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In diesem Beitrag erfahren Sie, welche gesetzlichen Vorgaben für die Heizkostenabrechnung gelten und wie sie korrekt erstellt wird. Zudem erhalten Sie praxisnahe Tipps, um Fehler zu vermeiden und die Abrechnung so zu gestalten, dass sie für alle Beteiligten nachvollziehbar bleibt. Von der Definition über die gesetzliche Lage bis hin zu den Anforderungen und Fristen bietet dieser Leitfaden einen umfassenden Überblick, der sowohl für Eigentümer als auch für Mieter von Nutzen ist.
1. Was ist eine Heizkostenabrechnung?
In einer WEG teilen sich mehrere Eigentümer die Heizkosten eines Gebäudes. Die Heizkostenabrechnung stellt sicher, dass diese Kosten fair und transparent verteilt werden. Sie basiert auf dem Verbrauch der einzelnen Einheiten und berücksichtigt verschiedene Faktoren wie den energetischen Zustand des Gebäudes und die individuellen Verbrauchsdaten.
Die Heizkostenabrechnung ist ein zentrales Thema für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs). Sie sorgt nicht nur für die gerechte Verteilung der Heizkosten, sondern kann auch zu Unstimmigkeiten führen, wenn sie nicht korrekt erstellt wird.
1.1 Definition
Die Heizkostenabrechnung ist ein Dokument, das die auf eine WEG entfallenden Heizkosten aufschlüsselt und auf die einzelnen Eigentümer verteilt. Sie enthält sowohl die verbrauchsabhängigen als auch die verbrauchsunabhängigen Kosten und zeigt auf, wie sich diese auf die jeweiligen Wohnungen verteilen. Seit der Novellierung der Heizkostenverordnung muss die Abrechnung auch zusätzliche Angaben zu den Energiekosten enthalten. Dies soll zusätzliche Transparenz für Mieter schaffen.
1.2 Gesetzliche Grundlage für die Abrechnung der Heizkosten
In Deutschland regelt die Heizkostenverordnung (HeizkostenV oder HKVO) die Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten.
Laut dieser Verordnung müssen mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem tatsächlichen Verbrauch der Nutzer abgerechnet werden. Die restlichen Kosten werden nach einem festen Schlüssel verteilt. Der Schlüssel ist meist auf der Wohnfläche basiert.
Werfen wir einen Blick auf die Situation von Wohnungseigentümergemeinschaften:
In einer WEG besteht ebenfalls die Verpflichtung zur verbrauchsabhängigen Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten, die Heizkostenverordnung gilt auch für sie unmittelbar. Diese Kosten müssen getrennt nach Verbrauch erfasst und auf die Wohnungseigentümer verteilt werden. Jeder Eigentümer kann die Einhaltung dieser Regelung einfordern. Der allgemeine Verteilungsschlüssel nach § 16 Abs. 2 S. 1 WEG gilt hier nicht.
Der Einbau von Verbrauchszählern wird als ordnungsgemäße Verwaltung betrachtet, da er notwendig ist, um den tatsächlichen Verbrauch zu erfassen. Die Nichteinhaltung der Vorgaben kann Konsequenzen haben, so können dem Mieter Kürzungsrechte zugesprochen werden.
Falls der Verbrauch nicht direkt gemessen werden kann, erlaubt § 9a Abs. 1 HKVO eine Schätzung des Verbrauchs, beispielsweise anhand des vergangenen Verbrauchs oder Durchschnittswerten. Dies gilt in Situationen wie vergessener Ablesung, Zugangssperren durch Mieter oder bei zerstörten Unterlagen. Fehlen jedoch die notwendigen Erfassungsgeräte, darf nicht auf diese Schätzung zurückgegriffen werden. Stattdessen muss die Verteilung nach Wohnfläche erfolgen, und betroffene Mieter haben das Recht auf eine Kürzung ihrer Heizkostenabrechnung um 15%, wie in § 12 Abs. 1 Satz 1 HKVO vorgesehen.
2. Wie kann man Heizkosten abrechnen?
Heizkosten können auf zwei Arten abgerechnet werden: nach Verbrauch und nach einem festgelegten Verteilerschlüssel. Der Verbrauch wird durch Heizkostenverteiler, Wärmemengenzähler oder Heizkostenabrechnungsdienstleister ermittelt. Die verbrauchsunabhängigen Kosten können auf Basis der Wohnfläche oder anderer festgelegter Schlüssel verteilt werden.
