Hausverwaltung und Datenschutz: Was Ihre Eigentümergemeinschaft wissen sollte

1. Datenschutz in der Hausverwaltung - Definition und rechtliche Grundlagen

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist seit 2018 die zentrale gesetzliche Grundlage für den Umgang mit personenbezogenen Daten in der Europäischen Union. Ihr Ziel ist es, die Rechte von Betroffenen zu stärken und einen einheitlichen Standard für die Verarbeitung personenbezogener Daten zu schaffen. Die DSGVO ist auch für Hausverwaltungen verpflichtend, da sie mit sensiblen Informationen von Eigentümern, Mietern und Dienstleistern arbeiten.

Kurze Einführung in die DSGVO

Die DSGVO definiert klare Grundsätze für den Umgang mit personenbezogenen Daten. Dazu gehören:

• Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben und Transparenz: Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine gesetzliche Grundlage oder Einwilligung vorliegt, und die Verarbeitung muss für den Betroffenen nachvollziehbar sein.
  
  
• Zweckbindung: Daten dürfen nur für vorher festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden.
  
  
• Datenminimierung: Es dürfen nur die Daten erhoben werden, die für den jeweiligen Zweck unentbehrlich sind.
  
  
• Richtigkeit: Personenbezogene Daten müssen korrekt und aktuell sein.
  
  
• Speicherbegrenzung: Daten dürfen nicht länger als notwendig gespeichert werden.
  
  
• Integrität und Vertraulichkeit: Eine sichere Datenverarbeitung muss durch technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet sein.
  
  
  Für Hausverwaltungen sind insbesondere folgende Artikel der DSGVO relevant:
  
  

• Artikel 6 DSGVO: Die Datenverarbeitung ist nur zulässig, wenn sie durch eine gesetzliche Grundlage, Einwilligung, ein berechtigtes Interesse oder eine vertragliche Verpflichtung gedeckt ist.
  
  
• Artikel 13 DSGVO: Betroffene müssen umfassend darüber informiert werden, welche Daten verarbeitet werden, warum und wie lange diese gespeichert werden.
  
  
• Artikel 30 DSGVO: Verpflichtung zur Führung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten, das alle relevanten Informationen über Datenkategorien, Zwecke der Verarbeitung, Empfänger und Speicherfristen enthält.
  
  Gemäß der DSGVO ist ab einer Unternehmensgröße von mindestens 20 Mitarbeitern zudem ein Datenschutzbeauftragter verpflichtend. Hausverwaltungen können entscheiden, ob sie diese Position intern besetzen oder eine externe Lösung bevorzugen. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Interne Datenschutzbeauftragte sind oft besser mit den internen Abläufen vertraut und genießen einen besonderen Kündigungsschutz, ähnlich einem Betriebsrat. Sie können unabhängig handeln und Verbesserungen einfordern, ohne arbeitsrechtliche Konsequenzen fürchten zu müssen.
  
  Externe Datenschutzbeauftragte bringen häufig spezialisierte Fachkenntnisse mit, da es sich dabei oft um Juristen oder IT-Experten handelt. Diese Expertise ist insbesondere für kleine Unternehmen vorteilhaft, die keine Juristen im Team haben und nicht über die Ressourcen für eine umfassende interne Schulung verfügen. Ein gravierender Nachteil externer Beauftragter ist jedoch, dass sie leichter kündbar sind, wenn ihre Entscheidungen den Interessen des Unternehmens widersprechen.

Gesetzliche Grundlagen für Datenverarbeitung in der Immobilienverwaltung

Zusätzlich zur DSGVO gibt es in Deutschland spezifische Regelungen, die für Hausverwaltungen von Bedeutung sind:

• Bundesmeldegesetz (§ 19 BMG): Dieses Gesetz verpflichtet Hausverwaltungen, der Meldebehörde auf Anfrage Informationen wie Namen und Einzugsdaten von Mietern bereitzustellen. Dies kommt in der Praxis nur sehr selten vor, da Vermieter ihren Mietern eine Wohnungsgeberbescheinigung ausstellen, mit der diese im Normalfall ihren Wohnsitz anmelden.
  
