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Alljährlich sind Vermieter dazu verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und sie den Mietern zukommen zu lassen. Hierfür gibt es gesetzlich festgelegte Fristen. Wer sie nicht einhält und die Abrechnung verspätet zustellt, muss mit unerwünschten Konsequenzen rechnen, denn im äußersten Fall führt die Nichtbeachtung der Abrechnungsfrist dazu, dass Sie die Kosten als Vermieter vollständig selbst tragen müssen. Es gibt verschiedene Fristen, abhängig davon, ob es um die Erstellung, Korrektur oder den Einspruch geht.
Diese Fristen gelten selbstverständlich nicht nur für den Vermieter selbst: Auch wenn Sie als WEG eine Hausverwaltung mit der Jahresabrechnung beauftragt haben, sind sie zu beachten und einzuhalten. Hausverwaltungen übernehmen üblicherweise die komplette Abwicklung der Betriebskostenabrechnung und kümmern sich auch um die Kommunikation mit den Mietern. Da Sie als Vermieter dennoch die Verantwortung für die Fristeinhaltung tragen, ist es ratsam, die wesentlichen Abrechnungstermine genau zu kennen und im Blick zu behalten. Wir haben für Sie alle wissenswerten Fakten rund um die Abrechnung der Nebenkosten einmal detailliert und übersichtlich zusammengestellt.
Bis wann muss eine Hausverwaltung die Nebenkostenabrechnung erstellen?
Vermieter dürfen die Nebenkosten, auch als Betriebskosten bezeichnet, auf ihre Mieter umlegen, müssen hierfür jedoch eine Jahresabrechnung erstellen und dem Mieter zukommen lassen. Nur wenn im Mietvertrag keine Vorauszahlung der Betriebskosten vereinbart ist - und der Mieter diese somit nicht zusätzlich zur Miete zahlen muss - oder die Abrechnung über eine vereinbarte Nebenkostenpauschale erfolgt, besteht diese Verpflichtung nicht. Die gesetzlichen Pflichten sind bei der Versendung der Abrechnung entscheidend, denn wenn dies nicht fristgerecht erfolgt, können Mieter sie anfechten. Der Abrechnungszeitraum für die Aufstellung der Betriebskosten muss laut § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB einmal im Jahr erfolgen. Üblich ist es, dass dieser Zeitraum mit dem Kalenderjahr identisch ist, es gibt jedoch auch die Option, diesen selbst festzulegen.
Für die Erstellung der Abrechnung hat die Hausverwaltung nach Ende des gewählten Abrechnungszeitraums genau zwölf Monate Zeit. Per Mietvertrag vereinbarte Verlängerungen dieser Frist sind nicht rechtens, weshalb Mieter die Nebenkostennachzahlung nicht leisten müssen, wenn die zwölf Monate überschritten wurden, auch wenn vertraglich ein längerer Zeitraum bestimmt wurde. Um eventuelle Fehler in der Abrechnung auszugleichen, besteht die Option, diese zu korrigieren. Dies kann innerhalb der zwölfmonatigen Frist erfolgen. Im Hinblick auf den verspäteten Eingang der Abrechnung gibt es nur wenige Ausnahmefälle, die in gerichtlichen Auseinandersetzungen als zulässig anerkannt wurden. Dies ist unter anderem der Fall, wenn die Fristversäumnis unverschuldet erfolgte, beispielsweise wenn die Abrechnung des Energieversorgers verspätet zugestellt wurde oder Mieter ausgezogen sind, ohne eine neue Adresse zu hinterlegen. Ansprüche aus der Abrechnung können bis zu drei Jahre geltend gemacht werden. Wenn Mieter Widerspruch gegen die Jahresabrechnung einlegen möchten, haben Sie nach deren Eingang genau ein Jahr Zeit hierfür. Dieser muss begründet und schriftlich zugestellt werden.
