Nebenkostenabrechnung: einfach erklärt für Vermieter

1. Grundlage der Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung ist eine Berechnung, die Mietern zur Verfügung gestellt wird, damit diese die Betriebskosten des Mietverhältnisses nachvollziehen können. Die Erstellung einer solchen Abrechnung gehört zu den grundlegenden Pflichtaufgaben eines Vermieters. Sie gibt Aufschluss darüber, welche Nebenkosten in einem bestimmten Zeitraum angefallen sind und wie diese auf die einzelnen Mietparteien umgelegt werden. Müssen Mieter im Zuge der Betriebskostenabrechnung hohe Nachzahlungen leisten, sollten die Nebenkostenvorauszahlungen (der Bruttoanteil der Miete) erhöht werden. Ergeben sich hingegen höhere Rückerstattungen, können diese auf Wunsch gesenkt werden. Eine Abrechnungspflicht besteht jedoch nicht in jedem Fall. Wurde im Mietvertrag anstelle einer Nebenkostenvorauszahlung eine Nebenkostenpauschale vereinbart, entfällt die Pflicht zur Abrechnung der Betriebskosten, denn in dem Fall sind bereits alle Kosten mit der Gesamtmiete abgegolten. Hier haben weder Mieter noch Vermieter Anspruch auf Rückerstattungen oder Nachzahlungen.

1.1. Unterschied zwischen Nebenkosten- und Betriebskostenabrechnung

Oft werden die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten synonym verwendet, doch rechtlich gibt es Unterschiede:

• Betriebskosten sind alle laufenden Kosten, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch einer Immobilie entstehen. Diese sind in der Betriebskostenverordnung (BetrKV, § 2 BetrKV) klar definiert. Dazu gehören unter anderem Kosten für Heizung, Warmwasser, Abwasser, Müllentsorgung, Gebäudereinigung und Hausmeisterdienste.
  
  
• Nebenkosten umfassen die Betriebskosten, können jedoch weitere Kosten enthalten, die nicht umlagefähig sind. Als Nebenkosten werden somit alle Kosten bezeichnet, die rund um die Immobilie anfallen. Darunter fallen beispielsweise Zinsen, Rücklagen für Modernisierungen, Verwaltungskosten oder Instandhaltungskosten, die vom Vermieter zu tragen sind und nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen.

Demnach ist die Nebenkostenabrechnung für Mieter streng genommen eine Betriebskostenabrechnung, obwohl im allgemeinen Sprachgebrauch häufig von der Nebenkostenabrechnung die Rede ist.

1.2. Welche Kosten sind umlagefähig, welche nicht?

Die Umlagefähigkeit von Nebenkosten ist gesetzlich geregelt. Grundlage für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung bildet die Betriebskostenverordnung (BetrKV). In § 2 BetrKV werden die umlagefähigen Kosten detailliert aufgelistet.

Umlagefähige Kosten:

‍

• Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks (z. B. Grundsteuer)
• Wasserversorgung (inkl. Wasserverbrauch, Grundgebühren, Wartung von Wasserzählern, Eichung, Nutzung einer Wasseraufbereitungsanlage)
• Entwässerung (inkl. Gebühren für Haus- und Grundstücksentwässerung, Betrieb von Entwässerungspumpen)
• Betrieb der zentralen Heizungsanlage (inkl. Brennstoffkosten, Betriebsstrom, Wartung, Reinigung, Verbrauchserfassung)
• Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage (inkl. Wasseraufbereitung, Betriebsstrom, Wartung)
• Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
• Betrieb von Personen- oder Lastenaufzügen (inkl. Strom, Wartung, Reinigung, Prüfung der Betriebssicherheit)
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung (inkl. öffentliche Gebühren, privater Müllentsorgung, Müllkompressoren)
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung (inkl. Strom für Außenbeleuchtung und Gemeinschaftsflächen wie Flure, Treppenhäuser, Waschküchen)
• Schornsteinreinigung
• Kosten bestimmter Versicherungen (z. B. Gebäudeversicherung, Glasversicherung, Haftpflichtversicherung für das Gebäude und den Aufzug)
• Hauswart (ohne Verwaltungstätigkeiten oder Instandhaltungsarbeiten)
• Kosten des Betriebs der gemeinschaftlichen Antennenanlage oder Breitbandnetzanbindung
• Betriebs von Einrichtungen für die Wäschepflege (inkl. Strom, Wasser, Wartung)

Ein besonderer Punkt in der Betriebskostenverordnung sind die sogenannten "sonstigen Betriebskosten", die in § 2 Nr. 17 BetrKV als Auffangtatbestand definiert sind. Das bedeutet, dass alle Fälle innerhalb dieses Spektrums, welche nicht von einer anderen spezielleren Norm geregelt werden, auch von dieser gedeckt sind. Diese beinhalten alle laufenden Kosten, die nicht explizit in den Nummern 1 bis 16 der BetrKV aufgeführt sind, aber dennoch den Anforderungen des § 1 BetrKV entsprechen.