3. Wer kann eine Heizkostenabrechnung erstellen?
Die Heizkostenabrechnung kann entweder durch den Verwalter der WEG oder durch einen externen Dienstleister erstellt werden. In beiden Fällen ist es wichtig, dass die Abrechnung korrekt und transparent ist, um Missverständnisse und Streitigkeiten zu vermeiden.
4. Was muss man bei der Heizkostenabrechnung beachten?
4.1 Inhalte
Die Heizkostenabrechnung ist ordnungsgemäß und vollständig, wenn sie folgende Inhalte umfasst:
- Die Gesamtkosten des Hauses aus § 7 Abs. 1 und § 8 Abs. 1 HeizKV
- Eine Aufteilung der Kosten, vgl. § 7 Abs. 2 und § 8 Abs. 2 HeizKV
- Die Darstellung des Umlageschlüssels
- Den Berechnungsweg der Kosten pro Verbrauchseinheit
- Daten zur CO2-Emission
- Der tatsächliche Energiepreis
- Ein Vergleich des Verbrauchs zu einem Durchschnittsnutzer und zum Vorjahresvergleich (hier muss das Klima/ Wetter berücksichtigt werden)
4.2 Bedingungen
Die Abrechnung muss den gesetzlichen Anforderungen der Heizkostenverordnung entsprechen. Dazu gehört die Berücksichtigung von mindestens 50 Prozent der Kosten nach tatsächlichem Verbrauch. Die Heizkostenverordnung ist bei solchen Objekten anzuwenden, die eine zentrale Heizungs- und Warmwasserversorgung enthalten und deren Kosten unter mehreren Mietern und/oder Eigentümern umgelegt werden können.
4.3 Anforderungen
Alle Posten sollten klar aufgeschlüsselt und erläutert werden. Insgesamt muss die Heizkostenabrechnung so nachvollziehbar sein, dass auch Mieter ohne betriebswirtschaftliche oder juristische Kenntnisse die Aufstellung der umgelegten Kosten verstehen und überprüfen können - dies hat auch der Bundesgerichtshof in seinem Urteil vom 17. November 2004 (Az. VIII ZR 115/04) festgestellt.
Eigentümer, die ihre Wohneinheit vermieten, dürfen nur die tatsächlich entstandenen Kosten in die Gesamtkostenaufstellung aufnehmen. Dazu gehören die umlagefähigen Kosten der Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage sowie die verbrauchten Brennstoffe. Bei Öl- oder Pelletheizungen müssen die Bestände zu Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums angegeben werden. Für Erd- oder Biogasheizungen sind die gelieferte Menge und der Preis anzugeben. Es ist nicht notwendig, den Zählerstand zu Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums aufzuführen. Wenn die Anlage sowohl Heizwärme als auch Warmwasser liefert, muss der Anteil der Warmwasserkosten rechnerisch ermittelt und dargestellt werden.
Rein formal ist die Abrechnung regelmäßig in zwei große Abschnitte geteilt: Die Aufstellung der Kosten, die insgesamt im entsprechenden Zeitraum für das Gebäude angefallen sind, und die Kosten für die einzelnen Wohnungen. Kombiniert ergeben sich die gesamten Kosten, die der Mieter trägt und ob eine Nach- oder Rückzahlung besteht.
4.4 Ausnahmen
Grundsätzlich müssen für alle Objekte, die über eine zentrale Heizungs- und Warmwasseranlage versorgt werden und mindestens zwei Wohneinheiten umfassen, jährliche Heizkostenabrechnung erstellt werden. In bestimmten Fällen ist dies jedoch nicht erforderlich und die Parteien können auf alternative Vereinbarungen zurückgreifen.
Eine solche Ausnahme besteht beispielsweise dann, wenn die Installation von Verbrauchsmessgeräten unverhältnismäßig teuer oder technisch nicht möglich ist. Auch wenn Mieter ihren Wärmeverbrauch nicht individuell steuern können, etwa in Studentenwohnheimen oder Pflegeheimen, entfällt die Pflicht zur Heizkostenabrechnung.
Wohnungen, die vor dem 1. Juli 1981 bezugsfertig geworden sind, sind ebenfalls von dieser Pflicht ausgenommen. Auch sogenannte Passivhäuser und Gebäude, die durch Solaranlagen ihren Energiebedarf selbst decken, müssen keine separate Heizkostenabrechnung vorlegen. Zudem gilt für Zweifamilienhäuser, in denen der Vermieter selbst wohnt, dass mit dem Mieter der zweiten Wohnung eine abweichende Vereinbarung getroffen werden kann.
