1. Generelles zur Einsicht in die Unterlagen der Hausverwaltung
Gemäß § 18 Abs. 4 WEG hat jeder Wohnungseigentümer einen Anspruch auf Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen. Es gilt eine Auskunftspflicht der Hausverwaltung gegenüber Eigentümer; dabei ist dieser Anspruch nicht auf einzelne Teile oder „Arten“ von Dokumenten beschränkt, sondern umfasst grundsätzlich sämtliche Verwaltungsunterlagen (OLG Hamm, ZWE 2008, 193 (194)) – unabhängig von Form, Aufbewahrungsort oder Inhalt. Dies umfasst sowohl digitale als auch analoge Dokumente, selbst wenn diese extern, etwa beim Steuerberater, gelagert sind. Erforderlich ist allein, dass ein entsprechendes „Medium“ besteht. Datenschutzrechtliche Bedenken stehen dem Einsichtsrecht nicht grundsätzlich entgegen, da innerhalbeiner Wohnungseigentümergemeinschaft keine Geheimhaltungspflicht besteht (so u. a. LG Karlsruhe, Az. 11 S 87/13).
Zum Einsichtsrecht in die Unterlagen der Hausverwaltung gehören alle originären und später entstandenen Dokumente, die im Zusammenhang mit der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums stehen. Die wichtigsten Kategorien im Überblick:
Allgemeines:
Diese Dokumente bilden die administrative Grundlage der WEG-Verwaltung:
- Hausordnung in aktueller Fassung
- Eigentümerliste
- Verwaltervollmacht
- die Miteigentümer betreffende Einzelabrechnungen
Unterlagen zum Grundstück und Gebäude:
Dokumentieren die baulichen, rechtlichen und technischen Eigenschaften der Immobilie:
- Aufteilungsplan
- Abgeschlossenheitsbescheinigung
- Teilungserklärung
- Gemeinschaftsordnung
- Nachtragsurkunden
- Baugenehmigung
- Bauunterlagen (insbesondere Werkpläne/Leistungsverzeichnisse)
- Lagepläne
- Bestandszeichnungen von Strom-, Wasser-, Gas- und Heizungsleitungen
- Abnahmeprotokolle
- Schließplan für Schließanlage inkl. Sicherungsschein und Generalschlüssel
- Schriftverkehr betreffend Mängelrügen
- Energieausweise
Rechtliche Unterlagen:
Dienen der Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Verfahren:
- sämtliche Beschlüsse der WEG
- sämtliche Protokolle der Eigentümerversammlungen
- Beschlussprotokolle mit Anwesenheitslisten
- Vollmachten für die Eigentümerversammlung und weitere Vollmachten
- Stimmzettel
- Dokumente über Gerichtsverfahren (laufend/beendet)
Unterlagen zu baulichen Maßnahmen:
Ermöglichen die Prüfung geplanter oder bereits erfolgter Maßnahmen zur Instandhaltung.
- Instandhaltungs-/Instandsätzungsplan
- entsprechende Bauunterlagen nebst Abnahmeprotokollen
Verträge der WEG:
Diese Dokumente belegen rechtliche Verpflichtungen gegenüber Dritten.
- Mietverträge über vermietetes Gemeinschaftseigentum
- Versicherungsverträge nebst Policen und Schadensakten
- Sozialversicherungs- und Lohnsteuerunterlagen
- Wartungsverträge und -Bücher
- Bedienungsanleitungen für sämtliche technischen Anlagen (Aufzug, Tiefgaragentor, Heizung, Satellitenanlage etc.)
- Arbeits-/Dienstleistungs/Lieferungs-/Wartungsverträge
Unterlagen zum Inventar:
Diese Dokumente zeigen auf, welche beweglichen oder festinstallierten Gegenstände sich im Besitz der Wohnungseigentümergemeinschaft befinden. Sie sind wichtig für die Immobilienverwaltung, Versicherung und ggf. Wertermittlung der WEG.
- Verzeichnis über sämtliche Gegenstände, die im Eigentum der WEG stehen
Unterlagen zu den Abrechnungen und dem Zahlungsverkehr:
Transparenz über Finanzen ist für alle Eigentümeressenziell.
- Rechnungen
- Mahnungen
- Einzugsermächtigungen
- Alle Bankunterlagen die die WEG betreffen
- Einnahmen- und Ausgabenbelege
- Gesamt- und Einzelabrechnungen der letzten 10 Jahre
- Gesamt- und Einzelwirtschaftspläne der letzten 10 Jahre
- Aktueller Gesamt- und Einzelwirtschaftsplan
2. Wo kann die Einsicht in die Unterlagen der Hausverwaltung erfolgen?
Wo die Einsichtnahme in die WEG-Unterlagen zu erfolgen hat, wird nicht explizit im WEG-Gesetz geregelt. Sofern eine Regelung im Verwaltervertrag fehlt, ist auf die Regelung des § 269 Abs. 1, Abs. 2 BGB zurückzugreifen. Aus dieser folgt: Die Einsichtnahme in Unterlagen der Hausverwaltung erfolgt in der Regel am Sitz des Verwalters, es sei denn, besondere Umstände wie eineunzumutbare Entfernung oder körperliche Einschränkungen erfordern eine andere Regelung.
