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1. Welche Aufgaben übernimmt der Verwaltungsbeirat in einer WEG?

Der WEG-Beirat ist das dritte Organ einer Eigentümergemeinschaft, dem trotz seiner Freiwilligkeit eine Reihe wichtiger Aufgaben zukommt. Diese sind im Grundsatz in § 29 Abs. 2 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) genannt und umfassen die Unterstützung und Kontrolle des internen oder externen Hausverwalters. Doch wie sieht das in der Praxis aus?

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Hausverwalter unterstützen und überwachen ‍

Dem internen oder externen Verwalter obliegen die Aufgaben rund um die Verwaltung der WEG. Um hierbei nicht gänzlich allein zu agieren, hat der WEG-Beirat die Pflicht, dem Verwalter bei der Ausführung seiner Aufgaben unterstützend zur Seite zu stehen. Denn eine Eigentümergemeinschaft funktioniert nur, wenn alle Organe und Mitglieder kooperieren. 

So bereitet der WEG-Beirat die Eigentümerversammlung vor und hilft bei deren Organisation. Hierzu gehören insbesondere das Sammeln und Festlegen der Punkte  und Beschlussthemen für die Tagesordnung. Außerdem teilt der Verwaltungsbeirat etwa seine Einschätzung mit, welche Instandsetzungsmaßnahmen demnächst in Angriff genommen werden sollten.

Eine WEG ist so vielfältig wie ihre Eigentümer, weshalb es hin und wieder Konfliktpotenzial oder Unverständnis gibt. Hier soll der WEG-Beirat als Vermittler zwischen den Eigentümern und der Verwaltung dienen und für die nötige Kommunikation sorgen.

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Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan einer WEG überprüfen

‍Die Kontrollfunktion des WEG-Beirats umfasst im Wesentlichen die Prüfung des Wirtschaftsplans, der Jahresrechnung (also die Abrechnung für den Wirtschaftsplan), der Kostenanschläge und Rechnungslegungen. Diese Aufzählung lässt erkennen, um welch wichtige Aufgabe es sich hier handelt, denn die beschriebenen Posten umfassen mehr oder minder die Liquidität einer Eigentümergemeinschaft und damit auch etwa das Hausgeld jedes einzelnen Eigentümers. 

Der Beirat prüft die Rechnungen in der nötigen Tiefe, um zu den Ergebnissen seiner Prüfung auf der Eigentümerversammlung Stellung beziehen zu können, bevor die Eigentümer hierüber abstimmen (vgl. § 29 Abs. 2 S. 2 WEG). 

Gut zu wissen :

Was passiert, wenn eine Unterschrift fehlt? Unterschreibt eine der genannten Personen das Protokoll nicht, so wird dieses nicht gleich unwirksam, sondern kann angefochten werden, wenn die Unterschrift verpflichtend in der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung vorgesehen ist.

Kontrollieren die Beiratsmitglieder die für die WEG enorm wichtige Jahresabrechnung, so müssen die folgenden Punkte explizit geprüft werden:

• Stimmen die Bankkonten mit den Buchungskonten überein?
• Vergleicht man die Differenz des Bestands am Jahresanfang und -ende, stimmt diese mit der Differenz der Einnahmen und Ausgaben überein? 
• Decken sich der Anfangs- und Endbestand zwischen aufeinanderfolgenden Abrechnungen?

Die nachfolgenden Ausgaben muss der WEG-Beirat stichprobenartig auf deren sachliche Richtigkeit prüfen:

• Sichergehen, dass die Rechnungsbelege auch wirklich das Gemeinschaftseigentum und nicht das Sondereigentum einzelner Eigentümer betreffen.
• Entsprechen die gezahlten Beträge den von der WEG getroffenen Vorgaben, die etwa in Beschlüssen festgelegt wurden?
• Sind die Hausgeldzahlungen vollständig und wurden sie den entsprechenden Eigentümern korrekt zugewiesen? Wie hoch sind etwaige Rückstände? (Dies ist wichtig für die darauffolgende Mahnung des Eigentümers, der mit seiner Hausgeldzahlung im Verzug ist)
• Sind, und wenn ja, in welcher Höhe Kosten für den Zahlungsverkehr entstanden?
• Wurden die finanziellen Mittel der Eigentümergemeinschaft richtig verwaltet?

