Gesetzliche Pflichten der WEG-Verwaltung

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Die Aufgaben und auch Befugnisse der Hausverwaltung ergeben sich aus § 27 Abs. 1 WEG. Demnach ist die Verwaltung gegenüber der Eigentümergemeinschaft berechtigt und verpflichtet, Maßnahmen ordnungsgemäßer Verwaltung zu treffen, die eine untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. 

Diese sperrige Formulierung besagt nichts anderes, als dass es die Pflicht der WEG-Verwaltung ist, das Gemeinschaftseigentum in einer werterhaltenden Art zu verwalten. Für die Umsetzung dieser Pflicht kann die Verwaltung auf eine Handvoll Befugnisse zurückgreifen.

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Abgrenzung: Immobilienverwaltung, Hausverwaltung, Mieterverwaltung?

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Die obigen Begriffe werden oftmals synonym verwendet, meinen jedoch nicht dasselbe. Der Bezugspunkt für eine WEG-Verwaltung ist das gemeinschaftliche Eigentum einer Eigentümergemeinschaft, um die sich der Hausverwalter nach den Maßgaben des WEG-Gesetzes kümmert. Bei der “Mieterverwaltung” werden hingegen die Vermietung, Mieterkommunikation sowie -betreuung betreffende Aufgaben an eine externe Verwaltung übergeben. Darin liegt auch der große Unterschied: Während die WEG-Hausverwaltungen die Eigentümer in den das Gemeinschaftseigentum betreffenden Bereichen unterstützen, zählen die Vermietung der Wohneinheiten und alles, was hiermit zusammenhängt, nicht in ihr Aufgabengebiet. "Immobilienverwaltung" kann im Übrigen als Oberbegriff verstanden werden. 

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Aufgaben der Hausverwaltung: Ein Überblick

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Die Hauptaufgabe der Hausverwaltung besteht in der wirtschaftlichen, rechtlichen, kaufmännischen und technischen Betreuung der WEG und kann daher sehr komplex sein. Die folgende Aufzählung enthält die wichtigsten Tätigkeiten der WEG-Verwaltung, ist aber nicht abschließend. 

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Folgende Aufgaben gehören zur regelmäßigen Arbeiten der WEG-Verwaltung:

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• Die Einberufung der Eigentümerversammlung

Diese muss mindestens einmal jährlich durch den Hausverwalter einberufen werden. Außerdem kümmert er sich um die Durchführung und leitet die Versammlung, wobei er bei der Vorbereitung etwa durch den Verwaltungsbeirat Unterstützung erfährt. 

• Aufstellen des Wirtschaftsplans

Dieser ist essentiell für die Sicherstellung der Liquidität der WEG und gewährleistet, dass die Eigentümergemeinschaft über genügend finanzielle Mittel zur Bewirtschaftung des Gemeinschaftseigentums verfügt. 

• Erstellen der Jahresabrechnung

Diese zeigt an, welche Kosten über das Jahr hinweg für die Unterhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums entstanden sind. 

• Überprüfung der Zahlungseingänge und entsprechende Mahnungen.
• Verwaltung der Finanzen im Allgemeinen. 
• Buchführung der WEG

Die Verwaltung kümmert sich in der Regel um die Buchhaltung der WEG.

• Führen der Beschluss-Sammlung 

Bei der Beschluss-Sammlung handelt es sich um die Dokumentation aller Beschlüsse, welche die WEG im Rahmen einer Eigentümerversammlung oder im Umlaufverfahren gefasst hat. 

• Umsetzung der Beschlüsse

Wurden Beschlüsse gefasst, so ist es Aufgabe der WEG-Verwaltung, diese durchzuführen. Ihre Einhaltung kann von der Verwaltung ebenfalls überprüft werden. Hierzu zählt etwa, dass der Hausverwalter Dienstleister, wie beispielsweise einen Hausmeister, beauftragt.

