Comment choisir et comparer les devis de syndics de copropriété ?

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Afin d’élire un syndic de copropriété lors d’une assemblée générale, il est nécessaire d’établir des devis pour comparer les honoraires et les prestations proposées par les syndics de copropriété. Dans cet article, on vous explique comment choisir un devis adapté aux besoins de votre copropriété.

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Qu'est-ce qu'un devis de syndic de copropriété ?

Un devis de syndic de copropriété est un document commercial qui décrit l’ensemble des prestations de services proposées par un syndic professionnel. Un devis est toujours accompagné d’un contrat de syndic. À noter que les syndics professionnels sont dans l’obligation de présenter un contrat-type défini par la loi ALUR. Ce modèle permet de faciliter la mise en concurrence et d’encadrer les prestations des syndics de copropriété.

Les propositions doivent inclure des éléments techniques et administratifs pour offrir une vision complète des coûts et services.

Les honoraires des devis de syndic de copropriété

Les honoraires sont fixés librement par les syndics de copropriété professionnels. Néanmoins, la rémunération du syndic comprend :

• Un forfait de base pour la gestion courante de l’immeuble et l’entretien des parties communes ;
• Des frais annexes pour toute prestation supplémentaire non incluse dans le forfait de base.

Nous détaillerons ci-après les différentes prestations proposées par les syndics de copropriété.

En copropriété, l’ensemble des copropriétaires participe au paiement du syndic. Les frais sont répartis à la hauteur de la quote-part des parties communes détenue par chaque copropriétaire. Le prix du syndic est inclus dans le budget prévisionnel. Les copropriétaires participent au paiement du syndic en répondant aux appels de fonds.

Bon à savoir :

Pour réaliser des économies de charges, vous pouvez opter pour un syndic non-professionnel. Ce modèle regroupe le syndic bénévole et le syndic coopératif. En syndic bénévole, un seul copropriétaire est élu en qualité de syndic. En syndic coopératif, en revanche, c’est le conseil syndical qui gère la copropriété de façon collégiale. Le président du conseil syndical est celui qui détient la qualité de syndic.

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Les prestations du forfait de base pour la gestion de la copropriété

Les prestations incluses dans le forfait de base du syndic sont réglementées par l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Il s’agit de :

• La gestion administrative : le syndic doit notamment convoquer et tenir au moins une assemblée générale annuelle, garantir le respect du règlement de la copropriété, etc ;
• La gestion financière et comptable : le syndic doit établir le budget prévisionnel, effectuer les relances impayés, payer les fournisseurs au nom du syndicat des copropriétaires, etc ;
• La gestion du personnel et de l’entretien de l’immeuble : le syndic est en charge du maintien de la propreté des parties communes, de la gestion des fournisseurs et salariés de l’immeuble, etc.

Le prix du syndic varie selon les prestations proposées. Néanmoins, on constate qu'un forfait de base d’un syndic coûte entre 150€ et 200€ en moyenne, par an et par lot.

Nous vous conseillons de consulter les avis Google des différents syndics à qui vous avez demandé des devis pour vous faire une idée sur la qualité de gestion.

Bon à savoir :

Pour faire des économies, vous pouvez opter pour un syndic coopératif. En ce modèle, les critères de sélection incluent la disponibilité temps des conseillers syndicaux et leur capacité à gérer les tâches techniques du syndic. Ce modèle est particulièrement avantageux si vous souhaitez éviter les frais élevés. Le syndic coopératif est sans rémunération fixe, mais il doit tout de même souscrire une assurance de responsabilité civile pour couvrir les risques. En cas de changement de syndic, le syndic sortant doit transmettre l'ensemble des documents dans les délais fixés, incluant les archives de copropriété et l'état des comptes, garantissant ainsi une continuité de gestion.

Quelles sont les prestations supplémentaires payantes ?

Comme vu précédemment, certaines prestations ne sont pas incluses dans le forfait de base du syndic professionnel. C’est pourquoi, il est important de lire attentivement un devis et les conditions du contrat associé pour connaître à l’avance les frais annexes et estimer le budget de la copropriété.