Grundsätze zur Einsichtnahme:
- Sitz des Verwalters ist der übliche Ort der Einsicht, sofern nichts anderes im Verwaltervertrag geregelt ist.
- Abweichungen sind möglich bei unzumutbarer Entfernung oder körperlichen Einschränkungen.
- Externe Lagerung (z. B. beim Steuerberater) entbindet nicht von der Pflicht zur Einsichtgewährung.
- Die Form der Dokumente (digital oder physisch) spielt keine Rolle.
Digitale Einsicht über das Matera-Portal: jederzeit& überall
Kunden von Matera haben dabei folgenden Vorteil: Alle Dokumente der WEG können sicher im Kundenportal archiviert werden. Dadurch können alle Miteigentümer der WEG sämtliche Unterlagen jederzeit und überalleinsehen – ohne zusätzliche Kosten. Zudem sparen sie sich den lästigen Weg ins Büro des Verwalters. Sollten dennoch Dokumente in physischer Form verlangt werden, ist dies problemlos durch einen Briefversand über unser Portalmöglich.
Dies hat einen enormen praktischen Nutzen, wie etwa unser Kunde Marian Braun berichtet: “Außerdem finde ich gut, dass wir im Matera-Portal sämtliche Dokumente hinterlegt haben, zum Beispiel die Teilungserklärung”.
Ausnahmen vom Regelfall: Wann ist der Verwaltersitzunzumutbar?
Vom Grundsatz, dass die Einsichtnahme am Sitz des Verwalters zu erfolgen hat, bestehen jedoch einige Ausnahmen, die von der Rechtsprechung entschieden wurden. Grund hierfür war stets, dass dem betreffenden Wohnungseigentümer die Einsichtnahme im Büro des Verwalters nicht zuzumuten war.
Gerichtlich anerkannte Ausnahmen:
- Beschluss OLG Köln (2001): 700 km Entfernung zum Verwalter = Einsichtnahme vor Ort in der Wohnanlage zulässig.
- Erkrankung oder schwere Behinderung: Wenn kein Zeitpuffer für die Einsicht vor der Versammlung bleibt.
Daneben muss der Wohnungseigentümer sein Einsichtsrecht auch dann nicht am Sitz des Verwalters ausüben, wenn er erkrankt oder körperlich in der Weise behindert ist, dass um die Vorbereitung einer Eigentümerversammlung geht und nicht mehr genügend Zeit besteht, den Verwalter aufzusuchen.
Aber Achtung: Einem reisefähigen, zu 80% schwerbehindertem, der 500 km von der Wohnanlage entfernt wohnt, soll es grundsätzlich zumutbar sein, einmal pro Jahr zu den Versammlungen anzureisen und am Vortag vor der Versammlung Einsicht in die Unterlagen am Sitz des Verwalters zu nehmen (LG Itzehoe, IMR 2016, 382).
Häufiges Missverständnis: Die Einsichtnahme muss Wohnungseigentümern nicht im Rahmen der Eigentümerversammlung gewährt werden (LG Itzehoe, ZWE 2008, 445). Etwas anderes gilt nur dann, wenn es explizit vereinbart wurde.
3. Wer darf die Einsicht in die Unterlagen der Hausverwaltung nehmen?
Der Anspruch auf Einsichtnahme besteht dabei jedoch nicht für jedermann: Gemäß § 18 Abs. 4 WEG muss der Anspruchsteller Wohnungseigentümer sein. Hierzu gehört nach der Rechtsprechung auch der bereits ausgeschiedene Wohnungseigentümer, sofern er noch betroffen ist (KG Berlin, Beschluss vom 31.01.2000 - 24 W 601/99). Entscheidend ist, dass ein konkreter Bezug zur Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) besteht und ggf. eine Vollmacht oder Ermächtigung vorliegt.
Einsichtsberechtigt sind:
- Wohnungseigentümer: Grundsätzlich nur Eigentümerlaut § 18 Abs. 4 WEG. Auch ausgeschiedene Eigentümer haben weiterhin ein Recht, wenn sie noch betroffen sind (z. B. rechtliche Nachwirkungen).
- Begleitung durch Dritte: Eigentümer dürfen sich bei der Einsichtnahme begleiten lassen – z. B. durch einen Rechtsanwalt (LG Frankfurt a. M., 2016).