Damit eine Kostenposition als sonstige Betriebskosten umgelegt werden kann, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Die Kosten müssen tatsächlich angefallen sein und einer ordnungsgemäßen Bewirtschaftung entsprechen.
2. Im Mietvertrag muss konkret benannt sein, welche Betriebskosten unter "sonstige Betriebskosten" fallen. Ein pauschaler Verweis auf die Betriebskostenverordnung reicht nicht aus, da dies als zu unbestimmt gilt und die Umlage unwirksam machen kann.

Beispiele für umlagefähige sonstige Betriebskosten sind die Kosten für Wachdienste oder für den Betrieb von Saunen, Schwimmbädern oder Fitnessräumen in der Wohnanlage.

Vermieter sollten darauf achten, dass in vielen Formularmietverträgen keine detaillierte Regelung zu sonstigen Betriebskosten enthalten ist. Falls sie bestimmte Positionen umlegen möchten, müssen diese explizit im Mietvertrag aufgeführt werden. Es empfiehlt sich eine vertragliche Klausel zur "Umlage neu entstehender Betriebskosten nach Vorankündigung" in den Mietvertrag aufzunehmen, da andernfalls eine nachträgliche Ergänzung der Betriebskosten während des laufenden Mietverhältnisses nur mit Zustimmung des Mieters möglich ist.

Nicht alle Kosten dürfen jedoch auf Mieter umgelegt werden.

Nicht umlagefähige Kosten: Reparaturen, Wartungen, Instandhaltungen und Instandhaltungsrücklagen gehören zu den typischen Aufwendungen, die der Vermieter selbst tragen muss. Auch Verwaltungskosten wie Kontoführungsgebühren oder die Kosten für den eigenen Verwaltungsaufwand des Vermieters sind nicht umlagefähig.

2. Inhalt & Fristen für Vermieter

Vermieter sind gesetzlich verpflichtet, eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dabei bestimmte Vorgaben einzuhalten. Dazu gehören nicht nur inhaltliche und formale Anforderungen, sondern auch strikte Fristen, innerhalb derer die Abrechnung erfolgen muss. Eine um nur einen Tag verspätet zugestellte Abrechnung kann dazu führen, dass Nachforderungen nicht mehr durchsetzbar sind.

‍

2.1. Abrechnungszeitraum & Fristen

Der Abrechnungszeitraum einer Nebenkostenabrechnung beträgt zwölf Monate. Dabei kann dieser Zeitraum flexibel gewählt werden, meistens orientiert er sich jedoch am Kalenderjahr. Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen. Ist diese Frist verstrichen, können Nachforderungen des Vermieters nicht mehr geltend gemacht werden.

Beispiel: Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember 2024, muss die Nebenkostenabrechnung bis spätestens 31. Dezember 2025 beim Mieter eingehen. Wird die Abrechnung erst im Januar 2026 übermittelt, sind Nachzahlungen des Mieters rechtlich nicht mehr verpflichtend. Zu beachten ist, dass es hierbei maßgeblich ist, wann die Nebenkostenabrechnung beim Mieter eingeht, nicht, wann dieser sie verschickt hat.

Eine Ausnahme von der Frist besteht nur dann, wenn der Vermieter die Fristüberschreitung nicht zu vertreten hat. Dies könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn der Mieter die Abrechnung aufgrund längerer Abwesenheit ohne Mitteilung einer alternativen Adresse nicht rechtzeitig erhalten hat. Ein anderes Beispiel wäre, dass die Nebenkostenabrechnung auf dem Postweg nachweislich (Einschreiben) verloren geht oder dass der Vermieter selbst schwerwiegend verhindert (Krankenhausaufenthalt o.ä.). Auch höhere Gewalt, wie eine Naturkatastrophe, kann eine Fristverlängerung rechtfertigen.

In solchen Ausnahmefällen sollte der Vermieter in der Lage sein, einen Nachweis über die unverschuldete Verzögerung zu erbringen, um eine Fristverlängerung geltend zu machen.

