1. Was ist digitale Hausverwaltung?
Eine Online-Hausverwaltung ist eine Alternative zur klassischen Hausverwaltung. Sie liegt vor, wenn alle Verwaltungsvorgänge bezüglich der WEG papierlos möglich sind. Alle Informationen wie beispielsweise die Abrechnungen können in diesem Modell jederzeit von den Eigentümern auf einem Online-Portal oder einer App abgerufen werden. Auch die Kommunikation zwischen der Hausverwaltung und den Wohnungseigentümern erfolgt bei der Online-Hausverwaltung vollkommen digital. Dies ermöglicht den WEG-Mitgliedern einen transparenten Einblick in die Arbeit des Verwalters.
2. Vorteile von digitaler Immobilienverwaltung
Die Nutzung einer digitalen Immobilienverwaltung bietet sowohl für die Eigentümer als auch für den Hausverwalter eine Vielzahl von Vorteilen. Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie und Ihre WEG von einer digitalen Hausverwaltung profitieren.
Vorteile von Online-Hausverwaltung für Wohnungseigentümer
Der größte Vorteil einer digitalen Hausverwaltung für die Eigentümer ist die bessere Informationslage. Alle notwendigen Dokumente, Abrechnungen und Beschlüsse können unkompliziert über das Portal oder die App abgerufen werden. Das umfasst auch alle archivierten Dokumente. Die WEG-Mitglieder verfügen zudem über die Möglichkeit, jederzeit den Bearbeitungsstatus von Reparaturen sowie die dafür angeforderten Angebote einsehen zu können.
Weitere Vorteile im Überblick:
- Direkte Serviceanfragen an die Immobilienverwaltung digital über Portal oder App
- Häufig schnellere Bearbeitung als bei einer klassischen Immobilienverwaltung
- Zentrale Kontaktübersicht mit für alle sichtbaren Ansprechpartnern
- Direkte Notfallkontakte (z. B. bei einer Fahrstuhlstörung) schnell griffbereit
Insbesondere Eigentümer, die ihre Wohnung vermieten, profitieren von den Vorteilen der digitalen Hausverwaltung. Denn durch die Digitalisierung können Eigentümerversammlungen und Beschlussfassungen online erfolgen, was eine hohe Zeitersparnis bietet. Mögliche Reisekosten entfallen ebenfalls.
Ein weiterer Vorteil ist, dass durch die entstehende Zeitersparnis auch Verwaltungskosten eingespart werden können. Für Sie und Ihre Miteigentümer bedeutet das konkret: weniger Hausgeld zahlen.
Vorteile von Digitalisierung für Hausverwalter
Nicht nur für die Eigentümer, sondern auch für den Verwalter bietet die digitale Immobilienverwaltung eine Vielzahl von Vorteilen.
Effizienz trotz Fachkräftemangel
Der Fachkräftemangel ist bei Hausverwaltern ein aktuelles Thema. Laut VDIV- Branchenbarometer 2025 bereitet die Mitarbeitersuche 70% der Hausverwaltungen Sorgen. Die Möglichkeit, Immobilien digital zu verwalten, bietet Verwaltern eine erhöhte Effizienz. Hierdurch können Lücken, welche durch Vakanzen entstehen, geschlossen werden. Somit erhalten mehr WEGs die Möglichkeit auf eine kompetente Hausverwaltung!
Arbeitgeberattraktivität und mobiles Arbeiten
Die digitale Hausverwaltung bietet zudem die Möglichkeit, die eigene Attraktivität als Arbeitgeber zu stärken. Durch die Nutzung eines Online-Portals kann die Arbeit des Hausverwalters von überall aus erledigt werden. Ihre Mitarbeitenden können so jederzeit aus dem Homeoffice arbeiten. Dies spricht vor allem Fachkräfte an, welche einen hohen Wert auf eine solide Work-Life-Balance legen.
Digitale Eigentümerversammlungen
Auch Eigentümerversammlungen, die ja meistens abends stattfinden, können digital oder hybrid durchgeführt werden. Der Hausverwalter erspart sich lange Fahrtwege und hat früher Feierabend.