In all diesen Ausnahmefällen können die Heizkosten entweder in die Mietzahlung integriert oder proportional zur Wohnfläche verteilt werden.
5. Welche Fristen gelten für die Heizkostenabrechnung?
Für die Abrechnung gilt eine Frist von jeweils 12 Monaten. Ob es sich dabei um ein Kalenderjahr oder einen Zeitpunkt während des laufenden Jahres handelt, ist unerheblich.
Im Mietvertrag wird der Beginn des Abrechnungszeitraums festgelegt.
Heizkostenabrechnungen müssen spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums in schriftlicher Form an die Mieter zugestellt werden.
Verspätet sich der Erhalt der Abrechnung, können hier ggf. Ansprüche auf Nachzahlungen entfallen, während Guthaben von Mietern von einer Fristversäumnis unberührt bleiben.
Eigentümer sollten sich daher um eine rasche, fristgerechte Zustellung der Heizkostenabrechnung bemühen, um auch mögliche Fehler umgehend zu berichtigen und nicht Gefahr zu laufen, auf Ansprüche gegen ihre Mieter verzichten zu müssen.
Bei einem Mieterwechsel während des Jahres ist es wichtig, die Zählerstände sowohl am Tag des Auszugs des alten Mieters als auch am Einzugstag des neuen Mieters zu erfassen. Leerstände zwischen den Mietverhältnissen dürfen nicht auf die anderen Mieter umgelegt werden, vgl. § 9b der HKVO.
Als Vermieter sollten Sie sicherstellen, dass die Abrechnungszeiträume lückenlos aufeinander folgen. Der Abrechnungszeitraum für einen neuen Mieter sollte am Tag des Einzugs beginnen, und der Zeitraum für den ausziehenden Mieter sollte am Tag des Auszugs enden.
6. Kosten für Heizkostenabrechnung im Überblick
6.1 Was kostet eine Heizkostenabrechnung?
Eine Untersuchung des Bundeskartellamtes aus dem Jahr 2017 zeigte, dass eine Heizkostenabrechnung im Durchschnitt 74 Euro kostet.
Wie bei anderen Nebenkosten kann auch für die Heizkosten eine Vorauszahlung vereinbart werden, welche sich an der Abrechnung der vergangenen Jahre orientiert. Die Beiträge dürfen nur unter Beachtung des § 560 Abs. 4 BGB angepasst werden.
6.2 Welche Kosten sind umlagefähig
Umlagefähig sind alle Kosten, die mit dem Betrieb der Heizungsanlage zusammenhängen. Dazu gehören Brennstoffkosten, Kosten für die regelmäßige Wartung und Prüfung der Heizanlage, Kosten für die Ablesung und die Erstellung der Abrechnung sowie die Kosten für notwendige Reparaturen und die Schornsteinfegergebühren.
Konkret sind folgende Kosten nach § 7 Abs. 2 HKVO in Zusammenhang mit der Versorgung von Wärme umlagefähig:
- Kosten für Brennstoffe
- Kosten für allgemeine Anlagewartungen, auch der Stromverbrauch für den Betrieb
- Kosten für die Miete, die Wartung und das Ablesen der Zähler
- Kosten für die Betriebsbereitschaftsprüfung
- Kosten für Abgasmessungen
- Kosten für die Reinigung von Anlagen und Betriebsraum
Die Kosten, die mit der Versorgung mit Warmwasser zusammenhängen und an die Mieter weitergegeben werden können, ergeben sich aus § 8 HKVO und sind folgende:
- Grundgebühren
- Der Wasserverbrauch
- Die Zählermiete
- Der Zwischenzähler
- Die Wassererwärmung
- Der Betrieb interner Wasserversorgungsanlagen und Wasseraufbereitungsanlagen
Nicht umlagefähig sind hingegen die Kosten für die Instandhaltung und Reparaturarbeiten an der Anlage.
6.3 Welcher Verteilerschlüssel für gilt für die Heizkostenabrechnung?
§ 6 der HKVO legt fest, dass Eigentümer die Kosten auf ihre Mieter verteilen. Hierbei sind mindestens 50, aber höchstens 70 Prozent der Kosten verbrauchsabhängig abzurechnen. Die restlichen Prozent können von Eigentümern verbrauchsunabhängig umgelegt, also etwa nach Quadratmetern oder umbautem Raum abgerechnet werden.