En copropriété, les propositions de devis peuvent inclure des prestations supplémentaires, ce qui augmente le coût global. Certaines tâches non incluses dans le forfait de base, comme la tenue de travaux, sont facturées selon des critères spécifiques établis par décret pour éviter les abus de coût.

Dans la pratique, on retrouve des frais supplémentaires appliqués pour plusieurs types de prestations dont voici quelques exemples :

• L’édition d’un état daté : il s’agit d’un document obligatoire en cas de vente d’un lot de copropriété. Contrairement au pré-état daté, l’état daté doit être établi par le syndic et doit être remis à l’acheteur au plus tard avant la signature de l’acte authentique de vente. C’est au vendeur de payer les frais supplémentaires liés à l'établissement d’un état daté.

Bon à savoir :

Pour éviter des abus, depuis la réforme de la copropriété, le prix de l’état daté est plafonné à 380€ TTC. Avec Matera, l’édition d’un état daté est automatisée sur la plateforme et sans aucun surcoût !

• Depuis la loi ALUR de 2014, une rémunération pour le syndic est prévue dans le cadre de gros travaux. En effet, le syndic de copropriété est rémunéré pour comparer et proposer des devis en assemblée générale, superviser le bon déroulement des travaux et souscrire aux assurances adéquates. La rémunération se base sur un pourcentage du devis hors taxes. En moyenne, un syndic professionnel prend une commission de 4% du montant total HT des travaux ;
• Toute autre action demandant une charge de travail administrative supplémentaire telle que l’envoi d’une lettre recommandée, l’édition d’un document comptable, la tenue d’une assemblée générale extraordinaire, etc.

Attention !

Des associations de consommateurs ont alerté les copropriétaires sur les abus de pouvoir des syndics professionnels concernant la surfacturation des frais annexes. Ces pratiques abusives constituent un motif légitime et sérieux pour révoquer le syndic en assemblée générale avant l’expiration de son mandat. La résolution doit être votée par le syndicat des copropriétaires à la majorité absolue de l’article 25. Toutefois, attention, comme une copropriété ne peut être dépourvue de syndic, les copropriétaires doivent également choisir un nouveau syndic lors de la même assemblée générale.

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Pourquoi faut-il réaliser un ou plusieurs devis de syndic de copropriété ?

La mise en concurrence du syndic actuel est obligatoire

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 stipule que le conseil syndical est dans l’obligation de mettre en concurrence le syndic actuel lors du renouvellement du syndic de copropriété pendant l’assemblée générale annuelle. Il est possible de mettre en concurrence son syndic avec :

• Un syndic professionnel : il s’agit d’une société externe à laquelle font appel les copropriétaires pour gérer la copropriété en échange d’honoraires. Il existe des cabinets de syndic traditionnels mais aussi des syndics en ligne qui ont récemment fleuri sur le marché. Les devis des syndics en ligne sont généralement moins chers, mais attention, ce modèle comporte quelques limites. En particulier, comme le syndic ne possède pas d’agence physique, il ne peut pas se déplacer dans la copropriété ;
• Un syndic non-professionnel : l’autogestion permet de réaliser des économies de charges et de retrouver de la transparence dans la gestion de la copropriété. Il existe deux modèles de syndic non-professionnel : le syndic bénévole et le syndic coopératif. En syndic bénévole, un seul copropriétaire est élu en qualité de syndic. En syndic coopératif, c’est le conseil syndical qui gère de façon collégiale la copropriété. Le président du conseil syndical est celui qui détient légalement la qualité de syndic.

Dans la pratique, si aucun devis de syndic de copropriété n’a été proposé, il n’y a pas de sanction prévue par la loi et la réélection du syndic actuel est tout de même possible.

Bon à savoir :

Un ou plusieurs copropriétaires ou le conseil syndical peut procéder à la mise en concurrence du syndic.

