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Einladung zur Eigentümerversammlung: Das müssen Sie wissen (im Jahr 2024)

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Einladung zur Eigentümerversammlung: Das müssen Sie wissen (im Jahr 2024)

Aktualisiert am:
10.5.2024
Autor:
Oliver Werrmann
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Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Organ, um Entscheidungen in einer WEG zu treffen. Jedoch müssen einige Formalitäten beachtet werden, damit keine Fehler unterlaufen. So auch bei der Einladung zur Eigentümerversammlung. Worauf Sie hierbei achten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

1. Wer darf eine Eigentümerversammlung einberufen? 

Grundsätzlich muss der Hausverwalter gemäß § 24 Abs. 1 WEG mindestens einmal pro Jahr eine ordentliche Eigentümerversammlung einberufen.

Die Pflicht zur Einberufung trifft ihn gemäß § 24 Abs.2 WEG auch dann, wenn “dies in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird”. 

Es gibt jedoch Ausnahmen! Sollte gemäß § 24 Abs. 3 WEG ein Verwalter fehlen oder sich weigern, kann auch der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Vertreter die Einberufung übernehmen. Dieser Fall kann eintreten, wenn bspw. ein Verwalter in den Ruhestand geht und keinen Nachfolger hat.

Doch was machen Wohnungseigentümergemeinschaften ohne einen Verwaltungsbeirat oder eine Hausverwaltung? Insbesondere bei kleinen 2er oder 3er WEGs kommt es häufig vor, dass beide Positionen unbesetzt sind. Dank § 24 Abs. 3 WEG können auch Wohnungseigentümer in verwalterlosen WEGs die Einberufung einer Wohnungseigentümerversammlung übernehmen. Es gibt jedoch eine Voraussetzung: Ein Beschluss muss vorliegen, damit ein WEG-Mitglied diese Aufgabe übernehmen kann.

Hinweis für selbstverwaltete WEGs: Ist Ihre WEG in der Selbstverwaltung? Ein Wohnungseigentümer, der zum internen Verwalter bestellt wurde, übernimmt in diesem Fall die Einberufung der WEG-Versammlung. 

2. Welche Frist muss bei der Einladung zur Eigentümerversammlung beachtet werden?

Spätestens drei Wochen vor dem Versammlungstermin müssen die Teilnehmer der Eigentümerversammlung (ETV) in Textform (Brief, per E-Mail oder Fax) eingeladen werden. Die rechtliche Grundlage bildet dafür § 24 Abs. 4 WEG. Durch diese Frist soll sichergestellt werden, dass alle Wohnungseigentümer frühzeitig informiert werden und die Teilnahme an der Versammlung einplanen können. 

Längere Fristen können Eigentümergemeinschaften auch mit dem zuständigen Hausverwalter vereinbaren.

Doch bis wann muss die Einladung spätestens versendet werden, um die gesetzliche Ladungsfrist von drei Wochen einzuhalten? 

Die Frist beginnt, wenn die Einladung dem letzten Eigentümer der Eigentümerversammlungen schriftlich vorliegt (LG München I, Endurteil v. 27.09.2018 – 36 S 18251/16 WEG).

Somit ist der Zugang entscheidend und nicht der Versandzeitpunkt oder der Poststempel! Um diesen Sachverhalt besser zu veranschaulichen, haben wir zwei Bespiele für Sie:

Frist wird eingehalten: 

Am 14.10.2024 soll die alljährliche Wohnungseigentümerversammlung in der WEG Müllerstraße 1 durchgeführt. Wie in vielen anderen Eigentümergemeinschaften gilt auch hier die gesetzliche Frist von 3 Wochen. 

Um diese Frist einzuhalten, müssten alle Teilnehmer bis zum 22.09.2024 die Einladung erhalten. Das ist in diesem Fall passiert, da der Verwalter bereits am 19.09.2024 eine E-Mail an alle Eigentümer verschickt hat. Somit wurde die Ladungsfrist eingehalten. 

Frist wird nicht eingehalten:

Bei der WEG Weberstraße 1 findet auch am 14.10.2024 eine WEG-Versammlung statt. Der Verwalter verschickt die Einladung per Post und vergisst zwei Eigentümer. So erhalten Frau Müller und Herr Meier ihre Schreiben erst am 09.10.2024. Per se wären alle Beschlüsse der Eigentümerversammlung nach wie vor gültig.

