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Verwaltungsunterlagen der WEG: Fragen und Antworten zur Einsichtnahme

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Verwaltungsunterlagen der WEG: Fragen und Antworten zur Einsichtnahme

Aktualisiert am:
29.9.2023
Autor:
Prof. Dr. Florian Jacoby
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Bei der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft werden eine ganze Reihe von Dokumenten erstellt bzw. relevant. Von rechtlichen Unterlagen wie etwa Dienstleistungs- und Wartungsverträgen über Kontounterlagen bis hin zu Dokumenten betreffend laufende bauliche Veränderungen: Die Wohnungseigentümer haben ein berechtigtes Interesse daran, Einsicht in diese für sie relevanten Unterlagen zu erhalten. Ob ein solches Einsichtsrecht tatsächlich besteht, wie dieses konkret ausgestaltet ist, welche Unterlagen einsehbar sind und ob der Verwalter die Einsichtnahme verweigern kann, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.

1. Generelles zur Einsichtnahme von Verwaltungsunterlagen 

Gemäß § 18 Abs. 4 WEG hat jeder Wohnungseigentümer einen Anspruch auf Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen; dabei ist dieser Anspruch nicht auf einzelne Teile oder “Arten” von Unterlagen beschränkt, sondern umfasst grundsätzlich sämtliche Verwaltungsunterlagen (OLG Hamm, ZWE 2008, 193 (194)). Auch die Form der Unterlagen ist für den Anspruch irrelevant - erfasst sind sowohl Papier- als auch digitale Dokumente. Erforderlich ist allein, dass ein entsprechendes “Medium” besteht.

Teil der Verwaltungsunterlagen sind alle originären Unterlagen mit Bezug zur Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums sowie sämtliche Unterlagen, die später entstanden sind, etwa aus der Geschäftsbesorgung des Verwalters. Diese lassen sich grob folgendermaßen kategorisieren: 

Allgemeines: 

  • Hausordnung in aktueller Fassung 
  • Eigentümerliste
  • Verwaltervollmacht
  • die Miteigentümer betreffende Einzelabrechnungen

Unterlagen zum Grundstück und Gebäude: 

  • Aufteilungsplan
  • Abgeschlossenheitsbescheinigung
  • Teilungserklärung
  • Gemeinschaftsordnung 
  • Nachtragsurkunden
  • Baugenehmigung
  • Bauunterlagen (insbesondere Werkpläne/Leistungsverzeichnisse)
  • Lagepläne
  • Bestandszeichnungen von Strom-, Wasser-, Gas- und Heizungsleitungen
  • Abnahmeprotokolle
  • Schließplan für Schließanlage inkl. Sicherungsschein und Generalschlüssel
  • Schriftverkehr betreffend Mängelrügen
  • Energieausweise

Rechtliche Unterlagen: 

  • sämtliche Beschlüsse der WEG
  • sämtliche Protokolle der Eigentümerversammlungen 
  • Beschlussprotokolle mit Anwesenheitslisten 
  • Vollmachten 
  • Stimmzettel
  • Unterlagen über Gerichtsverfahren (laufend/beendet)

Unterlagen zu baulichen Maßnahmen: 

  • Instandhaltungs-/Instandsätzungsplan 
  • entsprechende Bauunterlagen nebst Abnahmeprotokollen

Verträge der WEG: 

  • Mietverträge über vermietetes Gemeinschaftseigentum 
  • Versicherungsverträge nebst Policen und Schadensakten
  • Sozialversicherungs- und Lohnsteuerunterlagen
  • Wartungsverträge und -Bücher
  • Bedienungsanleitungen für sämtliche technischen Anlagen (Aufzug, Tiefgaragentor, Heizung, Satellitenanlage etc.)
  • Arbeits-/Dienstleistungs/Lieferungs-/Wartungsverträge

Unterlagen zum Inventar: 

  • Verzeichnis über sämtliche Gegenstände, die im Eigentum der WEG stehen

Unterlagen zu den Abrechnungen und dem Zahlungsverkehr: 

  • Rechnungen 
  • Mahnungen
  • Einzugsermächtigungen
  • Alle Bankunterlagen die die WEG betreffen
  • Einnahmen- und Ausgabenbelege
  • Gesamt- und Einzelabrechnungen der letzten 10 Jahre
  • Gesamt- und Einzelwirtschaftspläne der letzten 10 Jahre
  • Aktueller Gesamt- und Einzelwirtschaftsplan

2. Wo kann die Einsicht in die WEG-Unterlagen erfolgen? 

Wo die Einsichtnahme in die WEG-Unterlagen zu erfolgen hat, wird nicht explizit im WEG-Gesetz geregelt. Sofern eine Regelung im Verwaltervertrag fehlt, ist auf die Regelung des § 269 Abs. 1, Abs. 2 BGB zurückzugreifen. aus dieser folgt, dass die Einsichtnahme grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Verwalters auszuüben ist. 

