Digitale Eigentümerversammlung: So funktioniert’s online

Digitale Eigentümerversammlung: So funktioniert’s online

Seit Beginn der Corona-Pandemie und den damit verbundenen Kontaktbeschränkungen erfreut sich die digitale Eigentümerversammlung großer Beliebtheit. Insbesondere, weil die Eigentümer verpflichtet sind, gemäß § 24 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) diese einmal jährlich durchzuführen. 

Der folgende Beitrag klärt die Frage, wo die Möglichkeit zur digitalen Durchführung gesetzlich normiert ist, was in der Vorbereitung zu beachten ist und welche Herausforderungen eine digitale Eigentümerversammlung mit sich bringt. 

Inhaltsverzeichnis

1. Darf eine Eigentümerversammlung online durchgeführt werden? 

Ja, seit der WEG-Reform vom 01.12.2020 dürfen Eigentümer gemäß § 23 Abs. 1 WEG alle oder einzelne Rechte während der Eigentümerversammlung auch in elektronischer Form wahrnehmen. Damit wird die Möglichkeit einer digitalen Eigentümerversammlung eröffnet. 

Die Option einer digitalen Teilnahme muss vorher durch eine einfache Mehrheit der Wohnungseigentümer in einer Eigentümerversammlung festgelegt werden. 

Damit ergibt sich die Chance, eine Eigentümerversammlung auch vollständig digital durchzuführen. Allerdings darf kein Eigentümer zur digitalen Teilnahme gezwungen werden. Wenn ein Eigentümer den Bedarf einer physischen Teilnahme äußert, ist die Hausverwaltung dazu angehalten, entsprechende Räumlichkeiten bereitzustellen.

2. Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein? 

Wie bei einer Eigentümerversammlung vor Ort, müssen auch bei einer digitalen Veranstaltung einige Voraussetzungen im Voraus erfüllt werden. 

Zunächst steht die Auswahl eines geeigneten Videokonferenzsystems auf der Agenda. Die Software muss auf jeden Fall sicherstellen, dass die Nichtöffentlichkeit der Eigentümerversammlung gewahrt wird und nur berechtigte Personen Zugang zur Sitzung erhalten. 

Darüber hinaus muss das ausgewählte Konferenzsystem DSGVO-konform sein. Neben den klassischen Videokonferenzsystemen (z. B. Zoom) gibt es auch spezielle Konferenzsysteme für digitale Eigentümerversammlungen, wie z. B. Matera.

Im Vorfeld muss ebenfalls geklärt werden, welche Rechte die Teilnehmenden bei einer virtuellen Veranstaltung haben. Dürfen diese Eigentümer nur an den Abstimmungen teilnehmen oder sich auch an Diskussionen beteiligen und Anträge stellen? Außerdem muss festgehalten werden, wie damit umgegangen wird, wenn die Internetverbindung abbricht und nicht zeitnah wiederhergestellt werden kann. 

Um solche Ausfälle möglichst zu vermeiden, sollte jeder der Teilnehmenden darauf achten, dass er an seinem Teilnahmeort über eine stabile Internetverbindung verfügt. 

Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss in Textform erfolgen. Dies kann sowohl klassisch per Brief, jedoch auch per E-Mail, SMS oder WhatsApp geschehen. Mit der WEG-Reform hat sich die Ladungsfrist auf drei Wochen verlängert. Diese Frist ist zu wahren, damit die gefassten Beschlüsse rechtssicher sind. Dank innovativer Anbieter, wie Matera, können Einladungen heutzutage direkt über eine Online-Verwaltungsplattform an alle Eigentümer digital verschickt werden. Somit spart sich die WEG Portokosten und Stress mit verloren gegangenen Briefen.

3. Wie läuft eine digitale Eigentümerversammlung ab? 

Da das WEG-Gesetz keinen gesonderten Ablauf bei einer digitalen Teilnahme von Eigentümern an der Versammlung vorsieht, läuft eine digitale Eigentümerversammlung fast identisch zu einer realen Versammlung ab. 

Trotzdem führt die Digitalisierung selbstverständlich dazu, dass Abläufe angepasst werden müssen:

  1. Sicherstellung der Nichtöffentlichkeit: Bei einer Eigentümerversammlung handelt es sich um eine WEG-interne Sitzung, an welcher ausschließlich „berechtigte Personen“ teilnehmen dürfen. „Berechtige Personen“ sind die Eigentümer, der Hausverwalter oder Personen, welche über eine Vollmacht durch den Eigentümer verfügen. Dies muss auch bei einer digitalen Versammlung sichergestellt werden. Um dies zu gewährleisten, ist es denkbar, dass individuelle Passwörter für den Zugriff auf das Konferenzsystem mit der Einladung verschickt werden. Eine andere Möglichkeit wäre die Verifikation mittels eines QR-Codes am Tag der Versammlung. 
  1. Überprüfung der Teilnehmenden: Damit für alle Teilnehmenden ersichtlich ist, wer wer ist, sollten sich die digital teilnehmenden Personen mit ihrem Klarnamen im Konferenzsystem anmelden. Darüber hinaus empfiehlt es sich, dass der Verwalter eine Personenüberprüfung mittels Videofunktion vornimmt und dies entsprechend im Protokoll vermerkt. 