• Einziehen des monatlichen Hausgeldes

Daneben ist die WEG-Verwaltung auch für die Nachverfolgung von möglichen Rückständen des Hausgeldes verantwortlich.

• Ansprechpartner für die Eigentümer und Beschwerdemanagement.
• Bearbeitung von Schadensersatzansprüchen und Versicherungsfällen.
• Vorbereitung, Abschluss und Prüfung von Verträgen

Wobei hier anzumerken ist, dass im Zweifel lieber juristische Unterstützung eingeholt und ein Anwalt konsultiert werden sollte, wenn die Verwaltung nicht selbst aus Juristen besteht.

• Planung und Koordination von Renovierungsarbeiten und deren Kontrolle.
• Die Beurteilung des Zustands der Wohnanlage.

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An dieser Stelle soll betont werden, dass die Hausverwaltung zwar für die genannten Aufgaben verantwortlich ist, diese aber fachkundigen Dritten übergeben kann, wenn sie selbst nicht über das konkrete Know-How verfügt. Ein Beispiel hierfür wäre etwa die Überprüfung der technischen Einrichtungen (wie etwa des Aufzugs). Wichtig ist, dass die Verwaltung sicherstellt, dass alle Pflichten ordnungsgemäß erfüllt werden. 

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Neben den gesetzlichen Regelungen bestimmen sich die Aufgaben der WEG-Verwaltung auch aus dem Verwaltervertrag. Hier werden die genauen Tätigkeiten benannt, bestimmte Aufgaben können auch ausgeschlossen werden. 

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Gut zu wissen: Für den Zustand der Eigentumswohnung und somit für die Sondereigentumsverwaltung sind die jeweiligen Eigentümer verantwortlich. Das Sondereigentum ist von dem Gemeinschaftseigentum (also dem Eigentum, welches allen Eigentümern gemeinsam zusteht) abzugrenzen. 

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Exkurs: WEG-Verwaltung erfüllt ihre Aufgaben nicht 

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Es kann vorkommen, dass die Hausverwaltung ihren Aufgaben überhaupt nicht oder nicht mit der nötigen Sorgfalt nachgeht. Dies kann für die Eigentümergemeinschaft weitreichende Konsequenzen haben, da die ordnungsgemäße Verwaltung der WEG  maßgeblich zu ihrem Bestehen und Funktionieren beiträgt. 

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Wie also sollte die Eigentümergemeinschaft dann reagieren? 

Die WEG sollte zunächst das Gespräch zum Verwalter suchen. Dies kann eventuelle Missverständnisse aufklären und eine kleine “Erinnerung” wirkt manchmal schon Wunder. Damit das Gespräch auch entsprechend effizient ist, empfiehlt es sich, dass nicht alle Eigentümer daran teilnehmen, sondern ein Vertreter gewählt wird, der die WEG im Rahmen der Unterhaltung repräsentiert. 

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Im besten Fall haben sich die Unstimmigkeiten nach dem Gespräch alsbald erledigt. 

Hat die Eigentümergemeinschaft es aber mit einem uneinsichtigen Verwalter zu tun und die Vernachlässigung der Aufgaben hält weiterhin an, kann dieser abgemahnt werden. 

Ähnlich wie im Arbeitsverhältnis dient die Abmahnung als klares Warnsignal vor der Kündigung und betont die Ernsthaftigkeit der Lage, bietet aber gleichzeitig Möglichkeit zur Besserung. Aber: Die Abmahnung ist keine Voraussetzung für die Abberufung der Verwaltung. 

Beachten Sie dabei, das Fehlverhalten genau zu beschreiben und bestenfalls zu belegen, da der Abmahnung eine Dokumentationsfunktion zukommt und dies bei einer möglichen Abberufung der Verwaltung oder auch der Beweisbarkeit ggf. entstandener Ansprüche gegen die Verwaltung wichtig wird. 

