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1. Wieso sollte eine selbstverwaltete WEG eine Software nutzen?  ‍

Die Verwaltung einer Wonungseigentümergemeinschaft (WEG) wird in der Regel durch einen professionellen Hausverwalter übernommen, welcher durch die Eigentümergemeinschaft beauftragt wird. Die Aufgabe einer Immobilienverwaltung ist es, die rechtliche Situation der WEG permanent im Blick zu behalten, die Dokumentation fortlaufend zu aktualisieren und sich um benötigte Instandsetzungen zu kümmern. 

Jedoch sind externe Hausverwaltungen, insbesondere für kleinere WEGs mit weniger als zehn Wohneinheiten, recht teuer und oftmals nicht die geeignete Lösung. Zudem werden diese Eigentümergemeinschaften aus wirtschaftlichen Gründen in vielen Fällen nicht aufgenommen. 

Daher empfiehlt es sich für solch kleine WEGs die Verwaltung in Eigenregie vorzunehmen. Dafür wird ein Eigentümer als interner Verwalter bestellt und übernimmt die Verwalter-Aufgaben. Somit ist er nach dem WEG-Recht einer professionellen Hausverwaltung gleichgestellt, wodurch sich in Haftungsfällen eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung empfiehlt. 

Durch die Nutzung einer Verwaltungssoftware kann der zeitliche Aufwand für die anfallenden Aufgaben signifikant gesenkt werden. Die Software ermöglicht die Ablage von Dokumenten an einem zentralen Ort, auf welchen auch alle anderen Eigentümer jederzeit zugreifen können. 

Außerdem werden durch regelmäßige Updates neue rechtliche Regelungen eingespielt, sodass hier zeitaufwendige Recherchen entfallen. Ebenfalls bieten geeignete Softwares ihren Anwendern Vorlagen für verpflichtende Dokumentationen, wie z. B. die Beschluss-Sammlung. Hausverwaltungssoftwares versprechen also eine effizientere Verwaltung der WEG.

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2. Welche Anforderungen sollte eine Software erfüllen?  

Vorab gesagt: Die eine perfekte Software für die Verwaltung Ihrer WEG gibt es nicht! Jede WEG bringt individuelle Bedürfnisse mit, welche nicht einheitlich über eine Software abgedeckt werden können. 

Es ist daher ratsam, sich vor der Anschaffung über die auf dem Markt verfügbaren Softwares zu informieren und durch einen Vergleich die passende Software für die eigene WEG zu finden. 

Folgende Funktionen sind jedoch grundsätzlich für jede WEG wichtig und sollten daher von der ausgewählten Software abgedeckt sein:

1. Durchführung von Eigentümerversammlungen: Da inzwischen die Möglichkeit besteht, eine Eigentümerversammlung auch in digitaler Form durchzuführen, sollte die ausgewählte Software über eine solche Funktion verfügen. 

2. Archivfunktion für Dokumente: Damit Dokumente, wie die Beschluss-Sammlung, nicht analog geführt und aufbewahrt werden müssen und so nicht jederzeit für alle Eigentümer griffbereit sind, sollte das ausgesuchte System die Möglichkeit bieten, Dokumente abzulegen und berechtigten Personen jederzeit Zugriff darauf zu gewähren. 

3. Kommunikation mit anderen WEG-Mitgliedern: Ebenfalls ein „Must-have“ ist die Möglichkeit eines Kommunikationskanals direkt über die Software. Damit weiß jeder Eigentümer, wo er Informationen zu Terminen bekommt und auch das Teilen von Dokumenten wird durch die einheitliche Lösung erheblich erleichtert. 

4. Abwicklung von Hausgeld: Die Software sollte darüber hinaus die Möglichkeit bieten, das gezahlte Hausgeld auf die unterschiedlichen Verwendungszwecke aufzuteilen und nachzuhalten, ob die Eigentümer ihrer Zahlungsverpflichtung nachkommen. 

5. DSGVO Konformität: Bei der Verwaltung der WEG werden viele sensible Daten gesammelt und verwaltet, daher sollte die gewählte Software DSGVO-konform sein. Zudem ist es wichtig, dass der Entwickler die Software fortlaufend an die geänderten Datenschutzbestimmungen anpasst.

6. Aktualität im WEG Recht: Ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Auswahl der Software sollte sein, dass diese regelmäßig an das gültige WEG-Recht angepasst wird. Dies ist insbesondere wichtig, wenn die Software über Dokumentenvorlagen verfügt.
7. Kundenservice: Ein Ansprechpartner spielt eine zentrale Rolle bei der Nutzung einer Hausverwaltungssoftware, da er sicherstellt, dass Anwender bei Anfragen oder Problemen schnelle und kompetente Unterstützung erhalten. Eine zuverlässige Kundenbetreuung trägt dazu bei, die Software effizient und ohne Unterbrechungen einzusetzen, was insbesondere bei zeitkritischen Aufgaben wie der Vorbereitung von Eigentümerversammlungen oder der Abrechnung von Hausgeld entscheidend ist. Zudem können technische Hürden oder Verständnisfragen schnell geklärt werden, sodass sich alle Nutzer – unabhängig von ihrem technischen Know-how – sicher im System bewegen können.