Sie sehen also, dass die Kontrolle der Finanzen nicht nur eine sehr wichtige, sondern auch umfangreiche Aufgabe ist und ein bloßes “Drüberschauen” nicht genügt.

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‍Eigentümerversammlung einberufen ‍

Ist es wieder Zeit für die Eigentümerversammlung, so beruft diese grundsätzlich der Verwalter ein. Kommt er seiner Pflicht jedoch nicht nach, so hat gem. § 24 Abs. 3 WEG der Beirat die Pflicht, zur Wohnungseigentümerversammlung einzuladen. Genauer gesagt ist das die Aufgabe des Vorsitzenden Beiratsmitglieds. Wenn dieses auch verhindert ist, kommt dessen Vertreter an die Reihe. 

Doch hier ist Vorsicht vor zu schnellem Handeln geboten: Bevor der Beirat die Eigentümerversammlung einberuft, sollte lieber zweimal das Gespräch zum Verwalter gesucht und alle Mittel der Kommunikation ausgeschöpft werden. 

Denn: Wurde die Eigentümerversammlung nicht rechtmäßig einberufen, so sind die Beschlüsse, die dieser Versammlung entspringen, innerhalb eines Monats anfechtbar.

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Protokoll für eine WEG-Versammlung unterschreiben 

‍§ 24 Abs. 6 S. 1 WEG legt fest, dass eine Niederschrift über die Beschlussfassungen auf der Eigentümerversammlung anzufertigen ist. Dieses Protokoll muss von dem Versammlungsvorsitzenden, einem Eigentümer und dem Vorsitzenden des WEG-Beirats unterschrieben werden.

Gut zu wissen: Was passiert, wenn eine Unterschrift fehlt? Unterschreibt eine der genannten Personen das Protokoll nicht, so wird dieses nicht gleich unwirksam, sondern kann angefochten werden, wenn die Unterschrift verpflichtend in der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung vorgesehen ist.

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Weitere Aufgaben des Verwaltungsbeirats einer WEG ‍

‍Neben den bereits genannten Aufgaben kann der WEG-Beirat auch zusätzliche Verpflichtungen durch Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung übernehmen.

Der Verwaltungsbeirat muss hierzu jedoch sein Einverständnis erteilen. 

Allerdings dürfen durch die Erweiterung der Beiratstätigkeit die unabdingbaren Befugnisse des Verwalters und der WEG nicht eingeschränkt oder in diese eingegriffen werden.

Zu diesen erweiterungsfähigen Aufgaben gehören:

• Die Abnahme von  Handwerks - oder Bauleistungen am Gemeinschaftseigentum
• Der Entwurf einer Hausordnung
• Das Aufsetzen, den Abschluss und ggf. Kündigung des Verwaltervertrags
• Die Geltendmachung von Gewährleistungsrechten das Gemeinschaftseigentum betreffend
• Die kontinuierliche Überwachung des Hausverwalters

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2. Was darf der WEG-Beirat nicht machen?

Zur Bewertung der Frage, ob bestimmte Aufgaben durch den WEG-Beirat ausgeführt werden dürfen oder nicht, sollte immer die unabdingbare Grenze der Kernkompetenzen des Verwalters und der Eigentümergemeinschaft genommen werden: 

Bleiben diese bei Wahrnehmung der Aufgabe unberührt, so kann - nach entsprechendem Mehrheitsbeschluss - die Tätigkeit durch den Beirats ausgeführt werden. 

Schränkt diese jedoch die Befugnisse der WEG oder des Verwalters ein, so muss der Beirat an dieser Stelle von der Ausführung der Aufgabe Abstand nehmen.

 Hierzu zählen vor allem:

• Die Bestellung und Abberufung des Verwalters
• Entscheidungen über Instandhaltungsmaßnahmen
• Die Genehmigung der Jahresabrechnung 
• Die Vergabe von Sanierungsarbeiten
• Eigenmächtige Beauftragung von Dienstleistern
• Das Aussprechen von Redeverboten einzelner Eigenümer auf der Eigentümerversammlung
• Das Schließen oder Kündigen von Verträgen im Namen der WEG
• Jegliche Vorteilsnahme finanzieller Art 

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3. Welche Rechte & Pflichten hat der Verwaltungsbeirat in einer Eigentümergemeinschaft?