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Bessert sich das Verhalten der Verwaltung auch weiterhin nicht, steht nun eine Abberufung im Raum.

Der Verwalter kann per Mehrheitsbeschluss jederzeit abberufen werden (vgl. § 26 Abs. 3 S. 1 WEG). Der Verwaltervertrag für Wohnungseigentumsanlagen endet gem. § 26 Abs. 3 S. 2 WEG spätestens 6 Monate nach Abberufung des Hausverwalters unabhängig davon, ob eine längere Vertragslaufzeit vereinbart wurde. Um eine zeitliche Verzögerung zwischen Abberufung und Ende des Vertrags zu umgehen, empfehlen wir, die Laufzeit an die Dauer der Bestellung zu koppeln. Hierdurch endet das Vertragsverhältnis nicht erst mit Ablauf eines halben Jahres, sondern mit sofortiger Wirkung nach der Abberufung .

Ist die Verwaltung abberufen, so liegt es im Ermessen der Eigentümergemeinschaft, sich entweder eine neue klassische Verwaltung zu suchen, oder sich für ein anderes Modell zu entscheiden. 

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Die Selbstverwaltung ist eine attraktive Alternative zum Hausverwalter als externer Dienstleister. Hier wählt die WEG einen Eigentümer aus den eigenen Reihen als Verwalter, der sich sodann um die oben genannten Aufgaben kümmert. Das Konzept kann durch die Unterstützung von Unternehmen wie Matera noch weiter optimiert werden: Matera hilft WEGs in Selbstverwaltung bei der Bewältigung aller Aufgaben und übernimmt etwa das Erstellen des Wirtschaftsplans- oder der Jahresabrechnung sowie die weitere Buchhaltung für die Eigentümergemeinschaft. Durch das Online-Portal gelingt die Organisation so einfach wie nie und jeder Miteigentümer hat stets Einblick in alle wichtigen Dokumente und das digitale WEG-Eigenkonto. Ein großer Vorteil: Ein Team aus WEG-Experten steht den Eigentümern als Ansprechpartner in juristischen, buchhalterischen und technischen Belangen stets zur Seite.

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Fazit: Das sind die Aufgaben der Hausverwaltung einer WEG

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Die Hausverwaltung trägt viel Verantwortung innerhalb der WEG. Ihre Tätigkeiten liegen insbesondere im kaufmännischen, juristischen und technischen Bereich. Konkret bedeutet dies dem Nachgehen verschiedener Aufgaben wie etwa der Einberufung von Eigentümerversammlungen, dem Erstellen des Wirtschafts, der Buchführung, und Durch- bzw. Umsetzung von gefassten Beschlüssen sowie dem Einzug des Hausgeldes.

Neben den gesetzlichen Vorgaben richtet sich die Tätigkeit des Hausverwalters auch nach dem Verwaltervertrag, der die entsprechenden Aufgaben nennt und konkretisiert. Wichtig ist, dass die Verwaltung nicht selbst jede einzelne Aufgabe durchführen muss, sondern vielmehr einen fachkundigen, externen Dienstleister in den entsprechenden Bereichen heranziehen kann.

Es ist von großer Bedeutung, dass die WEG-Verwaltung ihren Pflichten sorgfältig nachkommt, da Vernachlässigungen weitreichende Konsequenzen für die Eigentümergemeinschaft haben können. Bei Unstimmigkeiten sollte zunächst das Gespräch mit dem Verwalter gesucht werden. Bei fortwährender Vernachlässigung können Abmahnung und letztendlich auch die Abberufung des Verwalters durch die Eigentümergemeinschaft erwogen werden. Dabei ist eine klare Dokumentation und Beschreibung des Fehlverhaltens ratsam.

Insgesamt ist die effiziente und ordnungsgemäße Erfüllung der vielfältigen Aufgaben der Verwaltung von entscheidender Bedeutung für das reibungslose Funktionieren und den Werterhalt der Wohneigentümergemeinschaft.

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