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3. Welche Vorteile hat eine Software-Lösung für selbstverwaltete WEGs?

Eine gute Hausverwaltunssoftware, wie unsere Online-Verwaltungsplattform, bietet für eine selbstverwaltete WEG eine Reihe an Vorteilen. Wir haben die wichtigsten Punkte hier für Sie aufgeführt: 

• Einfach Verwaltung aller Dokumente: Die Nutzung einer Software-Lösung ermöglicht eine unkomplizierte Verwaltung der zu führenden Dokumentation. Es ist ein zentraler Ort, an dem alle Dokumente werden und auf den jede berechtigte Person Zugriff hat. Darüber hinaus besteht so keine Gefahr, dass relevante Unterlagen verloren gehen können. Außerdem kann eine detaillierte Speicherstruktur genutzt werden. 

• Automatisierung von Prozessen: Eine Software-Lösung ermöglicht ihren Nutzern darüber hinaus auch eine Vielzahl von Prozessen zu automatisieren. So kann die Software beispielsweise an wiederkehrende Ereignisse, wie die jährliche Eigentümerversammlung, erinnern.

• Ortsunabhängiger Zugang: Sowohl der interne Verwalter als auch alle anderen Eigentümer können mithilfe der Software, bzw. der mobilen App, jederzeit und von jedem Ort aus auf die hinterlegten Daten und Dokumente zugreifen.

• Hohe Transparenz für alle WEG-Mitglieder: Durch die Möglichkeit, dass jedes Mitglied jederzeit auf die für ihn bestimmten Dokumente zugreifen kann, erhöht sich auch die Transparenz im Vergleich zur externen Hausverwaltung. Es muss nicht befürchtet werden, dass unerlaubte Änderungen an den Dokumenten vorgenommen werden. 

• Einhaltung von rechtlichen Anforderungen: Wenn die Software regelmäßig rechtliche Neuerungen aus dem WEG-Recht einspielt und darüber hinaus auch WEG-Experten bei Fragen zur Verfügung stehen, hilft die Software dabei sicherzustellen, dass die rechtlichen Anforderungen jederzeit eingehalten werden. Dies ist insbesondere bei der Verwaltung durch WEG-Laien eine wichtige Stütze. 

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4. Wieso eine Software für eine selbstverwaltete WEG meist nicht reicht

Die Nutzung einer Software für Wohnungseigentumsverwaltung allein, ohne die Möglichkeit, bei Fragen und Unsicherheiten auf Experten zurückgreifen zu können, ist für selbstverwaltete WEGs in der Regel nicht ausreichend. 

Der Grund dafür ist, dass interne Verwalter meistens keine Spezialisten in aktuellen Gesetzen, sowie Rechtslagen sind. Dieses fehlende Fachwissen führt in der Praxis zu Unsicherheiten in der Verwaltung oder im schlimmsten Fall zu Fehlern, die rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, wie etwa die Ungültigkeit eines Entschlusses. 

Ein Knackpunkt ist oftmals auch die Buchhaltung. Dieses Thema lässt sich zwar auch mit einigen Tools lösen. Jedoch fehlen oftmals Funktionen, wodurch nur ein Teil der Buchhaltung erledigt werden kann. Zudem führt die hohe Komplexität zu Überforderungen bei den Eigentümern und bei Nachfragen bieten die meisten Software-Lösungen nur einen rudimentären Kunden-Support an.

Des Weiteren fehlt bei Konflikten und Fragen ein Ansprechpartner, der schnell und rechtssicher weiterhelfen kann. Dadurch werden Problem sehr oft unter den Tisch gekehrt.

Für WEGs in Selbstverwaltung ist es daher sehr sinnvoll, auf Anbieter wie Matera zurückzugreifen, die nicht nur eine digitale Lösung für die Verwaltung der WEG anbieten, sondern ihren Kunden auch WEG-Experten für Fragen an die Seite stellen. Diese können in einem festgelegten Zeitrahmen jederzeit von den Nutzern kontaktiert werden.  

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5. BONUS: Mit Matera erfolgreich in der Selbstverwaltung 

Ein Anbieter, welcher seinen Nutzern sowohl eine Software für die digitale Verwaltung der WEG als auch Experten zur Verfügung stellt, ist Matera. 

Wir von Matera Deutschland GmbH bieten unseren Kunden eine Online-Plattform, auf die jederzeit alle berechtigten WEG-Mitglieder Zugriff haben. Hier können alle Dokumente hinterlegt und sogar hybride oder digitale Eigentümerversammlungen durchgeführt werden. 

Außerdem werden im Hintergrund alle administrativen Aufgaben, wie die Erstellung der Jahresabrechnung, für Sie übernommen. Zudem erhalten Sie Zugang zu WEG-Experten, die Ihre WEG bei unerwarteten Herausforderungen, wie Haushaltsgeldrückständen, vollumfänglich unterstützen.

Sie sind interessiert? Dann fordern Sie noch heute Ihr kostenloses Angebot an! Wir freuen uns auf Sie!

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