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1. Was ist eine Verwaltervollmacht?
Unter einer Vollmacht wird gemeinhin die Ermächtigung einer anderen Person zur Vornahme bestimmter Rechtsgeschäfte verstanden: Üblich ist eine Bevollmächtigung etwa dann, wenn eine Person gewisse Aufgaben – etwa aus zeitlichen Gründen – nicht selbst erledigen kann und hierfür eine andere Person bevollmächtigt. Das Prinzip der Vollmacht lässt sich am besten mit folgendem Beispiel erklären:
Person A benötigt dringend ein Auto und hat zu diesem Zweck bereits einen Besichtigungstermin mit Person B für den 11.11.2022 vereinbart. Da Person A am 08.11.2022 erkrankt, bevollmächtigt sie ihre langjährige Freundin C, den Besichtigungstermin für sie wahrzunehmen und den Wagen für sie zu erwerben, sofern die Probefahrt “glatt läuft”. Hiervon setzt sie Person B in Kenntnis.
Übertragen auf den Hausverwalter stellt die Verwaltervollmacht also eine Ermächtigung zur Vornahme von Handlungen dar, die eigentlich originäre Aufgabe der WEG selbst wären. Für die Erteilung der Verwaltervollmacht ist die Eigentümergemeinschaft zuständig.
2. Wann ist der Einsatz einer Verwaltervollmacht sinnvoll?
Der Einsatz bzw. das Vorzeigen der Verwaltervollmacht ist grundsätzlich immer dann sinnvoll, wenn der Hausverwalter gegenüber Dritten, also im Außenverhältnis, auftritt. Denn in dieser Situation muss er im Stande sein, sich gegenüber diesen Personen als Vertreter der WEG zu legitimieren.
Ansonsten wären etwaige Vertragspartner der WEG, beispielsweise Handwerksbetriebe oder Reinigungsfirmen, dem Risiko ausgesetzt, mit einer Person einen Vertrag abzuschließen, die gar nicht dazu berechtigt ist, Verträge mit Wirkung für und gegen die WEG abzuschließen.
3. Was muss bei einer Vollmachtsurkunde beachtet werden?
Damit die Vollmachtsurkunde ihren Zweck, den Beweis der Legitimation des Verwalters zur Vertretung der WEG, erfüllen kann, sind einige Dinge zwingend zu beachten:
- Die Bevollmächtigung sollte schriftlich festgehalten werden. Zwar ist auch eine mündliche Vollmachtserteilung rechtswirksam. Durch eine Verschriftlichung kann der bereits genannte Zweck jedoch besser verfolgt werden. Zudem sind bei Unsicherheiten der WEG und/oder des Verwalters über etwaige Rechte des Verwalters beide Parteien dadurch abgesichert, dass diese schriftlich niedergelegt sind.
- Ihre WEG sollte mit Ort, Straßenname und Hausnummer in der Vollmachtsurkunde enthalten sein.
- Die Vollmachtsurkunde sollte gut lesbar, am besten per Computer, und unmissverständlich formuliert sein.
- Die Befugnisse des Verwalters sollten dezidiert aufgelistet sein.
Tipp: Nehmen Sie sämtliche Aufgaben, die Sie dem Verwalter übertragen möchten, in die Urkunde auf. So besteht für beide Parteien Rechtssicherheit.
4. Was sind Untervollmachten?
Untervollmachten bezeichnen die Möglichkeit eines Bevollmächtigten, für die Erbringung der ihm übertragenen Aufgaben andere Personen zu ermächtigen. Auch hierzu folgendes Beispiel:
In Abwandlung zum oben genannten Beispiel erkrankt am 10.11. die bevollmächtigte Person C. Aus diesem Grund erteilt Person C ihrer Schwester D, die die A gut kennt, eine Untervollmacht für die Wahrnehmung des Besichtigungstermins und einem etwaigen Kauf des Fahrzeugs. Hierzu war Person C auch von Person A berechtigt.
Übertragen auf das WEG-Recht kann der externe Verwalter also andere Personen dazu ermächtigen, Verwaltungsaufgaben zu übernehmen. Erforderlich hierfür ist aber in jedem Fall, dass die Möglichkeit der Unterbevollmächtigung im Verwaltervertrag aufgeführt ist.
Dabei hat die Unterbevollmächtigung jedoch enge Grenzen: Eine solche ist nicht für die Verwalterstellung als Ganzes, sondern stets nur für einzelne, konkret zu definierende Verwaltungsaufgaben zulässig. Denn die WEG hat sich bewusst für einen bestimmten Hausverwalter entschieden, der seine vertraglichen Pflichten nicht einfach auf eine andere Person übertragen kann.
Enthält der Verwaltervertrag also eine Klausel, wonach der Verwalter Untervollmachten erteilen kann und enthält diese keine Einschränkung auf gewisse Tätigkeiten, so ist die Klausel gänzlich unwirksam.
5. Wie kann eine Verwaltervollmacht entzogen werden?
Der Entzug der Verwaltervollmacht hat durch entsprechenden Beschluss der Eigentümergemeinschaft zu erfolgen. Wird die Verwaltervollmacht aus wichtigem Grund entzogen, so ist damit zugleich die Abberufung des Verwalters aus seinem Amt verbunden. Dies entschied das LG Frankfurt mit Beschluss vom 09.06.2016, AZ.: 2 - 09 S 6/14 mit folgender Argumentation:
Bereits der Entzug der Verwaltervollmacht macht den Willen der WEG, keine Tätigkeit des Verwalters mehr zu wünschen, unmissverständlich deutlich. In dieser Situation wäre ein separater Abberufungsbeschluss der WEG reiner Formalismus.
6. FAZIT: Verwaltervollmacht in der WEG
Der Verwalter vertritt die WEG gegenüber Handwerkern, Dienstleistern, Behörden oder Gerichten regelmäßig in wichtigen Angelegenheiten. Damit diese sich sicher sein können, dass der Verwalter zur Vertretung der WEG auch rechtlich legitimiert ist, ist die Vorlage einer entsprechenden Verwaltervollmacht sinnvoll.
Die Erteilung einer Verwaltervollmacht sollte zu Beweiszwecken schriftlich erfolgen. Zudem sollten sämtliche Befugnisse des Verwalters aufgenommen werden.
Wird die Verwaltervollmacht aus wichtigem Grund entzogen, bedeutet dies zugleich die Abberufung des Hausverwalters aus seinem Amt.
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