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1. Welche Vergütung oder Aufwandsentschädigung ist für einen WEG-Beirat angemessen?
Der WEG-Beirat unterstützt den externen oder internen Verwalter bei seiner Arbeit und schaut diesem auch prüfend über die Schulter – dies erfolgt grundsätzlich unentgeltlich.
Allerdings ist die Tätigkeit mit nicht unerheblichem Aufwand verbunden, wodurch den Beiratsmitgliedern regelmäßig Auslagen bzw. Aufwendungen entstehen.
Daher hat der WEG-Beirat einen Anspruch auf den Ersatz dieser Aufwendungen. Dieser Ersatz kann entweder dem tatsächlichen getätigten Aufwand entsprechen oder pauschal als Entschädigung geltend gemacht werden.
Welche Höhe der pauschalen Aufwandsentschädigung angemessen ist, lässt sich sogar konkret formulieren: Als Aufwandsentschädigung für Mitglieder des WEG-Beirats sind 100 € pro Person im Jahr angemessen.
Dies entschied auch das Amtsgericht München in seinem Urteil vom 01.02.2017 (Az. 481 C 15463/16 WEG) und stellte darüber hinaus fest, dass eine Aufwandsentschädigung von rund 500 € jährlich überhöht sei, selbst wenn die Tätigkeit des Verwaltungsbeirats sich als besonders umfangreich bzw. aufwändig gestalte.
Das Amtsgericht führte an, dass eine so hohe Entschädigung schlichtweg nicht dem Grundsatz ordnungsmäßiger Verwaltung entspreche: Der Betrag von 500 € wurde durch ein umfassenderes Tätigwerden des WEG-Beirats, nicht aber durch einen höheren finanziellen Aufwand begründet. Denn: Rechtlich werden Aufwendungen als freiwillige Vermögensopfer (!) definiert.
Daher kann die Aufwandsentschädigung in ihrer Höhe nicht dem Zeitaufwand der Beiratsmitglieder angepasst werden, da immer noch der Grundsatz der Unentgeltlichkeit der Tätigkeit beachtet werden muss. Nur finanzielle Aufwendungen (ob konkret oder angemessen pauschal) können berücksichtigt und erstattet werden.
2. Muss eine gesetzliche Regelung beachtet werden?
Es besteht keine gesetzliche Norm, die einen konkreten Betrag beziffert, der als Aufwandsentschädigung für den Verwaltungsbeirat angemessen ist.
Zwar dient § 29 Abs. 2 WEG (Wohnungseigentumsgesetz) als Orientierung bezüglich der Tätigkeit des Verwaltungsbeirats, lässt jedoch keine Schlüsse hinsichtlich der Vergütung zu:
Die Norm besagt „nur“, dass der WEG-Beirat den Hausverwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben unterstützt.
Die Entschädigung des WEG-Beirats kann jedoch per Beschluss auf der Eigentümerversammlung oder durch einen Umlaufbeschluss vereinbart werden: Hier wird beschlossen, dass eine Aufwandsentschädigung erfolgt und in welcher konkreten Höhe.
Rechtlich handelt es sich bei der Beziehung des Verwaltungsbeirats zu der Eigentümergemeinschaft um ein Auftragsverhältnis: Auftraggeber ist in diesem Fall die WEG und Beauftragter jedes Mitglied des WEG-Beirats.
Daher bietet das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) finalen Aufschluss über das Bestehen einer Aufwandsentschädigung von WEG-Beiräten:
§§ 662, 670 BGB regeln das Auftragsrecht und bestimmen, dass der Auftrag zwar unentgeltlich erfolgt, der Beauftragte jedoch den Ersatz seiner Aufwendungen vom Auftraggeber verlangen kann, die er zum Zwecke der Ausführung des Auftrags gemacht hat.
3. Unterschied zwischen Aufwandsentschädigung, Auslagenersatz & Vergütung
Um Ungenauigkeiten in der Begriffsverwendung zu vermeiden, wenn es um die Frage einer „Bezahlung“ des WEG-Beirats geht, werden im Folgenden die wichtigsten Begriffe und deren Inhalt vorgestellt.
Aufwandsentschädigung
Bei der Aufwandsentschädigung handelt es sich um einen pauschalen Betrag, der den Mitgliedern des WEG-Beirats gezahlt wird und deren getätigte Aufwendungen erstatten soll.
Diese Kompensation kann durch Beschluss auf einer Eigentümerversammlung oder per Umlaufverfahren festgelegt werden. Es besteht die Möglichkeit, dem Verwaltungsbeirat jährlich einen Gesamtbetrag zu übergeben, welcher dann unter den Mitgliedern aufgeteilt wird, oder jedem Beiratsmitglied die jeweilige Summe „einzeln“ zu zahlen.