Kunden von Matera haben dabei folgenden Vorteil: Alle Dokumente der WEG können sicher im Online-Portal archiviert werden. Dadurch können alle Miteigentümer der WEG sämtliche Unterlagen jederzeit und überall einsehen – ohne zusätzliche Kosten! Zudem sparen sie sich den lästigen Weg ins Büro des Verwalters. Sollten dennoch Dokumente in physischer Form verlangt werden, ist dies problemlos durch einen Briefversand über unser Portal möglich. 

Dies hat einen enormen praktischen Nutzen, wie etwa unser Kunde Marian Braun berichtet: “Außerdem finde ich gut, dass wir im Matera-Portal sämtliche Dokumente hinterlegt haben, zum Beispiel die Teilungserklärung”.

Vom Grundsatz, dass die Einsichtnahme am Sitz des Verwalters zu erfolgen hat, bestehen jedoch einige Ausnahmen, die von der Rechtsprechung entschieden wurden. Grund hierfür war stets, dass dem betreffenden Wohnungseigentümer die Einsichtnahme im Büro des Verwalters nicht zuzumuten war. 

Dies betraf etwa einen Fall, in dem der Sitz des Verwalters 700 km von der betroffenen Wohnungseigentumsanlage entfernt war (OLG Köln, Beschluss vom 28.02.2001 - 16 Wx 10/01). Hier hatte der Wohnungseigentümer ausnahmsweise einen Anspruch darauf, Einsicht am Ort der Wohnanlage zu nehmen. 

Daneben muss der Wohnungseigentümer sein Einsichtsrecht auch dann nicht am Sitz des Verwalters ausüben, wenn er erkrankt oder körperlich in der Weise behindert ist, dass um die Vorbereitung einer Eigentümerversammlung geht und nicht mehr genügend Zeit besteht, den Verwalter aufzusuchen. Aber Achtung: Einem reisefähigen, zu 80% schwerbehindertem, der 500 km von der Wohnanlage entfernt wohnt, soll es grundsätzlich zumutbar sein, einmal pro Jahr zu den Versammlungen anzureisen und am Vortag vor der Versammlung Einsicht in die Unterlagen am Sitz des Verwalters zu nehmen (LG Itzehoe, IMR 2016, 382). 

Häufiges Missverständnis: Die Einsichtnahme muss Wohnungseigentümern nicht im Rahmen der Eigentümerversammlung gewährt werden (LG Itzehoe, ZWE 2008, 445)!  Etwas anderes gilt nur dann, wenn es explizit vereinbart wurde. 

3. Wer darf die Verwaltungsunterlagen sichten? 

Der Anspruch auf Einsichtnahme besteht dabei jedoch nicht für jedermann: Gemäß § 18 Abs. 4 WEG muss der Anspruchsteller Wohnungseigentümer sein. Hierzu gehört nach der Rechtsprechung auch der bereits ausgeschiedene Wohnungseigentümer, sofern er noch betroffen ist (KG Berlin, Beschluss vom 31.01.2000 - 24 W 601/99). Sofern der Wohnungseigentümer sich von einem Dritten, etwa einem Rechtsanwalt, bei der Einsichtnahme begleiten lassen möchte, ist dies ebenfalls zulässig (LG Frankfurt am Main, Hinweisbeschluss vom 20.06.2016 - 2-13 S 13/14). 

Daneben existiert auch die Möglichkeit, dass ein Dritter “für den Wohnungseigentümer” Einsicht nimmt. Notwendig ist hierfür eine entsprechende Ermächtigung. Dieser Dritte kann ein Rechtsanwalt, ein Vertrauter, aber auch ein Mieter sein (LG Hamburg, Urteil vom 15.01.2020 - 318 S 59/19). Darüber hinaus ist erforderlich, dass der Wohnungseigentümer ein nachvollziehbares und berechtigtes Interesse daran hat, dass diese Person an seiner Stelle die Einsichtnahme vornimmt (LG Hamburg, Urteil vom 15.01.2020 - 318 S 59/19). 