Ein weiteres wichtiges Detail ist die Form der Übermittlung. Die Abrechnung muss schriftlich erfolgen. Für Vermieter empfiehlt es sich, die Abrechnungen per Einschreiben zu verschicken, denn so können sie belegen, dass der Mieter sie empfangen hat. Nebenkostenabrechnungen können ebenfalls per E-Mail versendet werden, sofern dies ausdrücklich vereinbart wurde – hier bietet ein elektronisches Einschreiben oder eine Lesebestätigung eine zusätzliche Sicherheit, um den Versand nachzuweisen. Dabei erhält der Absender eine Bestätigung, dass die Nachricht zugestellt oder gelesen wurde. Mündliche oder telefonische Abrechnungen sind unzulässig. Außerdem ist der Zeitpunkt des Zugangs beim Empfänger ausschlaggebend ist und nicht der Zeitpunkt der Absendung durch den Vermieter.

2.2. Inhalt & formale Anforderungen

Pflichtbestandteile einer Nebenkostenabrechnung:

• Absender (Vermieter) und Empfänger (Mieter)
• Abrechnungszeitraum
• Gesamtübersicht der umlagefähigen Betriebskosten
• Berechnungsgrundlage (Verteilerschlüssel)
• Individueller Kostenanteil des Mieters
• Gegenüberstellung mit den geleisteten Vorauszahlungen
• Endsaldo mit Nachzahlungsbetrag oder Guthaben/Erstattung

Form der Abrechnung:

• Muss schriftlich erfolgen
• Kann auch elektronisch übermittelt werden, wenn dies vereinbart wurde

Nachvollziehbarkeit:

• Die Abrechnung muss schlüssig und verständlich sein, sodass „ein durchschnittlich gebildeter, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulter Mieter die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann“ (BGH VIII ZR 371/04).
  
  
  
  

2.3. Häufige Fehler und ihre Folgen

Verspätete Zustellung:

• Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen. Wichtig: Formfehler führen zur Unwirksamkeit der Abrechnung. Nur eine formell wirksame Abrechnung, d.h. eine Abrechnung, die den formellen Anforderungen entspricht, wahrt die Abrechnungsfrist.
• Folge: Der Vermieter verliert das Recht auf Nachforderungen
• Ausnahme: Wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat
  
  

Falsche oder unzulässige Kosten:

• Nicht umlagefähige Kosten wie Verwaltung, Instandhaltung oder Reparaturen in der Abrechnung in Abrechnung enthalten
• Folge: Mieter kann Widerspruch einlegen und Korrektur verlangen
  
  

Falsche Berechnung der Betriebskosten:

• Verteilerschlüssel nicht korrekt angewandt oder fehlerhaft berechnet
• Heizkosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet
• Folge: Mieter kann Einsicht in die Belege verlangen und Widerspruch einlegen
  
  

Fehlende oder falsche Vorauszahlungen des Mieters:

• Vorauszahlungen nicht korrekt berücksichtigt oder falsch abgezogen
• Folge: Mieter zahlt möglicherweise zu viel oder zu wenig. Mieter kann Korrektur verlangen.

Unklare oder unvollständige Abrechnung:

• Nicht nachvollziehbare Berechnungen, fehlende Angaben
• Folge: Mieter kann im Falle von formalen Fehlern die Zahlung verweigern. Eine formal nicht ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung gilt als nicht zugestellt.
  
  
  
  

3. Rechte & Pflichten der Mieter

Mieter sind berechtigt, die Nebenkostenabrechnung auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. Sie sind jedoch auch verpflichtet, eine fristgerecht übermittelte und formal korrekte Abrechnung innerhalb von 30 Tagen zu begleichen. 

‍

3.1. Prüfpflicht & Widerspruchsrecht

Die Prüfung der Nebenkostenabrechnung liegt in der Verantwortung des Mieters. Falls Unklarheiten oder Fehler auffallen, kann er eine detaillierte Belegeinsicht verlangen (§ 556 Abs. 4 BGB). Innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Einwendungsfrist von zwölf Monaten kann der Mieter Widerspruch einlegen und Korrekturen verlangen. Sollte sich herausstellen, dass unzulässige Kosten umgelegt wurden, hat der Mieter das Recht auf Rückforderung.

