1. Verwaltung von Eigentumswohnungen: Welche Möglichkeiten gibt es?

Eigentümer einer oder mehrerer Wohneinheiten zu sein, birgt viele Vorteile - aber auch Pflichten. Die Verwaltung der Eigentumswohnung, insbesondere wenn diese vermietet wird, kann sich daher als eine sehr komplexe und zeitaufwendige Aufgabe herausstellen. Eigentümer haben verschiedene Möglichkeiten, auf die sie hinsichtlich der Verwaltung ihres Sondereigentums zurückgreifen können.

Neben der Eigenverwaltung können Sie einen externen Dienstleister beauftragen oder die bestehende WEG-Verwaltung fragen, ob diese zusätzlich zum Gemeinschaftseigentum auch Sondereigentum verwaltet.  Hier kommen neben der Selbstverwaltung die Hinzunahme eines externen Dienstleisters oder die Erweiterung der Zuständigkeit der bestehenden WEG-Verwaltung in Betracht. 

1.1. WEG-Verwaltung

Der Verwaltungsaufwand einer Wohnungseigentümergemeinschaft kann ziemlich hoch sein, weshalb gerne  WEG-Verwaltungen beauftragt werden. Diese kann aus einem externen Dienstleister oder einem Verwalter aus den eigenen Reihen der Eigentümer bestehen.

Die WEG-Verwaltung kümmert sich um das Gemeinschaftseigentum. Hierzu zählen alle Teile des Gebäudes, die allen WEG-Mitgliedern gemeinschaftlich gehören, wie etwa der Aufzug, das Treppenhaus, die Fassade oder das Dach. 

Für Eigentümer besteht die Möglichkeit, einen Vertrag mit der WEG-Verwaltung über die Sondereigentumsverwaltung zu schließen. Es ist wichtig anzumerken, dass die Gemeinschaftsverwaltung hiervon unberührt bleibt. Im Rahmen des Verwaltervertrags wird festgelegt, welche Aufgaben die Verwaltung konkret für den Eigentümer übernehmen soll.

So kann der WEG-Verwalter sich beispielsweise um kaufmännische Belange wie die jährliche Betriebskostenabrechnung oder die Veranlassung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen kümmern. Die Suche nach passenden Mietern sowie der Abschluss eines Mietvertrags kann weiterhin Sache des Eigentümers bleiben. 

Entscheiden sich Eigentümer, die WEG-Verwaltung für ihre eigenen Belange hinzuzuziehen, hat dies einige Vorteile. So ist die Verwaltung bereits für das Gemeinschaftseigentum der Wohnanlage zuständig und daher bestens mit ihr vertraut. Dadurch vermeiden Sie von Beginn an potenzielle Konflikte um die Kompetenzverteilung.

Aber: Nicht jede WEG-Verwaltung bietet auch Sondereigentumsverwaltung an. 

1.2 Sondereigentumsverwaltung

Wie der Name bereits verrät, wird hier allein das Sondereigentum verwaltet. Dabei handelt es sich um jene Teile einer WEG, die ausschließlich im Eigentum eines WEG-Mitglieds stehen und eben nicht der Gemeinschaft gehören. Das Sondereigentum ist in § 5 WEG (Wohnungseigentumsgesetz) geregelt und begrenzt sich in der Regel auf die Eigentumswohnung des jeweiligen Eigentümers. Diese dürfen mit ihrem Sondereigentum nach Belieben - im rechtlich zulässigen Rahmen - verfahren und andere von der Nutzung ausschließen. 

Daher obliegt die Verwaltung des Sondereigentums dem jeweiligen Eigentümer, wobei er einige Verwaltungsaufgaben auch an Dritte abgeben kann. Dies bezeichnet man als Sondereigentumsverwaltung. Das Prinzip ist einfach: Gegen eine Gebühr kümmert sich ein Verwalter um verschiedene Aufgabengebiete, wie etwa die Vermietung der Eigentumswohnung, soweit diese nicht selbst bewohnt wird. Mieter können sich dann an den Verwalter wenden, welcher sich um die Anliegen dieser kümmert. Wie genau die Tätigkeit des Verwalters im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung aussieht, wird individuell zwischen den Parteien vereinbart. 

Bestehen Mietverhältnisse, gehören folgende Tätigkeiten zu den gängigen Aufgaben der Verwaltung: 

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Daher spricht man auch von der Mietverwaltung. Daneben kümmern sich externe Dienstleister oder der jeweilige Eigentümer auch um kaufmännische sowie technische Aufgaben, welche die Eigentumswohnung betreffen. 