  
• Wohnungseigentumsgesetz (§ 27 WEG): Legt fest, welche Unterlagen und Informationen innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft bereitgestellt werden müssen, wie Wirtschaftspläne oder Eigentümerlisten. Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten muss jedoch stets den Vorgaben der DSGVO entsprechen.
  

2. Welche Daten verwertet eine Hausverwaltung?

Die Arbeit einer Hausverwaltung erfordert die Verarbeitung zahlreicher personenbezogener Daten. Zu den typischerweise erhobenen Daten gehören diverse Informationen zu Mietern bzw. Mietinteressenten, Eigentümern und externen Dienstleistern. Diese werden zweckgebunden für die Abwicklung von Verwaltungsaufgaben benötigt, etwa zur Kontaktaufnahme, zur Erstellung von Betriebskostenabrechnungen oder der Koordination von Reparaturen. Beauftragt der Verwalter etwa einen externen Dienstleister, werden dessen Kontaktdaten, Vertragsdetails und Abrechnungsinformationen gespeichert.

Sensible Daten dürfen gar nicht oder nur in Ausnahmefällen verarbeitet werden. Als sensibel einzustufende Daten gelten unter anderem Angaben über die sexuelle Orientierung, politische Meinung, ethnische Herkunft, religiöse Überzeugung oder Gewerkschaftszugehörigkeit. Diese Informationen sind für die Aufgaben einer Hausverwaltung nicht relevant und dürfen entsprechend weder erhoben noch gespeichert werden.

Ein Beispiel für eine berechtigte Ausnahme betrifft Gesundheitsdaten, wenn diese für bauliche Maßnahmen zur Barrierefreiheit benötigt werden, etwa bei der Planung eines Treppenlifts oder der Installation von Aufzügen. In solchen Fällen ist eine rechtliche Grundlage, wie eine Einwilligung der betroffenen Person, nötig. Zudem muss die Verarbeitung strikt auf das Notwendige beschränkt bleiben, um den Datenschutz zu gewährleisten und die Rechte der betroffenen Personen zu wahren. ‍

Weitergabe von Daten

Das Weitergeben von Daten ist streng geregelt. So dürfen etwa Kontaktdaten an Handwerker nur weitergegeben werden, wenn eine Einwilligung der betroffenen Person vorliegt, ein berechtigtes Interesse besteht oder die Weitergabe zur Erfüllung eines Vertrags von Nöten ist. Dabei sind die Grundsätze der Datenminimierung und Zweckbindung stets zu beachten. Dies bedeutet, dass die Hausverwaltung verpflichtet ist, die Verarbeitung personenbezogener Daten auf das notwendige Maß zu beschränken. Eine Einschränkung der Datenverarbeitung erfolgt demnach durch die Minimierung der erhobenen beziehungsweise weitergegebenen Daten auf das, was für den jeweiligen Zweck unbedingt erforderlich ist.‍

Maßnahmen zur Sicherung und Verarbeitung von Daten‍

Die mithilfe spezieller Verwaltungssoftware durchgeführte Datenverarbeitung muss DSGVO-konform sein. Solche Systeme bieten Funktionen wie Zugriffskontrollen, die Dokumentation von Verarbeitungsvorgängen und automatische Löschfristen. Zusätzlich müssen folgende Maßnahmen umgesetzt werden:

• Sicherstellung der Datensicherheit: Daten werden durch Passwörter, Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen geschützt.
  
  
• Schulung der Mitarbeiter: Regelmäßige Schulungen stellen sicher, dass alle Beteiligten mit den datenschutzrechtlichen Anforderungen vertraut sind.
  
  
• Transparente Kommunikation: Mieter und Eigentümer werden über ihre Rechte, wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung, umfassend informiert.
  