Effizienz und Automatisierung
Ein entscheidender Vorteil ist die Zeitersparnis, welche durch die Digitalisierung der Immobilienverwaltung möglich wird. So müssen die Abrechnungen beispielsweise nicht mehr ausgedruckt und verschickt werden, sondern können auf einem Online-Portal oder einer App zum Abruf bereitgestellt werden. Auch besteht die Chance, langwierige Prozesse zu automatisieren und dadurch Zeit einzusparen. Hierdurch hat der Verwalter mehr Zeit für die Anfragen der Eigentümer. Außerdem können getroffene Beschlüsse schneller umgesetzt werden.
Digitale Dokumentation und Archivierung
Ebenfalls vorteilhaft ist, dass alle erstellten Protokolle, Beschlüsse und Abrechnungen nicht länger analog archiviert werden müssen. Dies erleichtert unter anderem die Verwaltung des Beschlussordners, da nicht mehr gültige Beschlüsse als ungültig markiert werden können und nicht entfernt werden müssen. Zudem ermöglicht die Nutzung einer Online-Plattform, dass sich Wohnungseigentümer oder Kaufinteressenten selbst einen Einblick in die Dokumentation der WEG verschaffen können. Dies bedeutet eine enorme Zeitersparnis für die Hausverwaltung.
Transparenz und Zufriedenheit
Aufgrund der Möglichkeit für die WEG-Mitglieder, jederzeit alle Informationen online einzusehen , entsteht eine höhere Transparenz. Diese führt dazu, dass die Eigentümer zufriedener mit ihrer Hausverwaltung sind, weil sie die Arbeit besser nachvollziehen können.
3. Welche Aufgaben der Hausverwaltung lassen sich gut digitalisieren und automatisieren?
Die meisten Aufgaben, welche im Rahmen der Hausverwaltung anfallen, lassen sich problemlos digitalisieren. Viele Aufgaben, welche im Rahmen der Hausverwaltung anfallen, lassen sich problemlos digitalisieren.
Erfassung der Stammdaten
Alle Stammdaten der Immobilie können erfasst und im Online-Portal hinterlegt werden. Dies umfasst unter anderem:
- die Grundstücksgröße
- die Anzahl von Wohneinheiten
- das Alter der Immobilie
- der Energieausweis
- der Name der Hausverwaltung
- Kontaktinformationen der Eigentümer
- Kontaktinformationen von Dienstleistern (mit denen ein Wartungsvertrag besteht)
Diese Daten können anschließend bei Bedarf von den Eigentümern eingesehen werden. Durch die Datenerfassungsfunktion der digitalen Immobilienverwaltung lassen sich die Anfragen bei der Hausverwaltung mit geringem Aufwand reduzieren.
Erstellung von Abrechnungen
Die digitale Hausverwaltung ermöglicht, dass der Hausverwalter die anfallenden Abrechnungen digital erstellen und auf der Online-Plattform hochladen kann. Von dort aus können die Eigentümer diese dann bequem abrufen und die Zahlung (online) tätigen. Durch die Digitalisierung an dieser Stelle wird zum einen Zeit eingespart, zum anderen werden aber auch Kosten reduziert, da die Abrechnungen nicht postalisch verschickt werden müssen.
Durchführung von Eigentümerversammlungen
Wie bereits erwähnt, ermöglicht die digitale Hausverwaltung auch, die jährlich stattfindende Versammlung als digitale Eigentümerversammlung durchzuführen. Dies bietet den Vorteil, dass die Wohnungseigentümer von überall aus teilnehmen können. Es ist zu erwarten, dass so mehr Miteigentümer an der Versammlung teilnehmen, was zu einer höheren Akzeptanz der getroffenen Beschlüsse führt. Es beginnt mit dem Versand der digitalen Einladung, geht über die tatsächliche Durchführung per Video-Konferenz und endet mit dem online erstellten und auf der Plattform hinterlegten Protokoll.
Nach dem gleichen Prinzip ist es auch möglich, die Beschlussfassungen für die WEG zu digitalisieren!
Automatisierung von Routineaufgaben
Über unsere digitale Plattform lassen sich Prozesse und Aufgaben wie die Überwachung von Zahlungseingängen oder die Erstellung von Mahnungen bei Haushaltsgeldrückständen leicht automatisieren. Hierdurch ist ein großer Zeit- sowie Effizienzgewinn möglich.
Archivierung
Auf einer Online-Plattform können alle zu archivierenden Dokumente gesichert werden. Die Wohnungseigentümer haben so jederzeit Zugang zu allen Informationen, die sie benötigen. Darüber hinaus spart diese Form der Archivierung Zeit bei der Hausverwaltung ein, da die Eigentümer keine Anfragen für einen Zugriff mehr stellen müssen.