- Vertretung durch Dritte: Ein vom Eigentümerermächtigter Dritter (z. B. Mieter, Vertrauter, Anwalt) darf für diesen Einsicht nehmen – sofern ein berechtigtes Interesse besteht (LG Hamburg, 2020).
- Partei kraft Amtes: Auch Personen, die gesetzlich an Stelle des Eigentümers handeln, sind einsichtsberechtigt – z. B. Insolvenzverwalter, Zwangsverwalter oder Testamentsvollstrecker.
4. Wann darf die Einsichtnahme in die Unterlagen der Hausverwaltung erfolgen?
Der Zeitpunkt der Einsichtnahme ist nicht an gewisse Fristen oder Ähnliches gebunden: Er kann grundsätzlich jederzeit geltend gemacht werden. Auch ein Grund für die Einsichtnahme ist nicht erforderlich. Allerdings ist dem Verwalter ein Organisationsvorlauf von mindestens drei Werktagen zuzubilligen. In der Regel hat die Einsichtnahme nach Terminvereinbarung zu den üblichen Bürozeiten zu erfolgen.
Übrigens: Das Recht auf Einsichtnahme kann eingeschränkt sein, wenn es rechtsmissbräuchlich oder schikanös ausgeübt wird, z. B. bei übermäßigen, wiederholten oder offensichtlich zweckwidrigen Anfragen.
5. Gegen wen richtet sich der Anspruch auf Einsichtnahme in die Unterlagen der Hausverwaltung?
Der Anspruch auf Einsichtnahme ist gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gerichtet. Zur Erfüllung des Anspruchs ist jedoch der aktuelle WEG-Verwalter berufen. Der ehemalige Verwalter schuldet keine Einsichtnahme, sondern allein Herausgabe der Verwaltungsdokumente an die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.
Sofern die WEG verwalterlos ist, sind die Wohnungseigentümer sich gegenseitig zur Gewährung der Einsichtnahme verpflichtet.
6. Darf der WEG-Verwalter für die Einsicht in Verwaltungsunterlagen Geld verlangen?
Der Verwalter darf grundsätzlich nicht pauschal Kosten für die Einsichtnahme in die Unterlagen der Hausverwaltung als solche fordern. Anders verhält sich dies, sofern entsprechende Sonderhonorare vereinbart sind. Solche sind nach § 16 Abs. 2 S. 1 zu verteilende Verwaltungskosten.
Etwas anderes gilt jedoch, wenn der Wohnungseigentümer Kopien der Verwaltungsdokumente fordern: In diesem Fall ist anerkannt, dass der Verwalter eine entsprechende Kostenerstattung verlangen darf.
Tipp: Als Alternative ist es dem Wohnungseigentümer auch gestattet, Fotos von den Unterlagen anzufertigen, etwa mit seinem Smartphone (AG Charlottenburg, Urteil vom 06.08.2010 - 216 C 111/10).
7. Was passiert, wenn die Einsicht in die Unterlagen der Hausverwaltung verweigert wird?
Es besteht ein vollumfängliches Recht bei der WEG auf Einsicht in die Unterlagen der Hausverwaltung – der Verwalter darf den Eigentümern die Einsicht daher grundsätzlich nicht verweigern. Ist dies trotzdem der Fall, so kann ein Wohnungseigentümer gestützt auf § 18 Abs. 4 WEG Klage auf Einsichtnahme erheben. Diese ist jedoch nicht gegen den Verwalter, sondern gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zu richten. Zuständig hierfür ist das Gericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt, § 43 Abs. 2 Nr. 2 WEG.
Wegen § 253 Abs. 2 Nr. 2 ZPO ist jedoch darauf zu achten, dass die Unterlagen, in die Einsicht verlangt wird, bestimmt bezeichnet werden: Ein Antrag auf “Einsicht in die Verwaltungsunterlagen” genügt diesem Erfordernis nicht.
8. Fazit: Einsichtnahme in Unterlagen der Hausverwaltung
Wohnungseigentümern steht ein umfangreiches Recht zur Einsichtnahme in sämtliche Verwaltungsunterlagen zu: hierzu gehören etwa die aktuellen Dienstleistungs- oder Wartungsverträge, Versicherungsverträge nebst Schadensakten und sämtliche Beschlüsse der WEG. Ein spezifischer Grund zur Einsichtnahme in die Unterlagen der Hausverwaltung muss dabei nicht bestehen. Die Einsichtnahme hat grundsätzlich am Sitz des Verwalters zu erfolgen, sofern dies für die Wohnungseigentümer nicht unzumutbar ist. Hieran sind jedoch hohe Anforderungen zu stellen.
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