  
• Dokumentation von Verarbeitungsvorgängen: Alle Schritte der Datenverarbeitung müssen in einem Verzeichnis festgehalten werden, das darlegt, welche Daten erhoben werden, wer diese Daten ermittelt und an wen sie weitergegeben werden, warum sie verarbeitet werden und wie lange sie gespeichert bleiben.
  

Der Schutz als Vertrauensfrage

Neben den gesetzlichen Vorgaben ist der Schutz personenbezogener Daten auch eine Vertrauensfrage. Eigentümer und Mieter erwarten selbstverständlich, dass ihre sensiblen Informationen mit höchster Sorgfalt behandelt werden. Daher sind Hausverwaltungen verpflichtet, sowohl digitale als auch physische Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen – sei es durch verschlossene Aktenschränke oder durch den Einsatz moderner IT-Sicherheitslösungen. Nur durch sorgfältigen Datenschutz kann ein Verwalter das Vertrauen seiner Kunden nachhaltig stärken.

3. Hausverwaltung verstößt gegen Datenschutz: was tun?

Verstöße gegen den Datenschutz durch eine Hausverwaltung können schwerwiegende Folgen haben, sowohl für die Betroffenen als auch für die verantwortlichen Verwalter. Die Datenschutz-Grundverordnung sieht klare Regelungen und Sanktionen vor, um den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen. Wenn Sie einen Verstoß feststellen oder vermuten, sollten Sie wie folgt reagieren:

1. Auskunft einholen: Betroffene Personen haben das Recht, von der Hausverwaltung Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht umfasst die Art der erhobenen Daten, den Verarbeitungszweck und die Empfänger der Daten.
   
   
2. Beschwerde bei der Hausverwaltung einreichen: Wenn ein Datenschutzverstoß vermutet wird, sollte der erste Schritt immer die direkte Kontaktaufnahme mit der verantwortlichen Hausverwaltung sein. Oft kann der Verstoß auf diesem Weg schnell geklärt werden.
   
   
3. Meldung an die Datenschutzbehörde: Sollte die Hausverwaltung nicht reagieren oder den Verstoß nicht beheben, kann eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde eingereicht werden. In Deutschland sind die Landesdatenschutzbehörden für solche Fälle zuständig.
   
   
4. Rechtliche Schritte prüfen: In schwerwiegenden Fällen können Betroffene Schadensersatzansprüche geltend machen. Die DSGVO bietet hierzu eine rechtliche Grundlage, insbesondere wenn der Verstoß nachweisbare finanzielle oder immaterielle Schäden verursacht hat.

‍Konsequenzen für die Hausverwaltung

Ein Verwalter muss bei Datenschutzverstößen mit erheblichen Konsequenzen rechnen, darunter:

• Bußgelder: Die DSGVO sieht Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes vor. Die Höhe des Bußgelds richtet sich nach der Schwere des Verstoßes und der Kooperationsbereitschaft der Hausverwaltung.
  
  
• Imageschäden: Datenschutzverstöße können das Vertrauen von Eigentümern und Mietern nachhaltig schädigen und zu einem schlechten Ruf führen.
  
  
• Schadensersatzforderungen: Betroffene können Schadensersatzansprüche stellen, wenn ihnen durch den Verstoß ein nachweisbarer Schaden entstanden ist.

Prävention und Handlungspflichten der Hausverwaltung

Um Verstöße zu vermeiden, sollten Hausverwaltungen:

• Ein internes Datenschutzmanagement implementieren: Dazu gehört die regelmäßige Überprüfung und Anpassung von Prozessen.
  
  
• Mitarbeiter schulen: Die Sensibilisierung für Datenschutzthemen ist wichtig, um Fehler zu vermeiden.
  
  
• Sicherheitsmaßnahmen verstärken: Technische und organisatorische Maßnahmen, wie die Verschlüsselung von Daten und Zugangsbeschränkungen, sind unerlässlich.
  
  
• Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten führen: Diese sind verpflichtend und erleichtern die Nachvollziehbarkeit und Transparenz im Umgang mit Daten.