4. Wie funktioniert digitale Hausverwaltung bei Matera?
Matera bietet für seine Kunden die Möglichkeit einer Online-Hausverwaltung. Diese funktioniert ähnlich wie eine klassische Hausverwaltung. Der einzige Unterschied zwischen dem Online-Service von Matera und einer klassischen Hausverwaltung ist, dass Sie keinen Hausverwalter vor Ort haben.
Alle anfallenden Aufgaben werden mit der Online-Immobilienverwaltung von Matera digital bearbeitet. Sie müssen keine zusätzlichen Aspekte beachten. Matera übernimmt für Ihre WEG unter anderem alle Aufgaben rund um die Buchhaltung. Dies umfasst beispielsweise die Jahresabrechnung der WEG oder die Verwaltung des Hausgeldes.
Auch die digitale Durchführung der Eigentümerversammlung ist mit Matera problemlos möglich:
- Hybride oder digitale Versammlung: Einladungen an alle Eigentümer erfolgen bequem über die Plattform; die Versammlung findet online statt, bzw. der Verwalter schaltet sich per Videokonferenz dazu.
- Geschützter Zugang: Nur befugte Personen erhalten Zutritt zur Sitzung; vertrauliche Inhalte bleiben geschützt.
Mehr Flexibilität: Gegenüber Präsenzterminen unter klassischer Hausverwaltung sinken Zeit- und Ortsaufwand deutlich.
Matera kümmert sich außerdem um die Beauftragung eines Handwerkers, wenn es zu Schäden an der Immobilie kommt.
- Handwerkerbeauftragung: Bei Schäden organisiert Matera den passenden Betrieb; Sie öffnen lediglich die Tür.
- Notfallservice: Bei akuten Fällen (z. B. Rohrbruch) ist der Service jederzeit erreichbar und beauftragt umgehend einen Notfall-Klempner, der das Problem zeitnah behebt.
Mehr als klassische Immobilienverwaltung
Neben den klassischen Aufgaben, welche vom Verwalter übernommen werden, bietet Matera seinen Kunden weitere Vorteile. Wenn Sie zu unserer digitalen Hausverwaltung wechseln, profitieren Sie von diesem erweiterten Leistungsumfang. Wir verfügen über Experten aus allen für eine WEG relevanten Bereichen. So erhalten Sie bei uns sowohl Unterstützung von unseren Juristen als auch von unseren Bausachverständigen, wenn es notwendig ist. Die Unterstützung durch das Experten-Team erfolgt dabei direkt in Zusammenarbeit mit Ihrem Hausverwalter. Es entsteht Ihnen somit kein Mehraufwand für die Unterstützung.
Außerdem stellen wir sicher, dass der für Sie zuständige Verwalter nur ein begrenztes Portfolio betreut. So können wir gewährleisten, dass er genügend Zeit hat, sich um die Belange Ihrer WEG zu kümmern.
Darüber hinaus können Sie über unser Online-Portal bequem mit den anderen Eigentümern über die WEG kommunizieren. Die Nutzung einer Chat-Gruppe bei bekannten Messenger-Diensten ist dadurch überflüssig. Damit entscheiden Sie selbst, wann Sie sich über die Belange der Immobilie mit den anderen Wohnungseigentümern austauschen wollen.
Digitale Hausverwaltung mit Matera – unverbindliches Angebot für Ihre WEG einholen
Sie sehen, die Option einer digitalen Hausverwaltung unterscheidet sich inhaltlich und in der Ausgestaltung kaum von einer klassischen Hausverwaltung. Allerdings bringt sie eine Menge Vorteile mit sich. Als WEG erhalten Sie einen transparenten Einblick in die Arbeit Ihrer Hausverwaltung, haben alle Daten an einem Ort und sparen zudem auch noch Kosten gegenüber einer klassischen Hausverwaltung.
Sie haben Interesse an einer digitalen Hausverwaltung Ihrer WEG durch Matera? Dann fordern Sie noch heute ein kostenloses Angebot an! In einem persönlichen Gespräch klären wir Ihre Fragen an uns. Finden Sie Ihre neue Hausverwaltung in Berlin, Hausverwaltung in Hamburg sowie in vielen weiteren Städten deutschlandweit – wir freuen uns auf Sie!