La mise en concurrence peut vous aider à réduire les frais de syndic et les charges de copropriété

Les syndics professionnels proposent des forfaits de base pour les copropriétés à des prix différents qui varient selon plusieurs facteurs : la localisation de la copropriété, le nombre de lots, la qualité de service, etc. La mise en concurrence peut vous permettre de trouver des contrats moins chers, et de facto, de vous faire réaliser des économies sur le prix du syndic.

Par ailleurs, de par ses missions, le syndic est chargé de la gestion des contrats fournisseurs (énergie, maintenance ascenseur, forfait ménage, etc.). À la date d’anniversaire de chaque contrat, le syndic ou le conseil syndical doit proposer la mise en concurrence de plusieurs devis et organiser un vote à la majorité absolue. Si aucune mise en concurrence n'est effectuée, les contrats sont reconduits tacitement et il n’est pas possible de négocier les tarifs.

Bon à savoir :

Dans le cadre d’un syndic coopératif, ce sont les conseillers syndicaux qui choisissent les devis fournisseurs à mettre en concurrence, ce qui permet de réaliser des économies non négligeables ! Pour choisir les bons prestataires, Matera vous donne accès à un annuaire de fournisseurs recommandés par les copropriétés clientes près de chez vous !

Quand réaliser les devis de syndic de copropriété ?

Les devis de syndic de copropriété sont à réaliser en amont de l’assemblée générale annuelle. Vous devez ensuite envoyer les différents devis à votre syndic actuel pour qu’il les ajoute à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Nous vous conseillons de les envoyer au minimum 2 mois avant la date de l’assemblée pour les raisons suivantes :

• S’assurer que l’envoi recommandé a bien été reçu par le syndic de copropriété, et que la résolution a été inscrite à l’ordre du jour ;
• Permettre aux copropriétaires de communiquer entre eux sur la décision de changer de syndic en amont de l’assemblée générale ;
• Décider d’opter pour un syndic coopératif : si la copropriété ne possède pas de conseil syndical, la nomination des conseillers syndicaux devra également être ajoutée à l’ordre du jour de l’assemblée générale de transition.

Bon à savoir :

Les différents devis de syndic sont joints à la convocation de l’assemblée générale qui doit être envoyée par le syndic au moins 21 jours avant la date de l’AG. La convocation devra indiquer si l’assemblée générale se tient en présentiel ou en visioconférence. Dans le premier cas, la convocation précise également le lieu de tenue de l’assemblée générale.

Comment signer un devis et changer de syndic de copropriété ?

Le changement de syndic s’effectue lors de l’assemblée générale des copropriétaires à la majorité absolue de l’article 25, soit la majorité des voix de tous les copropriétaires, y compris les non-représentés et les absents. À noter que les copropriétaires peuvent voter pour un autre syndic professionnel ou bien décider de passer en syndic non-professionnel.

Conformément à l’article 25-1 de la loi de 1965, si la majorité n’est pas atteinte, mais qu’un syndic obtient au moins un tiers des tantièmes, un second vote est réalisé lors de la même assemblée générale, cette fois à la majorité simple. Pour rappel, la majorité simple ne prend en compte que les voix des copropriétaires présents ou représentés lors de l’assemblée générale.

Dès lors que le changement de syndic a été voté, le syndic sortant doit fournir l’ensemble des documents juridiques et comptables au nouveau syndic. Le délai dont dispose le syndic est de :

• 15 jours pour remettre la situation de la trésorerie et les informations bancaires des copropriétaires ;
• 1 mois pour transmettre les archives de la copropriété ;
• 3 mois pour transmettre l’état des comptes de chacun des copropriétaires et ceux du syndicat des copropriétaires.

Bon à savoir :

Si le syndic sortant refuse de transmettre les documents et les archives au nouveau syndic dans un délai de 3 mois après l’arrêt de ses fonctions, le président du conseil syndical peut procéder à une mise en demeure. Après 8 jours sans réponse, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut intenter une action en justice contre l’ancien syndic au tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble qui pourra ordonner la remise des documents.

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