Wenn ein Verstoß auftritt, ist die Hausverwaltung verpflichtet, diesen unverzüglich zu melden. Laut Artikel 33 DSGVO muss die Meldung innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden des Verstoßes bei der zuständigen Datenschutzbehörde erfolgen. Enthält der Verstoß ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen, müssen diese ebenfalls informiert werden.

4. Datenschutz in der Eigentümergemeinschaft

Die Verwaltung von personenbezogenen Daten innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) stellt besondere Herausforderungen dar. Da die Mitglieder einer WEG nicht nur gemeinsam über das Gemeinschaftseigentum entscheiden, sondern auch Informationen über ihre Miteigentümer einsehen dürfen, ist ein sensibles Vorgehen erforderlich.

Die Grundlage für den Umgang mit personenbezogenen Daten in der WEG bietet die DSGVO, ergänzt durch das Wohnungseigentumsgesetz (§ 27 WEG). Wichtig ist, dass nur Daten erhoben und verarbeitet werden, die für die Verwaltung notwendig sind. Gleichzeitig haben Eigentümer das Recht auf Einsicht in bestimmte Unterlagen, was mit den Datenschutzvorgaben in Einklang gebracht werden muss.

4.1 Welche sensiblen Daten gibt es in der WEG?

Innerhalb einer WEG können verschiedene sensible Daten auftreten, darunter:

• Eigentümerlisten: Diese enthalten die Namen und Adressen aller im Grundbuch eingetragenen Eigentümer. Zusätzliche Informationen wie Mail-Adressen oder Telefonnummern dürfen nur mit Einwilligung der Eigentümer aufgenommen werden.
  
  
• Wirtschaftspläne und Abrechnungen: Diese Unterlagen enthalten finanzielle Daten der Gemeinschaft und einzelner Eigentümer, die datenschutzkonform bereitgestellt werden müssen.
  
  
• Gesundheitsdaten: Solche Daten können relevant werden, etwa bei Anträgen auf barrierefreie Umbauten.
  
  
• Daten über säumige Zahler: Informationen über Zahlungsrückstände einzelner Eigentümer dürfen nur im erforderlichen Umfang weitergegeben werden, beispielsweise im Rahmen von Gerichtsverfahren oder zur Beschlussfassung durch die Gemeinschaft.

Die Verarbeitung dieser Daten erfordert besondere Vorsicht. So dürfen Unterlagen mit sensiblen Informationen nicht ohne Weiteres an alle Eigentümer verteilt werden. Stattdessen ist eine Einsichtnahme im Büro der Hausverwaltung oder über ein geschütztes Online-Portal vorzuziehen. Zudem sollte sichergestellt sein, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Daten erhalten.

4.2 Daten von Eigentümern

Ebenso fallen zahlreiche personenbezogene Daten der einzelnen Eigentümer an, die für die Verwaltung notwendig sind. Dazu zählen insbesondere:

• Namen und Anschriften der Eigentümer
• E-Mail-Adressen und Telefonnummern, sofern diese freiwillig angegeben wurden
• Eigentumsanteile und Grundbuchdaten
• Bankverbindungen für Beitragszahlungen
• Protokolle von Eigentümerbeschlüssen
  
  Gemäß Art. 6, Abs. 1 DSGVO ist die Verarbeitung dieser Daten rechtmäßig, wenn sie für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur ordnungsgemäßen Verwaltung der Gemeinschaft nötig ist. Dies schließt unter anderem die Erstellung von Wirtschaftsplänen, Abrechnungen und die Durchführung von Eigentümerbeschlüssen ein.
  
  Besonderheiten gelten für die Eigentümerliste, die gemäß § 24 Abs. 7 WEG jederzeit von den Miteigentümern eingesehen werden darf. Dabei ist jedoch zu beachten, dass diese Liste nur die Namen und Adressen der Eigentümer enthalten darf. Weitere Daten, wie Telefonnummern oder E-Mail-Adressen, dürfen nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Betroffenen aufgenommen werden.
  