Durch die Nichteinhaltung der Frist steht dennoch ein Grund für eine Beschlussanfechtung im Raum. Beide Eigentümer müssten jedoch bei einem Prozess darlegen, dass sie durch die verspätete Einladung einen Nachteil bei der Abstimmung erlitten haben (LG München I, Endurteil v. 27.09.2018 – 36 S 18251/16 WEG). Dieses Risiko sollte dennoch durch die Einhaltung der Frist vermieden werden.

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Gut zu wissen :
Werden Einladung per E-Mail an alle Eigentümer versendet, erfolgt die Zustellung sofort. Somit können auch am letzten Tag vor Fristbeginn Schreiben verschickt werden. Wird die Einladung per Brief versendet, muss immer die Postlaufzeit beachtet werden. Berücksichtigen Sie auch Sonn- und Feiertage bei der Zustellung!

3. Was muss eine Einladung zur Eigentümerversammlung beinhalten? 

Auch auf formeller Ebene müssen einige Dinge beachtet werden. Insbesondere beim Einladungsschreiben werden oftmals wichtige Information vergessen.

So sollten folgende Punkte immer aufgeführt werden: 

  • Name und Anschrift des Empfängers (z.B. Eigentümer)
  • Name und Anschrift der Verwaltung
  • Anschrift und Bezeichnung der WEG
  • Tagesordnung
  • Informationen zum Versammlungsort (Adresse und Name)
  • Datum und Uhrzeit der Versammlung

Ferner können einem Einladungsschreiben auch ein Muster für eine Vollmacht beigefügt werden. Dadurch können Eigentümer auch im Krankheitsfall ihr Stimmrecht ausüben und einen Stellvertreter zur Eigentümerversammlung schicken. Jedoch müssen die Regelungen aus der Gemeinschaftsordnung berücksichtigt werden, da nicht jede Person eine Vollmacht erhalten darf. Deshalb wird in einer Einladung auch oftmals darauf hingewiesen.  

4. Wer muss zu einer WEG-Versammlung eingeladen werden? 

Grundsätzlich müssen alle Eigentümer eingeladen werden. Auch zukünftige Wohnungseigentümer, die noch nicht in der WEG wohnen, dürfen bei der Einladung nicht vergessen werden.

Voraussetzung ist in beiden Fällen, dass ein Grundbucheintrag vorliegt. Doch wer darf darüber hinaus an einer Eigentümerversammlung teilnehmen? In bestimmten Situationen können Experten eingeladen werden, die die WEG in juristischen, technischen und rechtlichen Fragen unterstützen. Dazu zählen u.a.:

  • Rechtsanwälte
  • Bausachverständiger
  • Statiker
  • Architekten
  • Steuerberater

Außerdem müssen bspw. bei einem Insolvenzverfahren, einem Todesfall oder einer Zwangsvollstreckung die nachfolgenden Personen eingeladen werden: 

  • Zwangsverwalter
  • Nachlassverwalter
  • Insolvenzverwalter
  • Testamentsvollstrecker

Wichtiger Hinweis: Oftmals stellt sich für WEGs die Frage, ob Familienmitglieder oder Freunde teilnehmen dürfen. Das ist nicht möglich, da eine Eigentümerversammlung unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattfindet.

5. Kostenlose Muster-Einladung für eine Eigentümerversammlung

Sie benötigen für die Einberufung einer Eigentümerversammlung eine Vorlage? Wir haben eine kostenlose Muster-Einladung für Sie erstellt, die Ihnen die Arbeit deutlich vereinfacht.

Die Vorlage beinhaltet neben einem Einladungsschreiben auch eine Tagesordnung und eine Vollmachtserklärung. Laden Sie sich unsere Muster-Einladung ganz einfach mit einem Klick auf den Banner herunter:

6. FAZIT: Einladung zur Wohnungseigentümerversammlung

Wir hoffen, dass Sie durch unseren Beitrag mehr über die Einladung zur WEG-Versammlung erfahren haben. Insbesondere die Formalitäten bereiten oftmals Unbehagen, da viele Details beachtet werden müssen. 

Falls Sie gerade auf der Suche nach einer neuen WEG-Verwaltung sind, sollten Sie sich auf jeden Fall Matera anschauen.

Matera bietet WEGs eine umfassende Unterstützung bei der Selbstverwaltung durch ein erfahrenes Expertenteam. Von der Einrichtung der Buchhaltung bis hin zur Umsetzung von Beschlüssen kümmert sich Matera um alles.

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