1. Was macht ein Mietverwalter?
Zunächst einmal ist zu sagen, dass die Mietverwaltung ein Teilbereich der Hausverwaltung ist. Sie kümmert sich ausschließlich um die Verwaltung vermieteter Immobilien. Mietverwaltungen können sowohl für private Eigentümer als auch für große Immobiliengesellschaften handeln. Mietverwalter:innen übernehmen dabei alle Aufgaben, welche für den Eigentümer in seiner Rolle als Vermieter anfallen. Anders als die Aufgaben eines WEG-Verwalters werden die Aufgaben eines Mietverwalters weniger durch das Gesetz, sondern mehr durch individuelle vertragliche Vereinbarungen definiert. Üblicherweise können die einzelnen Aufgaben jedoch in drei Oberkategorien eingeteilt werden: Rechtliche Aufgaben, Administrative Aufgaben und Technische Aufgaben.
Rechtliche Aufgaben
Ein elementarer Aufgabenbestandteil des Mietverwalters ist das Abschließen von Mietverträgen. Hier kann auch vertraglich vereinbart werden, dass der Mietverwalter den Mietvertrag eigenständig erstellt. Darüber hinaus schließt er Mietverträge nicht nur ab, sondern kümmert sich auch darum, wenn Mietverträge gekündigt werden müssen oder werden. Des Weiteren kann er auch für den Eigentümer Verträge mit Firmen verhandeln, welche regelmäßige Wartungen oder anfallende Reparaturen übernehmen. Eine weitere Aufgabe in diesem Bereich ist die Meldung von Versicherungsschäden an die zuständige Versicherung. Zudem kann er den Eigentümer auf Wunsch auch bei Gerichtsterminen vertreten, insofern das Gericht die Anwesenheit des Eigentümers nicht explizit fordert. Sollten Mieter ihre Miete nicht rechtzeitig zahlen, so kümmert sich der Verwalter darum, dass er die fehlende Zahlung einfordert und bei Bedarf entsprechende Mahnverfahren führt. Insofern im Mietvertrag eine Staffelmiete oder regelmäßige Mieterhöhungen vereinbart sind, stellt der Mietverwalter sicher, dass die Mieter dieser Erhöhung rechtzeitig nachkommen. Zudem gibt er in der Regel die Information über eine Mieterhöhung an die Mieter weiter, welche beispielsweise durch eine Modernisierung entsteht.
Administrative Aufgaben
Der Verwalter übernimmt für den Eigentümer üblicherweise die Inserierung von freien Wohnungen. Hierzu schaltet er beispielsweise Anzeigen auf Immobilienportalen oder in Zeitungen. Zudem ist er für die Buchhaltung der Immobilie zuständig, hierzu gehört auch die Abrechnung aller anfallenden Kosten. Dies umfasst unter anderem die korrekte Erfassung der Mieteinnahmen sowie die Zahlung von Steuern und Versicherungsbeiträgen. Insofern Mieter die Miete mindern, weil sie einen Mangel in der Wohnung festgestellt haben, obliegt es dem Verwalter zu prüfen, ob die Minderung gerechtfertigt war. In Vertretung für den Eigentümer erstellt er zudem Rechnungen und Mahnungen. Es liegt in seiner Verantwortung, die jährliche Betriebskostenabrechnung zu erstellen und entsprechende Nebenkostenabrechnungen für die jeweiligen Mieter zu erstellen. Im Rahmen der administrativen Aufgabenübernahme kümmert sich der Mietverwalter zudem darum, die Versorger (bspw. Stadtwerke) rechtzeitig zu zahlen. Außerdem ist es seine Aufgabe, die Kommunikation mit allen notwendigen Personen, Behörden und Unternehmen aufrechtzuerhalten und wichtige Informationen auszutauschen. Insbesondere gegenüber Mietern ist er der erste Ansprechpartner. Eine weitere Aufgabe in diesem Bereich ist die Erstellung eines Räum- und Streuplans, insofern die Aufgaben nicht von der Mietverwaltung selbst übernommen werden.
Technische Aufgaben
Eine weitere Aufgabe für die Verwaltung ist die technische Verwaltung des Gebäudes. Der Mietverwalter ist dafür zuständig, die Immobilie, das Grundstück sowie alle dazugehörigen technischen Anlagen regelmäßig zu besichtigen, um Schäden und notwendige Reparaturen zeitnah festzustellen. Er ist auch der Ansprechpartner für Mieter, wenn es zu Schäden in der Wohnung kommt. Im Rahmen der technischen Aufgabenübernahme kommuniziert der Verwalter mit dem Eigentümer darüber, welche Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen notwendig sind. Neben der Beauftragung von Reparaturaufträgen kann der Mietverwalter auch Firmen damit beauftragen, Sanierungsarbeiten zu übernehmen. Zudem überwacht er die Durchführung der Aufgaben und nimmt die Arbeiten zum Schluss ab. Sollten ihm Mängel auffallen, obliegt es ihm, die Firma zur Mängelbeseitigung aufzufordern. Weiterhin übernimmt er die Wohnungsübergabe an neue Mieter:innen sowie von alten Mietern durch. Hierbei übergibt er auch die Schlüssel. Sollten Schlüssel verloren gehen oder durch Defekte ausgetauscht werden müssen, liegt dies ebenfalls in seinem Verantwortungsbereich.