Auch sog. Parteien kraft Amtes, also solche Personen, die in bestimmten Situationen kraft Gesetzes an Stelle der Wohnungseigentümer treten – insbesondere Insolvenzverwalter, Zwangsverwalter oder Testamentsvollstrecker – sind zur Einsichtnahme befugt.

4. Wann darf die Einsichtnahme erfolgen? 

Der Zeitpunkt der Einsichtnahme ist nicht an gewisse Fristen oder Ähnliches gebunden: Er kann grundsätzlich jederzeit geltend gemacht werden. Auch ein Grund für die Einsichtnahme ist nicht erforderlich. Allerdings ist dem Verwalter ein Organisationsvorlauf von mindestens drei Werktagen zuzubilligen. In der Regel hat die Einsichtnahme nach Terminvereinbarung zu den üblichen Bürozeiten zu erfolgen.

5. Gegen wen richtet sich der Anspruch auf Einsichtnahme?

Der Anspruch auf Einsichtnahme ist gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gerichtet. Zur Erfüllung des Anspruchs ist jedoch der aktuelle WEG-Verwalter berufen. Der ehemalige Verwalter schuldet keine Einsichtnahme, sondern allein Herausgabe der Verwaltungsunterlagen an die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. 

Sofern die WEG verwalterlos ist, sind die Wohnungseigentümer sich gegenseitig zur Gewährung der Einsichtnahme verpflichtet.

6. Darf der Hausverwalter für die Einsicht in die WEG-Unterlagen Geld verlangen? 

Der Verwalter darf grundsätzlich nicht pauschal Kosten für die Einsichtnahme als solche fordern. Anders verhält sich dies, sofern entsprechende Sonderhonorare vereinbart sind. Solche sind nach § 16 Abs. 2 S. 1 zu verteilende Verwaltungskosten. 

Etwas anderes gilt jedoch, wenn der Wohnungseigentümer Kopien der Verwaltungsunterlagen fordern: In diesem Fall ist anerkannt, dass der Verwalter eine entsprechende Kostenerstattung verlangen darf. 

Tipp: Als Alternative ist es dem Wohnungseigentümer auch gestattet, Fotos von den Unterlagen anzufertigen, etwa mit seinem Smartphone (AG Charlottenburg, Urteil vom 06.08.2010 - 216 C 111/10). 

7. Was passiert, wenn der Verwalter den Eigentümern die Einsicht verweigert?

Wie bereits erwähnt besteht ein vollumfängliches Recht auf Einsicht in die WEG-Unterlagen - der Verwalter darf den Eigentümern die Einsicht daher grundsätzlich nicht verweigern. Ist dies trotzdem der Fall, so kann ein Wohnungseigentümer gestützt auf § 18 Abs. 4 WEG Klage auf Einsichtnahme erheben. Diese ist jedoch nicht gegen den Verwalter, sondern gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zu richten. Zuständig hierfür ist das Gericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt, § 43 Abs. 2 Nr. 2 WEG. 

Wegen § 253 Abs. 2 Nr. 2 ZPO ist jedoch darauf zu achten, dass die Unterlagen, in die Einsicht verlangt wird, bestimmt bezeichnet werden: Ein Antrag auf “Einsicht in die Verwaltungsunterlagen” genügt diesem Erfordernis nicht. 

8. FAZIT: Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen

Wohnungseigentümern steht ein umfangreiches Recht zur Einsichtnahme in sämtliche Verwaltungsunterlagen zu; hierzu gehören etwa die aktuellen Dienstleistungs- oder Wartungsverträge, Versicherungsverträge nebst Schadensakten und sämtliche Beschlüsse der WEG. Ein spezifischer Grund zur Einsichtnahme muss dabei nicht bestehen. Die Einsichtnahme hat grundsätzlich am Sitz des Verwalters zu erfolgen, sofern dies für die Wohnungseigentümer nicht unzumutbar ist. Hieran sind jedoch hohe Anforderungen zu stellen. 

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Beitrag gefallen hat. Haben Sie eigentlich schon von Matera gehört? Matera revolutioniert die WEG-Verwaltung durch ein erfahrenes Team von WEG-Experten und einem innovativen Verwaltungs-Portal. Hierdurch wird einerseits eine umfangreiche, persönliche und individuelle Betreuung Ihrer WEG in sämtlichen Fragestellungen gewährleistet. Andererseits schafft das Verwaltungs-Portal Ordnung und Transparenz: Sämtliche relevanten Unterlagen Ihrer WEG können dort sicher archiviert und jederzeit eingesehen werden.

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