Damit der Beirat als drittes Verwaltungsorgan funktionieren kann, muss dieser gewisse Pflichten berücksichtigen, während ihm auch umfangreiche Rechte zustehen.

‍‍Rechte des WEG-Beirats

Dem Verwaltungsbeirats kommen bestimmte Kontrollrechte zu, die sich in seinen Aufgaben widerspiegeln. 

Der Beirat hat unter gewissen Voraussetzungen das Recht, die Eigentümerversammlung einzuberufen. Die Einberufung ist eigentlich Aufgabe des Verwalters, weigert sich dieser jedoch pflichtwidrig, tritt nach § 24 Abs.3 WEG an dessen Stelle der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter. Diese Regelung macht insbesondere mit Blick in die Realität Sinn: Nicht selten legt der Verwalter sein Amt vertragswidrig nieder, wodurch die WEG handlungsunfähig wäre..

Dem WEG-Beirat obliegt u.a. die Prüfung der Jahresabrechnung. Hieraus entspringt konsequenterweise auch das Recht des Beirats, Einsicht in das WEG-Konto und andere wichtige Verwaltungsunterlagen zu nehmen. Das Recht zur Einsichtnahme ist für Beiratsmitglieder sogar “doppelt” begründet: Denn die Mitglieder des WEG-Beirats sind regelmäßig selbst auch Eigentümer der WEG und ihnen steht ein eigenes Recht zur Kontoeinsicht zu. 

Dieses Recht zur Einsichtnahme in alle wichtigen Verwaltungsunterlagen folgt aus den §§ 675, 666 BGB in Verbindung mit dem Verwaltervertrag (hierzu auch: Bundesgerichtshof (BGH), Urteil v. 11.02.2011, Az. V ZR 66/10).

An dieses Einsichtnahmerecht ist auch ein Auskunftsrecht des Beirats hinsichtlich der Tätigkeit des Verwalters gekoppelt.

Die Frage nach der Vergütung des WEG-Beirats ist etwas komplexer, da die Tätigkeit grundsätzlich unentgeltlich erfolgt. Dennoch haben die Beiratsmitglieder nach § 670 BGB einen Anspruch auf Ersatz der in Ausführung der Tätigkeit getätigten Aufwendungen. 

Pflichten des WEG-Beirats

‍Im Rahmen seiner Informationspflicht ist der Beirat gemäß § 666 BGB dazu angehalten, den Eigentümern Auskunft über den Inhalt seiner Tätigkeit zu gewähren. Diese Pflicht gilt gegenüber der WEG als Ganzes, nicht aber gegenüber einzelnen Eigentümern, die etwa während der Eigentümerversammlung abwesend sind. 

Gegenläufige Regelungen können sich jedoch aus der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung ergeben. 

Die Informationspflicht erstreckt sich auch auf die Stellungnahme zum Jahresabschluss auf der Eigentümerversammlung. 

Aus § 667 BGB ergibt sich eine Herausgabepflicht von Akten und anderen wichtigen Unterlagen nach Beendigung der Beiratstätigkeit.

Die Überwachungspflicht umfasst die in § 29 Abs. 2 WEG genannte Aufgabe, den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung zu prüfen und somit die Finanzen der WEG im Auge zu behalten. 

Die Bewachung des Alltagsgeschäfts ist jedoch nicht Aufgabe der Beiratsmitglieder; vielmehr erstreckt sich die Überwachungspflicht auf die wesentlichen Verwaltungsmaßnahmen. 

Stellt der WEG-Beirat Pflichtverletzungen des Verwalters fest, so muss er die Eigentümergemeinschaft hierüber informieren, damit diese über das weitere Vorgehen entscheiden kann (diese Pflicht kann auch zu den Informationspflichten des Verwaltungsbeirats gezählt werden).

Bei der Unterstützungspflicht des Verwaltungsbeirats handelt es sich um dessen Aufgabe, dem  Verwalter bei der Ausführung seiner Tätigkeit unter die Arme zu greifen. Hierzu gehören etwa die Kontrolle der Einhaltung der Hausordnung, aber auch, dass die Beiratsmitglieder dem Verwalter bei Fragen rund um die finanzielle Lage der WEG zur Verfügung stehen. 