2. Wer kann Mietverwalter werden?
Um Mietverwalter zu werden, muss die Person die Voraussetzungen des § 34 c Gewerbeordnung (GewO) erfüllen. Damit ist der Beruf des Mietverwalters ein zulassungspflichtiges Gewerbe. Damit jemand als Mietverwalter arbeiten kann, muss er über eine IHK-Prüfung zum Wohnimmobilienverwalter ablegen oder über eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Immobilienbereich verfügen.
Auf dieser Basis kann man sich bei einer Mietverwaltung anstellen lassen oder ein eigenes Unternehmen gründen. Hierbei sind verschiedene Rechtsformen denkbar. Es kann eine GmbH, eine UG oder auch ein Einzelunternehmen gegründet werden.
3. Wichtige Qualitäten eines Mietverwalters
Mietverwalter sind das Aushängeschild für Vermieter, die sich entscheiden, die Vermietung ihrer Immobilie in professionelle Hände zu geben. Es ist daher wichtig, dass der Mietverwalter qualitativ hochwertige Arbeit leistet, um die Zufriedenheit der Mieter zu gewährleisten. Darüber hinaus ist ein qualitativ guter Mietverwalter auch deswegen wichtig, weil andernfalls Fehler passieren können, welche zu Schadensersatzansprüchen führen können. Diese können sowohl vom Eigentümer gegenüber der Mietverwaltung entstehen als auch von den Mietern gegenüber den Eigentümern.
Ein guter Mietverwalter lässt sich unter anderem daran erkennen, dass er über gute zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügt. Hierzu gehören auch ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein sowie Zuverlässigkeit. Dies bedeutet konkret, dass er alle ihm obliegenden Pflichten fristgemäß und korrekt erfüllt. Außerdem sollte er neutral gegenüber allen Parteien sein. Dies ermöglicht ihm, die Interessen aller Parteien gleichmäßig zu vertreten. Darüber hinaus sollte ein Mietverwalter im besten Fall über ausreichend rechtliche Fachkenntnisse und praktische Erfahrungen verfügen, um anfallende Rechtsfragen im Arbeitsalltag richtig zu lösen. Darüber hinaus sollte er regelmäßig Fortbildungen besuchen, um stets auf dem aktuellen Stand zu sein und so den bestmöglichen Service zu bieten. Ebenfalls wichtig für die Qualität eines Mietverwalters ist eine gute Erreichbarkeit, dies umfasst auch zeitnahe Rückrufe. Darüber hinaus sollte er Fristen einhalten und durch proaktive Inserate langfristige Leerstände vermeiden.
Ein weiteres Qualitätsmerkmal ist, dass die Verwaltung der Immobilie möglichst digital erfolgt. Dies vermeidet, dass wichtige Dokumente und Dokumentationen verloren gehen.
4. Unterschied Mietverwalter oder Sondereigentumsverwalter
Der Unterschied zwischen einem Mietverwaltung und einem Sondereigentumsverwalter ist die Art der Immobilie, in welcher er tätig ist. Mietverwalter kümmern sich ausschließlich um Immobilien, welche einem einzigen Eigentümer gehören und vermietet werden. Sondereigentumsverwalter hingegen betreuen Wohnungen, welche in Gemeinschaftsimmobilien sind. Während Mietverwaltungen oftmals eigenständige Unternehmen sind, wird die Sondereigentumsverwaltung häufig von WEG-Verwaltungen angeboten. Eine weitere Möglichkeit ist, dass Immobilienverwaltungen alle drei Arten der Verwaltung anbieten. Dabei ist es sogar möglich, dass die in der WEG tätige WEG-Verwaltung gleichzeitig auch die Sondereigentumsverwaltung übernimmt.
Ein weiterer Unterschied sind die Verantwortlichkeiten. Während der Mietverwalter sich um das gesamte Gebäude inklusive der technischen Betreuung kümmert, ist der Sondereigentumsverwalter ausschließlich für die beauftragte Wohnung zuständig. Alle Gemeinschaftsbereiche fallen in die Verantwortung der WEG-Verwaltung.