3.2. Rückforderung bei fehlerhafter Abrechnung

Stellt sich eine Nebenkostenabrechnung als fehlerhaft heraus, hat der Mieter Anspruch auf Rückzahlung zu viel gezahlter Beträge. Falls der Vermieter eine fehlerhafte Abrechnung nicht korrigiert, besteht die Möglichkeit, rechtliche Schritte einzuleiten oder eine Schlichtungsstelle einzuschalten.

4. Die Heizkostenabrechnung – ein Sonderfall?

Die Heizkostenabrechnung nimmt innerhalb der Nebenkostenabrechnung eine besondere Stellung ein, da sie strengen gesetzlichen Vorgaben unterliegt. Laut Heizkostenverordnung müssen Heizkosten grundsätzlich zu 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden und nur 30 bis maximal 50% der Abrechnung darf nach den Quadratmetern erfolgen. Ignoriert ein Vermieter die gesetzlichen Vorgaben der Heizkostenverordnung, können Mieter die Summe um 15 % kürzen und die Abrechnung anfechten.

4.1. Warum Heizkosten separat abgerechnet werden

Heizkosten müssen separat abgerechnet werden, da sie nicht pauschal auf die Mieter verteilt werden dürfen. Ziel ist es, einen sparsamen Umgang mit Energie zu fördern und für mehr Gerechtigkeit zu sorgen, indem Mieter für den tatsächlichen Verbrauch zahlen. Die Abrechnung erfolgt daher auf Basis von individuellen Verbrauchsmessungen.

4.2. Verbrauchsabhängige vs. pauschale Abrechnung

Die verbrauchsabhängige Abrechnung basiert auf den tatsächlichen Heizkosten eines Haushalts und fördert eine gerechte Kostenverteilung. Sie wird durch technische Geräte wie Heizkostenverteiler oder Wärmezähler ermöglicht. Bei der pauschalen Abrechnung hingegen werden die Heizkosten gleichmäßig auf alle Mieter umgelegt, unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch. Diese Methode ist nur in strengen Ausnahmefällen zulässig, etwa dann, wenn eine verbrauchsabhängige Messung technisch nicht möglich ist. Ein weiterer Fall, der eine pauschale Abrechnung erlaubt, ist, wenn es sich um Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohneinheiten handelt (Einfamilienhaus mit Einliegerwohnung bzw. Zweifamilienhaus), von denen der Vermieter selbst eine Einheit bewohnt.

‍

5. Schritt-für-Schritt: So erstellen Sie eine korrekte Nebenkostenabrechnung

Eine korrekte und nachvollziehbare Nebenkostenabrechnung zu erstellen, erfordert eine strukturierte Vorgehensweise. Damit sowohl Vermieter als auch Mieter eine rechtssichere Abrechnung erhalten, sollten folgende Schritte beachtet werden:

‍

1. Alle relevanten Belege und Unterlagen sammeln.
2. Den Abrechnungszeitraum festlegen.
3. Umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten trennen.
4. Den Verteilungsschlüssel festlegen.
5. Die Gesamtkosten berechnen und auf die Mieter umlegen.
6. Vorauszahlungen der Mieter berücksichtigen.
7. Die Nebenkostenabrechnung formal korrekt erstellen und rechtzeitig zustellen.

5.1. Wichtige Unterlagen & Daten

Für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung sind verschiedene Dokumente notwendig. Hierzu gehören Abrechnungen von Versorgern für Wasser, Strom und Heizung, Wartungsverträge für Aufzüge oder Heizungsanlagen sowie Versicherungs- und Steuerbescheide. Auch die Mietverträge müssen geprüft werden, da sie den Verteilungsschlüssel und individuelle Regelungen enthalten können. Zudem sollte eine Auflistung aller Mietparteien und deren Wohnflächen vorliegen, um die korrekte Umlage der Kosten sicherzustellen.

‍

5.2. Berechnung & Verteilung der Kosten

Die Berechnung der Nebenkosten erfolgt in mehreren Schritten. Zunächst werden die Gesamtkosten aller umlagefähigen Posten addiert. Anschließend erfolgt die Verteilung auf die Mieter nach einem festgelegten Schlüssel, der in der Regel nach Wohnfläche oder Personenzahl bemessen wird – abhängig davon, was im Mietvertrag vereinbart wurde. Bei Heizkosten wird ein Teil verbrauchsabhängig und ein Teil nach festen Anteilen umgelegt.

Mithilfe einer solchen Tabelle verschaffen Sie sich einen genauen Überblick und können die Berechnungen transparent und nachvollziehbar gestalten.