Beispiel für die Bestimmung der Abrechnungsfrist
Wenn Sie für die Abrechnung der Nebenkosten den Zeitraum zwischen dem 01.01.2023 und dem 31.12.203 vereinbart haben, muss der Mieter diese Abrechnung spätestens am 31.12.2023 erhalten haben. Hierfür ist unerheblich, ob die Nebenkostenabrechnung ohne Hausverwaltung oder mit der Unterstützung eines solchen Services erstellt wird. Falls der 31.12. auf einen Samstag oder Sonntag fällt, verlängert sich die Frist automatisch auf den nächsten Werktag, d. h. den 02.01.2024. Hat innerhalb dieses Jahres, zum Beispiel am 10.08., ein Mieterwechsel stattgefunden, gilt die gleiche Frist. Sie müssen allerdings beiden Mietern eine Abrechnung zukommen lassen, und zwar unter Berücksichtigung der jeweils verkürzten Zeiträume. Das bedeutet, dass der alte Mieter eine Abrechnung für die Zeit vom 01.01. bis 09.08. erhält, während die Abrechnung für den neuen Mieter vom 10.08. bis 31.12. datiert ist. Hierbei muss eine Zwischenablesung der Zählerstände erfolgen, damit die Abrechnung korrekt ist.
Vorgehensweise nach nicht erfolgter Jahresabrechnung
Wenn eine Jahresabrechnung nicht oder verspätet zugestellt wird, hängen die Konsequenzen davon ab, ob eine verspätete Hausgeldabrechnung der WEG als Grund zu bestimmen ist oder ob die Hausverwaltung dem Mieter die Jahresabrechnung direkt zustellt. Wenn eine verspätete Hausgeldabrechnung der WEG vorliegt, ist gemäß einer Entscheidung des BGH nicht der Vermieter verantwortlich, da die WEG-Hausverwaltung in diesem Fall kein Erfüllungsgehilfe des Vermieters ist. Somit kann dieser eine Nachforderung verlangen. Sofern die Hausverwaltung jedoch direkt für die Zustellung verantwortlich ist und damit als Erfüllungsgehilfe fungiert, ist der Vermieter verantwortlich, haftet für die Verspätung und kann in Folge keine Nachforderungen verlangen.
Das bedeutet: Der Mieter muss die Kosten für die Jahresabrechnung nicht zahlen und der Vermieter trägt sie selbst. Eine Ausnahme ist nur dann zulässig, wenn der Vermieter nachweisen kann, dass die Fristversäumnis unverschuldet erfolgt ist. Hierbei ist er als Verantwortlicher immer in der Beweislast. Die WEG hat bei einer nicht rechtzeitig erfolgten Abrechnung die Option, einen Anwalt hinzuzuziehen oder den Hausverwalter unter einer Fristsetzung zur Fertigstellung der Abrechnung aufzufordern. Hierbei sind alle Abrechnungsunterlagen und Belege samt Umlageschlüssel aufzuführen und auszuhändigen. Zudem kann jedes einzelne Mitglied der WEG den Anspruch an den Verwalter auch individuell durchsetzen. Sofern der Hausverwalter seiner Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung nicht nachkommt, kann dies über eine gerichtliche Klage verlangt und erwirkt werden.
Fazit - behalten Sie die Fristen der Jahresabrechnung im Blick
Die Fristen für die Jahresabrechnung der Nebenkosten gelten unabhängig davon, ob die Nebenkostenabrechnung mit oder ohne Hausverwaltung erfolgt. Die Verwaltung nimmt dem Vermieter sämtliche Aufwendungen, die mit der Zusammenstellung der Abrechnung im Zusammenhang stehen, ab. Es ist dennoch ratsam, die Fristen immer im Blick zu behalten und sich regelmäßig mit dem Hausverwalter abzustimmen, damit er frühzeitig mit der Erstellung der Jahresabrechnung beginnt. Ratsam ist zudem, dass Sie das Dokument rechtssicher zustellen, denn wenn der Mieter angibt, es nicht rechtzeitig und vollständig erhalten zu haben, sind Sie als Vermieter in der Beweislast. Die Abrechnung muss dem Vermieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Zeitraums zugestellt werden, eine Versäumnis ist nur in seltenen Fällen rechtens, wenn sie unverschuldet erfolgt. Die Erfassung und Abrechnung der Betriebskosten erfolgt für genau ein Jahr. Ein Widerspruch durch den Mieter ist innerhalb eines Jahres nach Erhalt der Abrechnung rechtens und möglich. Der Einspruch ist schriftlich darzulegen und muss ausreichend begründet sein. Ansprüche aus der Abrechnung verjähren bereits nach drei Jahren. Nur in sehr wenigen Ausnahmefällen ist es dann noch möglich, Erstattungen oder Nachforderungen vom Mieter zu verlangen.
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