4. Was muss bei einer digitalen WEG-Versammlung beachtet werden? 

Durch die digitale Teilnahmemöglichkeit entstehen Mehrkosten. Beispielsweise durch die Nutzung des Konferenzsystems. Bei der Frage nach der Umlegung der Kosten auf die Eigentümer muss beachtet werden, dass nur solche Kosten umgelegt werden können, welche für die konkrete Versammlung entstanden sind. 

Die Möglichkeit einer digitalen Teilnahme soll den Eigentümern eine höhere Flexibilität ermöglichen und damit die Anzahl der Teilnehmenden möglichst erhöhen. Allerdings hat diese Flexibilität Grenzen: Da bei Eigentümerversammlungen das Prinzip der Nichtöffentlichkeit gewahrt werden muss, ist eine digitale Teilnahme beispielsweise aus einem Café oder einem anderen öffentlichen Gebäude nicht möglich. 

Im Vorfeld sind die Teilnehmenden darüber zu informieren, dass Bild- und Tonmitschnitte der Versammlung nicht gestattet sind. 

Wenn die Eigentümerversammlung aufgezeichnet wird, muss im Vorfeld die Zustimmung aller Teilnehmenden zur Aufzeichnung eingeholt werden. Ohne Zustimmung darf die Eigentümerversammlung auch zu Protokollzwecken nicht aufgezeichnet werden. Auch bei der digitalen Durchführung einer Eigentümerversammlung gilt, dass jede Stimme nur einmal abgegeben werden darf. 

Tipp von uns: Schauen Sie sich gerne auch den Blog-Artikel von Digital Affin an. Dort finden Sie weitere Punkte, die Sie bei einer digitalen Eigentümerversammlung beachten müssen. Zudem werden bekannte Anbieter, wie Matera, kurz vorgestellt.

5. Welche Herausforderungen gibt es bei einer digitalen Eigentümerversammlung?

Wenn Eigentümer aus einer älteren Generation kommen, besteht die Wahrscheinlichkeit, dass sie im Umgang mit digitalen Konferenzsystemen keine Erfahrung besitzen und daher von der Möglichkeit einer virtuellen Teilnahme ausgeschlossen werden. Insbesondere in Zeiten der Pandemie ist dieser Ausschluss nicht wünschenswert. Es ist daher sinnvoll, in der Vorbereitung zur Eigentümerversammlung einen Test-Call zu ermöglichen, bei welchem alle Funktionen erklärt und ausprobiert werden können. 

Die Erfahrung hat gezeigt, dass digitale Meetings einen erhöhten Moderationsaufwand gegenüber physischen Treffen aufweisen. Hierauf sollte sich der Versammlungsleiter einstellen. Je nach Anzahl der Teilnehmenden kann es hilfreich sein, ein WEG-Mitglied um Unterstützung zu bitten. 

Es ist ebenfalls empfehlenswert, die Teilnehmenden im Vorfeld auf die digitale Netiquette hinzuweisen. Dies bedeutet unter anderem, dass alle Personen, welche nicht sprechen, ihr Mikrofon stumm schalten, um Nebengeräusche sowie Hallen zu vermeiden. 

Ferner ist die Wahrscheinlichkeit, dass man einer anderen Person ins Wort fällt, aufgrund der Latenzen in der Verbindung erhöht. Für eine reibungslose Kommunikation ist es daher sinnvoll, wenn Personen einen kurzen Moment warten, bevor sie mit dem Sprechen beginnen.

Kommt es während einer Präsentation oder einer Antragstellung zu Fragen, sollten diese im Chat gesammelt und im Anschluss beantwortet werden. Selbstverständlich können Sie auch digital Ihre Hand heben, um dem Versammlungsleiter zu signalisieren, dass Sie eine Frage haben. Diese Funktion bieten alle gängigen Videokonferenzlösungen an.

6. Vorteile von einer Online-Eigentümerversammlung

Die Vorteile einer Online-Eigentümerversammlung sind mannigfaltig: 

7. BONUS: Digitale Eigentümerversammlung mit Matera durchführen

Damit Sie komplikationsfrei und rechtssicher Ihre digitale Eigentümerversammlung durchführen können, bietet Ihnen Matera mit seinem Online-Portal eine Komplettlösung. 

Hier können Sie von der Tagesordnung bis zum finalen Protokoll Ihre gesamte Eigentümerversammlung planen und umsetzen. 

Damit Ihre Eigentümer von überall auf der Welt teilnehmen können, bietet das Online-Portal von Matera eine integrierte Videokonferenzlösung. Dadurch entstehen Ihnen keine Zusatzkosten für die Durchführung einer digitalen Eigentümerversammlung. Unsere Lösung ist selbstverständlich DSGVO-konform.

Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, stehen Ihnen Montag bis Freitag in der Zeit von 9:00 - 19:00 Uhr unsere WEG-Experten mit Rat und Tat zur Seite.

Wir hoffen, dass wir mit unserem Beitrag Ihre Fragen zur Möglichkeit einer digitalen Eigentümerversammlung beantworten konnten. Haben Sie sich bereits mit Matera beschäftigt? Matera ist die neue Art der WEG-Verwaltung. Mit unserem Online-Portal und unserem Expertenteam vereinfachen wir die Verwaltung einer WEG. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann fordern Sie jetzt ein kostenloses Angebot an. Wir freuen uns auf Sie!

Autor
Inken Maria Tondorf
Inken Maria Tondorf
Freelance Content Writer
Delimitor
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