5. Professioneller Mietverwalter: Vorteile und Nachteile
Ob man eine Mietverwaltung engagieren möchte, hängt von den persönlichen Bedürfnissen ab. Es gilt abzuwägen, ob die anfallenden Kosten in Relation zur erwarteten Entlastung stehen. Nachfolgend geben wir Ihnen eine Übersicht, welche Vor- und Nachteile Sie gegeneinander abwägen sollten:
Vorteile eines Mietverwalters
Eine Mietverwaltung bietet zunächst einen zeitlichen Vorteil für den Vermieter. Insbesondere wenn es um die Verwaltung mehrerer Objekte geht, bietet die Abgabe der Verwaltung eine hohe Zeitersparnis. Ein weiterer Vorteil ist, dass man als Vermieter bei Problemen vor Ort nicht zur Immobilie fahren muss, um das Problem zu beheben. Dies wird vollständig vom Mietverwalter übernommen. Ein sehr entscheidender Vorteil ist die Erfahrung sowie die fundierten Kenntnisse, welche von der Mietverwaltung mitgebracht werden. Die Verwaltung von Mietwohnungen ist mit vielen Hürden verbunden und erfordert viel Wissen über den Bereich. Insbesondere private Eigentümer oder Eigentümer mit Immobilien von gemischten Wohn- und Gewerbeimmobilien brauchen oftmals Unterstützung bei kompliziertem Sachverhalten. Fehlt Fachwissen, kann dies zu Fehlern führen. Eine Folge davon können Rechtsstreitigkeiten mit Mietern sein, die viel Geld kosten. Durch den Einsatz eines Verwalters kann dieses Risiko minimiert werden. Darüber hinaus hilft das Fachwissen und die Erfahrung, den Wert der Immobilie stabil zu halten oder im besten Fall zu steigern, weil Reparaturen und notwendige Sanierungsarbeiten rechtzeitig erfolgen. Zudem kann der Mietverwalter auch hinsichtlich möglicher Modernisierungsvorhaben beraten.
Nachteile eines Mietverwalters
Ein zu benennender Nachteil sind die Kosten, welche für die Beauftragung entstehen. Dabei sollte berücksichtigt werden, dass einige Anbieter für spezifische Leistungen Sonderhonorare berechnen. Wer sich vor dieser Kostenfalle schützen möchte, sollte daher im Vorfeld den Vertrag gründlich studieren. Hier lohnt es sich zunächst zu rechnen, ob durch den Einsatz einer Mietverwaltung noch ausreichend Gewinn erwirtschaftet wird beziehungsweise ob ausreichend Rücklagen für notwendige Reparaturen entstehen können. Ob sich eine Mietverwaltung lohnt, hängt häufig davon ab, wie groß die Immobilie ist, da die Preise oftmals pro Einheit berechnet werden. Hier profitieren Immobilienbesitzer mit vielen Wohneinheiten gegenüber Eigentümern mit weniger Einheiten. Ein weiterer Nachteil ist, dass man als Vermieter einen Großteil seiner Kontrolle über die Vermietung abgibt. Hierbei ist es notwendig, ausreichend Vertrauen in die Fähigkeiten des ausgewählten Verwalters zu haben, sodass eine vertrauensvolle Zusammenarbeit möglich ist. Ebenfalls bedacht werden sollte ist, dass nicht jede Mietverwaltung qualitativ hochwertige Arbeit leistet. Insbesondere günstige Anbieter bieten oft einen geringen Leistungsumfang und qualitativ weniger hochwertige Arbeit. Wer wenig Geld zur Beauftragung zur Verfügung hat, sollte daher erwägen, die Verwaltung des Objekts selbst zu übernehmen. Ein weiterer Nachteil kann mangelnde Transparenz sein. Dies führt dazu, dass der Eigentümer nur unzureichend über die Vorgänge bezüglich seiner Immobilie informiert wird und so keine Übersicht hat.
6. Fazit
Mietverwaltungen stellen eine gute Möglichkeit dar, um sich als Eigentümer bei der Vermietung der Immobilie zu entlasten. Der Mietverwalter übernimmt alle wesentlichen Aufgaben in Bezug auf die Instandhaltung und Vermietung des Objektes. Sein Einsatz bietet dem Eigentümer die Möglichkeit, auf ein großes Fachwissen zurückgreifen und damit auch Rechtssicherheit in Bezug auf die Vermietung zu erhalten. Durch die Anpassung der Gesetzeslage hinsichtlich der Zulassung von Mietverwaltern erhalten Eigentümer zusätzliche Sicherheit. Wer eine Immobilie besitzt und diese verwalten möchte, muss bei der Beauftragung zwischen Sondereigentums- und Mietverwaltung unterscheiden. Ob sich die Beauftragung eines Mietverwalters lohnt, ist vor allem von den Kosten abhängig und stellt daher eine individuelle Entscheidung dar.
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