  Die Weitergabe dieser Daten an Dritte, wie Handwerker oder Dienstleister, ist nur zulässig, wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt oder eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt wurde. In der Praxis empfiehlt es sich, solche Anfragen schriftlich zu dokumentieren, um die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe nachweisen zu können.
  

4.3 Daten von Mietern

Auch die Daten von Mietern innerhalb einer WEG werden häufig von der Hausverwaltung verarbeitet, insbesondere wenn sie Aufgaben wie die Erstellung von Betriebskostenabrechnungen oder die Verwaltung der Mietkaution übernimmt. Zu den typischen Datenkategorien zählen:

• Namen und Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Mietvertragsdaten (z. B. Beginn und Ende des Mietverhältnisses, Miethöhe)
• Bankverbindungen
• Verbrauchsdaten für Heiz- und Nebenkosten
• Informationen zu gemeldeten Mängeln oder Reparaturen
  
  Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt in der Regel auf Grundlage des Mietvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, wie der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung. Hierbei ist sicherzustellen, dass die Daten nur für den vorgesehenen Zweck genutzt und nicht länger als notwendig gespeichert werden.
  
  Eine besondere Herausforderung stellt die Weitergabe von Mieterdaten dar. Diese ist nur erlaubt, wenn:
  
  

• Eine Einwilligung des Mieters vorliegt
• Die Weitergabe zur Vertragserfüllung notwendig ist (z. B. Weitergabe von Kontaktdaten an einen Handwerker zur Schadensbehebung)
• Eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht (z. B. Auskunft an Behörden gemäß § 19 Bundesmeldegesetz)
  
  Die Hausverwaltung sollte darauf achten, dass sensible Daten, wie Verbrauchsabrechnungen, nicht unverschlüsselt per Mail verschickt werden. Stattdessen können sichere Kommunikationswege, wie passwortgeschützte PDF-Dateien oder ein DSGVO-konformes Online-Portal, genutzt werden.
  
  Darüber hinaus haben Mieter das Recht auf Auskunft über die von ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO) sowie das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO). Die Hausverwaltung ist verpflichtet, auf solche Anfragen innerhalb eines Monats zu reagieren und gegebenenfalls die Daten entsprechend anzupassen oder zu entfernen.
  

5. Fazit

Datenschutz ist ein wichtiges Thema, auch in der Eigentümergemeinschaft. Eigentümer und Mieter erwarten zu Recht, dass ihre Informationen vertraulich behandelt und nicht unbefugt weitergegeben werden.Als Eigentümer oder Mieter können Sie selbst darauf achten, wie Ihre Daten verarbeitet werden. Nutzen Sie Ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung und stellen Sie sicher, dass Ihre Hausverwaltung datenschutzkonform handelt. Eine offene Kommunikation mit der Verwaltung ist dabei der erste Schritt.Ein guter Datenschutz beginnt außerdem schon mit dem ersten Eindruck. Werfen Sie doch mal einen genauen Blick auf die Webseite der Unternehmen, mit denen Sie Geschäfte eingehen. Hier sollten sowohl die Datenschutzhinweise als auch die Cookie-Einstellungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Das ist als absolutes Minimum anzusehen. Wenn ein Unternehmen schon bei diesen Grundlagen nachlässig ist, können Sie berechtigterweise vermuten, dass auch in anderen Bereichen nicht sorgfältig gearbeitet wird.Bei Matera setzen wir auf höchste Standards im Datenschutz. In unserer internen Rechtsabteilung arbeitet eine erfahrene Juristin als Datenschutzbeauftragte – sie stellt sicher, dass alle Kundendaten sicher und die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden. Außerdem bieten wir Ihnen ein modernes Online-Portal, das DSGVO-konforme Eigentümerversammlungen ermöglicht und Ihnen gleichzeitig maximale Transparenz bietet.Haben Sie Fragen oder möchten mehr über unsere Leistungen erfahren? Kontaktieren Sie uns gerne über unsere Kontaktseite.