesetz schreibt dies aber nicht vor. Somit kann auch der Verwaltungsbeirat die Protokollierung übernehmen. Als Alternative bietet sich auch ein Eigentümer an, der von der WEG zum Schriftführer ernannt wurde.
3. Welche Personen müssen das Protokoll unterschreiben?
Das Protokoll einer Eigentümerversammlung muss gemäß § 24 Abs. 6 S.2 WEG vom Leiter der WEG-Versammlung (z.B. Hausverwalter) und einem Eigentümer unterschrieben werden. Sollte ein Verwaltungsbeirat bestellt worden sein, ist auch von ihm und seinem Stellvertreter eine Unterschrift erforderlich.
Bei einer WEG in Selbstverwaltung muss der interne Verwalter, welcher aus den Reihen der WEG-Mitglieder gewählt wurde, die Niederschrift der Eigentümerversammlung unterzeichnet.
4. Fristen bei der Erstellung eines Protokolls
Es gibt zwar keine konkrete Frist für die Erstellung eines Protokolls. Der Gesetzgeber verlangt seit der WEG-Reform 2020, dass die Erstellung gemäß § 24 Abs. 6 WEG unverzüglich durchgeführt werden soll.
Selbiges gilt auch für die Eintragung in die Beschluss-Sammlung. Somit sollte der Versammlungsleiter (meist der Verwalter) innerhalb von 1–2 Tagen alle Dokumente zur Eigentümerversammlung aufsetzen.
5. Wie lange müssen die Protokolle aufbewahrt werden?
Alle Protokolle, die im Rahmen von Eigentümerversammlung erstellt wurden, müssen für immer im Original aufbewahrt werden. Wieso? In den Niederschriften finden sich wichtige Informationen über die WEG, u.a. zu den Beschlüssen. Insbesondere die Beschlüsse spielen für das Zusammenleben in der WEG und damit auch für zukünftige Miteigentümer eine große Rolle.
Um auf Nummer sicher zugehen, sollten alle Protokolle digital gesichert werden. Fordern Sie als Eigentümer zudem immer eine schriftliche Kopie für Ihre Unterlagen vom Versammlungsleiter an.
6. Einsicht in das Protokoll der Eigentümerversammlung
Sie als Wohnungseigentümer dürfen jederzeit Einsicht in die Versammlungs-Protokolle verlangen. Die rechtliche Grundlage bildet hierfür § 18 Abs. 4 WEG. Selbiges gilt auch für andere Dokumente (bspw. Beschluss-Sammlung). Somit darf Ihr Hausverwalter Ihnen die Einsicht in die Protokolle nicht verwehren. Sonst droht ihm die außerordentliche Kündigung, da er sich nicht an die Grundsätze ordnungsgemäßer Verwaltung gehalten hat.
7. Welche Folgen hat ein fehlerhaftes Protokoll?
Falls ein fehlerhaftes Protokoll vorliegt, besteht für jeden Eigentümer der WEG ein – nicht fristgebundener – Anspruch auf Berichtigung des Protokolls durch den Ersteller (bspw. den Verwalter).
Dennoch haben Fehler im Protokoll keine Auswirkung auf die Beschlüsse, die bei einer Eigentümerversammlung gefasst wurden. Diese bleiben nach ihrer Verkündung weiterhin wirksam!
8. Kostenloses Muster-Protokollfür eine Eigentümerversammlung
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9. FAZIT: Protokoll für eine Wohnungseigentümerversammlung
Die Protokolle der Eigentümerversammlungen spielen für die WEG eine große Rolle, da Sie einen guten Überblick zu den besprochenen Themen und Beschlüssen geben. Deshalb sollten Sie sich auf jeden Fall von ihrem Verwalter immer eine Niederschrift für Ihre Unterlagen geben lassen.
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