Wichtig ist, dass die Aufwendungen den konkreten Umständen nach erforderlich und angemessen waren und im Zusammenhang mit der Beiratstätigkeit standen.
Gängige Beispiele für Aufwendungen sind etwa:
- Fahrtkosten,
- Telefonkosten,
- der Erwerb von Fachliteratur
- oder Besuche von Fort- oder Weiterbildungen sowie Kopierkosten.
Zur Ermittlung der Angemessenheit muss der konkrete Einzelfall betrachtet werden.
Die Aufwandsentschädigung muss voll versteuert werden, da keine Steuerbefreiungsregelung greift (vgl. § 3 EStG).
Wichtiger Hinweis: Um alle steuerlichen Aspekte zu klären, sollten Sie jedoch die Beratung durch einen Steuerberater in Betracht ziehen. So können genau Sachverhalte nochmals genauer geklärt werden.
Vergütung
Soll der WEG-Beirat über den gängigen Umfang der Arbeit hinaus tätig und etwa für Geschäftsbesorgungen der WEG bestellt werden, wodurch er im Rechtsverkehr für die Eigentümergemeinschaft auftritt, kann in einem entsprechenden Beschluss die Vergütung der Beiratsmitglieder gefasst werden.
Dies gilt auch dann, wenn die Tätigkeit aufgrund der Größe der WEG mit enormem Aufwand verbunden ist. Neben dem Beschluss kann bereits in der Teilungserklärung die Vergütung des WEG-Beirats festgelegt werden: Daher lohnt sich der Blick in die Erklärung nicht nur für bestehende Eigentümer, sondern auch insbesondere für Kaufinteressenten.
Es liegt eine entgeltliche Geschäftsbesorgung vor, bei der ein Vergütungsanspruch bereits in §§ 611, 675 BGB rechtlich verankert ist und dem WEG-Beirat daher zusteht. Die Vergütung ist steuerpflichtig. Auch hier sollten Sie sich zu genauen steuerlichen Fragen den Rat von einem Steuerberater einholen.
Auslagenersatz
Häufig werden die Begriffe „Auslagenersatz“ und „Aufwandsentschädigung“ synonym verwendet.
Anders als bei der pauschalen Aufwandsentschädigung geht es vorliegend um den Ersatz konkreter Auslagen, die nur erstattungsfähig sind, wenn sie gegenüber der Eigentümergemeinschaft nachgewiesen werden können. Dies kann etwa durch Vorlage einer Quittung geschehen.
Die Auslagen bzw. Aufwendungen müssen zwingend bei der Ausübung der Beiratstätigkeit entstanden sein oder im Zusammenhang mit dieser Tätigkeit stehen. Sie dürfen auch nicht überzogen, müssen daher angemessen sein.
Der Auslagenersatz unterliegt nicht der Steuerpflicht. Auch hier empfiehlt sich aber die Beratung durch Ihren Steuerberater.
4. FAZIT: Vergütung des Verwaltungsbeirats einer Eigentümergemeinschaft
Wie und in welcher Höhe der Verwaltungsbeirat vergütet bzw. dessen Aufwendungen ersetzt werden, geht aus der Art der rechtlichen Beziehung zwischen WEG-Beirat und Eigentümergemeinschaft und der zugrundeliegenden gesetzlichen Regelung sowie den zwischen der WEG und dem Beirat getroffenen Vereinbarungen hervor.
Regelmäßig kann jedoch von einem unentgeltlichen Tätigwerden des Verwaltungsbeirats ausgegangen werden, wobei dessen Mitgliedern der Ersatz ihrer getätigten Aufwendungen zusteht – ob als Pauschale oder konkrete Erstattung.
Auch WEGs in Selbstverwaltung mit einem internen Verwalter kann ein Beirat unterstützend zur Seite stehen und von Matera profitieren.
Matera ist die neue Art der WEG-Verwaltung, die mit ihrer modernen, digitalen Plattform die Organisation und Betreuung der Eigentümergemeinschaft so effizient und transparent wie noch nie macht.
Ein Team aus hoch spezialisierten WEG-Experten steht der Eigentümergemeinschaft jederzeit mit seinem fachlichen Know-how und langjährigen Erfahrungsschatz zur Verfügung.
Matera berücksichtigt darüber hinaus die besondere Stellung des Verwaltungsbeirats: Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ist bei Matera inklusive und Sie als Beiratsmitglied somit abgesichert.
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