2. Wer darf Eigentumswohnungen verwalten?

Je nachdem, wie umfangreich sich die Verwaltung der eigenen Wohnung gestaltet, macht es Sinn, die anfallenden Tätigkeiten an externe Hausverwaltungen auszulagern oder selbst zu übernehmen. Beides ist möglich - wie sinnvoll die jeweilige Alternative ist, hängt maßgeblich vom Einzelfall ab. 

2.1. Kann ich meine Eigentumswohnung selbst verwalten?

Kurz gesagt: Ja. Eigentümer sind für Sondereigentum verantwortlich und tragen hierfür die Pflichten und Rechte. Daher können sie sich selbstständig um die Verwaltung ihrer Wohnung kümmern, auch wenn diese vermietet wird. Dies kann zeit- und arbeitsintensiv sein, spart allerdings Kosten, die ansonsten für externe Dienstleister anfallen würden. Insgesamt sollten Eigentümer diesen Kosten- und Zeitaufwand gegenüberstellen und herausfinden, ob sie die umfangreiche Tätigkeit stemmen können. Die Rendite aus der Vermietung der Wohnung sollte mit Blick auf den Aufwand ihrer Verwaltung weiterhin in einem annehmbaren Verhältnis stehen. Faktoren wie die Entfernung der vermieteten Eigentumswohnung zum eigenen Wohnsitz spielen hier ebenfalls eine Rolle. Übersteigt der zeitliche Aufwand, der nach bzw. neben oder im ungünstigsten Fall während der hauptberuflichen Tätigkeit ausgeführt werden muss, die eingesparten Kosten, sollte von der selbstständigen Verwaltung Abstand genommen werden. Sind die anfallenden technischen, kaufmännischen und/oder rechtlichen Aufgaben dem Eigentümer hingegen bereits vertraut und gut stemmbar, so kann die Selbstverwaltung eine durchaus vernünftige Alternative sein. 

2.2. Externe Verwaltung

Im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung kann ein externer Dienstleister herangezogen werden, der die vermietete Eigentumswohnung betreut. Dieser ist von der bereits bestehenden WEG-Verwaltung abzugrenzen. Die externe Verwaltung hat also nichts mit dem Gemeinschaftseigentum oder den anderen Eigentümern zu tun - außer sie wird von diesen beauftragt. Die Anzahl an externen Hausverwaltungen, die sich ausschließlich mit der Sondereigentumsverwaltung beschäftigen, ist jedoch nicht allzu groß, da sich diese oftmals nicht rechnet. Denn die Vergütung einer Hausverwaltung richtet sich regelmäßig nach der Anzahl der zu betreuenden Einheiten. 

Trotzdem kann der Aufwand für die Verwaltung beachtlich sein, selbst wenn es sich nur um eine Eigentumswohnung handelt: Die Hausverwaltung muss die örtlichen Gegebenheiten kennenlernen, sich in die Materie einarbeiten und mit der für die Wohnanlage zuständigen WEG-Verwaltung sowie dem Eigentümer verständigen. Entscheidet sich ein Eigentümer für eine externe Verwaltung, steigt die Chance eine passende zu finden, wenn sie ihren Sitz in der Nähe der Immobilie hat oder sich mehrere Eigentümer zusammenschließen und die Hausverwaltung gemeinsam beauftragen. 

2.3. Selbstverwaltung vs. externe Verwaltung von Eigentumswohnungen - Vorteile und Nachteile im Überblick

Ist Selbstverwaltung eine gute Idee?

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Was spricht für oder gegen die externe Verwaltung?

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3. Was kostet die Verwaltung einer Eigentumswohnung?

Lagert man die Verwaltung seines Sondereigentums aus, hängen die entstehenden Kosten maßgeblich vom Umfang der Tätigkeiten ab. Hierbei spielen etwa die Anzahl der Eigentumswohnungen sowie das Vorhandensein von Mietverhältnissen eine wichtige Rolle. Übernimmt die WEG-Verwaltung auch die Sondereigentumsverwaltung, kann dies zu geringeren Kosten als bei einem externen Dienstleister führen. Grund dafür ist, dass die WEG-Verwaltung durch die Betreuung der WEG bereits mit den Gegebenheiten vertraut ist und oftmals nicht extra zur Wohnanlage fahren muss, um sich exklusiv um Anliegen des Sondereigentums zu kümmern. Ein Blick auf die Zahlen: Der bundesweite Durchschnittssatz pro Einheit bei der Sondereigentumsverwaltung mit gleichzeitiger WEG-Verwaltung betrug im Jahr 2018 23,21 Euro (ohne Mehrwertsteuer). Ohne gleichzeitige WEG-Verwaltung sind es hingegen 29,27 Euro.