Diese Quotelung darf auch nicht willkürlich geändert werden: Eine abweichende Aufteilung erfolgt durch Erklärung gegenüber den Mietern und kann nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums und dann auch nur unter bestimmten Bedingungen eingeführt werden. Zu diesen Bedingungen zählen nach § 6 HKVO:
- Die Einführung einer Vorerfassung durch Nutzergruppen.
- Eine Änderung nach Durchführung baulicher Maßnahmen, welche zu nachhaltigen Einsparungen von Energie führen.
- Das Vorliegen anderer, sachgerechter Gründe nach der erstmaligen Bestimmung der Maßstäbe der Abrechnung.
7. Heizkostenabrechnung: 10 häufige Fehler
Fehler bei der Heizkostenabrechnung kommen durch falsche Ablesewerte, die fehlerhafte Ermittlung der Verteilungsschlüssel oder die Nichtberücksichtigung von gesetzlichen Vorgaben zustande. Auch unvollständige oder unklare Abrechnungen können zu Problemen führen.
Eine Auswahl häufiger Fehler, die sich in Heizkostenabrechnungen einschleichen:
- Der Abrechnungszeitraum ist nicht korrekt oder nachvollziehbar angegeben.
- Eine der beiden Vertragsparteien ist nicht vollständig oder richtig benannt.
- Die Daten sind falsch oder nicht vollständig.
- Die Umlage wurde nicht im Mietvertrag festgelegt oder nachträglich und ohne entsprechende Berechtigung/ Erklärung geändert.
- Die Abrechnung erfolgte nicht schriftlich und/oder zu spät.
- Mangelnde Transparenz durch zusammengefasste Posten, die in dieser Form für den Mieter nicht mehr nachvollziehbar sind.
- Der Umrechnungsfaktor eines oder mehrerer Verteiler, die an den Heizkörpern angebracht sind, ist falsch.
- Die Vorauszahlungen von Mietern wurden nicht berücksichtigt.
- Es fehlen Zähler, sodass eine Verbrauchsabrechnung nicht erfolgen konnte,
- Nicht umlagefähige Kosten wurden fälschlicherweise an die Mieter weitergegeben.
8. Fazit - Heizkostenabrechnung in der Eigentümergemeinschaft
Die Heizkostenabrechnung ist ein komplexes Thema, das sowohl Genauigkeit als auch ein fundiertes Verständnis der gesetzlichen Vorgaben erfordert. Eine fehlerhafte oder unübersichtliche Abrechnung kann schnell zu Streitigkeiten zwischen Mietern und Eigentümern führen. Daher ist es entscheidend, dass die Abrechnung korrekt, transparent und fristgerecht erfolgt.
Die Experten von Matera Hausverwaltung stehen den WEGs, die Kunden bei Matera sind, bei der Erstellung und Verteilung der Heizkostenabrechnung zuverlässig zur Seite.
Neben einer transparenten HKA haben Eigentümer dank dem Matera-Online-Portal außerdem Echtzeit-Einblick in die WEG-Finanzen, Protokolle und andere relevante Unterlagen.
Wenn Sie auf der Suche nach einer neuen Hausverwaltung sind, fragen Sie gerne ein individuelles Angebot an.
Häufig gestellte Fragen zur Heizkostenabrechnung
1. Ist eine Heizkostenabrechnung Pflicht?
Ja, die Heizkostenabrechnung ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben und für Vermieter von Immobilien mit zentraler Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage Pflicht. Eigentümer und Verwalter werden angewiesen, die Heizkosten jährlich abzurechnen und dabei die gesetzlichen Vorgaben der Heizkostenverordnung einzuhalten.
2. Was tun bei Fehlern in der Heizkostenabrechnung?
Bei Fehlern in der Heizkostenabrechnung sollten Sie zunächst den Hausverwalter oder den Dienstleister kontaktieren, der die Abrechnung erstellt hat. In vielen Fällen lassen sich Unstimmigkeiten durch eine Überprüfung und Korrektur der Abrechnung beheben. Sollte dies nicht zum gewünschten Ergebnis führen, können rechtliche Schritte erwogen werden, beispielsweise durch Einschaltung eines Anwalts oder einer Schlichtungsstelle.
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