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1. Die Rechte & Pflichten der WEG-Verwaltung
Die WEG-Verwaltung übernimmt zentrale Aufgaben innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft und ist gesetzlich in § 27 Abs. 1 WEG geregelt.
Demnach ist die WEG-Hausverwaltung gegenüber der Eigentümergemeinschaft berechtigt und verpflichtet, Maßnahmen zu treffen, die zur Erhaltung des Gemeinschaftseigentums notwendig sind, dabei jedoch keine weitreichenden finanziellen Verpflichtungen oder Nachteile verursachen. Die Aufgaben der Hausverwaltung in der WEG sind breit gefächert und reichen von technischen über administrative bis hin zu kaufmännischen Tätigkeiten.
Einfach ausgedrückt bedeutet das: Die WEG-Verwaltung muss gewährleisten, dass Gemeinschaftseigentum (z. B. Treppenhaus, Fassade, Hofflächen) in einem ordnungsgemäßen Zustand bleiben. Dazu gehört nicht nur die Instandhaltung, sondern auch die sorgfältige Planung und Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen.
Der Verwaltervertrag definiert ergänzend zu den gesetzlichen Vorgaben die genauen WEG-Hausverwaltungs-Aufgaben. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die zentralen Pflichten eines WEG-Verwalters:
- Durchführung der Eigentümerversammlung: Mindestens einmal im Jahr muss der WEG-Verwalter eine Eigentümerversammlung einberufen und sich um die Durchführung kümmern. Dazu zählt auch die Leitung der Versammlung.
- Führen der Beschluss-Sammlung
- Umsetzung von WEG-Beschlüssen: Beschlüsse müssen auf ihre Einhaltung vom WEG-Verwalter überprüft werden. Zudem besteht eine Informationspflicht gegenüber der WEG bei Nichteinhaltung.
- Aufstellung des Wirtschaftsplans und Erstellung der Jahresabrechnung
- Buchführung der WEG: Insbesondere die Einziehung der Hausgelder und die Nachverfolgung von Hausgeldrückständen zählen zu den Pflichten im Bereich der Buchführung. Zudem muss sich Verwalter um Rechnungen von externen Dienstleistern kümmern und verantwortet die pflichtgemäße Bezahlung.
Neben den klassischen WEG-Verwalter-Aufgaben verfügt die Verwaltung auch über bestimmte Rechte. Dazu zählen:
- Vorsitz in Eigentümerversammlungen
- WEG nach außen vertreten, bspw. auch gegenüber Gerichten
2. Typische WEG-Verwaltungs-Aufgaben im Überblick
Die WEG-Verwaltung-Aufgaben sind im Wohnungseigentumsgesetz (§ 27 WEG) klar geregelt und bilden das Rückgrat einer funktionierenden Eigentümergemeinschaft. Sie umfassen kaufmännische, rechtliche und technische Tätigkeiten, die von der WEG Hausverwaltung entweder selbst ausgeführt oder an qualifizierte Dienstleister delegiert werden können.
Eine gut organisierte WEG Verwaltung sorgt nicht nur für reibungslose Abläufe, sondern schützt auch den Wert des Gemeinschaftseigentums. Um die Vielzahl an Anforderungen greifbar zu machen, stellen wir die verschiedenen Aufgabenbereiche hier übersichtlich vor:
Kaufmännische Aufgaben der WEG-Verwaltung
Zu den kaufmännischen WEG-Verwalter-Aufgaben zählen unter anderem:
- Buchführung
- Erstellung der Jahresabrechnung
- Einbeziehung des Hausgeldes der WEG
- Beschwerdemanagement und Nachverfolgung von Hausgeldrückständen
- Erstellung der Wirtschaftspläne
Rechtliche Aufgaben der WEG-Verwaltung
Auch im rechtlichen Bereich übernimmt die WEG Hausverwaltung Aufgaben, die die Interessen der Gemeinschaft nach innen und außen wahren:
- Vertretung der WEG nach außen und innen
- Berücksichtigung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Vorbereitung, Abschluss und Prüfung von Verträgen
- Einfordern von Zahlungsrückständen durch Mahnungen und Klagen
Technische Aufgaben der WEG-Verwaltung
Die technischen Aufgaben der WEG Verwaltung sind entscheidend für Werterhalt und Sicherheit:
- Beurteilung des Bauzustandes und eventueller Renovierungsarbeiten
- Planung und Koordination notwendiger Renovierungsarbeiten
- Kontrolle der Renovierungsarbeiten
- Regelmäßige Überprüfung technischer Einrichtungen (Bsp: Aufzug)
- Aufstellung von Nutzungskonzepten
- Festhalten der Verbrauchswerte
Der WEG-Verwalter ist nicht dazu verpflichtet, alle Aufgaben selbst zu erledigen. Vielmehr muss er sicherstellen, dass alle Pflichten ordnungsgemäß erfüllt werden. Er kann die Aufgaben an Dritte, wie externe Experten, weitergeben. Wichtig ist nur, dass die Aufgaben der Hausverwaltung in der WEG vollständig, transparent und rechtskonform erfüllt werden.