5.3. Beispiele & Vorlagen für die Nebenkostenabrechnung

Um eine klare Vorstellung davon zu bekommen, wie eine vollständige Nebenkostenabrechnung aussehen kann, gibt es zahlreiche Vorlagen und Musterabrechnungen. Ein besonderes Augenmerk sollte hier auch auf die formalen Anforderungen gelegt werden. Inhaltlich enthält eine typische Abrechnung eine detaillierte Aufstellung der Kostenarten, den Gesamtbetrag je Kostenposition und die Berechnung des individuellen Anteils des Mieters, sowie eine Gegenüberstellung mit den geleisteten Vorauszahlungen. Die sich ergebende Nachzahlung oder Erstattung muss klar ausgewiesen sein. Eine korrekte Abrechnung muss darüber hinaus klar erkennen lassen, nach welchem Verteilerschlüssel die Kosten berechnet wurden.

6. Was tun bei Streitigkeiten bei den Nebenkosten?

Kommt es zu Unstimmigkeiten bezüglich der Nebenkostenabrechnung, haben sowohl Mieter als auch Vermieter verschiedene Möglichkeiten, eine Lösung zu finden. In vielen Fällen lassen sich Differenzen durch eine detaillierte Prüfung der Abrechnung und eine sachliche Kommunikation zwischen den Parteien klären. Sollte dies nicht ausreichen, stehen weitere rechtliche Schritte zur Verfügung.

6.1. Schlichtung & rechtliche Schritte

Oft lassen sich Missverständnisse durch eine nachvollziehbare Erläuterung der Berechnung ausräumen. Falls sich dennoch keine Einigung erzielen lässt, kann eine Schlichtungsstelle oder ein Mieterschutzbund hinzugezogen werden. Diese Organisationen helfen dabei, eine außergerichtliche Einigung zu erzielen.

Sollte auch dies nicht zum Erfolg führen, besteht die Möglichkeit, den Sachverhalt gerichtlich klären zu lassen. In diesem Fall kann ein Mieter beispielsweise eine fehlerhafte Abrechnung anfechten oder eine Rückzahlung fordern. Vermieter wiederum können Nachzahlungen einklagen, wenn Mieter ihrer Zahlungspflicht nicht nachkommen. In einem solchen Fall profitieren sowohl Mieter als auch Vermieter von einer Rechtsschutzversicherung, die Mietangelegenheiten abdeckt.

‍

6.2. Wann lohnt sich eine professionelle Prüfung der Nebenkostenabrechnung?

In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, eine Nebenkostenabrechnung von einem Experten prüfen zu lassen. Hilfe verspricht dies besonders dann, wenn wiederholt Unstimmigkeiten auftreten oder die Berechnung sehr komplex ist, bietet eine professionelle Analyse durch einen Fachanwalt oder einen spezialisierten Dienstleister Sicherheit. Solche Prüfungen helfen dabei, Fehler aufzudecken und gegebenenfalls rechtliche Schritte fundiert vorzubereiten. Abhängig von der Streitsumme ist diese Vorgehensweise eine Überlegung wert, denn weigert sich die andere Partei, die zustehende Summe zu zahlen, verjährt der Anspruch nach drei Jahren (§ 195 BGB).

7. Fazit 

Das Mietverhältnis ist ein Geben und Nehmen – eine funktionierende Zusammenarbeit basiert auf klaren Regelungen und gegenseitigem Respekt – beide Seiten haben Rechte und Pflichten, die eingehalten werden müssen. Fehler oder Versäumnisse bei der Betriebskostenabrechnung können nicht nur finanzielle Nachteile mit sich bringen, sondern auch unnötigen Ärger verursachen. Wenn Sie als Vermieter alle Belege sorgfältig aufbewahren, die Abrechnung transparent gestalten und sich an die gesetzlichen Vorgaben halten, minimieren Sie das Risiko von Widersprüchen und Nachforderungen.

Die Nebenkostenabrechnung ist nur ein Beispiel dafür, wie anspruchsvoll die Verwaltung einer Immobilie sein kann. Neben der korrekten Abrechnung stehen Vermieter vor vielen weiteren Verwaltungsaufgaben. Besonders Wohnungseigentümer müssen sich nicht nur um die Mietverwaltung kümmern, sondern auch um die WEG-Hausverwaltung. Eine professionelle Verwaltung kann Sie in zahlreichen Bereichen entlasten, indem sie rechtliche, kaufmännische und technische Aufgaben übernimmt.

Wenn Sie nach einer zuverlässigen Hausverwaltung suchen, freuen wir uns darauf, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen.

‍

‍