Hierbei ist jedoch wichtig, dass der Beirat nicht die Aufgaben des Verwalters übernimmt, sondern ihm lediglich unterstützend und beratend zur Seite steht. 

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4. Was kann gemacht werden, wenn der Verwaltungsbeirat seine Aufgaben nicht erfüllt?

Kommt der WEG-Beirat seinen Aufgaben nicht nach oder überschreitet er seine Kompetenzen, können und sollten sich die Eigentümer der WEG hiergegen wehren. 

Zunächst ist es aber Aufgabe des Verwalters, den Beirat auf sein Fehlverhalten aufmerksam zu machen. Wird der Verwalter jedoch nicht tätig oder bleibt der WEG-Beirat resistent gegenüber jeglicher Beratung, so sollten sich die Eigentümer der Sache annehmen.

Zunächst gilt es, sich rechtliche Klarheit über den Sachverhalt zu verschaffen und einen Blick ins WEG (Wohnungseigentumsgesetz) und weitere Quellen zu werfen. Mit der richtigen gesetzlichen Grundlage ausgerüstet sollte erneut das Gespräch zum Beirat gesucht werden.

Bestenfalls schließen sich mehrere Eigentümer zusammen, dies erhöht auch den Druck auf den WEG-Beirat. Hilft dies nichts, so sollte sich die Eigentümergemeinschaft (gerne schriftlich) an den Verwalter wenden, um den Beirat gemeinsam in seine Schranken zu weisen. 

Bleibt die gewünschte Wirkung aus, ist es Zeit, einen Rechtsanwalt zu Rate zu ziehen: Dessen Schriftsatz kann dem Sachverhalt neue Dynamik verleihen.

Als letztes Mittel sollte die Abwahl des Verwaltungsbeirats in die Tagesordnung der Eigentümerversammlung aufgenommen werden. 

Dies darf im Übrigen jeder Eigentümer verlangen und folgt aus dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung. Der Antrag muss schriftlich im Original und unterschrieben erfolgen und die sachlichen Gründe (Darstellung der einzelnen Verfehlungen und Begründung, weshalb der Beirat nicht länger tragbar ist und eine Abwahl erfolgen muss) enthalten. 

Zeitlich muss dieser so rechtzeitig erfolgen, dass er unter Einhaltung der vierzehntägigen Ladungsfrist weiterhin berücksichtigt werden kann. Fehlt eine sachliche Begründung oder ist der Antrag zu spät eingetroffen, so muss der Verwalter diesen nicht zur Tagesordnung nehmen (hierzu: Landgericht  München I, Urteil vom 16.05.2011, 1 S 5166/11). 

Wurden diese Voraussetzungen seitens der Eigentümer berücksichtigt, nimmt der Verwalter die Abwahl des WEG-Beirats dennoch nicht in die Tagesordnung auf, so hilft nur der Gang zum Gericht oder die Anberaumung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung.

Letzteres ist möglich, wenn ein Viertel der Eigentümer schriftlich unter Angabe des Zweckes und Grundes diese verlangt, vgl. § 24 Abs. 2 WEG. Außerordentliche Eigentümerversammlungen, die von dem Verwalter grundlos abgelehnt werden, können auch mit Hilfe des Gerichts durchgesetzt werden.

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‍5. FAZIT: Die Aufgaben und Pflichten des WEG-Beirats

Die Aufgaben und Pflichten des Verwaltungsbeirats sind so vielschichtig, wie sie wichtig sind. Zwar ist die Wahl eines WEG-Beirats nicht verpflichtend, in den meisten Eigentümergemeinschaften jedoch empfehlenswert und sinnvoll. 

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Auch der WEG-Beirat bleibt hier nicht außen vor: Um die Beiräte bei der Umsetzung ihrer vielen Aufgaben bestmöglich zu unterstützen, hat sich Matera für die Inklusion einer Vermögenshaftpflichtversicherung für jedes Mitglied des WEG-Beirats entschieden, um diese so gut wie möglich abzusichern. 

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