Gerade bei komplexen Anforderungen lohnt es sich, auf eine kompetente WEG Hausverwaltung zu setzen. So bleiben alle Beteiligten informiert, und der Verwaltungsaufwand reduziert sich spürbar.
Tipp von uns: Unsere Experten bei Matera sind exzellente Buchhalter, Juristen und Bausachverständiger, wodurch Anliegen zu kaufmännischen, rechtlichen und technischen Themen schnell geklärt werden können. Darüber hinaus bieten wir eine hochmoderne Online-Plattform, wodurch Ihre WEG deutlich effizienter und kostengünstiger verwaltet werden kann als bei einer externen Hausverwaltung.
3. Wenn die WEG Hausverwaltung Aufgaben nicht erfüllt
Eine funktionierende WEG Verwaltung ist essenziell für den Werterhalt und die Ordnung innerhalb der Eigentümergemeinschaft. Doch was tun, wenn die WEG Verwalter Aufgaben nicht oder nur unzureichend erfüllt werden? Mangelhafte Kommunikation, verspätete Abrechnungen oder ignorierte Beschlüsse können schnell zu rechtlichen und finanziellen Risiken führen.
Wird erkennbar, dass die WEG Hausverwaltung Aufgaben wiederholt vernachlässigt, sollten Eigentümer zeitnah handeln. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie Sie vorgehen können:
- Gespräch suchen: Zunächst empfiehlt es sich, ein persönliches Gespräch mit dem Verwalter suchen. Hierfür können natürlich alle Eigentümer anwesend sein. Hilfreicher ist es jedoch, vielleicht einen Vertreter zu wählen, der alleine das Gespräch mit dem WEG-Verwalter führt. Hierdurch fühlt er sich eventuell nicht so sehr unter Druck gesetzt.
- Unterstützung ermöglichen: Manchmal ist der Verwalter lediglich überlastet. In solchen Fällen kann eine bessere Aufgabenverteilung oder eine interne Lösung helfen, die WEG Verwaltung Aufgaben künftig zuverlässig zu erfüllen.
- Abmahnung aussprechen: Bleibt das Fehlverhalten bestehen, ist eine formale Abmahnung sinnvoll. Darin sollten konkrete Versäumnisse dokumentiert werden – ein wichtiger Schritt, um eine spätere Abberufung rechtlich abzusichern.
- Gesetzliche Grundlage nutzen: Nach der WEG-Rechtsreform zum 01.12.2020 kann ein Verwalter nach § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG jederzeit durch einen Mehrheitsbeschluss abberufen werden. Vor der offiziellen Abberufung wird im Einzelfall geprüft, ob diese gerechtfertigt ist.
- Vertragliche Konsequenzen beachten: Nach Abberufung endet der Vertrag des WEG-Verwalters nach spätestens sechs Monaten. Werden im Verwaltervertrag andere Vereinbarungen getroffen, die dieses Gesetz umgehen, sind diese nichtig.
- Nachfolge organisieren: Nach Abberufung des WEG-Verwalters muss eine neue WEG-Hausverwaltung berufen werden. Hierfür kann man erneut die WEG-Selbstverwaltung wählen oder auch einen externen Vertreter anstellen. Falls sich die WEG selbst verwaltet, sollte auf jeden Fall ein professioneller Anbieter wie Matera in Betracht gezogen werden.
4. Moderne WEG Hausverwaltung mit Matera
Wir hoffen, dieser Beitrag konnte Ihnen einen klaren Überblick über die wichtigsten Aspekte der WEG Verwaltung, ihre Aufgaben und rechtlichen Grundlagen vermitteln. Von den gesetzlichen Pflichten über die typischen WEG Verwalter-Aufgaben bis hin zum richtigen Umgang mit Problemen in der Verwaltung – Sie kennen nun die zentralen Handlungsfelder und Entscheidungsmöglichkeiten.
Sollten Sie aktuell über eine neue Lösung für Ihre WEG Hausverwaltung nachdenken, sei es nach einem Wechsel oder bei der Neugründung einer Eigentümergemeinschaft, lohnt sich ein Blick auf Matera.
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